合併列印：編輯收件者

編輯收件者對話方塊

使用此對話方塊來選取您要傳送郵件給的收件者。

• 收件者清單    顯示將用於合併列印的所有記錄。 依預設，會選取每行。 清除您不想傳送的任何名稱。

• 資料來源    選取 編輯以 變更個別欄位，或新增記錄。 如果您建立或擁有清單，您也可以刪除記錄，或自訂資料來源中的欄。 如果需要，重新整理會更新收件者清單。

• 般     選取最多三個層級的欄位，以遞增或遞減順序排序。 收件者清單將重新顯示以反映排序。 如需詳細資訊，請參閱 [查詢選項排序] 對話方塊。

• 濾    比較清單的欄位，並將它們與您提供的一或多個字串進行比較。 比較包括：

  • 等於 或 不等於

  • 小於 或 大於

  • 小於或等 於或大 於或等於

  • 空白 或 非空白

  • 包含 或 不包含

  比較不區分大小寫，因此 MEGAN 會與 megan、Megan 或 mEGAN 相符。 收件者清單將重新顯示，以反映篩選結果。 如需詳細資訊，請參閱 [查詢選項篩選] 對話方塊。

• 尋找重複項目    根據名字和姓氏掃描並顯示任何重複的記錄。 在列表中，您可以清除任何您不想包含在郵件中的框。 清除方塊不會從主要收件者清單中移除記錄，只會清除與名稱相關聯的方塊。

• 尋找收件者    掃描並反白顯示欄位與您輸入的文字相符的記錄。 您可以掃描記錄中的所有欄位，或只指定一個欄位，例如「城市」或「州」。 當找到多個時，第一個會反白顯示。 選取 [尋找下一個 ] 以捲動瀏覽所有相符專案。

• 驗證地址    使用第三方地址驗證技術來檢查資料來源中的地址。 如果您尚未設定，選取此選項可讓您選擇移至頁面，以取得可購買服務的詳細資訊。

• 確定    結束對話方塊。 當您套用排序、篩選器或其他參數時，變更已儲存。

編輯您的郵寄清單

排序清單以尋找群組

您可以對收件人列表進行排序，以特定方式對您的信息進行分組，例如按特定城市。

1. 前往 郵件 >篩選收件人。

2. 選取 [排序記錄 ] > [ 排序方式]，然後選取您要排序的欄位名稱。

   

   若要依多個欄位排序 （例如，依州和城市排序），請選取 [然後依據]，然後選取您要排序依據的其他欄位。

   

3. 當所有欄位都按照您想要的方式排序時，請選取 確定。

   如需詳細資訊，請參閱 [查詢選項排序] 對話方塊。

篩選清單以檢視您想要包含的資料列

您可以篩選清單，只讓您想要包含在合併中的人或項目出現，例如只有住在特定縣/市的人，或特定價格的庫存項目。

1. 選取 [郵件] >[篩選收件者]。

2. 在 「篩選記錄」中，選取您要篩選的資料行。

   

3. 選取 [比較]，以及您要進行的比較類型。

   

4. 在 [比對值] 方塊中，輸入篩選條件的值。

5. 選取 [ 和] 或 [ 或]，然後視需要將另一個條件新增至篩選器。 例如，選取 [ 或]，在 [欄位] 清單中選擇 [城市]，選取 [ 等於]，然後輸入第二個城市的名稱。

6. 選取 [確定]。

7. 如需詳細資訊，請參閱 [查詢選項篩選] 對話方塊。

現在您已準備好在用於 Word 中的電子郵件合併或郵件合併的文件中插入合併列印欄位。