Microsoft 365 中的行事曆共用

您在尋找如何共用或委派您的行事曆嗎？

• 在 Outlook for Windows 中分享你的行事曆。
• 在 Mac 版 Outlook 中共用您的行事曆。
• 在 Outlook iOS 或 Android 中共用行事曆。
• 在商務用 Outlook 網頁版或 Outlook.com 中共用行事曆。

您是否為 IT 系統管理員，且想要深入了解新的共用行事曆平台？

我們改進了 Microsoft 365 中共享行事曆在各應用程式間同步的方式。 本文其餘部分是為了協助 IT 系統管理員了解即將推出的變更。

這些改進僅針對使用 Exchange Online 的使用者間共享行事曆。 當某個人的行事曆裝載在 Exchange 內部部署時，共用行事曆不會變更。

有了這些改進，IT 系統管理員及其組織的使用者可以預期:

• 共用行事曆時，出現一致的權限選項。
• 一個簡單的方式來接受共享行事曆邀請。
• 共用行事曆，可與所有裝置同步處理立即出現的變更。

改善

共用的基本改良功能摘要如下:

1. 使用者可以從任何版本的 Outlook 分享行事曆，且在所有版本中擁有相同的權限選項。
2. 使用者可以輕鬆地從任何 Outlook 應用程式接受共用行事曆邀請，並在其所有裝置上查看這些共用行事曆。
3. 使用者可以在任何裝置或行事曆應用程式上檢視其所有的共用行事曆。 如果有人變更共用行事曆，共用行事曆的其他所有人將會立即看到所做的變更。 使用者也會在檢視和編輯共用行事曆時注意到效能提升。 使用共用行事曆與管理使用者自己的行事曆一樣快速又可靠。

共用行事曆同步處理到所有的裝置

當使用者現在與他人共用行事曆時，將會在接受邀請之後看到我們改善的共用行事曆體驗。 不過，如果他們與啟用這些變更之前的人共用行事曆，就不會自動看到這些改進功能。

若要將現有的共用行事曆升級至新的共用行事曆體驗，請使用者依照本文稍後的將現有的共用行事曆升級到新的模型中的指示進行。 使用者升級到新的模型之後，共用行事曆將會同步處理到其行動電話。 未來現有的共用行事曆將會自動升級，但是還沒有這個自動升級程序的時程表。

立即同步處理

啟用立即同步處理時，共用行事曆會立即反映其他人所做的變更。 目前，並非所有類型的共用行事曆都支援立即同步處理。 下列各節涵蓋支援立即同步處理的共用行事曆類型和行事曆應用程式類型。

支援立即同步處理的共用行事曆

即時同步僅在雙方使用者處於同一 Microsoft 365 租戶，或行事曆由 Outlook.com 使用者共享時啟用。

下表提供支援立即同步處理之設定類型的更多詳細資料。 未來，所有Microsoft 365與 Outlook.com 用戶共用的行事曆將啟用即時同步功能。

行事曆擁有者	共用行事曆收件者	已啟用立即同步處理	附註
Microsoft 365	Microsoft 365 (同一位房客)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (不同的房客)	–	大約每隔三個小時會發生一次同步處理。 如果行事曆擁有者的租用戶無法使用外部共用，就會被視為與第三方使用者共用行事曆。
Microsoft 365	Outlook.com 或 第三方服務如 Gmail.com	–	這項設定目前會產生網際網路行事曆訂閱 (ICS) URL。 共用行事曆收件者會使用 ICS URL 新增共用行事曆，而且同步處理的時間取決於收件者的行事曆服務。 例如，如果收件者位於 Outlook.com，行事曆大約每隔三個小時將會更新一次。 如果收件者位於 Gmail.com，行事曆可能會每隔 24 到 48 小時更新一次。
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	協力廠商服務，例如 Gmail.com	–	這項設定目前會產生 ICS URL。 收件者會使用 ICS URL 新增共用行事曆，而且同步處理的時間取決於收件者的行事曆服務。 例如，如果收件者位於 Outlook.com，行事曆大約每隔三個小時將會更新一次。 如果收件者位於 Gmail.com，行事曆可能會每隔 24 到 48 小時更新一次。

支援立即同步處理的應用程式

支援立即同步處理的應用程式:

• Windows 版 Outlook
• Mac 版 Outlook
• Outlook 網頁版 (OWA)
• iOS 版 Outlook
• Android 版 Outlook
• REST 和 Exchange ActiveSync 應用程式

Windows 版 Outlook: 使用者可以遵循本文提供的指示，檢查他們是否已啟用或停用共用行事曆改良功能。

Mac 版 Outlook：如果使用者在 Mac 版 Outlook 上查看共用行事曆，若是透過接受分享邀請加入，或是透過「檔案>開啟其他使用者資料夾」新增，他們會看到新的同步體驗。 不過，如果使用者將帳戶新增為代理人帳戶，就會處於舊的同步處理體驗。 Outlook 網頁版、iOS 版 Outlook 和 Android 版 Outlook 的變更速度可能比較快。

Outlook 網頁版、iOS 與 Android：若使用者在 Outlook 網頁版、Outlook for iOS 或 Outlook for Android 上觀看，則新同步體驗仍在使用。

共用行事曆改進的技術詳細資料

本節說明這些改進是如何達成的，以及 Microsoft 365 共享行事曆架構的變化。

術語

以下是我們將在此討論中使用的術語：

• 共用行事曆： 一個共享的行事曆，擁有檢視、編輯或委派權限
• 業主： 日曆分享者
• 收件人： 日曆被分享給的人
• 舊款： 共用行事曆的舊有行為
• 新款： 共享行事曆的新行為

共用行事曆的舊與新模型之間差異的摘要

這些改進僅適用於 Exchange Online 中使用者間共享的行事曆。 當其中一位使用者裝載在 Exchange 內部部署時，共用行事曆不會變更。

屬性	舊款	新模式
共用行事曆的儲存方式	在收件者的信箱中會儲存一個項目 (類似超連結)。 此項目會指向擁有者的信箱，但不會在收件者的信箱中儲存任何行事曆資料。	在收件者的信箱中會建立一個新的行事曆，而且這個行事曆包含一個擁有者行事曆的複本 (從接受日期前一年開始)。
收件者如何存取共用行事曆	直接從擁有者的信箱讀取及寫入。	從收件人信箱中儲存的本地共享行事曆副本讀取。 但會直接寫入擁有者的信箱，並同步回收件人信箱中共享行事曆的本地副本。
共用行事曆同步處理變更的方式	應用程式會定期輪詢擁有者的信箱是否有變更並同步處理檔案。	此服務會立即將變更同步處理到收件者的本機複本。 如此會對立即同步處理變更的應用程式觸發推播通知。
收件者可以用來存取共用行事曆的應用程式	Windows 版 Outlook Mac 版 Outlook Outlook 網頁版	Windows 版 Outlook Mac 版 Outlook Outlook 網頁版 iOS 版 Outlook Android 版 Outlook 所有 REST 與 EAS 應用程式

如需詳細資訊，請參閱本文稍後的新模型共用行事曆中的功能差異。

判斷共用行事曆是舊的還是新的模型

從最新版 Outlook 用戶端接受新共用行事曆邀請的使用者將會自動開始使用新的行事曆共用模型。

使用者查看他們是否有改進功能 (也就是新的行事曆共用模型) 最簡單的方法是檢查共用行事曆是否出現在其行動電話上。 若是如此，共用行事曆已升級至新的模型。 Windows 版 Outlook 中的使用者可以遵循本文中提供的指示檢查是否已啟用共用的行事曆改進功能。

將現有的共用行事曆升級至新的模型

使用最新版本的 Outlook 用戶端時，與使用者共用的行事曆應該會自動切換到使用新的 [行事曆] 共用改良功能。 不過，如果未發生此情況，使用者可以使用下列兩個選項之一重新建立共用行事曆:

• 行事曆所有者重新共用他們的行事曆。 行事曆擁有者可以從任何 Outlook 應用程式中完成此操作，包括 Outlook for iOS 或 Outlook for Android。 然後，使用者應該使用較新版本的 Outlook 用戶端接受共用行事曆邀請 (如果使用者使用舊版 Outlook 接受邀請，將不會使用更新的改良功能啟用共用行事曆)。 現有的共用行事曆不需要在重新接受之前移除。
• 使用者刪除並重新打開行事曆。 此選項不需要要求擁有者重新共用其行事曆。 使用者只需要使用較新版本的 Outlook 用戶端來刪除並重新開啟共用行事曆。 如果使用者明確被授權存取擁有者的行事曆，這會自動升級行事曆。 如果使用者透過預設 (我的組織) 群組或安全性群組取得存取權，其行事曆副本將不會升級。 如果使用者正在 Windows 版 Outlook 中執行此動作，Outlook 用戶端也必須如本文所述啟用改良功能。

自動升級現有共用行事曆

Microsoft 365 正在為符合資格的共用行事曆推出自動升級，將它們從舊的共享模式移至改良版，且使用者或 IT 管理員無需任何操作。 此升級適用於組織內部共享的行事曆，主行事曆可擁有編輯、委託或完整信箱存取權限。 你現有的分享權限和關係都會被完整保留。

預期內容：

• 升級過程在背景中悄無聲息地進行。 你不會看到任何干擾，行事曆也不會消失。
• 升級完成後，共享行事曆仍會顯示在您的行事曆清單中，並包含過去一年及所有未來活動。
• 無需重新分享或重新接受行事曆邀請。

如果行事曆尚未升級：

並非所有共用行事曆都會同時升級。 升級將分階段推行。 擁有大量共享關係的行事曆不會被升級。

同步處理共用行事曆的方法

本節將探討在目前的工作狀態中，立即同步處理發生的地點和時機。 下表顯示新模型中共用行事曆存在的同步處理類型。

更新方法	如何變更同步處理	目前支援的行事曆 ()
即時更新	變更立即同步處理。 這適用於同一 Microsoft 365 租戶中使用者間共享的行事曆，或是從 Outlook.com 使用者那裡共享的行事曆。	Outlook.com 用戶分享給 Outlook.com 或 Microsoft 365 用戶。 在同一租戶中，由 Microsoft 365 使用者共用。
定期更新	變更定期同步處理 (大部分情況下是在三小時內)。 收件人不會立即看到共享行事曆上的變更，但副本會每隔幾小時更新一次。	在不同租戶中，啟用外部共享功能，讓 Microsoft 365 使用者共享。
ICS 訂閱	共用行事曆時，會產生網際網路行事曆訂閱 (ICS) URL。 收件者可以使用此 URL，將共用行事曆新增至所使用的任何行事曆服務。 使用 ICS 網址時，接收者的行事曆服務會選擇何時同步行事曆以接收新更新。 如果收件者是 Outlook.com 使用者，則同步處理會大約每隔三小時進行一次。	在不同租戶中，Microsoft 365 使用者間共享，且外部共享功能已關閉。 從 Microsoft 365 使用者分享給 Outlook.com 使用者。 從 Microsoft 365 或 Outlook.com 用戶分享給使用第三方行事曆服務（如 Gmail）的人。

在租用戶外部共用

目前不支援在租用戶外部共用的立即同步處理。 雖然您可以共用這些設定，但是會定期進行同步處理。 有兩種類型的跨租用戶共用：

• Microsoft 365 (Microsoft 365 使用者) 啟用外部分享。
  建立完整的共用行事曆，但同步處理大約每隔三小時會進行一次。 此設定最終將會啟用立即同步處理。
• Microsoft 365 給 Outlook.com 用戶。 若外部分享被停用，與其他 Microsoft 365 使用者分享也屬於此類別。
  共用時會產生 ICS URL，收件者可以使用這個 URL 新增至任何行事曆服務。 使用 ICS 訂閱時，接收者的行事曆服務會選擇何時同步 ICS 訂閱以接收新更新。 如果收件人是 Outlook.com 或 Microsoft 365 用戶，同步大約每三小時一次。

與 365 和 Outlook.com 以外的用戶分享Microsoft

與外部服務 (例如 Gmail) 的使用者共用是不同種類的行事曆共用。 在這些情況下，會產生一個 (ICS) URL 的網際網路Calendar訂閱，連結到擁有者的行事曆。 收件者可以使用此 URL 在網頁瀏覽器中檢視行事曆，或使用 ICS URL 新增網際網路行事曆，藉此將其新增至自己的行事曆服務。 對於 ICS 訂閱，收件人的行事曆服務會選擇何時同步 ICS 訂閱以接收新更新。 如果收件者是 Outlook.com 使用者，則同步處理會大約每隔三小時進行一次。 如果收件者使用的是其他行事曆服務 (例如 Gmail.com)，同步處理可能不會經常發生。

新模型共用行事曆中的功能差異

使用新模型的共用行事曆在數個功能領域中與使用舊模型的共用行事曆不同，包括提醒、權限、委派的會議及協力廠商用戶端。

簡化的權限選項

過去在 Outlook 用戶端中沒有一組一致的權限層級選項。 在這些改進功能中，更新的 Outlook 用戶端將會顯示一組簡化且一致的共用權限層級。

作為共享行事曆改進的一部分，更新後的 Outlook 用戶端現在會顯示一組簡化的分享權限等級，如下表所述。 「唯讀」與「編輯」之間的權限層級仍可設定，但只能由管理員使用 Add-MailboxFolderPermission 或 Set-MailboxFolderPermission 指令碼來設定。 當行事曆擁有者查看其分享權限時，所有中間權限都會被描述為「自訂」。

複雜且易出錯的客戶端邏輯也被共享行事曆改進移除。 用戶端僅會被告知使用者是否能查看或編輯共享行事曆。 用戶端不會強制執行中間權限。 例如，作者不會被封鎖嘗試編輯共享行事曆中的事件。 該服務會評估所有權限等級，並禁止作者編輯行事曆中的事件。 當獲得進階權限時，我們建議告知使用者他們可以或不能對行事曆中的事件做什麼。

舊版的權限層級	簡化的權限層級
未共用	未共用
無	無
空閒/忙碌時間 僅可與會時間	可以檢視我忙碌的時間
空閒/忙碌時間、主題、地點 有限的詳細資料	可以檢視標題和位置
檢閱者 完整詳細資料	可以檢視所有詳細資料
編輯	可以編輯
擁有者 發佈編輯者 發行作者 作者 非編輯作者 撰稿人 自訂	自訂
代理人	代理人

變更權限

如果擁有者使用 Outlook 網頁版、Outlook for iOS、Outlook for Android 或 Mac 版 Outlook 來更改權限，收件人的行事曆會立即重新同步到新的權限層級。

如果擁有者使用其他應用程式變更權限，行事曆將會在未來幾個小時內重新同步處理，但它不會立即進行。

移除權限

如果擁有者移除某人的行事曆權限，這個動作會在幾小時內被偵測到，並會發生以下三種情況之一：

• 如果收件人在同一組織中，且行事曆擁有者將「我的組織」 (預設) 使用者設定為除「無」以外的任何權限，接收者的行事曆將會更新為反映預設使用者的權限等級。 共用行事曆將會保留在新的模型上，但可能會有不同的權限層級。
• 如果收件人在同一組織，且行事曆擁有者沒有將行事曆分享給「我的組織」 (預設) 使用者，該共享行事曆將從收件人的信箱中移除。 收件者將不會再看到其行事曆清單中的共用行事曆。
• 如果收件者位於不同的組織，則共用行事曆會停止同步處理，但不會遭到移除。

委派的會議訊息

代理人一直都可以從其行動電話檢視委派的會議訊息，因為邀請是在其收件匣中收到的。 不過在過去，代理人沒有任何跡象表明會議邀請是給他們還是他們代表的任何人。

為了更好地支援此情境，iOS 版 Outlook 與 Android 版 Outlook 新增了介面，明確顯示會議邀請是針對誰。 例如，請注意下列螢幕擷取畫面中的「Received for Allan Deyong」，這表示邀請與郵件是給 Allan，而非代理人。

協力廠商用戶端

在一些情況下，協力廠商郵件用戶端中的新行事曆共用模型不同，如下所述。

• 在 EAS 用戶端中，擁有唯讀權限的收件者將會看到在該唯讀行事曆上建立會議或回覆會議的選項。 如此一來就會儲存到本機用戶端的快取，但伺服器會拒絕變更。 收件者沒有編輯權限，因此其變更將不會反映在擁有者的行事曆中。 此問題發生的原因是 EAS 用戶端不會區分共用行事曆的讀寫權限和讀寫權限，因此將所有行事曆都視為可編輯。

• 某些協力廠商用戶端有用戶端邏輯，一律會將目前的使用者新增為會議的與會者。 因此，如果使用者使用手機上的原生行事曆應用程式，並在別人的行事曆上觀看會議，他們可能會在參加者名單中看到自己的名字。 這種情況只會發生在他們用第三方行事曆應用程式查看行事曆時——當他們在 Outlook for iOS 或 Outlook for Android 上查看同一會議時，他們的名字不會出現在參加者名單上。

• 我們不支援 EWS 型用戶端的共用行事曆改進功能，因此在使用 EWS 的任何行事曆應用程式 (例如 Mac OS X) 中無法使用改進功能。

  注意

  • 舊版 Mac 版 Outlook 使用 EWS，顯示的舊有共享行事曆沒有這些改進。
  • Mac OS X 中的行事曆應用程式使用的是 EWS，並顯示沒有這些改進功能的舊版共用行事曆。

常見問題集

• 這些改進功能何時會從 Windows 版 Otlook 中的「預覽」狀態結束?

• 我們已經將體驗從Microsoft 365更新頻道 (Current Channel、每月企業頻道和 Semi-Annual 頻道) 中逐步脫離「預覽」。 從版本 2112 開始，目前通道和每月企業通道以及從版本 2202 開始半年企業通道的共用行事曆改進會自動啟用。 強烈建議將代理人放在每月企業通道或目前通道上，以獲得最佳體驗和最新改良功能。

• 我不希望使用者的行事曆同步到手機。 我可以使用哪些設定來停用此動作？

• 我們沒有計畫讓租戶停用共享行事曆改善功能。

• 我的使用者擔心共用行事曆同步處理到行動電話時的數據使用量。 我該怎麼說？
  如果你清除行事曆列表中的共享行事曆選項，Outlook for iOS 和 Outlook for Android 就不會同步未被選取的行事曆。 大部分的行動行事曆應用程式也應該遵循這種行為。

• 這也適用於資源行事曆嗎？
  可以共用的任何行事曆都符合這些改進功能的資格。 如果使用者分享他們的行事曆、共享信箱行事曆或資源信箱行事曆，且收件人接受使用 Outlook 網頁版、Outlook for iOS 或 Outlook for Android，他們就會開始看到這些改進。
  不過，特別是資源信箱，在 Outlook 權限清單中，權限顯示方式與管理員中心的權限清單有些不一致。 我們正努力讓權限顯示的方式更一致。 不過，共用行事曆功能如上述資源信箱行事曆所述般運作，而且收件者將能夠在其行動電話上看到資源行事曆。

• 你們現在是否支援與 Microsoft 365 群組共享行事曆？
  還沒，但這已經是我們優先考量的重點。 您目前只能與個別使用者或安全性群組共用行事曆。

• 若是單一人員擁有多位行事曆代理人的情況，是否可以將這些變更變得更輕鬆簡單？
  這些改進功能，特別是快速同步處理功能，可以讓多位人員在處理同一行事曆時變得更輕鬆簡單，但是多位代理人的情況不在這些改進功能的初衷範圍之內。 為獲得最佳體驗，僅一位代理人可以管理共用行事曆。

• 我該注意任何其他問題嗎?
  Outlook 桌面共用行事曆改進的已知問題文章列出一些最近已知的問題。

• 我們組織收到訊息中心通知， (MC1287370) 自動日曆分享升級。 這意味著什麼？
  Microsoft 正在自動將符合資格的共用行事曆升級為 Microsoft 365 中改良版的共享模式。 這是背景流程，使用者或 IT 管理員不需要任何操作。 共享行事曆仍能正常運作。

用戶端的行事曆改進

以下是 Outlook 用戶端的行事曆改良功能摘要。

改進	Web	PC*	Mac*	iOS	Android
共用簡化權限的行事曆	✔	✔	✔***	✔	✔
接受日曆，這樣它就在新型號上	✔	✔	✔***	✔	✔
透過新的模型立即同步處理	✔	✔**	✔***	✔	✔

*僅適用於以每月或每年訂閱者式購買 Microsoft 365 Apps 的客戶，以及使用隨選即用 (C2R) 安裝 Office 的客戶。

**每月企業通道和目前通道在版本 2112 或更新版本上預設為啟用，並預設為從版本 2202 開始啟用的半年通道客戶。

***從版本 16.23.326.1 開始提供。

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