本文說明如何檢視資料收集回覆、如何驗證電子郵件處理設定，以及針對常見類型的錯誤訊息或回覆問題進行疑難排解的步驟。
[ 管理資料收集郵件] 對話方塊可協助您管理已傳送給電子郵件收件者的資料收集郵件，以及您在 Outlook 收件匣中收到的每封郵件的回覆。
如果對話方塊不可見，請執行下列動作來開啟它：
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開啟包含您要管理之訊息的資料庫。
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在 「外部資料 」標籤的「 收集資料」 群組中，按一下 「管理回覆」。
您想要做什麼？
檢視回覆
以下是您透過電子郵件傳送資料收集表單後會發生的情況。 收件者會按一下 [回覆]、填寫表單，然後按一下 [ 傳送]來回應郵件。 本節說明如何檢視回覆，以及如果其中任何回覆未正確處理，該怎麼做。 無論您選擇自動或手動處理回覆，您都可以手動開啟回覆或找出回應者。 如需設定回覆處理選項的詳細資訊，請參閱將 透過電子郵件收集的資料新增至 Access 資料庫一文。
若要檢視回覆，請執行下列動作：
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開啟 Microsoft Outlook 2007 或 2010，然後瀏覽至您指定用於儲存資料收集回覆的資料夾。
提示: 如果您忘記了資料夾的名稱，請在 [外部資料 ] 索引標籤的 [收集資料] 群組中，按一下 [管理回覆]。 在「 管理資料收集郵件 」對話框中，您將在「 Outlook 資料夾」 列中找到資料夾名稱，該列與您要查看其回覆的郵件相對應的行中。
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若要在 Outlook 中開啟回覆，請按兩下回覆。 您將看到該表格，因為它是由發件人填寫的。
Access 不會處理回覆訊息的回覆。 因此，如果您看到收件者的一或多個表單是空的、不完整的或未正確完成，則必須將原始電子郵件重新傳送給這些使用者，而不是使用 [回覆] 命令。 如需重新傳送資料收集訊息的詳細資訊，請參閱 重新傳送資料收集訊息。
同樣地，如果您想要將要求傳送給其他人員，則必須重新傳送原始訊息，而不是轉寄。
驗證自動處理回覆的設定
如果您選擇自動處理回覆，請執行下列動作，以確保正確處理回覆：
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針對每個回覆，檢閱 [後續行動旗標]、[ 資料收集狀態] 和 [種類] 欄中的值。
提示: 如果您在檢視中沒有看到「 追蹤旗標」、「 資料收集狀態」和 「類別 」欄，請使用 「欄位選擇器」來新增它們。 以滑鼠右鍵按一下欄標題，然後按一下 [欄位選擇器]。 在 「欄位選擇器」 對話方塊中，將每個欄位拖放到現有欄標題的右側或左側。
在Outlook資料夾中，如果將「 追蹤旗標 」設定為「 資料收集作業成功」，「 資料收集狀態」 欄為空白，且 「類別」 欄中有綠色指示器，則回覆已成功處理。
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此外，您可能想要檢閱目的地表格的內容，以確保您看到儲存為新記錄或現有記錄更新的收集資料。
附註: 如果您的收件者使用 Hotmail 或 Yahoo 向您發送資料收集表單，您將無法從電子郵件回覆中新增資料。
針對自動處理回覆的問題進行疑難排解
您的電子郵件收件者可能會報告他們已填寫表單並將其作為回覆發送回給您。 不過，您在 Access 或 Outlook 中看不到預期的結果。 例如：
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您不會在 Access 的目的地資料表中看到資料。 未新增記錄，或未更新現有記錄。
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Outlook 中郵件的 [資料收集狀態] 欄會顯示錯誤訊息或字串「郵件未處理」。 此外，訊息的 「種類」 欄會顯示紅色方塊或空白。
如果您遇到這些類型的問題，請參閱 我的資料收集回覆未自動處理中的疑難排解步驟。
此外，如果您想要確認已正確設定自動處理，請參閱將 透過電子郵件收集的資料新增至 Access 資料庫 。
手動處理回覆
手動處理回覆涉及從 Outlook 啟動匯出作業。 您一次只能匯出一個回覆。 避免 [ 資料收集狀態] 直欄設定為 [ 使用電子郵件收集資料成功] 的回覆。 此狀態表示回覆已成功處理。 必須手動處理 [ 資料收集狀態] 資料行設定為 [訊息未處理] 的回覆。 此欄中包含錯誤訊息的回覆無法自動處理，而且需要進行一些疑難排解，才能手動匯出。 如需疑難排解的說明，請參閱 我的 資料收集回覆未自動處理。
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在 Outlook 中，以滑鼠右鍵按一下您要手動處理的回覆。
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按一下 [將資料匯出至 Microsoft Office Access]。
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在 [ 將資料匯出至 Microsoft Access ] 對話方塊中，檢閱回覆的詳細資料，然後按一下 [ 確定 ] 以匯出。 如果匯出作業成功，您會看到訊息 資料已成功匯出至資料庫。 如果作業失敗，您會看到訊息 Cannot import data due to errors，後面接著導致失敗之問題的說明。 下表列出可能導致匯出作業失敗的問題。
疑難排解手動處理回覆的問題
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問題或資料收集狀態欄訊息 |
原因 |
解決方式 |
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當我以滑鼠右鍵按一下回覆時，我看不到 [將資料匯出至 Microsoft Access ] 命令。 |
選取的訊息不是有效的資料收集回覆。 |
從指定的資料夾中刪除非資料收集回覆的郵件。 |
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回覆未傳送到正確的資料夾。 |
只有對郵件的原始回覆才會進入指定的資料夾。 除非您使用 [寄件件 ] 資料夾中的郵件複本來產生回覆) ，否則您對自己郵件的回覆 (，而且屬於用於討論的電子郵件訊息討論串一部分的回覆可能不會移至指定的資料夾。 其他可能的原因包括：未安裝 Access，或處理回覆所需的增益集遺失或損毀。 |
如果您的其中一個回覆未得到處理，請填寫 [寄件] 資料夾中已傳送郵件中的表單。 如果使用者在回覆回覆時填寫了表單，請要求使用者回覆原始訊息。 如果您懷疑增益集遺失或損毀，請切換至 Outlook，並完成下列步驟：
如果您在 [已停用的應用程式增益集] 底下看到專案，請按一下 [管理] 方塊中的箭號，選取 [已停用的項目]，然後在 [已停用的項目 ] 對話方塊中，選取 [ Microsoft Access Outlook 增益集] 進行資料收集和發佈 ，然後按一下 [ 啟用]。 如果您沒有看到 Microsoft Access 資料收集和發佈的 Outlook 增益集， 請嘗試重新安裝 Access。 |
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找不到資料庫。 找到資料庫並手動匯入資料。 |
資料庫已移至其他位置、已重新命名或刪除，或已損毀。 |
將資料庫還原至原始位置，然後再試一次。 |
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資料庫已在使用中。 |
資料庫以獨佔模式開啟，在釋放獨佔鎖定之前，無法對資料庫進行變更。 |
要求以獨佔模式開啟資料庫的使用者關閉並以正常模式開啟資料庫。 然後嘗試手動匯出回覆。 |
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資料表、查詢或欄位遺失。 |
目的地資料表或查詢已刪除或重新命名，或其結構已修改，無法將表單的內容新增至資料表。 |
建立遺漏的目的地資料表和查詢，或建立並傳送新的資料收集訊息。 |
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表單已損壞或已被修改。 |
回覆中的表單已損毀，或收件者或寄件者 (某人) 修改表單。 |
如果收件者修改了表單，請要求他們將表單重新傳送給您，然後手動匯出回覆。 如果原始訊息中的表單損毀或無效，您必須建立並傳送新訊息。 |
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缺少完成處理所需的資訊。 |
缺少將回覆對映至必須更新之現有記錄所需的資訊。 |
郵件設定必須與 Outlook 同步處理。 在 Access 的 [ 外部資料 ] 索引標籤的 [ 收集資料] 群組中，按一下 [管理回覆]。 在 [管理回覆 ] 對話方塊中，選取訊息。 在 [訊息詳細資料] 底下，Access 會顯示警告方塊。 按一下警告以同步設定，然後關閉對話方塊。 切換回 Outlook，然後嘗試手動匯出回覆。 |
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無法新增或更新資料，因為資料會導致僅接受唯一值的欄位中出現重複值。 |
其 索引 屬性設定為 是 (否 重複的欄位) 不能包含重複的值。 如果指派給表單欄位的值已經存在於表格中的對應欄位中，則操作將失敗。 |
要求收件者傳送另一個回覆，並在表單欄位中使用不同的值。 |
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您輸入的值不是選項清單中的項目。 |
表單包含查詢值的必要欄位，但使用者未指定欄位的值，或欄位的 LimitToList 屬性設定為 Yes ，且使用者指定的值不在清單中。 |
要求收件者在填寫所有欄位後重新傳送回覆，或填寫並儲存表單 ，然後再次嘗試匯出。 |
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表單欄位中的值無效。 |
收件者在一或多個欄位中輸入了無效的資料。 |
要求收件者在填寫所有欄位後重新傳送回覆，或填寫並儲存表單，然後再次嘗試匯出。 |
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回覆包含您需要填寫的表單。 完成後，將其發送給此電子郵件的寄件者。 |
收件人沒有填寫表格。 |
要求收件人在填寫表單後發送另一個回复。 |
如果原始訊息未到達某些使用者，請嘗試重新傳送訊息，而不是轉寄。 如需重新傳送訊息的詳細資訊，請參閱 重新傳送資料收集訊息。
