使用 存取資產追蹤範本 來追蹤電腦、辦公設備或其他由人擁有或維護的物品。 這個受歡迎的 Access 範本版本還能讓你搜尋資產細節、顯示或隱藏欄位、發送電子郵件，以及繪製資產擁有者的地址。
想看一部關於如何使用這個範本的影片嗎？ 請參閱這篇文章， 使用資產追蹤資料庫範本。
注意
資產追蹤資料庫範本在過去幾年持續更新。 這些說明指的是可下載的最新版本範本。 如果以下步驟與你看到的不符，你很可能使用的是舊版範本。
開始使用
本文將介紹使用資產追蹤範本的基本步驟。
準備資料庫以供使用
- 當您首次打開資料庫時，Access 會顯示「歡迎」表單。 為防止下次開啟資料庫時顯示此表單，請清除「 開啟此資料庫時顯示歡迎 」的勾選框。
關閉歡迎表單以開始使用資料庫。 - 要確保所有資料庫內容都已啟用，請在訊息列中點選 「啟用此內容」。
欲了解更多關於啟用資料庫內容的資訊，請參閱文章 《決定是否信任資料庫》。
展示或隱藏退役資產
退休資產是指在當前日期或之前有退休日期的項目。 資產在過時、損壞或未被使用時，可能會被退役。 你可以在資產清單表單中顯示或隱藏已退休的資產。
- 在 資產清單 表單中，選擇或清除 「顯示已退休 」的勾選框。
搜尋資產或聯絡人
快速搜尋框讓你能快速在資產清單表單中找到資產，並在聯絡人名單表單中找到聯絡人。
- 在 快速搜尋 框輸入你想搜尋的文字，然後按下 ENTER。
Access 會篩選清單，只顯示包含你搜尋的文字的紀錄。 要返回完整列表，請點擊 「清除目前搜尋」。 (就是搜尋框裡的 X。)
篩選資產清單
在 資產清單 表單中，您可以篩選資產清單，並儲存你喜愛的篩選器以備未來使用。
- 透過右鍵點擊表單並選擇你想要的篩選器來套用篩選器。
- 點擊 儲存篩選器。
- 在 篩選詳細表 單中輸入篩選器名稱和描述，然後點擊 關閉。
- 使用 「篩選最愛 」框套用已儲存的篩選器，或點擊 (清除篩選) 移除篩選條件。
顯示或隱藏欄
在 資產清單 表單和 聯絡名單 表單中，某些欄位 (欄位) 預設是隱藏的。 要更改顯示欄位：
- 點擊 顯示/隱藏欄位。
- 在 「取消隱藏欄位 」對話框中，選擇你想顯示的欄位旁的勾選框。 清除勾選框以隱藏該欄位。
顯示資產或聯絡資訊
資產詳情表單和聯絡資料表單讓您能查看並輸入更多項目資訊。 要顯示 資產詳情 或 聯絡資料 表單：
- 在 資產清單 表單或 聯絡名單 表單中，點擊你想查看的項目旁 的「開啟 」。
新增圖片
在 資產詳情 表單和 聯絡資料 表單中，您可以新增照片及其他附件。
- 在 資產詳細表 單的相框下方，點選 新增或移除附件。
在 聯絡資料 表單的相框下方，點擊 編輯圖片。 - 在 附件 對話框中，點擊 新增。
- 在 「選擇檔案 」對話框中，瀏覽包含該檔案的資料夾。
- 選擇你想新增的檔案，然後點 選開啟。
- 在 附件 對話框中，點擊 確定。
注意
你可以為每個項目附加多個檔案，包括不同類型的文件或試算表。
新增 Microsoft Outlook 的聯絡人
如果你使用 Microsoft Outlook，可以從該程式新增聯絡人或資產擁有者，而不必重新輸入資訊。
- 在 聯絡人清單 表單中，點選 從 Outlook 新增。
- 在 「選擇新增名稱 」對話框中，選擇你想加入資料庫的名稱。
- 按一下 [新增]，然後按一下 [確定]。
顯示聯絡人地址的地圖
在聯絡 資料 表單中，如果您已輸入該聯絡人的街道地址，您可以顯示該地點的地圖：
- 點擊 「地圖」這個地址。
顯示報告
資產追蹤包含多項報告，包括 所有資產、 資產詳細資料、資產 已退休、 聯絡人通訊錄等。 要顯示報告：
- 在導航窗格的 「報告」中，雙擊你想顯示的報告。
你可以建立自己的自訂報告。 欲了解更多資訊，請參閱文章「 建立簡易報告」。
修改資產追蹤資料庫
你可以透過在資產資料表新增一個欄位，然後再加入資產 清單 表單、 資產詳細表 單和 資產詳細 報告來自訂資產追蹤資料庫。
在資產表中新增欄位
- 關閉所有開啟的分頁。
- 在導航窗格中，雙擊資產表格。
- 向右捲動直到看到名為 「新增新欄位」的欄位。 雙擊欄目，輸入欄位名稱。
你第一次在欄位輸入資料時，Access 會幫你設定資料型別。
將欄位新增至表單或報表
欄位加入表格後，你可以將其加入表單或報告。
- 在導覽窗格中右鍵點選表單或報表，然後點選 版面檢視。
- 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中，按一下 [新增現有欄位]。
- 從欄位清單拖曳你想要的欄位到表單或報告。