總結:   瞭解檔管理解決方案的元素,以及 2013 年 SharePoint程式。

本文包含檔管理解決方案中以 SharePoint Server 2016為基礎的各種元素的#x0。

檔管理會控制您組織的檔的生命週期,包括檔的建立、審查及發佈方式,以及檔最終處置或保留方式。 雖然「管理」一詞表示資訊是由組織高層控制,但有效的檔管理系統應反映使用它的組織文化。 您用於檔管理的工具應有足夠的彈性,讓您能緊密控制檔的生命週期 ,如果符合企業的文化與目標,也可以讓您實做較寬鬆結構化的系統 ,如果更符合企業。

檔管理系統的元素

有效的檔管理解決方案會指定下列專案:

  • 組織可以建立哪些類型的檔和其他內容。

  • 每種檔案類型要使用哪些範本。

  • 要針對每一種檔提供哪些中繼資料。

  • 在檔生命週期的每個階段儲存檔的位置。

  • 如何在檔生命週期的每個階段控制檔的存取權。

  • 當小組成員參與檔的建立、審查、核准、發佈和處置時,如何在組織中移動檔。

SharePoint Foundation 2013 包含可實施檔管理所有層面的功能。 SharePoint Server 2016 包含相同的功能,並新增下列專案:

  • 要適用于檔哪些原則,以便稽核檔相關動作、適當保留或處置檔,以及保護對組織重要的內容。

  • 如何將檔處理為公司記錄,這些記錄必須依照法律要求和公司指導方針進行保留。

若要確保資訊工作者可以輕鬆利用這些功能,而不需要離開日常作業和熟悉的工具, Microsoft Office 系統中的應用程式 ,例如 Microsoft Outlook 和 Word也包含支援檔生命週期中每個階段的功能。

規劃程式

檔管理規劃套裝程式含下列主要步驟:

  1. 識別檔管理角色      請確保您的計畫納入貴組織的重要專案關係人的意見,您擁有最佳的團隊來實施解決方案,以及知道誰將參與檔管理程式。

  2. 分析檔使用量      找出處理檔的人之後,請決定他們處理的檔種類及其使用方式。 詳細資訊請參閱識別使用者並分析伺服器 2010 (SharePoint的檔) 。

  3. 規劃檔的組織      您可以在網站集合、網站和文件庫中整理檔。 SharePoint Server 2016 提供一系列功能,可協助組織及儲存檔,從特殊網站到結構松松的文件庫,以便快速建立和共同處理檔。 在文件庫中,您可以另外將內容整理成資料夾和子資料夾。 詳細資訊,請參閱在 Server 2010 (SharePoint規劃文件庫) 。

  4. 規劃內容在位置之間移動      在檔生命週期的不同階段,可能需要將檔從一個網站或文件庫移動或複製到另一個網站或文件庫。 詳細資訊,請參閱在文件庫規劃中的 「規劃內容流程」 (SharePointServer 2010) 。

  5. 規劃內容類型      使用內容類型來整理檔相關資訊,例如中繼資料、檔範本和工作流程程式。 這是一項重要步驟,可協助組織檔,並在整個組織中強制執行一致性。 詳細資訊請參閱 Server 2010 (SharePoint的內容類型和工作流程) 。

  6. 規劃工作流程      當您為組織規劃工作流程時,您可以控制並追蹤檔在檔生命週期中每個參與者共同合作時,檔從一個團隊成員移至另一個團隊成員的方式。 SharePoint Server 2016 包括一般小組任務的工作流程,例如審查及核准檔。 SharePoint Server 2016 也支援建立及安裝自訂工作流程。 詳細資訊請參閱 Server 2010 (SharePoint的內容類型和工作流程) 。

  7. 規劃內容管理      您可以根據內容類型或儲存位置規劃適當的控制程度。 例如,您可能需要先將特定文件庫中的檔簽出,才能進行編輯。 詳細資訊,請參閱使用 Server 2010 (SharePoint版本、內容核准) 。

  8. 計畫政策      針對每一種內容類型,規劃資訊管理政策,以確保根據貴組織的機構與法律要求稽核、保留及處理檔。 SharePoint Server 2016 包括可執行稽核、檔保留和條碼 (以確保列印的內容可以與對應的電子版本關聯) 。 詳細資訊請參閱 Server 2010 (SharePoint資訊管理) 。

    附註: 在 SharePoint Foundation 2013中#x0。

(SharePoint Server 2010)

2010)

2010)

簽出規劃 (SharePoint Server 2010) 使用文件中心網站 (SharePoint伺服器 2010)

資訊管理原則規劃

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