群組Microsoft 365 包含專用文件庫,這是儲存所有群組檔案的主要位置,讓共用檔案變得簡單。

當您在群組文件庫中建立檔案或資料夾時,群組的所有成員都能存取該檔案或資料夾。 當您新增成員至群組時, (外部) 來賓,他們也能夠存取檔案。 根據預設,群組成員擁有檢視/編輯檔案的權限,而組織中其他人則有檢視權限。

將共用檔案附加到電子郵件訊息

  1. 從群組開始 交談

  2. 選取 附加檔案

  3. 選取檔案的來源。 選項包括最近的檔案、Web 位置和此電腦。 Web 位置包括 One Drive、SharePoint網站、群組檔案及其他來源。

    • 如果您選擇網頁位置,請選取附加副本或以連結OneDrive共用。 附加為副本時,每位收件者都有自己的檔案副本供您閱閱。 共用OneDrive連結可讓群組成員即時查看最新變更和共同撰寫

    • 如果您從電腦選取檔案,檔案會附加為副本。

將共用檔案附加到電子郵件訊息

  1. 從群組開始 交談

  2. 在交談窗格底部,選取 群組交談視圖中的附加按鈕

  3. 選取檔案的來源。 選項包括OneDrive、群組檔案、電腦和其他來源。

    • 如果您選取 OneDrive,請選取以副本附加或以連結OneDrive共用。 附加為副本時,每位收件者都有自己的檔案副本供您閱閱。 共用OneDrive連結可讓群組成員即時查看最新變更和共同撰寫

    • 如果您選取群組做為來源,請選取要附加的檔案。

    • 如果您選取電腦做為來源,請選取附件做為副本,或Upload檔案群組。 上傳至群組檔案可讓群組成員即時查看最新變更和共同撰寫。 附加為副本時,每位收件者都有自己的檔案副本供您閱閱。

    • 如果您選擇其他來源,請登入該來源並遵循提示。

與來賓共用群組檔案

您可以附加儲存在群組文件庫中的任何檔案,與來賓共用群組檔案。 請參閱群組中的來賓Microsoft 365存取資訊。

如果與來賓共用群組檔案時,您看到訊息通知您來賓的附件已封鎖,您的來賓將無法開啟共用檔案,直到您的租使用者系統管理員啟用來賓的檔案共用。

將檔案張貼到群組文件庫

當您將檔案張貼至群組文件庫時,所有群組成員都可以使用檔案。 只要將它從電腦拖曳到群組的文件庫。 請參閱Upload檔案至文檔庫以瞭解更多資訊。

如果您想要共用檔案已經位於文件庫中,您可以將檔案保留于該檔案的位置,然後邀請群組加入檔案。

另請參閱

深入了解 Microsoft 365 群組

在 Outlook 中建立群組

加入群組

新增和移除群組成員

離開群組

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