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您可以在郵件上設定敏感度層級,協助收件者知道您傳送郵件時的敏感度。

不過,敏感度層級並不會阻止收件者對郵件採取任何動作。 接收您電子郵件的人員可以對郵件採取任何想要的動作,例如將機密郵件轉寄給其他人。 若要限制收件者可對您傳送的郵件採取的動作,我們建議您使用 Office 365 郵件加密或資訊版權管理 (IRM) 如果貴組織有提供這些功能的話。

附註: 本文所述 的敏感度層級敏感度標籤不同。 敏感度標籤是Microsoft 365 功能,可讓您將標籤套用至電子郵件或檔案,使其符合貴組織的安全策略。 如需敏感度標籤的詳細資訊,請參閱 在 Office 中將敏感度標籤套用至您的檔案和電子郵件。 

設定郵件的敏感度層級

  1. 在草稿電子郵件訊息中,按兩下 [檔案 > 內容]

  2. [設定] 底下的 [敏感度] 列表中,選取 [標準]、[ 個人]、[ 私人] 或 [ 機密]預設值為 Normal

  3. 選取 [關閉]。 郵件撰寫完畢之後,請選取 [傳送]

[敏感度] 選項

收件者會在收到的郵件 資訊列 中看到下列文字,視 敏感度設定而 定:

  • 如果是 [普通],不會為郵件指定敏感度層級。 因此,資訊列不會顯示任何文字。

  • 如果是 [私人],收件者會在資訊列中看到 [請將此視為私人 ]。

  • 如果是 個人版,收件者會在資訊列中看到 [請將此視為個人 ]。

  • 如果是 [機密],收件者會在資訊列中看到 [請將此視為機密 ]。

    標示為「機密」的電子郵件

注意: 收件者的收件匣規則不會轉寄或重新導向具有 [ 私人 ] 敏感度層級的郵件。 

設定所有新郵件的預設敏感度等級

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [郵件]。

  2. 在 [傳送郵件] 底下,選取 [預設敏感度] 層級清單中的 [標準]、[個人]、[私人] 或 [機密]。

使用 IRM 限制郵件的許可權

若要限制收件者可以對您傳送的郵件執行哪些動作,您必須使用資訊版權管理 (IRM) 。 您的系統管理員必須先安裝 IRM,您才能對電子郵件訊息套用限制。 如果您在 [選項] 索引標籤上沒有看到 [限] 按鈕,表示可能沒有設定 IRM。

在電子郵件訊息中,選[ 選項 ] 索引標籤上的 [許可權]。

按一下 [選項] 索引標籤上的 [權限]。

Outlook 會設定 [ 不要轉寄 ] 許可權 (,這樣也會防止列印) ,並將下列文字新增至郵件的頂端:

將「不可轉寄」訊息新增到您的電子郵件。

重要: IRM 無法防止內容遭到惡意程式或計算機病毒清除、竊取、損毀或擷取及傳送。 它也無法阻止其他人手寫內容、重新輸入內容,或是擷取訊息的數位相片或螢幕快照。

提示: 

  • Outlook 有各種不同的其他許可權設定可供選擇。 若要查看清單,請選取 [權 ] 按鈕下方的向下箭號。

  • [選項] 索引標籤上的權限設定

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