Access 2010 Services Web 資料庫範本會建立現成使用的資料庫,讓您追蹤報價、發票、客戶,以及與經營服務企業相關的其他資料。

下列影片將說明此範本的簡短使用方式。

您的瀏覽器不支援視訊。

如果您尚未下載, 請下載服務範本

請繼續閱讀以瞭解如何使用範本建立您自己的資料庫,並開始使用它來協助執行您的業務。

本文內容

第一次啟動資料庫

會出現一個對話方塊,可讓您選擇是否要保留範例資料或刪除,以便開始輸入您自己的資料:

服務 Web 資料庫範本的啟動表單

1. 按一下左側的按鈕以開啟資料庫,並處理範例資料。 Access 會以虛構公司 Northwind Traders 的資料填入服務資料庫。

2. 按一下右邊的按鈕以刪除範例資料,以便開始輸入您自己的資料。

刪除範例資料也會防止啟動對話方塊于稍後再次顯示。

3. 清除核取方塊,避免對話方塊稍後再次顯示。

附註: 服務範本中顯示貨幣資料的所有欄位和控制項,都使用貨幣符號 ($) 做為貨幣符號。 如果您的地區設置使用不同的貨幣符號,您應該考慮在移除範例資料之前調整受影響的欄位和控制項。

入門:新增現有資料至您的服務資料庫

開始使用 選項卡包含下列其他可協助您將商務資料就地放置並準備就緒的選項卡:

開始使用的選項卡

功能

歡迎加入

實用資源的連結

公司資訊

用於儲存公司相關資訊的欄位,用於發票和其他報表

員工

員工的資料工作表視圖。 登入的員工會記錄在新的報價和發票上

服務

您可以新增到報價和發票之服務的資料工作表視圖

產品

您轉售或使用之資料的資料工作表視圖。 您可以將這些產品新增到報價和發票

發票&引號

兩個數據工作表視圖:您的報價和發票

當您在啟動對話方塊中按一下 [開始輸入我的資料時,Access 會帶您到 [開始使用的歡迎使用清單> 鍵,您可以在此開始將資料輸入新服務資料庫的程式。

服務 Web 資料庫範本的 [快速入門] 索引標籤

您不一樣,也不需要使用開始使用的選項卡來輸入所有資料。 為了方便您快速入門,該選項卡就在那裡。 您也可以在主要的選項卡上輸入您可以在下列開始使用的選項卡上輸入大部分的資訊,例如引號或發票。 不過,您僅能輸入公司資訊 (使用公司資訊) 出現在報價和發票

歡迎使用 Tab:協助和其他資源

歡迎按鈕 的連結會指向最新的資源,可協助您將服務資料庫充分利用。 雖然連結不會變更,但連結目標會隨著新的資源可用而更新。

  • 當您完成檢視 [歡迎使用資訊> [歡迎使用資訊> 鍵時,按一下 [下一步, 以繼續[公司資訊> > 按鈕。

公司資訊 Tab:輸入您的公司資訊

在公司 資訊定位 點中,您可以輸入公司相關資訊,例如名稱、位置、電話和電子郵件地址。 此資訊會顯示在發票和資料庫建立的其他報表上。

[服務] 資料庫範本的 [公司資訊] 索引標籤

  • 在文字方塊中輸入您公司的資訊,然後按一下 [下 一步

員工 Tab:輸入員工資訊

在 " 員工" Tab 上,您可以開始將員工新增到資料庫。 這可協助您追蹤哪個員工負責。 例如,建立新報價時,登入的員工會記錄為新報價的一部分。

  • 在資料工作表輸入每位員工的資訊,然後按一下 [下 一步

    您也可以在主要的員工選項卡上,查看、 編輯及新增 員工。

服務 Tab:輸入服務資訊

在服務 標籤 上,新增您提供的服務相關資訊,例如每個服務的小時費率。 您也可以刪除服務或將其標示為已停用,以移除服務。 只有在服務未出現在任何報價或發票上時,才能刪除服務。

當您將服務新增到報價或發票時,該服務的預設每小時費率會新增到報價或發票。 不過,您可以在提交任何特定報價或發票之前,調整任何服務的小時費率。 調整報價或發票的費率並不會影響服務的預設每小時費率。

新增儲存在 Excel 中的服務資料

您可以將 Excel 的資料複製並貼到 Access 資料工作表中。 複製並複製該資料可以節省時間,尤其當 Excel 中的資料已經位於與資料工作表欄相同或非常相似的列或欄時。

準備複製 Excel 資料並貼到 Access 時,有兩個主要的考慮:

  • 如果 Excel 資料以列 (而非欄或欄) ,您應該在 Excel 中轉置資料,再將其貼到 Access。

  • 如果 Excel 欄與 Access 資料工作表上的欄順序不同,您應該在 Excel 中重新排列欄,再將它們貼到 Access 中

重要: 資料 行服務 代碼必須具有每個服務的值,而且該值必須是唯一的,即兩個或多個服務不能有相同的名稱。

附註: 本節中的步驟假設您有服務資料工作表中的所有四 個數據行 的資料。 如果您沒有所有資料,您可以複製您擁有的資料。 唯一需要且必須擁有唯一值的欄是 服務代碼

將 Excel 資料從列轉置為欄

提示: 如果您的資料順序與 Access 資料工作表中的欄不同,請考慮在 Excel 中插入工作表,並將資料轉置至新工作表。 使用新工作表可以更輕鬆地以與 Access 資料工作表欄相同的順序排列資料。

  1. 在 Excel 中選取資料,然後按 CTRL+C。

    提示: 若要選取數個不連續的儲存格群組,請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 以滑鼠右鍵按一下所選資料以外的儲存格 (例如,選取範圍) 最低列下方的儲存格,然後按一下 [貼上選項 貼上轉置

重新排列與服務資料工作表順序不同的 Excel 資料行
  1. 開啟包含服務資料的 Excel 活頁簿。

  2. 插入新的工作表。 有關此步驟的協助,請參閱 Excel 文章插入 或刪除工作表

  3. 在新的工作表上:

    1. 在儲存格 A1 輸入或貼上服務代碼。

    2. 在儲存格 B1 輸入或貼上服務描述。

    3. 在儲存格 C1 輸入或貼上預設每小時費率。

    4. 在儲存格 D1 中輸入 或貼上記事。

  4. 將服務的名稱或代碼複製到欄 A:

    1. 按一下列出名稱或代碼之工作表的 Tab。

    2. 選取名稱或代碼清單,然後按 CTRL+C

    3. 按一下新工作表的 Tab。

    4. 選取儲存格 A2,然後按 CTRL+V。

  5. 將服務描述複製到欄 B:

    1. 按一下儲存格 B2,然後輸入等號 (=) 。

    2. 按一下列出描述之工作表的 Tab。

    3. 按一下包含第一個描述的儲存格,然後按 ENTER。
      Excel 會將儲存格參照以新工作表上的儲存格 B2。

    4. 在新的工作表上,再次按一下儲存格 B2,然後按兩下 填滿控點 填滿控點
      Excel 會將清單其餘部分中的儲存格參照內容,並加入欄 B。

  6. 重複步驟 5,但使用欄 C,然後複製服務的預設每小時費率。

  7. 重複步驟 5,但使用欄 D 並複製服務的附注。

貼上與服務資料工作表中的資料行順序相同的資料行資料
  1. 在 Excel 中選取資料,然後按 CTRL+C。

    若要選取多個不連續的儲存格群組,請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 在 Access 的[服務> Tab 上,以滑鼠右鍵按一下資料工作表上的星號,然後按一下 [貼
    [服務] 資料工作表的捷徑功能表

一次新增一個服務

  • 按一下 [新增服務以 開啟服務 詳細資料表單 並輸入服務相關資訊。
    - 或 –

  • 將資料輸入到服務選項卡上 的資料工作表

產品連結:輸入產品資訊

在產品 標籤 上,新增您于服務期間轉售或使用的產品相關資訊。

當您新增產品至報價或發票時,單價會記錄為報價或發票的一部分。 不過,您可以在提交任何特定報價或發票之前,調整任何產品的單價。 調整報價或發票的價格並不會影響產品的單價。

新增儲存在 Excel 中的產品資料

您可以將 Excel 的資料複製並貼到 Access 資料工作表中。 複製並複製該資料可以節省時間,尤其當 Excel 中的資料已經位於與資料工作表欄相同或非常相似的列或欄時。

準備複製 Excel 資料並貼到 Access 時,有兩個主要的考慮:

  • 如果 Excel 資料以列 (而非欄或欄) ,您應該在 Excel 中轉置資料,再將其貼到 Access。

  • 如果 Excel 欄與 Access 資料工作表上的欄順序不同,您應該在 Excel 中重新排列欄,再將它們貼到 Access 中

重要: 資料 行產品 代碼必須具有每個服務的值,而且該值必須是唯一的,即兩個或多個服務不能有相同的名稱。

附註: 本節中的步驟假設您有產品資料工作表中的所有四 個數據 行的資料。 如果您沒有所有資料,您可以複製您擁有的資料。 唯一需要且必須擁有唯一值的欄是 產品代碼

將 Excel 資料從列轉置為欄

如果您的資料是列或 (欄,) 在 Excel 中轉置資料,再將其貼到 Access。

提示: 如果您的資料順序與 Access 資料工作表中的欄不同,請考慮在 Excel 中插入工作表,並將資料轉置至新工作表。 使用新工作表可以更輕鬆地以與 Access 資料工作表欄相同的順序排列資料。

  1. 在 Excel 中選取資料,然後按 CTRL+C。

    若要選取數個不連續的儲存格群組,請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 以滑鼠右鍵按一下所選資料以外的儲存格 (例如,選取範圍) 最低列下方的儲存格,然後按一下 [貼上選項 貼上轉置

重新排列與產品資料工作表不同順序的 Excel 欄
  1. 開啟包含產品資料的 Excel 活頁簿。

  2. 插入新的工作表。 有關此步驟的協助,請參閱 Excel 文章插入 或刪除工作表

  3. 在新的工作表上:

    1. 在儲存格 A1 輸入或貼上產品代碼。

    2. 在儲存格 B1 輸入或貼上產品描述。

    3. 在儲存格 C1 中輸入 或貼上單價。

    4. 在儲存格 D1 輸入或貼上每單位數量。

    5. 在儲存格 E1 中輸入 或貼上記事。

  4. 將產品的名稱或代碼複製到欄 A:

    1. 按一下列出名稱或代碼之工作表的 Tab。

    2. 選取名稱或代碼清單,然後按 CTRL+C

    3. 按一下新工作表的 Tab。

    4. 選取儲存格 A2,然後按 CTRL+V。

  5. 將產品描述複製到欄 B:

    1. 按一下儲存格 B2,然後輸入等號 (=) 。

    2. 按一下列出描述之工作表的 Tab。

    3. 按一下包含第一個描述的儲存格,然後按 ENTER。
      Excel 會將儲存格參照以新工作表上的儲存格 B2。

    4. 在新的工作表上,再次按一下儲存格 B2,然後按兩下 填滿控點 填滿控點
      Excel 會將清單其餘部分中的儲存格參照內容,並加入欄 B。

  6. 重複步驟 5,但使用欄 C 並複製產品單價。

  7. 重複步驟 5,但使用欄 D 並複製產品的每單位數量。

  8. 重複步驟 5,但使用欄 E 並複製產品的附注。

從與產品資料工作表中的欄順序相同的欄貼上資料
  1. 在 Excel 中選取資料,然後按 CTRL+C。

    若要選取多個不連續的儲存格群組,請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 在 Access 的 [產品 > Tab 上,以滑鼠右鍵按一下資料工作表上的星號,然後按一下 [貼
    [服務] 資料工作表的捷徑功能表

一次新增一個產品

  • 按一下 [新增產品以 開啟產品 詳細資料表單 並輸入產品資訊。
    - 或 –

  • 將資料輸入到資料工作表的"Products" Tab。

在發票&引號:輸入報價和發票

如果您已經有一些報價和發票,您可以將這些報價和發票輸入到資料工作表的報價和發票& 資料

  1. 若要輸入報價,請按一下 [ 新增報價。 若要輸入發票,請按一下 [ 新增發票

  2. 在開啟的詳細資訊表單中,輸入您擁有的資訊,例如狀態、製作報價或發票的員工,以及客戶。

  3. 如果您輸入的客戶不在資料庫中,Access 會提示您輸入新的客戶。 按一下 [是,然後填入您擁有的新客戶相關資訊。 當您關閉資料工作表時,客戶會列于客戶下拉式清單中。

  4. 完成 &報價 或發票後,按一下 [儲存並關閉。 資料會儲存,且表單會關閉。

  5. 當您完成新增現有的報價和發票時,請按一下 [下 一步

頁面頂端

儀表板:追蹤使用中報價和發票

儀表板 選項卡提供一個方便的位置,可追蹤未付報價和未付發票,以及新增報價或發票。

[服務] 資料庫範本的 [儀表板] 索引標籤

查看報價或發票的詳細資訊

  • 按一下 [ 報價# 下的某個值開啟該報價 的報價詳細資料表單。

    您可以在提交報價之前編輯報價詳細資料,例如,如果 狀態新的

  • 按一下 [發票 # 下的值以 開啟該發票 的發票詳細資料表單

建立新報價或發票

  • 按一下[新增報價或新增發票,然後填寫出現的表單。

    附註: 如果您未登入資料庫,請從銷售人員下拉式清單中選取您的名稱,以將名稱新增到報價或發票。

頁面頂端

報價:管理您的所有報價

報價 的 Tab 提供視圖,可依據報價的狀態來説明您管理報價。

[服務] 資料庫範本的 [報價] 索引標籤

引號會列在下列的選項卡上:

  • 使用中    列出尚未開票、拒絕或過期的報價。

  • 批准    列出已核准或已開票的報價。

  • 發票    列出已開票的報價。 您可以查看所列報價的發票。

  • 過期    列出未開發票即到期的報價。

  • 遭到拒絕    列出已拒絕的報價。 您可以核准拒絕的報價,以用於發票發票。

查看報價詳細資料

  • 按一下 [ 報價# 下的某個值開啟該報價 的報價詳細資料表單。

    您可以在提交報價之前編輯報價詳細資料,例如,如果 狀態新的

[報價詳細資料] 表單

[報價詳細資料] 表單

1. 報價編號和狀態會顯示在報價詳細資料表單的左上角。

2. 使用報價詳細資料表單頂端的按鈕來提交、核准、拒絕或發票報價、建立報價的重複專案,以及查看報價以準備列印。

3. 報價的一般資訊會位於報價詳細資料表單頂端按鈕正 下方的框內

4. 報價詳細資料表單中間的定位點是有關報價的詳細資訊:明細專案 (服務和產品) 、服務位置、稅金和條款,以及附注。 您可以調整任何報價上行專案的費率和單價,而不會影響相關服務或產品的預設值。

5. 服務、產品和稅金的總額會顯示在報價詳細資料表單的 右下角 。 如果您在 [明細專案&或 [稅金與條款&更新詳細資料,請按一下 [重新合計以更新此區域中顯示的金額。

建立新報價

  • 在 [ 報價> Tab 上 ,按一下 [新增 報價,然後填寫報價 詳細資料表單

    附註: 如果您未登入資料庫,請從銷售人員下拉式清單中選取您的名稱,以將名稱新增到報價中。

提交報價以核准

尚未提交的報價沒有報價編號;值 [...] 會顯示在 Quote# 下

  1. 在 [ 報價] Tab 上,按一下 包含 要提交之報價的列 [...] 。
    Access 會開啟報價 詳細資料 表單並顯示報價。

  2. 請審查報價的一般資訊和詳細資料,並進行必要的變更,例如新增或移除明細專案、調整明細專案的費率或單價,或新增附注。

  3. 在報價詳細資料表單 頂端 ,按一下 [ 提交

核准或拒絕提交的報價

  1. 在 [報價> #A0#下按一下一個值,開啟 [報價詳細資料」表單並顯示報價。

  2. 請審查報價資訊,然後執行下列其中一項操作:

    • 如果報價可接受, 請按一下報價詳細 資料表單頂端的 [核准

    • 如果報價可接受但有小幅變更,請按一下 [報價詳細資料表單頂端的重複專案。 Access 會根據原始報價建立新報價。 接著,您可以修改並提交新的報價,然後加以核准。

    • 如果報價令人無法接受,請按一下 [報價 詳細資料」 表單頂端的 [拒絕

將核准的報價轉換成發票

  1. 在 [ 報價> 的選項卡 上,按一下 [ 已核准> 的製表 位。
    Access 會顯示已核准的報價,包括已開票的報價。

  2. 按一下 [ 報價# 下的某個值開啟該報價 的報價詳細資料表單。

  3. 請查閱報價資訊。

    附註: 您無法變更任何已核准的報價詳細資料。 不過,您可以按一下複製、修改並提交重複的報價,然後核准及使用該報價來建立發票,以製作重複的報價。

  4. 在報價詳細資料表單 頂端 ,按一下 [ 發票

列印或以電子郵件方式使用報價

  1. 在 [報價> #A0#下按一下一個值,開啟 [報價詳細資料」表單並顯示報價。

  2. 在 [報價詳細 資料」 表單的頂端,按一下 [查看報價
    Access 會以要列印的表單開啟引號。

    附註: 引號頂端的按鈕不會出現在最終的份數上。

  3. 按一下報價頂端的適當按鈕。

頁首

發票:管理您的所有發票

在發票 的選項卡 上,您可以建立新發票,並按狀態檢查發票。

[服務] 資料庫範本的 [發票] 索引標籤

發票會列在下列的選項卡上:

  • 無償    列出尚未付款但尚未到期的發票。

  • 未付款   且未到期的過去到期清單發票。

  • 付費    清單已付款的發票。

查看發票詳細資料

  • 按一下 [發票 # 下的某個值開啟該發票 的發票詳細資料表單。

    您可以在提交發票之前編輯詳細資料,例如,如果狀態為新增。

[發票詳細資料] 表單

[發票詳細資料] 表單

1. 發票號碼和狀態會顯示在發票詳細資料表單的左上角。

2. 使用發票詳細資料表單頂端的按鈕來提交發票或將其標記為已付款、建立發票複本、查看列印時發票的外觀,以及儲存對發票的變更並關閉發票詳細資料表單。

3. 發票的一般資訊會位於發票詳細資料表單頂端按鈕正 下方的核取方塊中 。 如果發票是從報價建立,它會從該報價繼承此資訊,但您可以變更發票,而不會影響原始報價。

4. 發票詳細資料表單中間的定位點可尋找帳單詳細資料:明細專案 (服務和產品) 、服務位置、稅金和條款,以及記事。 如果發票是從報價建立,它會繼承該報價的這些詳細資料,但您可以變更發票詳細資料,而不會影響原始報價。 您也可以調整任何發票上行專案的費率和單價,而不會影響相關服務或產品的預設值。

5. 服務、產品和稅金的總額會顯示在發票詳細資料表單的 右下角 。 如果您在 [明細專案&或 [稅金與條款&更新詳細資料,請按一下 [重新合計以更新此區域中顯示的金額。

建立新發票

  • 按一下 [新增發票,然後填寫發票 詳細資料表單

    附註: 如果您未登入資料庫,請從銷售人員下拉式清單中選取您的名稱,以將名稱新增到報價中。

提交發票以付款

未提交之發票沒有發票號碼;值 [...] 會顯示在 [發票] 下

  1. 在 [ 發票] 選項卡 上,按一下 包含 要提交付款之發票的列 [...] 。
    Access 會開啟發票 詳細資料 表單並顯示發票。

  2. 查看發票的一般資訊和詳細資料,並進行必要的變更,例如新增或移除明細專案、調整明細專案的費率或單價,或新增附注。

  3. 在發票詳細資料表單 頂端 ,按一下 [ 提交

列印或以電子郵件方式列印發票

  1. 在 [ 發票> Tab 上 ,按一下 [發票 #》 下的某個值,以開啟 [發票 詳細資料」 表單並顯示發票。

  2. 在 [發票詳細 資料」 表單頂端,按一下 [查看發票
    Access 會以要列印的表單開啟發票。

    附註: 發票頂端的按鈕不會出現在最終的份數上。

  3. 按一下發票頂端的適當按鈕。

將發票標記為已付款

  1. [發票選項>的 [未付款的欄名列名列于發票編號# 下# #C1,開啟 [發票詳細資料> 表單並顯示發票。

  2. 在 [發票詳細資料」 表單 頂端 ,按一下 [標記已付款

頁面頂端

報表中心:查看及列印報表

服務資料庫範本包含四份報表:一份客戶清單,以及三份銷售 (每月、每季及每年) 。

[服務] 資料庫範本的 [報告中心] 索引標籤

若要預覽報表:

  • 按一下 [報表中心>的Tab,然後在 [選取報表> 下,按一下要查看的報表。
    Access 會在預覽窗格中顯示報表。

您可以使用預覽窗格頂端顯示的選項來自訂預覽。 顯示的選項取決於您預覽的報表。

若要列印報表:

  1. 預覽要列印的報表。

  2. 在 [ 報表中心」 卷 動捲動上,按一下 [在 [新增的Tab 中開啟),然後按 CTRL+P。

進一步:管理服務、產品、員工和客戶

步 Tab 提供方便管理下列清單的位置:

  • 客戶

  • 員工

  • 產品

  • 服務

每個清單會顯示為數據工作表,更容易發現不一致之處,並大量變更資料。

服務資料庫範本的 [進階] 索引標籤

後續步驟

當您開始使用服務資料庫來管理業務時,您很可能會想到要查詢或篩選資料的新方式。 您可能也會發現想要修改資料庫,以更符合您的需求。 本節中的連結會帶您瞭解您可以執行之一般工作及修改之詳細資訊。

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