重要    Access Services 2010 和 Access Services 2013 將從下次發行的 SharePoint 中移除。 建議您不要建立新的 Web 應用程式,並將現有的應用程式移轉至替代的平台,例如 Microsoft Power Apps

當您建立或使用 Microsoft Access 應用程式時,即可使用動作列上的動作按鈕來執行各種工作,例如新增、修改或刪除記錄。 動作按鈕與檢視上的控制項相類似。 有些動作按鈕是預先定義的,意即不可變更,但是您可以將自訂動作按鈕新增至動作列以配合個別應用程式需求。 Access 應用程式中的每一個檢視,皆在動作列中顯示可從該檢視執行的特定預先定義動作。 本文概述預先定義的動作按鈕,並解釋如何將自訂動作按鈕新增至檢視。 若應用程式開發人員隱藏動作列,則不顯示動作按鈕。 若是將檢視的記錄來源設為唯讀,則動作按鈕也無法使用,因為您僅能檢視資料。

如需詳細資訊,請參閱建立 Access 應用程式

本文內容不適用於 Access 桌面資料庫。 如需桌面資料庫中表單和瀏覽的詳細資訊,請參閱建立 Access 表單

您想要做什麼?

概觀

[動作列] 所顯示的動作按鈕類型視您所使用的檢視而定。 預先定義的動作會自動執行特定工作。 如果將游標移到動作按鈕上方,就會顯示其功能。 下圖為 [動作列] 上的動作範例及其相對功能:

動作:

Access 應用程式中的動作列按鈕

功能:

新增

刪除

編輯

儲存

取消

[新增]、[刪除] 和 [儲存] 等動作是由 Access 預先定義的,可於顯示這些按鈕的內容中執行。 如果從檢視移除預先定義的動作,就無法重新加入。 預先定義的動作不可從任何檢視類型中修改。 大多數的檢視都可以新增自訂動作,請詳見後文。 在下一節,我們會介紹如何使用預先定義的動作。

[資料工作表] 檢視包括 [在 Excel 中下載] 動作按鈕。

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檢視及動作

Access 會在 [動作列] 中顯示特定的預先定義動作按鈕,並根據您可以從檢視中執行的工作來顯示該檢視。 下表針對各種檢視列出可用之預先定義的動作按鈕,及其啟用時機。

清單   :此檢視顯示最多動作數。 您可在 [清單] 檢視中使用 [新增]、[刪除]、[編輯]、[儲存] 及 [取消] 動作按鈕。

條件

啟用的動作

新增第一筆記錄時

[儲存] 及 [取消]

在已有其他記錄時新增記錄

[儲存] 及 [取消]

讀取可更新的資料時

[新增]、[刪除] 及 [編輯]

讀取不可更新的資料時

[無]

編輯記錄,但您沒有進行任何記錄變更

[取消]

編輯記錄而您未確認變更

[儲存] 及 [取消]

資料工作表檢視   :[新增]、[刪除] 及 [在 Excel 中下載] 動作按鈕可在 [資料工作表] 檢視中使用。 [新增] 及 [刪除] 會一直啟用,除非在新記錄上輸入資料。 [在 Excel 中下載] 動作按鈕會一直在 [資料工作表] 檢視中啟用。

摘要檢視   :所有動作按鈕均無法在 [摘要] 檢視中使用。

空白檢視   :設定記錄來源屬性後,動作按鈕只會出現在 [空白] 檢視的 [動作列] 中。 [空白] 檢視中顯示的動作按鈕是從 [清單] 檢視繼承而來。

附註: 若是透過 [摘要] 檢視來開啟檢視做為快顯視窗,則不會為檢視啟用預先定義的動作按鈕。 從 [摘要] 檢視來開啟檢視做為快顯視窗時,Access 將資料設定為無法更新。

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預先定義的動作

Access 應用程式提供六個預先定義的動作按鈕 (視您選取的檢視類型而定),並且會顯示在 [動作列] 上。 顯示的預先定義動作數則取決於檢視類型。 雖然預先定義的動作按鈕不可編輯,但是在 [動作列] 上的顯示順序可以變更,也可以在檢視中隱藏整個 [動作列]。

附註:  不建議隱藏 [動作列],除非您為應用程式提供替代的瀏覽選項。

下表列出預先定義的動作按鈕,功能以及其鍵盤快速鍵:

按鈕

動作

鍵盤快速鍵

動作列上的 [新增記錄] 按鈕

新增記錄

N 或 Alt + N

動作列上的 [刪除記錄] 動作按鈕

刪除記錄

Delete

動作列上的 [編輯] 動作按鈕

編輯記錄

E 或 Alt + E

動作列上的 [儲存] 動作按鈕

儲存記錄

CTRL+S

動作列上的 [取消] 動作按鈕

取消變更

ESC 鍵

動作列上的下載至 Excel 動作按鈕

在 Excel 中下載

附註:  當您在 Access 應用程式中建立新的 [空白] 檢視時,在您定義檢視的記錄來源之前,預先定義的動作按鈕不會顯示。

使用預先定義的動作

新增記錄

如果檢視具有可更新的記錄來源,則可在 [清單] 和 [資料工作表] 檢視中使用 [新增記錄] 動作按鈕。 如果檢視具有定義的記錄來源並可更新,也可以在 [空白] 檢視中使用 [新增記錄] 動作按鈕。 使用 [新增] 動作按鈕將一筆新記錄加入資料表。 要使用此動作,請開啟 Access 應用程式後如下操作:

  1. 按一下 [清單視圖。 (您也可以從資料工作表和空白視圖新增記錄。)

  2. 按一下屬性按鈕,然後按 [以瀏覽器開啟]

    快顯功能表顯示 [以瀏覽器開啟]、[編輯]、[重新命名]、[複製] 及 [刪除]

  3. 在網頁瀏覽器中開啟清單檢視後按一下 [新增]動作列上的 [新增記錄] 按鈕,隨即會顯示這些欄位。

    新增記錄至清單檢視

    附註:  此時只能使用 [儲存] 和 [取消] 動作。

  4. 加入新記錄的資訊後,按一下 [儲存]動作列上的 [儲存] 動作按鈕

重覆步驟 3 和步驟 4 以新增更多記錄。

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刪除記錄

如果檢視具有可更新的記錄來源,則可在 [清單]、[空白] 和 [資料工作表] 檢視中使用 [刪除] 記錄動作按鈕。

  1. 若要刪除記錄,請以 [資料工作表]、[空白] 或 [清單] 檢視開啟資料表。

  2. 選取記錄,然後按一下 [刪除]動作列上的 [刪除記錄] 動作按鈕 動作。

  3. 當 Access 要求您確認刪除動作時,請選下列其中一個選項:

    • 若要取消刪除動作,請按一下 [否]

    • 若要繼續刪除動作,請按一下 [是]。

當您刪除記錄時,該記錄就不再出現於檢視中,並會看到下列變更:

  • 刪除記錄後,會顯目提示鄰接的下一筆記錄。

  • 若刪除資料表最後一筆記錄,則會醒目提示前一筆記錄。

  • 會顯示資料表剩餘的記錄,若是剩下的唯一一筆記錄,則會切換顯示無記錄的檢視。

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編輯記錄

只有當檢視具有可更新的記錄來源時,才能在 [清單] 和 [空白] 檢視中使用 [編輯]動作列上的 [編輯] 動作按鈕 記錄動作按鈕。 當您開啟 [清單] 或 [空白] 檢視時,可使用 [編輯]、[新增] 及 [刪除] 動作按鈕。

  1. 若要編輯現有記錄,請在網頁瀏覽器的 [清單] 檢視中開啟資料表,然後按一下 [編輯] 記錄動作按鈕。

  2. 進行必要的變更,然後按一下 [儲存] 動作按鈕。

    當您一開始修改欄位中的資料時,[取消] 以及 [儲存] 動作即可以使用。

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儲存記錄

[儲存] 記錄動作按鈕僅在您於 [清單] 或 [空白] 檢視中修改記錄資訊後才可以使用。 當您按下 Access 應用程式中的 [儲存] 記錄動作按鈕時,就會將修改過的資料送往伺服器。 若儲存發生衝突,Access 會顯示錯誤訊息。

附註:  當記錄處於閱讀模式,或檢視具有無法更新的記錄來源時,就無法使用 [儲存] 記錄動作按鈕。

附註: [資料工作表] 檢視不包含 [儲存] 記錄動作按鈕,因為當您移到不同的記錄時,Access 會自動嘗試儲存任何記錄變更。

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取消變更記錄

若記錄有未儲存的變更,且檢視有可更新的記錄來源,您就可以從 [清單] 和 [空白] 檢視中取消任何資料修改。

在變更記錄中的資料後短時間內取消變更:

  • 按一下 [取消] 動作按鈕。 最近編輯的欄位會顯示資料庫內儲存的值。

    [儲存] 及 [取消] 動作按鈕在您執行取消動作時即無法使用,且欄位會變更為唯讀模式。

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在 Excel 中下載

您可以從 [資料工作表] 檢視中,將 Access 應用程式中的記錄下載至 Excel。

若要將記錄下載到 Excel:

  1. 在網頁瀏覽器中檢視應用程式時,按一下 [資料工作表] 檢視。

  2. 按一下 [在 Excel 中下載]動作列上的下載至 Excel 動作按鈕動作按鈕。

    [資料工作表檢視] 上的在 Excel 中下載動作按鈕

  3. 按一下 [開啟] 以開啟 Excel 試算表,按一下 [儲存] 將試算表儲存至資料夾,或按一下 [取消] 取消將記錄下載到 Excel。

  4. Excel 隨即顯示 [資料工作表] 檢視中的記錄。

    Excel 試算表,顯示跨三欄的三個記錄資料

    提示: 如果您先使用 [資料工作表] 檢視中的篩選選項來限制顯示較小的記錄集,然後再按一下 [在 Excel 中下載] 動作按鈕,Access 仍可將檢視的記錄來源中的所有記錄下載到 Excel。 如果您要下載較小的記錄集,您可以用 OpenPopup 動作,從不同的檢視中開啟 [資料工作表] 檢視,並使用 Where 子句引數,將記錄篩選成較小的子集。 在此情況下,如果您在 [資料工作表] 檢視中按一下 [在 Excel 中下載] 動作按鈕,Access 會將較小的記錄子集下載到 Excel。

附註: [在 Excel 中下載] 動作按鈕無法從 [資料工作表] 檢視中移除。 如果您不要顯示此動作按鈕,您必須隱藏 [資料工作表] 檢視的 [動作列]。

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移動和隱藏動作

Access 會以預定順序顯示每一個檢視上的動作按鈕。 如果您想要變更任何動作按鈕的顯示順序,請按住按鈕,然後將其拖曳至 [動作列] 上的新位置。 變更動作按鈕的順序並不會變更其使用 Access 應用程式時的行為。 按下 Tab 的移動順序會自動變更符合新順序。

如果您移除檢視中的動作按鈕,您稍後就無法還原動作按鈕。 如果您想要還原已刪除的動作按鈕,請建立另一個新檢視。

您可以透過使用者介面巨集來隱藏動作按鈕。 使用 SetProperty 動作,然後選取 [屬性] 方塊中的 [可見],在 [值] 方塊中輸入 [是] 或 [否]。 在 [控制項名稱] 方塊中,輸入適當的動作按鈕名稱。 若要尋找自訂動作的名稱,請在 Access 中開啟處於設計模式的檢視,按一下自訂動作,然後按一下 [資料] 屬性按鈕。 自訂動作的名稱會列在 [控制項名稱] 方塊中。

動作

動作按鈕名稱

新增記錄

addActionBarButton

刪除記錄

deleteActionBarButton

編輯記錄

editActionBarButton

儲存記錄

saveActionBarButton

取消變更

cancelActionBarButton

附註: 在資料工作表的畫面中,您無法移除 Excel 中的下載動作按鈕、將其移至不同的顯示位置,或使用使用者介面宏將其隱藏。 不會顯示 Excel 中下載動作按鈕的名稱。

瞭解如何透過使用者介面巨集來自訂檢視。

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顯示和隱藏動作列

如果您有權限變更 Access 應用程式的設計,您可以選擇顯示或隱藏特定檢視的整個動作列。 如果選擇隱藏檢視的動作列,則當您在網頁瀏覽器中開啟檢視時,將無法使用所有預先定義及自訂的動作按鈕。

若要變更動作列的能見度,請從開啟的 Access 應用程式中完成下列步驟:

  1. 按一下要變更的檢視。 您可以選擇 [清單]、[空白] 或 [資料工作表] 檢視。

  2. 按一下屬性按鈕,然後按一下[編輯],在 [編輯] 模式中開啟檢視以進行設計變更。

  3. 按一下檢視的 [格式化] 屬性按鈕。

    [格式設定] 功能表上的 [巨集指令列可見] 內容

    如果找不到檢視的 [格式化] 屬性按鈕,請按一下遠離任何控制項的檢視格線中的空白處。

  4. 若要顯示 [動作列],請選取 [巨集指令列可見] 屬性方塊中的 [可見]。 若要隱藏 [動作列],請選取 [巨集指令列可見] 屬性方塊中的 [隱藏]。

  5. 儲存您的檢視變更。

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建立並使用自訂動作

若您擁有權限可以變更 Access 應用程式的設計,則可新增動作至 [動作列],並使用巨集自訂以滑鼠按下時執行。 您也可以從 Access 應用程式設計工具中變更現有的巨集動作。

您可以在單一檢視中最多加入七個自訂動作。 達到上限時,Access 會顯示訊息來表示已達上限。 若看到此訊息,只要將現有的自訂動作刪除後,即可再新增動作。

自訂動作與預先定義的動作不同,自訂動作可以建立和修改。 您也可以選擇自訂動作的圖示及其在 [動作列] 上的位置。

  • 若要變更自訂動作的顯示順序,請按一下自訂動作按鈕,並將其拖曳至 [動作列] 上的新位置。 Tab 順序會自動變更以反映新順序。

新增自訂動作

  1. 開啟 Access 應用程式,從 [功能窗格] 以滑鼠右鍵按一下要新增動作的檢視,然後按一下 [開啟]。

    提示:  若看不到 [功能窗格],請從 [常用] 索引標籤中按一下 [功能窗格]

  2. 按一下 [新增自訂巨集指令] 按鈕。

    新增自訂巨集指令到動作列。

  3. 按一下以選擇該自訂動作,然後按下方的 [資料] 屬性按鈕。

    Access 應用程式中的 [新增自訂控制項]

  4. 要自訂動作,請修改下列屬性:

    • [控制項名稱]:輸入動作名稱。

    • [圖示]:按一下預設圖示旁的箭頭,再從圖庫選擇圖示。 請確定不要選擇 [動作列] 已有的圖示,否則會出現重複的圖示。

    • [工具提示]:可為此動作加入簡短描述。 新增工具提示為選擇性,但是有助於他人瞭解按下按鈕後將執行什麼動作。

  5. 按下 [按一下],為此按鈕新增巨集動作。

  6. 以滑鼠右鍵按一下 [巨集] 索引標籤,並儲存後關閉。

瞭解如何透過使用者介面巨集來自訂檢視。

編輯自訂動作

  1. 按一下以選取動作。

  2. 按一下 [資料] 屬性按鈕,然後變更內容。

刪除自訂動作

  • 選取動作後,按下鍵盤的 Delete。

您也可以同時選取並刪除多個自訂動作。 刪除動作時,會從 [動作列] 移除其圖示,而不會從圖示圖庫中移除。

復原被刪除的自訂動作

  • 按一下 [快速存取工具列] 上的 [復原] 按鈕 按鈕影像

移動 [動作列] 上的自訂動作按鈕

  • 按住按鈕後,拖曳至 [動作列] 上的新位置。

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