您可以在郵件上設定敏感度層級,協助收件者知道您傳送郵件時的敏感度。
不過,敏感度層級並不會阻止收件者對郵件採取任何動作。 接收您電子郵件的人員可以對郵件採取任何想要的動作,例如將機密郵件轉寄給其他人。 若要限制收件者可對您傳送的郵件採取的動作,我們建議您使用 Office 365 郵件加密或資訊版權管理 (IRM) 如果貴組織有提供這些功能的話。
附註: 本文所述 的敏感度層級與 敏感度標籤不同。 敏感度標籤是Microsoft 365 功能,可讓您將標籤套用至電子郵件或檔案,使其符合貴組織的安全策略。 如需敏感度標籤的詳細資訊,請參閱 在 Office 中將敏感度標籤套用至您的檔案和電子郵件。
設定郵件的敏感度層級
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在草稿電子郵件訊息中,按兩下 [檔案 > 內容]。
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在 [設定] 底下的 [敏感度] 列表中,選取 [標準]、[ 個人]、[ 私人] 或 [ 機密]。
預設值為 Normal。 -
選取 [關閉]。 郵件撰寫完畢之後,請選取 [傳送]。
收件者會在收到的郵件 資訊列 中看到下列文字,視 敏感度設定而 定:
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如果是 [普通],不會為郵件指定敏感度層級。 因此,資訊列不會顯示任何文字。
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如果是 [私人],收件者會在資訊列中看到 [請將此視為私人 ]。
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如果是 個人版,收件者會在資訊列中看到 [請將此視為個人 ]。
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如果是 [機密],收件者會在資訊列中看到 [請將此視為機密 ]。
注意: 收件者的收件匣規則不會轉寄或重新導向具有 [ 私人 ] 敏感度層級的郵件。
設定所有新郵件的預設敏感度等級
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按一下 [檔案] > [選項] > [郵件]。
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在 [傳送郵件] 底下,選取 [預設敏感度] 層級清單中的 [標準]、[個人]、[私人] 或 [機密]。
使用 IRM 限制郵件的許可權
若要限制收件者可以對您傳送的郵件執行哪些動作,您必須使用資訊版權管理 (IRM) 。 您的系統管理員必須先安裝 IRM,您才能對電子郵件訊息套用限制。 如果您在 [選項] 索引標籤上沒有看到 [權限] 按鈕,表示可能沒有設定 IRM。
在電子郵件訊息中,選取 [ 選項 ] 索引標籤上的 [許可權]。
Outlook 會設定 [ 不要轉寄 ] 許可權 (,這樣也會防止列印) ,並將下列文字新增至郵件的頂端:
重要: IRM 無法防止內容遭到惡意程式或計算機病毒清除、竊取、損毀或擷取及傳送。 它也無法阻止其他人手寫內容、重新輸入內容,或是擷取訊息的數位相片或螢幕快照。
提示:
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Outlook 有各種不同的其他許可權設定可供選擇。 若要查看清單,請選取 [權 限 ] 按鈕下方的向下箭號。
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