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隨著收件匣越來越滿,您可能會想尋找新的方式來處理所有電子郵件。 規則可協助您排序所有專案,並優先取得最重要的郵件。 Mac 版 Outlook 可以根據您設定的條件,自動對內送或待發郵件執行規則。

規則是根據您指定的條件,自動對內送或待發郵件執行的動作。 您可以建立規則來協助保持井然有序。 例如,您可以建立規則,以自動將郵件歸檔至資料夾或將郵件指派至類別。

附註: 您只能在 Mac 版 Outlook 中建立伺服器規則,不再支援客戶端規則。

建立新規則

  1. 在 Outlook 功能表上,選取 [設定]

  2. 在 [ 電子郵件] 底下,選取 [規則]

  3. 若要建立新的空白規則,請選取 [新增規則]

  4. 在 [ 規則] 視窗中, 命名您的規則

  5. 選取條件:使用此條件選取規則的準則。 使用向下鍵檢視和選取您要使用的準則。 如果該準則含有其他選項,請在顯示的視窗中輸入這些項目。

  6. 選取動作:使用此動作來選取當郵件送達符合您所選準則時所要採取的動作。

  7. [規則] 的更多選項:

    • 選取 [ 新增其他條件] 以新增其他條件或動作至規則。

    • 選取 [ 新增例外],將例外新增到規則。

    • 根據預設, [停止處理更多規則] 選項已開啟。 在開啟此選項的狀況下,當抵達的郵件符合多個規則的準則時,則只會套用第一個規則。 若沒有此設定,系統會套用郵件符合準則的所有規則。 如果您只想要套用特定規則,請將該規則放在清單中高於其他規則的值,然後編輯第一個規則以新增選項以停止處理更多規則。

編輯現有的規則

  1. 在 Outlook 功能表上,選取 [設定]

  2. 在 [ 電子郵件] 底下,選取 [規則]

  3. 在 [規則] 視窗中,選取 [編輯規則[編輯鉛筆] 按鈕] 按鈕。

  4. 進行您想要的編輯后,選取 [儲存 ]

刪除規則

  1. 在 Outlook 功能表上,選取 [設定]

  2. 在 [ 電子郵件] 底下,選取 [規則]

  3. 選取您要刪除的規則旁的 [ 刪除規則 Outlook 垃圾桶刪除按鈕圖示 ] 按鈕。

    提示: 如果您只想要關閉規則而非刪除規則,您可以關閉規則旁的切換開關。

規則的其他相關信息

  • 規則會以出現在 [規則] 視窗中的順序從上到下執行。 若要變更規則的順序,請選取您要移動的規則,然後選取向上鍵或向下鍵,將規則移至您要在清單中的位置。

  • 您可以使用規則旁的切換開關來開啟或關閉規則。

  • 您可以選取 [立即執行 規則] [播放] 按鈕來立即執行規則。

根據寄件者的名稱或連絡人群組建立規則

您可以建立規則,將所有郵件從 [名稱] 移至名為「來自 [名稱] 的郵件」的資料夾。 如果您收到來自 聯繫人群組的郵件, (又稱為通訊組清單),您也可以自動將它移到特定資料夾。

  1. 若要建立資料夾以根據規則存放所傳送的電子郵件訊息,請選取根目錄信箱,在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [新增資料夾],輸入資料夾的名稱,然後按下 Enter。

    提示: 如果您已經建立資料夾,請跳到步驟 2。

  2. 在郵件清單中,按兩下您要為其建立規則的寄件者或收件者的電子郵件訊息。

  3. [常用] 索引標籤上,按一下 [規則],然後按一下 [移動以下 (寄件者名稱) 的郵件 ][移動以下 (收件者的名稱) 的郵件]

    規則:移動郵件...

  4. 在資料夾搜尋方塊中,開始輸入您要將郵件移至的資料夾名稱。

  5. 您所需的資料夾出現時,按一下資料夾名稱、按一下 [選擇],然後按一下 [確定]

    尋找並選擇資料夾

    附註: 如果您建立多個規則,Outlook 會依照 [規則] 視窗中列出的順序執行 規則

根據現有郵件建立規則

當您從現有郵件建立規則時,系統會自動在規則指示中預先填入發件者、收件者和主旨。

  1. 若要建立資料夾以根據規則存放所傳送的電子郵件訊息,請選取根目錄信箱,在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [新增資料夾],輸入資料夾的名稱,然後按下 Enter。

    提示: 如果您已經建立資料夾,請跳到步驟 2。

  2. 在郵件清單中,按一下您要從中建立規則的郵件。

  3. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [規則],然後按一下 [建立規則]

  4. [新郵件送達時] 底下,編輯準則以符合需求。

    從現有電子郵件訊息建立規則

    若要移除條件,請按一下 [移除搜尋準則] 按鈕。 若要新增條件,請按一下 [新增搜尋準則] 按鈕

  5. [執行下列動作] 底下,選擇您要在傳送或接收電子郵件時發生的情況。 例如,當您收到某人寄來的電子郵件時,請選擇 [移至資料夾],選取您要將電子郵件移至的資料夾,然後按兩下 [ 選擇資料夾]。 在 [ 搜尋] 方 塊中,尋找您為此規則建立的資料夾,按兩下 [ 選擇],然後按兩下 [ 確定]

建立IMAP或 POP 帳戶的自訂規則

使用此程式建立 IMAP 或 POP 帳戶的自訂規則。 部分IMAP和 POP 因特網服務提供者包括:Gmail、Yahoo!、AOL 和 Hotmail/Outlook.com。

附註: 如果您不知道自己擁有的帳戶類型,請參閱 瞭解您擁有的帳戶類型

  1. [工具] 功能表上按一下 [規則]

  2. 在 [ 規則] 方塊的左窗格中,按兩下 [ 客戶端規則] 底下的帳戶類型。

  3. 在 [ 規則] 方塊底部,按兩下 [ 新增 新增] 。

  4. [規則名稱] 方塊中,輸入規則的名稱。

    為這個規則命名

  5. 在 [ 新郵件送達時] 底下,按兩下第一個方塊上的箭號以開啟清單,然後選擇您要識別的資訊類型。

    按一下>形箭號以開啟清單

  6. 在 [ 新郵件送達時] 底下,繼續從左到右移動,按兩下箭號並選取規則的條件。

    若要移除條件,請按一下 [移除搜尋準則] 按鈕。 若要新增條件,請按一下 [新增搜尋準則] 按鈕

  7. [執行下列動作] 底下,指定您要規則執行的動作。

  8. 按一下 [確定]

建立用於 Exchange 帳戶的自訂規則

如果您的帳戶是在 Exchange 伺服器上執行,請使用此程式。

附註: 如果您不知道自己擁有的帳戶類型,請參閱 瞭解您擁有的帳戶類型

  1. [工具] 功能表上按一下 [規則]

  2. 在 [ 規則 ] 方塊的左窗格中,按兩下 [EXCHANGE SERVERS] 底下的帳戶名稱。

  3. 在 [新郵件送達時] 底下,按兩下第一個方塊上的箭號以開啟清單,然後選擇您要識別的資訊類型,例如寄件者、收件者主旨

  4. 在 [ 新郵件送達時] 底下,繼續從左到右移動,按兩下箭號並選取規則的條件。

  5. 按兩下 [新增搜尋字詞],然後在搜尋清單中,針對您要新增的每個字詞按兩下 [ 新增 新增 ]。

找出您擁有的帳戶類型

如果您嘗試在 Mac 版 Outlook中建立規則,但不知道您擁有的電子郵件帳戶類型,以下是找出方法:

  1. [規則] 方塊中,按一下 [全部顯示]

  2. [Outlook 偏好設定] 方塊的 [個人設定] 中,按一下 [帳戶]

  3. [帳戶] 方塊的左窗格中,按一下您為其建立規則的帳戶。

    [帳戶] 方塊的右上窗格中,您會看到帳戶類型,例如 IMAP 帳戶、Exchange 帳戶或 POP 帳戶。

  4. 若要返回 [ 規則] 方塊,請按兩下 [ 全部顯示],然後在 [ 電子郵件] 底下,按兩下 [ 規則]

    在 [電子郵件] 之下,按一下 [規則]。

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