運算式簡介

套用到
Microsoft 365 Access Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

你可以在 Microsoft Access 中使用表達式執行各種任務，例如進行數學計算、合併或擷取文字，或驗證資料。 本文提供關於表達式的概述資訊——何時使用它們、它們的組成部分是什麼，以及它們與 Microsoft Excel 公式的比較。

本文內容

運算式概觀

您可以將這想像成：若要 Access 執行某項工作，您就必須使用它的語言。 舉例來說，假設你想告訴 Access「請查看 Customers 表格中的出生日期欄位，告訴我客戶的出生年份。」你可以將此表達式寫成：

DatePart("yyyy",[Customers]![BirthDate])

此表達式包含 DatePart 函數及兩個參數值： "yyyy" 與 [Customers]![BirthDate]。

現在就讓我們更詳細地解析這個運算式。

運算式範例

1 DatePart 是一個檢查日期並回傳特定部分的函式。 這個例子用了前兩個引數。

2 區間參數告訴 Access 要回傳日期的哪一部分——在此例中，告訴 "yyyy" Access 你只想要回傳日期的年份部分。

3 日期參數告訴 Access 該在哪裡尋找日期值——在此例中，[Customers]![BirthDate] 告訴 Access 在客戶資料表的 BirthDate 欄位中尋找日期。

使用運算式的方式

您可以透過下列方式使用運算式：

  • 計算值：計算並非直接存在資料中的值。 您可以計算資料表中的欄位和查詢中的值，也可以計算表單和報表上控制項中的值。
  • 定義預設值：為資料表欄位或是表單或報表上的控制項定義預設值。 每當您開啟資料表、表單或報表時，就會顯示這些預設值。
  • 建立驗證規則：建立驗證規則以控制使用者可以在欄位或控制項中輸入的值。
  • 定義查詢準則：定義查詢準則以將結果限制為想要的子集。

計算值

在 Access 中，運算式最常見的使用方式之一是計算不直接位於您資料中的值。 資料表或查詢中的資料行，是透過計算所得的結果，就稱為「導出欄位」。 您可以建立合併兩個或多個資料表欄位的導出欄位。 例如，許多資料表將名字與姓氏儲存在兩個不同的欄位中。 如果您想要合併名字和姓氏，然後將它們顯示在單一欄位中，您可以在資料表或查詢中建立導出欄位：

[FirstName] & " " & [LastName].

在這種情況下， (& 的&符號) 結合了欄位中的 FirstName 值、一個 () 引號包圍的空間字元，以及欄位中的 LastName 值。

定義預設值

您也可以用 Access 運算式為資料表欄位或控制項提供預設值。 例如，要將某個日期欄位的預設值設為當前日期，在該欄位的 預設值 屬性框中，你可以輸入：

Date()

建立驗證規則

此外，您也可以使用運算式設定驗證規則。 例如，您可以在控制項或資料表欄位中使用驗證規則，要求輸入的日期大於或等於目前日期。 在這種情況下，您會將 [驗證規則] 屬性方塊中的值設定為：

>= Date()

定義查詢準則

最後，您可以用運算式來設定查詢的準則。 例如，假設您想查看某段時間內出貨的訂單產品銷售情形。 您可以輸入準則來定義日期範圍，Access 只會傳回符合準則的列。 例如，運算式可能看起來會像這樣：

Between #1/1/2017# And #12/31/2017#

當您將準則新增到查詢中，接著執行查詢時，只會傳回符合指定日期的值。

運算式的範例

下表列出一些 Access 運算式的範例，以及它們的常見使用方式：

運算式 目的
=[RequiredDate]-[ShippedDate] 計算報表上兩個文字方塊控制項 (名稱為 RequiredDate 和 ShippedDate) 中日期值之間的差異。
Date() 將 [日期/時間] 資料表欄位的預設值設為目前日期。
Between #1/1/2017# And #12/31/2017# 指定查詢中 [日期/時間] 欄位的準則。
=[Orders Subform].Form!OrderSubtotal 傳回訂單表單之訂單子表單上 OrderSubtotal 控制項的值。
>0 為資料表中的數值欄位設定驗證規則 - 使用者必須輸入大於零的值。

有些表達式以等 (=) 運算子開頭，有些則不是。 當你在表單或報告中計算控制值時，你會使用 = 運算子來開始運算式。 在其他情況下，例如你在查詢中輸入表達式，或在欄位或控制項的 DefaultValue 或 ValidationRule 屬性中輸入表達式時，除非你將表達式加入表格中的文字欄位，否則不會使用運算 = 子。 在某些情況下，例如你在查詢中加入表達式時，Access 會自動移除運算子 = 。

運算式的組成

運算式包含數個您可單獨或合併使用以產生結果的可能元素。 這些元素包括：

  • 識別碼：表單或報表的資料表欄位或控制項的名稱，或是這類欄位或控制項的屬性。
  • 營運商 例如， (+ 加) 或 - (減) 。
  • 職能 例如，SUM或AVG。
  • 常數：即不會變更的值，例如運算式不會計算的文字字串或數字。
  • 價值觀 字串，例如「輸入介於1到10之間的數字。」或數字，例如1,254，用於運算。

下列各節將詳細說明這些元素。

識別碼

識別碼就是欄位、屬性或控制項的名稱。 您可以在運算式中使用識別碼來參照與欄位、屬性或控制項相關的值。 例如，考慮表達 =[RequiredDate]-[ShippedDate]式 。 此表達式從場或控制值減去場或控制的值ShippedDateRequiredDate。 在此表達式中，兩者RequiredDateShippedDate皆作為識別符號。

運算子

Access 支援多種運算子，包括常見的算術運算子，如 +、 、 - (* 乘) 和 / (除) 。 你也可以使用比較運算子，如 < 小於 () 或 > 大於 () 來比較數值，文字運算子如 & 和 + 用於串接 (合併文字) ，邏輯運算 Not 子如 和 And 來判定真假值，以及其他專屬於 Access 的運算子。

函數

函數是可用於運算式的內建程序。 您可以在多種作業中使用函數，例如計算值、處理文字和日期，以及摘要資料。 例如，常用的函數之一包括 DATE，此函數會傳回目前日期。 使用 DATE 函數的方式有很多，例如用於為資料表欄位設定預設值的運算式。 在這個範例中，每當有人新增記錄時，根據預設，欄位值就會設定為目前的日期。

有些函數需要引數。 引數就是為函數提供輸入內容的值。 如果函數需要一個以上的引數，請以逗號分隔引數。 例如，我們可以參考下列範例運算式中的 DATE 函數：

=Format(Date(),"mmmm d, yyyy")

這個範例使用了兩個引數：

  • 第一個參數是 Date() 函數，回傳當前日期。 沒有引數時，您仍然需要加入函數括號。
  • 第二個參數 "mmmm d, yyyy"與第一個參數以逗號分隔，指定一個文字字串，指示 FORMAT 函式如何格式化回傳的日期值。 請注意，文字字串必須以引號括住。

這個運算式也說明，您通常可將某個函數傳回的值做為引數，將它巢狀放入另一個函數中。 在這種情況下，作為 Date() 一個論點。

常數

常數是 Access 執行時值不會變動的項目。 True這些 、 False和 Null 常數經常用於表達式中。

值

您可以在運算式中使用常值，例如數字 1,254 或字串「輸入一個 1 到 10 之間的數字」。您也可以使用數值，數值可以是包含正負號和小數點 (如有需要) 的一串數字。

當您使用文字字串值時，請用引號括住，Access 才更能正確地解譯。 在某些情況下，Access 會為您加上引號。 例如，當您在驗證規則或查詢準則運算式中輸入文字時，Access 會自動為您的文字字串加上引號。

使用日期/時間值時，請用磅號 (#) 。 例如， #3-7-17#, #7-Mar-17#和 #Mar-7-2017# 都是有效的日期/時間值。 當 Access 遇到用 # 字元括住的有效日期/時間值時，會自動將值視為「日期/時間」資料類型。

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比較 Access 運算式和 Excel 公式

Access 運算式與 Excel 公式的近似之處在於兩者使用相仿的元素產生結果。 Excel 公式和 Access 運算式都包含下列一或多個項目：

  • 識別碼 在 Excel 中，識別碼是工作簿中各個儲存格或儲存格範圍的名稱，例如 A1、B3：C6 或 Sheet2！C32。 在 Access 中，識別碼是表單欄位的名稱， (如 [Contacts]![First Name]) 、表單或報告上的控制項 (如 Forms![Task List]![Description]) ，或這些欄位或控制項 (的屬性，如 Forms![Task List]![Description].ColumnWidth) 。
  • 營運商 在 Access 和 Excel 中，運算子都用於比較數值或對資料進行簡單計算。 例如 + (加) 或 - (減) 。
  • 職能 在 Access 和 Excel 中，函式和參數都用來完成單靠運算子無法完成的任務——例如，你可以找到欄位中數值的平均值，或將計算結果轉換成貨幣格式。 函數的範例包括 SUM 和 STDEV。 引數是提供函數資訊的值。 請注意，Access 和 Excel 都有許多函數可供選擇，但程式中類似函數的名稱有時候會有所不同。 例如，Excel 中的 AVERAGE 函數等同於 Access 中的 AVG 函數。
  • 常數：在 Access 和 Excel 中，常數是不會變的值 - 例如並非使用運算式計算出來的數字。
  • 價值觀 在 Access 和 Excel 中，數值的使用方式相似。

Access 運算式所使用的運算子和常數與 Excel 公式很相似，但 Access 運算式使用不同的識別碼和函數。 Excel 公式通常只會在工作表儲存格中派上用場，而 Access 運算式在 Access 中則常會用來進行多種工作，包括下列各項工作：

  • 在表單和報表上建立計算控制項
  • 在資料表和查詢中建立導出欄位
  • 做為查詢中的準則
  • 驗證輸入欄位或表單控制項的資料
  • 在報表中群組資料

利用數學運算子，您就可以用 Access 運算式或 Excel 公式來計算數字或日期/時間的值。 例如，要計算客戶的折扣價格，可以使用 Excel 公式 =C2* (1-D2) 或 Access 表達式 = [Unit Price]*(1-[Discount])。

您也可以使用字串運算子，透過 Access 運算式或 Excel 公式來合併、分割或以其他方式操作字串。 例如，要將名字和姓氏合併成一個字串，你可以使用 Excel 公式 =D3 & “” & D4 或 Access 表達式 = [First Name] & " " & [Last Name]。

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