附註: Microsoft Access 不支援使用套用的敏感度標籤匯入Excel資料。 做為因應措施,您可以先移除標籤再匯入,然後在匯入後重新套用標籤。 如需詳細資訊,請參閱在Office中將敏感度標籤套用至您的檔案和電子郵件

Access 和 Microsoft Excel有許多相似之處,這可能會讓您難以決定應該使用哪個程式。 例如,這兩個程式都可以儲存大量資料、執行功能強大的查詢和分析工具來分割和分析資料,以及執行複雜的計算來傳回所需的資料。

不過,每個程式都有明顯的優點,視您所管理的資料類型和您想要對該資料執行的動作而定。 例如,如果您的目標是以可由多個使用者存取的格式維護資料完整性,則 Access 是您的最佳選擇,而Excel更適合用於深入分析的複雜數值資料。

在許多情況下,您可以使用這兩種程式,並根據最適合的用途來採用每個程式。 一般而言,Access 更適合管理資料:協助您保持資料井然有序、易於搜尋,並且可供多個同時使用的使用者使用。 Excel通常更適合用於分析資料:執行複雜的計算、探索可能的結果,以及產生高品質的圖表。 如果您使用 Access 來儲存資料,並Excel來分析資料,您可以同時獲得這兩個程式的優點。

在決定要使用哪一個程式之前,您可能會想要比較每個程式的優點、瞭解何時最好使用其中一個程式,以及瞭解如何同時使用這兩個程式,以完全達到您想要的結果。

附註: 所有Microsoft Office套件都包含Excel,但並非所有套件都包含 Access。

比較每個程式的優點

如果您想要以最大效能和正確性來存取和更新資訊,選擇正確的程式是很重要的。 若要找出最適合您要完成之工作的程式,比較每個程式在資料儲存空間、資料分析、多使用者共同作業和安全性方面所提供的優點可能會有説明。

平面與關聯式資料    若要協助決定哪一個程式最適合儲存您的資料,請問自己下列問題:資料是否相關? 可有效率地包含在單一資料表或工作表中的資料稱為 平面非相互關聯 的資料。 例如,如果您想要建立客戶的簡易清單,每個客戶只有一個位址和連絡人,Excel可能是比較適合的選擇。 不過,如果您想要儲存更複雜的客戶清單,其中包含每個客戶的帳單和交貨位址,或是每個客戶的多個連絡人,Access 是比較好的解決方案。

在 關聯式資料庫中,您可以將資訊整理成多個資料表。 在設計完善的關係資料庫中,每個資料表都是平面的,而且只包含一種資料類型的相關資訊。 例如,如果您建立客戶資料庫,客戶的名稱應該儲存在一個資料表中,而這些客戶的帳單和交貨位址應儲存在個別的資料表中。 將位址與名稱分開儲存是一個好主意,因為每個客戶可以有一個以上的位址,而且您希望能夠為每位客戶輸入多個位址,而不需要為每個位址重新輸入客戶名稱。

本機資料與外部資料    您可以使用 Access 連線到各種外部資料源的資料,這樣您就可以檢視、查詢及編輯該資料,而不需要匯入資料。 例如,Access 會提供命令來連線至Microsoft SQL Server資料庫、dBASE 檔案或Outlook資料夾中的現有資料,以及許多其他資料來源。 您可以使用 Excel 連線到各種不同的資料來源,包括 Access、SQL Server 和 Analysis Services 資料庫、文字和 XML 檔案,以及 ODBC 和 OLE DB 資料來源。 不過,您無法編輯資料,以透過Excel使用者介面變更來源資料。

Access 和 Excel提供連線至 Windows SharePoint Services 清單中資料的命令。 不過,Excel只提供SharePoint清單的唯讀連線,而 Access 則可讓您從清單中讀取及撰寫資料至SharePoint清單。

資料完整性與彈性    唯一識別碼可協助保存資料的完整性,並確保沒有兩列 (或記錄) 包含完全相同的資料。 唯一識別碼也可讓您在搜尋或排序資料時,以最快速的方式擷取資料。 在 Access 中,您可以使用 [自動編號] 資料類型,自動為每一筆記錄產生唯一識別碼。 接著,您可以使用這些識別碼,將一個資料表中的記錄與另一個資料表中的一或多筆記錄建立關聯。

Access 套用至資料的結構有助於確保資料完整性。 Access 可能會要求一個資料表中的新記錄在不同的資料表中具有現有的對應值,因此您無法建立「孤立」記錄。 例如,您不希望有不包含客戶資訊的訂單。 Access 可能會要求您的 [訂單] 資料表中的每一筆新記錄在 [客戶] 資料表中都有對應的客戶值。 這個值的必要對應性稱為 參考完整性。

您也可以自行施加限制和規則,進一步確保正確輸入資料。 Excel可讓您以更自由的方式輸入資料,但由於Excel不支援關聯式資料,因此無法支援參考完整性。 不過,您可以使用[資料驗證]命令來控制 Excel 中的資料輸入。

查詢    如果您經常需要根據變更的條件或事件,以各種方式檢視您的資料,Access 可能是儲存和處理資料的最佳選擇。 Access 可讓您使用結構化查詢語言 (SQL) (SQL) 查詢快速擷取您要的資料列和欄,無論資料是否包含在一個資料表或多個資料表中。 您也可以在查詢中使用運算式來建立匯出欄位。 在 Access 中使用運算式類似于在 Excel 中使用公式來計算值的程式。 您也可以使用 Access 查詢摘要資料並呈現匯總值,例如加總、平均值和計數。

建 模    在Excel中,您可以使用 模擬分析 工具來預測工作表模型的結果。 模擬分析可讓您在資料上執行不同的分析藍本,例如最佳案例和最差案例分析藍本,並比較摘要報告中多個分析藍本的結果資料。 Access 中沒有提供類似的功能。

樞紐分析與圖表    在這兩個程式中,您可以建立樞紐分析表和樞紐分析表。 不過,Excel提供比 Access 更進階的樞紐分析表報告和圖表功能。 如果您打算建立廣泛的樞紐分析表,或定期提供專業型式的圖表,您應該在Excel中使用樞紐分析表或樞紐分析表,而非 Access 中的相同功能。

Access 和 Excel 都可以在共同作業環境中使用,例如Windows SharePoint Services和網路檔案共用,但多個使用者存取資料的方式有差異。

多個使用者對資料的存取權    在一般操作下,Access 可讓多個使用者同時開啟單一資料庫;這很好用,因為 Access 只會鎖定正在編輯的資料;因此,其他使用者可以編輯不同的記錄,而不會發生衝突。 在Excel中,您可以與其他使用者共用活頁簿,但是當使用者在不同時間處理該活頁簿中的資料而非同時使用時,多使用者共同作業功能會是最佳的。 實際上,Access 資料庫的使用者會在一組資料上共同作業,而Excel活頁簿的使用者則會在上共同作業。

使用Windows SharePoint Services共同作業    這兩個程式都與Microsoft Windows SharePoint Services技術整合,例如SharePoint清單和文件庫。

Access 提供各種不同的方式,可在SharePoint網站上與多位使用者共同作業。 例如,您可以將完整資料庫上傳至Windows SharePoint Services文件庫、將表單和報表設定為Windows SharePoint Services檢視,以及將資料庫連結至儲存在SharePoint清單中的資料。

Excel提供在SharePoint Services網站上與多個使用者共同作業的一種方法。 您可以將活頁簿上傳至Windows SharePoint Services文件庫,讓個別使用者取出活頁簿進行變更,防止其他使用者同時修改活頁簿。 使用者可以在不從文件庫中取出活頁簿的情況下編輯活頁簿,在這種情況下,他們必須與其他使用者協調才能避免資料衝突。

使用網路資料夾進行共同作業    如果您將 Access 資料庫儲存在共用網路資料夾中,多位使用者就可以開啟資料庫並同時使用其資料。 個別記錄會在使用者編輯時鎖定。 如果您將Excel活頁簿儲存在共用網路資料夾中,一次只能有一個使用者可以編輯活頁簿。 為了檢視目的,多個使用者可以在其他使用者正在編輯活頁簿時開啟活頁簿,但是在編輯活頁簿的使用者關閉活頁簿之前,這些使用者無法對資料進行任何變更。

這兩個程式都提供類似的功能,包括密碼和加密,可協助您防止資料遺失,並保護您的資料免于未經授權的存取。 不過,Access 與 Excel 使用者層級資料保護的運作方式有一些差異。

資料外洩防護    在 Access 中,您的工作會持續儲存,如此一來,萬一發生意外失敗,如果有任何) ,就不太可能遺失許多 (工時。 不過,由於 Access 會持續儲存您的工作,因此您也可以進行您稍後決定不想認可的變更。 為了確保您可以依照您想要的方式還原資料庫,您應該根據自己的需求,排程建立資料庫檔案的備份複本。 您可以從備份復原整個資料庫,也可以只還原所需的資料表或其他資料庫物件。 如果您使用檔案系統備份公用程式,您也可以從檔案系統備份使用資料庫複本來還原資料。 在 Excel 中,您可以在更新資料時,以設定的時間間隔儲存自動回復資訊。

使用者層級資料保護    在Excel中,您可以隱藏資料的欄和列,從檢視中移除重要資料或私人資料,然後保護整個工作表以控制使用者對隱藏資料的存取權。 除了保護工作表及其元素之外,您也可以鎖定和解除鎖定工作表中的儲存格,以防止其他使用者在無意中修改重要資料。

檔案層級安全性    在檔案層級,您可以在這兩個程式中使用 加密 ,以防止未經授權的使用者看到資料。 您也可以要求輸入 密碼 以開啟資料庫檔案或活頁簿。 此外,您可以藉由採用 數位簽章,協助保護資料庫檔案或活頁簿的安全。

限制資料存取    在Excel中,您可以指定以使用者為基礎的存取資料許可權,或設定唯讀許可權,防止其他使用者變更他們有權存取的資料。 Access 不提供使用者層級的安全性功能,但 Access 支援其連線之任何資料庫伺服器的使用者安全性模型。 例如,如果您連結至SharePoint清單,Access 會聽見SharePoint清單的使用者許可權。 如果您想要讓未經授權的使用者不在 Access 資料中,您可以設定密碼來加密資料庫。 使用者必須輸入密碼才能讀取資料庫中的資料,即使他們是使用另一個程式來存取,例如Excel。

如需如何協助保護資料的詳細資訊,請參閱在 Access 2007 或更新版本中設定或變更 Access 2003 使用者層級安全性以及在 Excel 中保護和安全性

何時使用 Access

就一般而言,當您必須定期追蹤和記錄資料,然後顯示、匯出或列印該資料的子集時,Access 是最佳選擇。 Access 表單提供的介面比Excel工作表更方便處理您的資料。 您可以使用 Access 自動化經常執行的動作,而 Access 報表可讓您以列印或電子形式摘要資料。 Access 為您的資料提供更多結構;例如,您可以控制可以輸入的資料類型、可以輸入哪些值,以及指定一個資料表中的資料與其他資料表中的資料相關的方式。 此結構可協助您確保只輸入正確的資料類型。

Access 會將資料儲存在外觀與工作表大致相同的資料表中,但 Access 資料表是針對與其他資料表中儲存的資料進行複雜的查詢而設計。

在下列時機使用 Access:

  • 預期許多人在資料庫中工作,而您想要安全地處理資料更新的強大選項,例如記錄鎖定和衝突解決。

  • 預期需要新增更多資料表至原始為平面或非相互關聯資料表的資料集。

  • 想要執行複雜的查詢。

  • 想要產生各種不同的報表或郵寄標籤。

  • 管理連絡人    您可以管理您的連絡人和郵寄地址,然後在 Access 中建立報表,或將資料與Microsoft Office Word 合併,以列印套印信件、信封或郵寄標籤。

  • 庫存與資產追蹤    您可以建立家用或企業中的專案庫存,以及儲存相片或其他相關檔以及資料。

  • 訂單追蹤    您可以輸入產品、客戶和訂單的相關資訊,然後建立報表以員工、地區、時段或其他值顯示銷售情況。

  • 工作追蹤    您可以追蹤一組人員的工作,並在其他人更新他們相同資料庫中的現有工作時,同時輸入新工作。

  • 組織出借媒體櫃    您可以使用 Access 來儲存書籍和 CD 的相關資料,並追蹤您擁有保護的物件。

  • 活動規劃    您可以輸入事件日期、地點和參與者的相關資訊,然後列印事件的排程或摘要。

  • 營養追蹤    追蹤食譜,並記錄飲食和運動活動。

何時使用 Excel

做為試算表程式,Excel可以將大量資料儲存在包含一或多個工作表的活頁簿中。 不過,Excel已針對資料分析和計算進行優化,而非做為 Access 等資料庫管理系統。 您可以使用這個彈性程式來建置分析資料的模型、撰寫簡單又複雜的公式來執行該資料的計算、以您想要的方式樞紐分析資料,以及以各種專業型式的圖表呈現資料。

使用Excel時:

  • 需要單一或非相互關聯的資料檢視,而非使用多個資料表的 關聯式資料庫 ,而且當您的資料大多為數值時。

  • 經常在資料上執行計算和統計比較。

  • 想要使用樞紐分析表,以精簡且彈性的版面配置來檢視階層式資料。

  • 計畫定期建立圖表,並想要使用 Excel 中提供的新圖表格式。

  • 想要使用設定格式化的條件圖示、資料橫條和色階來強調您的資料。

  • 想要在資料上執行複雜的模擬分析作業,例如統計、工程和迴歸分析。

  • 想要在簡單的清單中追蹤專案,不限於個人使用,或是為了有限的共同作業目的。

  • 會計專用    您可以在許多財務會計報表中使用Excel的強大計算功能,例如現金流量表、收入對帳單或損益表。

  • 預算    無論您的需求是個人或業務相關,您都可以在Excel中建立任何類型的預算,例如行銷預算計畫、活動預算或退休預算。

  • 帳務與銷售    Excel也很適合用於管理帳單和銷售資料,而且您可以輕鬆建立所需的表單,例如銷售發票、包裝清單或採購單。

  • 報告    您可以在Excel中建立各種類型的報表,以反映您的資料分析或摘要您的資料,例如,測量專案效能的報告、預測資料、摘要資料或呈現變異數資料。

  • 規劃    Excel是建立專業計畫或實用規劃工具的絕佳工具,例如每週班級計畫、行銷研究計畫、年終報稅計畫或協助您規劃每週飲食、聚會或假期的規劃工具。

  • 跟蹤    您可以使用Excel追蹤工作表或清單中的資料,例如追蹤工作的時程表,或追蹤設備的庫存清單。

  • 使用行事曆    由於格線般的本質,Excel很適合用來建立任何類型的行事曆,例如,用來追蹤學年活動的學術行事曆,或用來追蹤商務事件和里程碑的會計年度行事曆。

如需上述任一類別中實用的Excel範本,請參閱 Microsoft Office Online 上的Excel 範本

同時使用 Access 和 Excel

有時候您可能會想要利用這兩個程式所提供的好處。 例如,您在Excel中建立了一個工作表,您可以在其中計算及分析資料,但工作表變得太大且太複雜,而且許多其他使用者也需要存取資料。 此時,您可能會想要將工作表匯入或連結到 Access,並將其做為資料庫使用,而不是在Excel中使用。 或者,您可能想要在 Access 資料庫中建立一些詳細Excel樞紐分析表和專業型式Excel圖表。

無論您先使用哪個程式,您隨時都可以將資料從某個程式傳輸到另一個程式,以便繼續使用。 使用或不使用資料連線,您可以將資料從Excel (帶入 Access,反之亦然,) 複製、匯入或匯出資料。

如需有關如何在這兩個程式之間交換資料的詳細資訊,請參閱將資料從Excel移至 Access

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