將檔案與圖形附加至資料庫中的記錄

你可以使用 Access 中的附件功能，將一個或多個檔案——文件、簡報、圖片等——加入資料庫中的紀錄。 本文說明如何建立資料庫以使用附件，以及如何新增和管理附件。

本文內容

• 為何要使用附件？
• 在資料表中新增附件欄位
• 直接附加檔案至資料表
• 在表單和報表中使用附件
• 儲存附加檔案至其他位置
• 移除附加檔案
• 不利用滑鼠或其他指標裝置使用附件
• 附件參照

為何要使用附件？

你可以用附件在單一欄位中儲存多個檔案。 你甚至可以在那個欄位儲存不同類型的檔案。 例如，如果你擁有一份工作聯絡人資料庫，你可以在每個聯絡人紀錄上附加一份或多份履歷，並附上每位聯絡人的照片。

附件儲存資料也更有效率。 早期版本的 Access 使用了一種稱為 物件連結與嵌入的技術 (OLED) 來儲存影像與文件。 預設情況下，OLE 會建立影像或文件的點陣圖版本。 這些點陣圖檔案可以變得非常大——甚至比原始檔案大十倍。 當你從資料庫查看圖片或文件時，OLE 會顯示點陣圖影像，而非原始檔案。 使用附件時，你可以在建立文件的應用程式中開啟文件和其他非影像檔案，這樣你就能從 Access 搜尋和編輯這些檔案。

此外，OLE 需要稱為 OLE 伺服器的程式才能運作。 例如，如果你將 JPEG 影像檔案儲存在 Access 資料庫中，每台執行該資料庫的電腦都需要另一個註冊為 OLE 伺服器的程式來管理 JPEG 影像。 相較之下，Access 會以原生格式儲存附加檔案，且你不需要安裝額外軟體來查看資料庫中的影像。

附件和資料庫設計規則

根據預設，關聯式資料庫中的每個欄位只會包含一段資料。 例如，如果一個地址欄位包含多個地址，尋找地址會變得困難。 乍看之下，附件似乎違反了資料庫設計的規則，因為你可以在一個欄位附加多個檔案。 然而，依附並不會違反這些規則。 當你將檔案附加到記錄時，Access 會建立一個或多個系統資料表，並在幕後使用它們來正規化你的資料。 你無法查看或操作那些表格。

如需查看其他系統資料表的資訊，請參閱文章《 使用導航窗格》。 如需資料庫設計的相關資訊，請參閱資料庫設計基本概念一文。

使用附加檔案的方式

處理附加檔案時，請記得下列準則：

• 你只能將檔案附加到你在 Access 中建立且使用該 .accdb 檔案格式的資料庫。 你不能在 Access () .accdb 資料庫和早期 .mdb 檔案格式的資料庫之間分享附件。
• 你必須在資料表中建立一個欄位，並將該欄位設為 附件 資料型別。 設定資料型別為 附件後，就無法更改。
• 您可以在單一記錄中儲存多個檔案。 例如，您可以儲存以文書處理和試算表程式所建立的影像與檔案。
• 您最多可以附加 2 GB 的資料 (Access 資料庫的大小上限)。 單一檔案容量不能超過 256 MB。
• 您可以使用 [附件] 對話方塊來新增、編輯和管理附件。 按兩下資料表中的附件欄位，即可直接從該欄位開啟對話方塊。 如果要從表單管理附件或從報表檢視附件，請新增附件控制項至表單或附件，然後將該控制項繫結至基準附件資料表欄位。
• 根據預設，附件控制項會呈現影像，並顯示對應至其他檔案類型的程式圖示。 舉例來說，如果你有一張照片、一份履歷和一張 Visio 繪圖附在紀錄上，控制按鈕會渲染圖片，並在你瀏覽附件時顯示文件和繪圖的程式圖示。
• 當您從資料表或表單開啟 [附件] 對話方塊時，可以新增、移除、編輯與儲存附加檔案。 從報表開啟 [附件] 對話方塊時，您只能將附加檔案儲存到其他位置。
• 除非檔案本身就是壓縮檔，否則 Access 會壓縮附加檔案。 例如，JPEG 檔案經由建立該檔案的圖形程式壓縮，因此 Access 不會壓縮 JPEG 檔案。
• 如果用於建立附加檔案的程式已安裝在電腦上，則可以使用該程式開啟並編輯附加檔案。
• 你可以將附加檔案儲存到硬碟或網路上的位置。 然後你可以編輯，確保你想要這些變更，再存回資料庫。
• 也可以用程式設計的方式修改附件。

以下幾節中的步驟說明新增與管理附件的方法。

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在資料表中新增附件欄位

要在 Access 中使用附件，您必須先在資料庫中至少一個資料表新增附件欄位。 Access 提供兩種方式來將附件欄位加入資料表。 您可以在 [資料工作表檢視] 中新增欄位，也可以在 [設計檢視] 中新增欄位。 本節中的步驟會說明如何使用這兩種技巧。

在 [資料工作表檢視] 中新增附件欄位

1. 在資料工作表檢視中開啟資料表時，請按一下第一個可用的空白欄。 要找到空白欄位，請在欄位標頭中尋找 新增欄位 。
2. 在 表格欄位 分頁的 格式化 群組中，點選 資料型別旁的箭頭，然後點 選附件。 Access 會將欄位的資料型態設為 附件 ，並在欄位標頭放置圖示。 下圖顯示新的 [附件] 欄位。 注意欄位標題中的迴紋針圖示。 預設情況下，你無法在附件欄位的標頭列輸入文字。
3. 儲存變更。 請記住，雖然您無法將新欄位轉換為其他資料類型，但您可以在出錯時刪除該欄位。

在 [設計檢視] 中新增附件欄位

1. 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料表，然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。
2. 在 欄位名稱 欄位中，選擇一列空白，並輸入附件欄位的名稱。
3. 在相同列中，按一下 [資料類型] 底下的 [附件]。
4. 儲存變更。 請記得你無法將新欄位轉換成其他資料型別，但如果你覺得自己有錯誤，可以刪除欄位。
5. 在 設計 標籤的 檢視 群組中，點擊 檢視下方的箭頭，然後點擊 資料表檢視 以開啟表格。 -或- 右鍵點擊表格的文件標籤，然後在捷徑選單中點選 「Datasheet View 」。 -或- 在導航窗格中，右鍵點擊表格，然後在快捷鍵選單中點 選「開啟 」。
6. 進入下一個步驟。

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直接附加檔案至資料表

在你為表格新增附件欄位後，你可以將檔案附加到該表格中的紀錄上，而不必建立資料輸入表單。 你也可以不用表單查看附件。 當你直接從表格查看附件時，必須在建立附件的應用程式或支援該檔案類型的應用程式中開啟。 舉例來說，如果你打開一個附在表格上的 Word 文件，Word 會啟動並顯示該文件。 如果你的電腦沒有安裝 Word，會有對話框要求你選擇一個應用程式來查看該檔案。

新增附件至資料表

1. 於 [資料工作表檢視] 中開啟包含附件欄位的資料表時，按兩下附件欄位。 [附件] 對話方塊隨即出現。 下圖顯示的對話方塊。
2. 按一下 [新增]。 [選擇檔案] 對話方塊就會出現。
3. 使用 [查詢] 清單瀏覽至要附加至記錄的檔案，選取一個或多個檔案，然後按一下 [開啟]。 您可以選取任何支援資料類型的多個檔案。 如需支援的資料類型清單，請參閱本文稍後的附件參照。
4. 按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定]，將檔案新增至資料表。 Access 會將檔案新增至欄位，並顯示相應的遞增數字。 下圖顯示一個附有兩張影像的
5. 視需要重複這些步驟，將檔案新增至資料表中目前的欄位或其他欄位。

從資料表開啟附加檔案

1. 於 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時，按兩下附件欄位中的儲存格。
2. 在 [附件] 對話方塊中，按兩下要開啟的檔案。 –或– 選擇檔案並點擊 開啟。 與該檔案相關的應用程式會啟動並開啟附加檔案。 例如，Excel 檔案在 Excel 中開啟。 某些影像檔可能會在 Microsoft Windows 圖片中開啟。 如果您不只想要檢視影像，您可以用滑鼠右鍵按一下影像，然後按一下 [編輯] 。 如果你的電腦上安裝了該應用程式，這會啟動用來建立檔案的應用程式。

儲存附加檔案的變更

1. 如有需要，使用建立該檔案的應用程式來編輯。

2. 把檔案裡的變更都儲存下來，然後關閉應用程式。 請注意，當你更改附加檔案時，Access 會將你的變更儲存在硬碟的 Temporary Internet Files 資料夾中。 關於該資料夾的更多資訊，請參閱本節末尾的說明。

3. 若要永久儲存變更，請返回 Access，然後按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定]。 會出現類似以下訊息的訊息：

4. 按一下 [是] 儲存變更。

   注意

   將附加檔案在其父程式中開啟以檢視或編輯時，Access 會將該檔案的暫存複本放在暫存資料夾中。 如果在父程式中變更檔案並儲存變更，Access 會將變更儲存至暫存複本。 當您回到 Access 並按一下 [確定] 關閉 [附件] 對話方塊時，Access 會再次提示您儲存附加檔案。 請按一下 [是] 將已變更的檔案寫入資料庫，或按一下 [否] 不要在資料庫中變更該檔案。

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在表單和報表中使用附件

當你想在表單或報告中使用附件時，請使用附件控制。 這個控制器會在你瀏覽資料庫記錄時自動渲染影像檔。 如果你附加其他檔案類型，例如文件或圖紙，附件控制項會顯示對應檔案類型的圖示。 例如，當你附加簡報時，你會看到 PowerPoint 圖示。 這個控制項還能讓你瀏覽附加檔案並開啟 附件 對話框。 如果您從表單開啟該對話方塊，可以新增、移除、編輯和儲存附件。 如果你從報表開啟，只能儲存到硬碟或網路位置的附件，因為報表設計上是唯讀的。

下面幾節中的步驟說明如何新增影像控制項至表單或報表及如何捲動記錄、附加檔案並檢視附件。 請記得，只有當指定的記錄包含一個以上的附件時，才可以捲動附件。

新增附件控制項至表單或報表

本節中的步驟說明如何新增附件控制項至表單或報表，然後將該控制項繫結至基準資料表中的 [附件] 欄位。 您可依照相同的步驟將附件控制項新增至表單或報表。 在開始之前請記住，資料庫中至少必須要有一個資料表具有附件欄位。 如需新增附件欄位的相關資訊，請參閱前文的在資料表中新增附件欄位。

表單和報表設計程序可以變得非常複雜，因此這些章節中所述的步驟假設您的資料庫至少有一個資料表和一個表單或報表。 如需建立資料表、表單或報表的詳細資訊，請參閱下列文章：

• 建立資料表並新增欄位
• 使用 [表單工具] 建立表單
• 建立簡易報表

新增附件控制項

1. 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下要變更的表單或報表，然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。
2. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中，按一下 [新增現有欄位]。 隨即會出現 [欄位清單] 窗格，並列出提供資料給表單或報表的資料表欄位。 該清單會讓附件欄位變得可以擴充 (也就是可以按一下欄位旁邊的加號或減號)，以表示該欄位屬於附件欄位。 下圖顯示 [欄位清單] 窗格中的一般附件欄位。
3. 將整個附件欄位從清單拖曳到表單 (父項目和子項目)，並放到所要的位置。 Access 會將附件控制項置於表單上，並將該控制項繫結至資料表欄位。
4. 視需要以滑鼠右鍵按一下控制項，然後按一下 [屬性] 顯示控制項的屬性工作表。 設定或變更控制項屬性，以符合表單或報表的其餘部分。
5. 儲存變更並以滑鼠右鍵按一下文件索引標籤，然後再以滑鼠右鍵按一下 [表單檢視] 或 [報表檢視] 開啟要檢視的表單或報表。 如果基本欄位包含影像檔，控制項會呈現這些檔案。 如果欄位包含其他類型的檔案，例如 Word 文件或 PowerPoint 簡報，則控制項會顯示該檔案類型的適當圖示。

使用表單管理附件

新增附件控制項至表單後，可以直接從該表單新增、編輯、移除和儲存附加檔案。 當記錄包含多個附件時，也可以捲動附加檔案，使用資料表時則無法執行此動作。

附加檔案

1. 開啟顯示附件的表單，並找出要附加檔案的記錄。

2. 選擇綁定在附著欄位的控制項。 [迷你工具列] 會隨即出現。

   注意

   如果將附件控制項新增到分割表單的資料工作表區段，就不會顯示迷你工具列。 如需有關分割表單的詳細資訊，請參閱建立分割表單一文。

3. 按一下 [檢視附件] 按鈕 (迴紋針圖示)，開啟 [附件] 對話方塊。

4. 按一下對話方塊中的 [新增]。 [選取檔案] 對話方塊會隨即出現。

5. 使用 [查詢] 清單瀏覽至要附加的檔案，然後按一下 [開啟]。

6. 視需要重複步驟 4 和 5，以附加更多檔案。

捲動附加檔案

1. 開啟顯示附件的表單或報表。
2. 瀏覽至包含附加檔案的記錄。
3. 按一下顯示附加檔案的影像控制項。 [迷你工具列] 會隨即出現。
4. 按一下 [向後] (向左) 或 [向前] (向右) 箭頭捲動附加檔案。 如果想要知道檔案名稱，請按一下 [檢視附件] 按鈕以開啟 [附件] 對話方塊。 附加檔案的名稱會顯示在 [附件] 清單中。

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儲存附加檔案至其他位置

本節中的步驟適用於資料表、表單及報表。 你可以將一個或全部附加在紀錄上的檔案儲存到硬碟或網路上的某些位置。 如果你選擇全部儲存檔案，就無法只保存部分檔案。 要儲存選取的檔案，請一次儲存一個。

• 開啟包含附件的資料表、表單或報表，然後開啟 [附件] 對話方塊。

從表格開啟附件對話框

• 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表，然後按兩下包含要儲存之附件的附件欄位。

從表單或報告中開啟附件對話框

1. 開啟顯示附件的表單或報表。
2. 瀏覽至包含附加檔案的記錄。
3. 按一下顯示附加檔案的影像控制項。 [迷你工具列] 會隨即出現。
4. 按一下 [檢視附件] 按鈕。

儲存單一附件

1. 按一下 [附件] 對話方塊中的 [另存新檔]。 [儲存附件] 對話方塊隨即出現。
2. 使用 [儲存位置] 清單瀏覽至檔案的新位置，然後按一下 [儲存]。

儲存所有附件

1. 按一下 [附件] 對話方塊中的 [全部儲存]。 [儲存附件] 對話方塊會隨即出現。
2. 使用 [查詢] 清單瀏覽至檔案的新位置，然後按一下 [儲存]。

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移除附加檔案

本節中的步驟適用於資料表及表單。

移除附件

1. 按兩下資料表中的附件欄位，開啟 [附件] 對話方塊。 –或– 在你的表單 (中，無論是版面檢視還是表單檢視) ，導覽到包含你想移除附件的紀錄，然後點擊迷你工具列上的 「檢視附件 」按鈕以開啟對話框。
2. 在 [附件] 對話方塊中，選取要刪除的檔案，然後按一下 [移除]。

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不利用滑鼠或其他指標裝置使用附件

下一節會說明如何使用鍵盤將焦點放在 [瀏覽窗格] 中，並開啟包含附加檔案的資料表、表單或報表。 這些步驟也說明了如何瀏覽附加檔案並開啟 [附件] 對話方塊。

從 [瀏覽窗格] 開啟資料表、表單或報表

1. 按 F11。

   注意

   如果導航面板關閉，按 F11 即可打開視窗，並將焦點置於面板中。 如果窗格是打開的，按 F11 會關閉它。 你必須再次按 F11 才能打開窗格並將焦點移到那裡。

2. 請使用 上箭頭 和 向下箭頭 選擇你想開啟的表格、表單或報告。

3. 按 Enter 鍵即可開啟所選物件。 如果開啟資料表，Access 會將資料指標置於資料表的第一個欄位。 如果開啟表單或報表，Access 則會將焦點置於第一個欄位。

檢視資料表中的附件

1. 視需要使用方向鍵，將游標移至所要的附件欄位。

2. 按 空白鍵。 [附件] 對話方塊隨即出現。

3. 按 Tab 鍵可在對話框中切換按鈕，並從按鈕移動到 附件下的附加檔案清單。

   注意

   記錄可能包含一個以上的附件。 如果你需要從兩個或多個檔案清單中選擇附件，按 Tab 鍵移動到檔案清單，然後用方向鍵選擇你想要的檔案。 接著按 Tab 鍵回到按鈕，選擇你想要的動作。

4. 當你選擇想要的檔案和按鈕時，按下 Enter。

5. 完成後按 Tab，或用 上箭頭 和 向下箭頭 選擇 確定，然後按 Enter。

從表單或報表捲動附件

只有當您使用 Microsoft Natural Keyboard 且記錄包含多個附件時，才適用這些步驟。

1. 如有需要，按 Tab 鍵將焦點移到附件控制。 預設情況下，Access 會標示該控制項及其相關標籤（若標籤存在）。
2. 按下 應用程式 鍵。 捷徑功能表隨即開啟。
3. 按 Tab，或用方向鍵選擇 前進 或 返回，然後按 Enter。
4. 視需要重複步驟 2，以在附加檔案之間捲動。

從表單或報表開啟 [附件] 對話方塊

只有在您使用 Microsoft Natural Keyboard 時才適用這些步驟。

1. 如有需要，按 Tab 鍵將焦點移到附件控制。 預設情況下，Access 會標示該控制項及其相關標籤（若標籤存在）。
2. 按下 應用程式 鍵。 捷徑功能表隨即開啟。
3. 按 Tab 鍵，或用方向鍵選擇 「檢視附件」，然後按 Enter。 [附件] 對話方塊隨即出現。
4. 按 Tab 鍵可在對話框中切換按鈕，並從按鈕移動到附件下的附加檔案清單 (雙擊編輯) 。 記錄可能包含一個以上的附件。 如果你需要從兩個或多個檔案清單中選擇附件，按 Tab 鍵移動到檔案清單，然後用方向鍵選擇你想要的檔案。 接著按 Tab 鍵回到按鈕，選擇你想要的動作。
5. 當你選擇想要的檔案和按鈕時，按下 Enter。
6. 完成後，按 Tab 鍵 或用方向鍵選擇 OK，然後按 Enter。

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附件參照

下面幾節提供關於附件的參照資訊，包括附件支援的影像和文件檔案格式、檔案命名慣例，以及用程式將檔案附加至記錄的一些相關資訊。

支援的影像檔案格式

Access 原生支援以下圖形檔案格式。 這表示附件控制可以直接渲染，不需要額外軟體。

• BMP (Windows 點陣圖)
• RLE (執行長度編碼點陣圖)
• DIB (與裝置無關點陣圖)
• GIF (圖形交換格式)
• JPEG、JPG、JPE (JPEG 格式)
• EXIF (可交換檔案格式)
• PNG (可攜式網路圖形)
• TIFF、TIF (標記的影像檔案格式)
• ICON、ICO (圖示)
• WMF (Windows 中繼檔)
• EMF (增強型中繼檔)

文件和其他檔案的支援格式

原則上，您可以附加以其中一種 Microsoft Office 程式所建立的任何檔案。 您也可以附加記錄檔 (.log)、文字檔 (.text，.txt) 和壓縮的 .zip 檔。

檔案命名慣例

您附加檔案的名稱可以包含 Microsoft Windows 所支援的 NTFS 檔案系統所支援的任何 Unicode 字元。 此外，檔案名稱必須符合下列準則：

• 名稱不得超過 255 個字元，包括檔案副檔名在內。
• 名稱不得包含以下字元：問號 (？) 、引號 (“) 、正斜線或反斜線 (/ \) 、) 開閉括 (<> 號、星號 (*) 、直條或長條 (|) 、冒號 (：) ，或段落標記 (¶) 。

Access 壓縮的檔案類型

附加下列任一類型的檔案至資料庫時，如果原本沒有壓縮這些檔案，則 Access 會加以壓縮。

副檔名	壓縮？	原因
.jpg、.jpeg	否	已壓縮
.gif	否	已壓縮
.png	否	已壓縮
.tif, .tiff	是
.exif	是
.bmp	是
.emf	是
.wmf	是
.ico	是
.zip	否	已壓縮
.cab	否	已壓縮
.docx	否	已壓縮
.xlsx	否	已壓縮
.xlsb	否	已壓縮
.pptx	否	已壓縮

封鎖的檔案格式

存取會阻擋以下類型的附加檔案。 您目前無法解除封鎖這裡列出的所有檔案類型。

.ade	.ins	.mda	.scr
.adp	.isp	.mdb	.sct
.app	.its	.mde	.shb
.asp	.js	.mdt	.shs
.bas	.jse	.mdw	.tmp
.bat	.ksh	.mdz	.url
.cer	.lnk	.msc	.vb
.chm	.mad	.msi	.vbe
.cmd	.maf	.msp	.vbs
.com	.mag	.mst	.vsmacros
.cpl	.mam	.ops	.vss
.crt	.maq	.pcd	.vst
.csh	.mar	.pif	.vsw
.exe	.mas	.prf	.ws
.fxp	.mat	.prg	.wsc
.hlp	.mau	.pst	.wsf
.hta	.mav	.reg	.wsh
.inf	.maw	.scf

以程式設計方式附加檔案至記錄

Access 透過 Visual Basic for Applications (VBA) 程式碼，暴露物件模型與程式介面，方便將檔案附加到記錄。 關於程式化附加檔案的資訊，請參閱 LoadFromFile 和 SaveToFile 兩篇文章。

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