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溝通專案資訊往往很困難，無論是從團隊獲取狀態資訊，還是向主管傳達專案狀態。 學習何時以及如何溝通及報告專案資訊。 否則有效的協作會受影響，專案的成功也可能受到威脅。 如需此系列專案管理說明指南的更多相關文章，請參閱專案管理藍圖。 |
開始前的專案管理建議。 . .
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列出你的利害關係人 在專案開始前，先了解你的利害關係人是誰。 一個肯定會拖延專案的方法，就是忘記一個對你專案有決定或不行影響的關鍵利害關係人。
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及早制定溝通計畫 在專案開始前，先設計溝通策略與流程。 更好的是，讓溝通流程在專案的第一行出現，讓這個協作的關鍵部分成為大家共同承擔的責任。
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經常溝通 每週收集一次任務狀態資訊，是為了在問題惡化前預防。 如果溝通頻率超過這個，團隊成員可能會因為準備時間增加而停止發送更新。
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尋找問題 如果你覺得一切順利，因為你沒聽到任何負面消息，那你很可能正走向麻煩。 即使是運行最好的專案也會有問題。 你的任務是在問題惡化之前去找他們。
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使用適當的技術 了解您的團隊成員及利害關係人的溝通需求。 例如，報告任務狀態的團隊成員可能想使用電子郵件或 Project Online，而主管則可能偏好呈現良好的圖表或樞紐分析表。 以下是一些你可以用來協助溝通的程式清單。
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應用程式 |
優點 |
缺點 |
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Project |
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Project Online |
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Excel |
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Word |
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SharePoint |
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PowerPoint |
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Visio |
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Microsoft Teams |
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傳達專案資訊
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如果你的團隊正在使用 Project Online，請在與團隊溝通專案進度前，先從伺服器下載任務狀態更新。 |
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有簡單的追蹤進度的方法，也有更複雜的方法。 找到最適合你專案和團隊的方式。 |
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捕捉賺取價值資訊是更進階但非常有力的一步，能發現專案表現的優缺點。 你從中獲得的高層次事實，正是利害關係人想看到的。 |
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透過 Project，你可以建立並自訂任何你想要的專案資料的視覺化報告，無需使用其他軟體。 隨著專案進行，報告會根據最新資訊進行調整——無需手動更新！ |
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團隊成員可以在 SharePoint 中查看行程並更新工作，你也會在專案中看到變更。 反之亦然。 |
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請使用 Microsoft 365來傳達專案資訊。 只要你是在有網路連線的電腦上工作，就能隨時使用完整版的 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 來處理文件。 |
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當你對任務做變更時，請將這些變更發布到 Project Online，讓每個人都能掌握正確的資訊，繼續他們的工作。 |
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如果大家無法參加會議，就用 Teams 分享專案資訊。 分享PowerPoint投影片、Excel表格或OneNote筆記本，分享專案計畫。 People 可以在辦公室、家中或使用行動裝置參與線上會議。 |
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