使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

含有螢幕助讀程式內容標籤的大聲朗讀符號。 本主題是關於如何在 Office 中使用螢幕助讀程式

本文為 Office 協助工具內容集的一部分,適用於搭配螢幕助讀程式使用 Office 產品的視力障礙使用者。 如需更多一般說明,請參閱 Office 支援首頁

使用 Access 鍵盤和螢幕閱讀程式來建立查詢。 我們已使用朗讀程式、JAWS 和 NVDA 加以測試,但是只要遵循常見的協助工具標準和技巧,就可以與其他螢幕助讀程式搭配使用。

查詢可更輕鬆地在桌面資料庫中查看、新增、刪除 Access 資料。 當您想要快速尋找特定資料、計算或摘要資料,或自動化資料管理工作 ,例如週期性地查看最新資料時,查詢也很有用。

附註: 

本主題內容

查詢類型

在設計完善的資料庫中,您想要透過表單或報表顯示的資料通常位於多個資料表中。 查詢會從各個不同的資料表中提取資訊,並在組合後顯示在表單或報表中。 有兩種主要的查詢類型︰選取查詢與巨集指令查詢。 您建立的查詢類型取決於您想要執行的工作。

選取查詢

選取查詢是資料結果的要求。 選取查詢可協助您取得資料表 視圖中所需的資料 。 使用選取查詢執行下列操作:

  • 只檢閱資料表中特定欄位的資料

  • 同時檢閱多個相關資料表中的資料

  • 根據特定準則檢閱資料

  • 計算結果

  • 合併不同資料表的資料

例如,如果 Product資料表有多個欄位 (欄) ,您可以建立選取查詢,以取得只專注于您所需的欄位 (欄) 整齊的視圖。 您也可以新增準則來篩選傳回的列數,例如只將所含產品成本超過 $10.00 的列傳回。

動作查詢

「巨集指令查詢」是在要求對資料執行巨集指令。 使用巨集指令查詢來新增、變更或刪除資料庫中的資料。 像是新增或刪除資料等的每項工作,都有特定的巨集指令查詢類型。

建立選取查詢

若要執行簡單的查詢,請使用查詢精靈。 若要新增準則至查詢,請使用查詢設計工具。

使用查詢精靈

  1. 按 Alt+C、Q、Z。新 查詢視窗 隨即開啟,並選取 了簡易查詢 精靈。

    提示: 

    • 如果您想要建立查詢的資料表還尚未儲存,系統會提示您要先儲存才能開啟查詢精靈。

    • 您也可以使用查詢精靈建立其他類型的查詢:交叉資料表查詢、尋找重複查詢 以尋找在單一資料表中具有重複域值的記錄,以及尋找不比對查詢,以在一個資料表中沒有關聯記錄的資料表中尋找記錄 (列) 。

  2. 按 Enter。 [簡單查詢] 視窗隨即開啟,而焦點會放在 [可用的欄位] 清單方塊中。

  3. 若要移至 [資料表/查詢] 編輯下拉式方塊,請按 Alt+T 或 Shift+Tab。

  4. 若要開啟下拉式清單,請按 Alt+向下鍵。 在下拉式清單中,若要選取要執行查詢的資料表,請使用向上鍵和向下鍵。

  5. 若要移至 [可用的欄位] 清單方塊,請按 Tab 鍵。 若要選取要執行查詢的欄位,請使用向下鍵。

  6. 若要將欄位新增至查詢,請按 Alt+S。 焦點會移到 [已選取的欄位] 清單方塊。

  7. 按 Tab 鍵,直到您聽見「大於按鈕」,然後按 Enter。

    如果您想要新增所有欄位,請按 Alt+S,然後按 Tab 鍵,直到您聽見:「大於按鈕」。 按一次 Tab 鍵。 您會聽到:「按鈕」。 在 JAWS 中,您聽到:「雙向右鍵按鈕」。 按 Enter 鍵以選取該項目。

    若要將更多資料表新增至查詢,請按 Alt+T。 焦點會移到 [資料表/查詢] 編輯欄位。 請視需要重複步驟 4-7。

  8. 當您將所有資料表和欄位輸入完成後,若要移至下一個精靈頁面,請按 Alt+N。

    提示: 根據您所輸入的資訊,下一個精靈頁面可能會有所不同。 例如,系統可能會要求您選取查詢的詳細資料或摘要版本。 請進行選擇,接著若要移至下一個精靈頁面,請按 Alt+N。

  9. 在新的精靈頁面上,您聽到:「您想要查詢什麼標題? 按 Shift+Tab。 焦點會移至標題 編輯 欄位。 輸入查詢的名稱。

  10. 檢查、修改及儲存查詢。

    • 若要儲存查詢並開啟查詢以查看資訊,請按 Alt+O,然後按 Enter。 若要關閉查詢,請按 F6。

    • 若要儲存查詢並離開精靈而不顯示查詢結果,請按 Alt+F,S。當精靈關閉時,查詢會顯示在新的索引索引行上,而焦點會放在第一個儲存格中。

    • 若要修改查詢的設計,請按 Alt+M,然後按 Enter。 查詢會在設計視圖中開啟。

使用查詢設計工具

  1. 按 Alt+C,Q,D。[ 顯示表格> 對話方塊隨即開啟,且 已選取 [資料表索引索引表索引頁索引索引頁索引鍵>,且您聽見「顯示表格對話方塊」。

  2. 在 [ 顯示 資料表> 對話方塊中,若要選取資料表並新增到查詢,請使用向下鍵,然後在聽到您想要的資料表名稱時按 Alt+A。 在設計格線上方的工作區中,貼上資料表。

  3. 若要關閉 [ 顯示表格 > 對話方塊,請按 Alt+C。

  4. 焦點會位於設計格線線中的欄位 編輯方塊中。 您聽見:「Access、列 1、欄 1」。 在 JAWS 中,您聽到:「設計、自動編號、輸入和文字」。 若要新增欄位至設計格線線,請按 Alt+向下鍵。 可用的欄位下拉式清單隨即開啟。

  5. 若要使用 JAWS 移至下拉式清單,請按 Ctrl+向上鍵。 使用朗讀程式,焦點會自動移至下拉式清單。

  6. 若要從下拉式清單中選取欄位,請按向下鍵,直到您聽見想要的功能變數名稱,然後按 Enter 以選取。 您所選取的欄位會出現在欄中。 焦點會自動移至下一欄。

  7. 若要將另一個欄位新增至查詢,請重複步驟 4-6。

  8. 若要將準則新增至欄位︰

    1. 在您想要新增準則的欄位欄中,按向下鍵,直到您聽見:「列 11、欄 1」。 在 JAWS 中,您聽到:「準則」。

    2. 輸入所需準則。 例如,針對 [產品」 資料表上的 [價格> 欄位,輸入右角括弧、等號和數位 10 (>=10) ,以顯示價格大於或等於 $10.00 的產品清單。

  9. 若要查看查詢結果,請按 Alt、J、Q、G。

  10. 若要儲存查詢,請按 Ctrl+S。 在 [ 另存 新名> 對話方塊中,輸入查詢的名稱,然後按 Enter。

附註: 若要同時檢閱多個相關資料表中的資料,您可以使用查詢設計工具。 舉例來說,如果您的資料庫有客戶資料表與訂單資料表,而且每個資料表都有 [客戶識別碼] 欄位,在兩個資料表之間形成基本的一對多關聯性,您可以建立查詢,傳回特定縣市的客戶訂單。 若要建立查詢,以同時檢閱多個資料表中的資料,請使用此處所列的程序,但重複步驟 2 到 8,以將其他資料表、欄位及準則新增至查詢。

建立參數查詢

如果您經常執行變動的特定查詢,請考慮使用參數查詢。 當您執行參數查詢時,查詢會提示您輸入欄位值,然後使用您提供的值來建立查詢準則。

  1. 在瀏覽窗格中,選取參數查詢要做為依據的查詢。

  2. 按 Shift+F10。 操作功能表隨即開啟。

  3. 請按 D。該查詢會在 [設計] 檢視開啟,而焦點會放在查詢設計格線中第一個欄位的第一列。

  4. 若要移至您想要修改的欄位,請按向右鍵,直到您聽見想要的功能變數名稱。

  5. 若要移至 準則列, 請按向下鍵,直到您聽見:「列 11、欄 1」。 在 JAWS 中,您聽到:「準則」。

  6. 在儲存格中,刪除任何現有的資訊,然後輸入參數字串。 例如,如果您想要為查詢建立參數查詢,以尋找紐約的客戶,請刪除 「紐約」,然後輸入適用于哪一個城市?。 ]。 您不能使用句號 (.) 或驚嘆號 (!) 來做為參數提示中的文字。

    該字串 適用于什麼城市? 是參數提示字元。 括弧表示您想要查詢要求輸入,而本文 (,代表什麼城市 ?) 參數提示顯示的問題。

  7. 若要執行查詢,請按 Alt、J、Q、G。Enter 參數值視窗 隨即開啟,焦點會放在編輯欄位中。 輸入值,例如 , 紐約

  8. 按 Tab 鍵,直到您 到達確定按鈕 ,然後按 Enter。 在此範例中,會出現紐約客戶的訂單。

指定參數的資料型別

您也可以指定參數應該接受哪些類型的資料。 您可以設定任何參數的資料類型,但務必要設定數值、貨幣或日期/時間資料的資料類型。 當您指定參數應接受的資料類型時,如果使用者輸入的資料類型錯誤 ,例如預期貨幣時的文字,則收到更實用的錯誤訊息。

附註: 如果將參數設定為接受文字資料,則任何輸入項目都會解譯成文字,且不會顯示任何錯誤訊息。

  1. 開啟參數查詢。 若要切換到 [ 設計 視圖,請按 Alt+H,W,D。設計格線線隨即開啟。

  2. 按 Alt、J、Q、S、P。[ 查詢參數> 對話方塊隨即開啟,焦點會放在 [ 參數> 欄中

  3. 輸入要指定資料類型之每個參數的提示。 請務必確認每個參數都符合您在查詢設計格線的 [準則] 資料列中使用的提示。 例如,如果您輸入的是[哪些城市??,請在 [查詢參數>對話方塊中輸入相同的提示。

  4. 若要移至 [資料類型] 欄,請按 Tab 鍵。

  5. 若要開啟下拉式清單,請按 Alt+向下鍵。

  6. 若要選取參數的資料類型,請按向下鍵,直到您聽見想要的資料。

  7. 若要儲存並結束對話方塊,請按 Enter。

若要進一瞭解使用參數的資訊,請前往執行查詢時,使用參數要求 輸入

建立交叉資料表查詢

當您想要重建摘要資料,使其更容易閱讀及理解,請使用交叉資料表查詢。 交叉資料表查詢會計算加總、平均或其他彙總函數,然後藉由兩組的值來將結果分組,一組在資料工作表旁邊,而另一組在最上方。 您可以使用查詢精靈,迅速建立交叉資料表查詢。

交叉資料表查詢精靈可讓您選擇單一資料表或查詢,做為交叉資料表查詢的記錄來源。 如果您想要包含在交叉資料表查詢中的資料,並非全部都在單一資料表中,請先建立選取查詢,將您所要的資料傳回。

  1. 按 Alt+C、Q、Z。[ 新增查詢 > 對話方塊隨即開啟,且已選取 [簡易查詢 精靈>

    提示: 如果您想要建立查詢的資料表還尚未儲存,系統會提示您要先儲存才能開啟查詢精靈。

  2. 按向下鍵。 您會聽到「交叉資料表查詢精靈」。

  3. 請按 Enter 或 Alt+N。 交叉資料表查詢精靈隨即開啟,且已選取資料 表單選 按鈕,且焦點會放在資料表清單方塊中。

  4. 選取您要用來建立交叉資料表查詢的物件︰

    • 若要選取表格,請使用向下鍵。

    • 若要選取查詢,請按 Alt+Q。 按 Shift+Tab 移至清單方塊。 若要選取查詢,請按向下鍵,直到您聽見想要的查詢名稱。

    • 若要選取資料表和查詢兩者,請按 Alt+O。 按 Shift+Tab 移至清單方塊。 若要選取您想要的資料表和查詢,請按向下鍵,直到您聽見想要的資料表和查詢。

  5. 若要移至下一頁,請按 Enter 或 Alt+N。

  6. 下一頁隨即開啟,而焦點會放在 [可用的欄位] 清單方塊中。 若要選取包含要做為列名之值的欄位,請按向下鍵。

  7. 若要新增選取的欄位,請按 Tab 鍵,然後按 Enter。 針對您想要新增的每一個欄位,重複此步驟。

    提示: 

    • 您可以選取最多 3 個欄位做為列名來源,但使用的列名越少,交叉表資料表就越容易閱讀。

    • 如果選擇多個欄位做為列名來源,您選擇欄位的順序會決定用來排序結果的預設順序。

  8. 若要移至下一個精靈頁面,請按 Enter 或 Alt+N。

  9. 在下一頁中,若要選取包含要做為欄標題之值的欄位,請按向下鍵,直到您聽見想要的欄位。

    提示: 一般來說,應該選擇包含很少值的欄位,這樣結果才會容易閱讀。 例如,寧可使用只包含幾種可能值 (例如性別) 的欄位,而不要使用可能包含很多不同值 (例如年齡) 的欄位。

  10. 如果您選擇要用於欄標題的欄位,其資料類型為 [日期/時間],精靈會增加一個步驟,讓您依時間間隔將日期分組。 您可以指定 [年]、[季]、[月]、[日] 或 [日期/時間]。 如果您未選擇將 [日期/時間] 欄位當成欄標題,精靈會跳過此頁面。

  11. 若要移至下一頁,請按 Enter 或 Alt+N。 當頁面開啟時,已選取 [欄位] 清單方塊中的第一個欄位,而焦點會放在 [函數] 清單方塊。

  12. 若要移至 欄位清單框 ,若要選取不同的欄位,請按 Shift+Tab。 您聽見:「欄位、已選取」。 在 JAWS 中,您聽到:「欄位、冒號、清單方塊」,以及第一個欄位的名稱。

  13. 若要選取欄位,請使用向下鍵。

  14. 若要移至函數 清單方塊 ,請按 Tab 鍵。 您聽見:「函數、已選取」。在 JAWS 中,您聽到:「函數、冒號、清單方塊」,以及第一個函數的名稱。

  15. 若要選取要用於計算摘要值的函數,請使用向下鍵。 所選取欄位的資料類型會決定可使用哪個函數。

  16. 完成選取後,請按 Tab 鍵,直到您到達是 、包含列總 和核取方塊。 按空格鍵以選取或清除。

    如果納入列合計,交叉資料表查詢就會有一個額外的列名,該列名使用相同的欄位與函數做為欄位值。 納入列合計會額外插入一欄,這一欄會彙總剩餘的欄。 例如,假設交叉資料表查詢會根據位置和性別來計算平均年齡 (使用性別欄名),額外這一欄就會根據位置計算所有性別的平均年齡。

    提示: 您可以在設計檢視中編輯交叉資料表查詢,以變更用來產生列總和 的函數

  17. 若要移至下一個精靈頁面,請按 Enter 或 Alt+N。

  18. 在下一頁中,若要命名您的查詢,請按 Shift+Tab,然後輸入一個名稱。 預設名稱包含一個實線,後面接著尾碼「交叉表」。

  19. 檢視、修改,然後儲存查詢。

    • 若要檢視交叉資料表查詢,請按 Enter。

    • 若要修改查詢設計,請按 Alt+M,然後按 Enter。

    • 若要儲存查詢並結束精靈,請按 Alt+F。

建立刪除查詢

當您想要同時從資料表或兩個相關的資料表移除整份記錄 (列) 時,請使用刪除查詢。 刪除查詢非常有用,因為可讓您指定準則,快速找出並刪除資料。 此外,您可以重複使用儲存的查詢,因此也可以節省您的時間。

附註: 

  • 在您刪除任何資料,或執行刪除查詢之前,請確認您已備份 Access 桌面資料庫。 刪除查詢可讓您在執行刪除之前,得以檢閱即將刪除的列。

  • 如果您只想要刪除幾筆記錄,則不需要查詢。 只要在資料工作表檢視中開啟資料表,選取您想要刪除的欄位 (欄) 或記錄 (列),然後按 Delete 鍵。 系統會要求您確認永久刪除。

建立刪除查詢以刪除資料表或欄位中的所有空白列

  1. 按 Alt+C,Q,D。[ 顯示表格> 對話方塊隨即開啟。

  2. 若要選取表格,請按向下鍵,直到您聽見想要的表格名稱。 請按 Alt+A。 針對您想要從中刪除記錄的每一個資料表,重複此步驟。

  3. 若要關閉 [ 顯示表格 > 對話方塊,請按 Alt+C。 資料表會以視窗的形式列出所有欄位,顯示在查詢設計格線的左上角區段內。

  4. 按 Alt+J,Q,X。設計格線線隨即開啟,而焦點會放在第一個欄位中。 在設計格線線中,不再提供排序和顯示列,但現已提供刪除列。

  5. 按 Alt+向下鍵以開啟下拉式清單。

  6. 按向下鍵,直到您聽見想要的欄位,然後按 Enter。 焦點隨即移到下一欄。

  7. 若要移至上一欄,請按向左鍵。

  8. 若要移至 [刪除資料列,請按向下鍵,直到您聽見「刪除冒號」,然後按 Alt+向下鍵以開啟下拉式清單。

  9. 若要選取 「位置」,請按向上鍵,然後按 Enter。 焦點隨即移到下一欄。

  10. 若要移至上一欄,請按向左鍵。

  11. 若要移至 準則列,請按向下鍵。

  12. 當您聽到「準則」或「列 11、欄 1」時,輸入 IsNull (為 true) 。

  13. 若要確認查詢會返回您想要刪除的記錄,請按 Alt+H,W,H。

  14. 若要執行查詢︰

    1. 若要切換到 [設計 視圖 ,請按 Alt+H,W,D。

    2. 在 [ 設計檢視 > 中,按 Alt+J,Q,G。確認視窗隨即開啟,要求您確認刪除列。

    3. 若要刪除這些列,請按 Enter。

  15. 若要儲存查詢,請按 Ctrl+S。 在 [ 另存新 名> 對話方塊中,輸入名稱,然後按 Enter。

建立具有特定準則的刪除查詢

  1. 按 Alt+C,Q,D。[ 顯示表格> 對話方塊隨即開啟。

  2. 若要選取表格,請按向下鍵,直到您聽見想要的表格名稱。 請按 Alt+A。 針對您想要從中刪除記錄的每一個資料表,重複此步驟。

  3. 若要關閉 [ 顯示表格 > 對話方塊,請按 Alt+C。 資料表會以視窗的形式列出所有欄位,顯示在查詢設計格線的左上角區段內。

  4. 按 Alt+J,Q,X。設計格線線隨即開啟,而焦點會放在第一個欄位中。 在設計格線線中,不再提供排序和顯示列,但現已提供刪除列。

  5. 按 Alt+向下鍵以開啟下拉式清單。

  6. 若要選取具有您想要刪除之準則的欄位,請按向下鍵,直到您聽見想要的欄位,然後按 Enter。

  7. 若要移至 刪除列, 請按向下鍵。 按 Alt+向下鍵,然後按向下鍵,然後按 Enter 以選取 [位置」。 焦點隨即移到下一欄。

  8. 若要移至上一欄,請按向左鍵。

  9. 若要移至 準則列, 請按向下鍵。

  10. 輸入準則。 如需查詢中的準則清單範例,請參閱建立並執行刪除查詢

  11. 若要移至 顯示列, 請按向上鍵。

  12. 按空格鍵以 清除每個準則 的顯示覆選框。

  13. 若要確認查詢會返回您想要刪除的記錄,請按 Alt+H,W,H。

  14. 若要執行查詢︰

    1. 若要切換到 [設計 視圖 ,請按 Alt+H,W,D。

    2. 在 [ 設計檢視 > 中,按 Alt+J,Q,G。確認視窗隨即開啟,要求您確認刪除 X 列數。

    3. 若要刪除這些列,請按 Enter。

  15. 若要儲存查詢,請按 Ctrl+S。 在 [ 另存新 名> 對話方塊中,輸入名稱,然後按 Enter。

備份資料庫

  1. 按 Alt+F,A。隨即 開啟儲存為 窗格,並選取 了另存資料庫

  2. 若要備份資料庫,請按 B,然後按 Enter。 [ 另存新 格式」 對話方塊隨即開啟,並選取 [檔案名 > 文字方塊。 如有需要,請輸入資料庫的新名稱,然後按 Enter。

如果您使用的是唯讀檔案或以較舊版本 Access建立的資料庫,您可能會收到無法建立資料庫備份的訊息。

還原為備份

  1. 關閉並重新命名原始檔案,讓備份副本可以使用原始版本的名稱。

  2. 將原始版本的名稱指派給備份副本。

  3. 在 中開啟重新命名的備份 Access。

另請參閱

使用螢幕助讀程式來啟動 Access

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

Access 的鍵盤快速鍵

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