隨著收件匣越來越滿,您可能會想尋找新的方式來處理所有電子郵件。 規則可協助您排序所有專案,並先取得最重要的郵件。 Mac 版 Outlook 根據您設定的條件,自動在內收或外寄郵件上執行規則。

規則是根據您指定的條件,自動對傳入或外寄郵件執行的動作。 您可以建立規則,協助保持井井有條。 例如,您可以建立規則,以自動將郵件歸檔至資料夾或將郵件指派至類別。

重要: 自 2020 Mac 版 Outlook (年 10 月) ,系統僅提供伺服器規則,不再支援用戶端規則。

附註: 按一下展開 (>) 以查看下方每個標題的內容。

您可以建立規則,將 [name]的所有郵件移至名為「郵件從 [name]]」的資料夾。 如果您從連絡人群組或 (通訊 組清單) 接收郵件,您也可以自動將其移至特定資料夾。

  1. 若要建立資料夾以根據規則存放所傳送的電子郵件訊息,請選取根目錄信箱,在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [新增資料夾],輸入資料夾的名稱,然後按下 Enter。

    提示: 如果您已經建立資料夾,請跳到步驟 2。

  2. 在郵寄清單中,按一下要建立規則之寄件者或收件者的電子郵件訊息。

  3. [常用] 索引標籤上,按一下 [規則],然後按一下 [移動以下 (寄件者名稱) 的郵件 ][移動以下 (收件者的名稱) 的郵件]

    規則:移動郵件...

  4. 在資料夾搜尋方塊中,開始輸入要移動郵件的資料夾名稱。

  5. 您所需的資料夾出現時,按一下資料夾名稱、按一下 [選擇],然後按一下 [確定]

    尋找並選擇資料夾

    附註: 

    • 如果您擁有 Microsoft Exchange Server 2010 或更新版本所管理的 Microsoft Exchange 帳戶,規則會自動儲存在伺服器上。

    • 如果您建立多個規則,Outlook規則在規則視窗中列出的順序執行規則。

當您從現有郵件建立規則時,寄件者、收件者及主體會自動預先填入規則指示中。

  1. 若要建立資料夾以根據規則存放所傳送的電子郵件訊息,請選取根目錄信箱,在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [新增資料夾],輸入資料夾的名稱,然後按下 Enter。

    提示: 如果您已經建立資料夾,請跳到步驟 2。

  2. 在郵件清單中,按一下您要從中建立規則的郵件。

  3. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [規則],然後按一下 [建立規則]

  4. [新郵件送達時] 底下,編輯準則以符合需求。

    從現有電子郵件訊息建立規則

    若要移除條件,請按一下 [ [移除搜尋準則] 按鈕。 若要新增條件,請按一下 [ [新增搜尋準則] 按鈕

  5. 執行下列操作下,選擇傳送或接收電子郵件時要執行什麼操作。 例如,當您收到某人的電子郵件時,選擇 [移至資料夾,選取您想要將電子郵件訊息移至的資料夾,然後按一下 [選擇資料夾> 。 在 [ 搜尋」 方塊中,尋找您為此規則建立的資料夾,按一下 [ 選擇,然後按一下 [確定

使用此程式為 IMAP 或 POP 帳戶建立自訂規則。 部分 IMAP 和 POP 網際網路服務提供者包括:Gmail、Yahoo!、AOL 和 Hotmail/Outlook.com。

附註: 如果您不知道您擁有的帳戶類型,請參閱瞭解 您擁有的帳戶類型

  1. [工具] 功能表上按一下 [規則]

  2. 在 [規則」方塊的左窗格中,按一下 [用戶端規則> 下的帳戶類型。

  3. 在 [規則」 方塊底部, 按一下 [ 新增 新增

  4. [規則名稱] 方塊中,輸入規則的名稱。

    為這個規則命名

  5. 在新 郵件送達時,按一下第一個方塊上的箭鍵以開啟清單,然後選擇您想要識別的資訊類型。

    按一下>形箭號以開啟清單

  6. 在新 郵件送達時,繼續從左至右移動,按一下箭箭,然後選取規則的條件。

    若要移除條件,請按一下 [ [移除搜尋準則] 按鈕。 若要新增條件,請按一下 [ [新增搜尋準則] 按鈕

  7. 執行下列動作下,指定您希望規則執行的動作。

  8. 按一下 [確定]

如果您的帳戶在伺服器執行,請使用Exchange程式。

附註: 如果您不知道您擁有的帳戶類型,請參閱瞭解 您擁有的帳戶類型

  1. [工具] 功能表上按一下 [規則]

  2. 在 [規則」方塊的左窗格中,按一下EXCHANGE SERVERS下的帳戶名稱。 (此選項僅適用于由 2010 Microsoft Exchange Server更新版本管理的帳戶。)

  3. 在新郵件送達時,按一下第一個方塊上的箭鍵以開啟清單,然後選擇您想要識別的資訊類型,例如 [寄件者、收件者或主體

  4. 在新 郵件送達時,繼續從左至右移動,按一下箭箭,然後選取規則的條件。

  5. 按一下[新增搜尋字詞>,然後在搜尋清單中,針對 新增 字詞按一下 [新增搜尋字詞> 。

如果您嘗試在 Mac 版 Outlook中建立規則,但不知道您擁有哪種類型的電子郵件帳戶,請執行以下操作:

  1. [規則] 方塊中,按一下 [全部顯示]

  2. [Outlook 偏好設定] 方塊的 [個人設定] 中,按一下 [帳戶]

  3. [帳戶] 方塊的左窗格中,按一下您為其建立規則的帳戶。

    [帳戶] 方塊的右上窗格中,您會看到帳戶類型,例如 IMAP 帳戶、Exchange 帳戶或 POP 帳戶。

  4. 若要返回 [規則> 方塊, 請按一下 [全部 顯示」,然後按一下 [ 電子郵件的規則> 。

    在 [電子郵件] 之下,按一下 [規則]。

另請參閱

從 Outlook 傳送 [不在辦公室] 自動回覆

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