使用網站信箱來組織小組或專案的電子郵件

若要讓小組或專案相關的電子郵件井然有序,您可以將網站信箱新增至 SharePoint 網站。 人們只需將電子郵件傳送至網站信箱電子郵件地址即可。 接著,擁有正確許可權的小組成員可以使用 Outlook 網頁版所熟悉的工具,在 SharePoint 中查看、整理及回應來自網站信箱的電子郵件。

重要: 從2017年3月開始, SharePoint 中的 [網站信箱] 功能已過時。 這項功能將會在未來版本中完全移除。 新的 SharePoint 組織不能再存取網站信箱功能。 現有的 SharePoint 組織不能再建立新的網站信箱。 2017年3月之前設定並部署的任何網站信箱都將繼續運作。
我們將提供一個程式,協助您將現有的網站信箱網站轉成2017年9月的Microsoft 365 群組。 如果您目前使用的是 SharePoint的網站信箱功能,您應該考慮改為 Microsoft 365 群組 改為支援電子郵件共同作業案例。 如需詳細資訊,請參閱使用 Microsoft 365 群組,而不是網站信箱

附註: 網站信箱功能將保持受到支援,但在 SharePoint Server 2019、 SharePoint Server 2016、SharePoint 2013 和 SharePoint 2010 產品中已過時。 我們建議客戶認識共用信箱,就是網站信箱的替代方案。

您可以:

任何人都可以傳送電子郵件至網站信箱電子郵件地址。

以下是閱讀、整理、回復或刪除網站信箱中郵件的準則:

  • 每位人員都必須擁有同一份 Microsoft 365 訂閱中的 SharePoint 和 Exchange 授權

  • 每個人都必須位於 [預設成員] 群組或網站的 [預設擁有者] 群組中,或具有 [參與] 許可權。 當您設定網站時,請確定您將存取權提供給需要的小組成員

    附註: 外部小組成員無法使用網站信箱。

如果您在建立網站信箱後決定不想要,您可以避免網站信箱顯示在網站上

管理網站信箱的常見問題集

以下是您在組織中開始使用網站信箱時可能會遇到的常見問題的解答。

關於使用網站信箱的問題

網站成員要如何得知誰能看到網站信箱?

在 Outlook 網頁版的右上角,按一下 [設定] 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端 ,按一下 [選項],按一下 [網站信箱],按兩下 [網站信箱],然後按一下 [使用者]。

若有兩人使用 TE102835803 網站的 TE103988242,同時編輯網站信箱中的一份電子郵件草稿時,會發生什麼情況?

第二人的編輯內容會覆寫第一人的變更。

建立及移除網站信箱的相關問題

我是否需要將授權指派給網站信箱電子郵件地址?

不需要。 網站電子郵件地址不需要 Exchange 授權。

在哪些情況下不應使用網站信箱?

在某些情況下,網站信箱可能不適用:

  • 考量機密性:任何網站成員都可以讀取或轉寄網站信箱中的任何電子郵件。

  • 因為網站信箱是一個共用工作區,任何網站信箱的使用者都可以重新排列及刪除電子郵件。

能否為網站信箱重新命名?

網站信箱的顯示名稱就是 SharePoint 小組網站的顯示名稱。 如果您在 SharePoint 中變更網站的顯示名稱,該顯示名稱在 Outlook 中也會隨之變更。 不過,網站電子郵件地址不會有所變更。

我可以變更網站信箱電子郵件地址嗎?

否。 網站的電子郵件地址在建立之後就無法變更。 在建立網站信箱時,會從網站的 [顯示名稱] 中產生電子郵件地址。

如果網站顯示名稱使用非英文字母的字元,或是從英文字母表中包含三個或更少的字元,則顯示名稱不會用於電子郵件地址。 相反地,若要確保電子郵件地址有效,系統會自動產生電子郵件地址。 這些電子郵件地址開頭為SM的前置詞,後面接著兩位數年份、三位數的年份,以及四個隨機字母。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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