如果檔案或電子郵件包含機密的公司或個人資訊,例如社會安全號碼、信用卡號碼、銀行帳戶號碼及國際識別碼,Office 可以設定為建議或自動將敏感度標籤套用至檔案或電子郵件。 這可協助您保持檔案和郵件符合貴組織的資訊保護原則,即使您尚未 手動套用敏感度標籤

附註: 如果您是 IT 系統管理員,正在尋找設定此功能的資訊,請參閱自動將敏感度標籤套用至內容。

Office如何自動套用或建議敏感度標籤

如需有關此功能在不同 Office 應用程式和平臺中的可用性資訊,請參閱管理 Office 應用程式中的敏感度標籤

Word、 Excel和PowerPoint

如果系統自動套用敏感度標籤,系統會顯示一個原則 提示 ,其中包含已套用的標籤名稱,以及來自系統管理員的選擇性訊息。 如果您想要關閉 [原則提示],可以選取 [確定] 或 [X]

自動套用敏感度標籤之 [原則秘訣] 的螢幕擷取畫面

如果建議使用敏感度標籤,系統會顯示一個原則 提示 ,其中包含建議的標籤名稱,以及來自系統管理員的選擇性訊息。 選 取 [套用敏感度 ] 套用標籤,或選取 [X ] 關閉 [原則提示 ],而不套用標籤。

建議敏感度標籤之 [原則秘訣] 的螢幕擷取畫面

在 Word中,觸發敏感度標籤建議的敏感性內容會以紅色底線和粉紅色醒目提示標示。 這可讓您選擇檢閱和移除敏感性內容,而不是套用建議的敏感度標籤。

Word 中醒目提示機密內容的螢幕擷取畫面

您可以選取 [原則提示] 中的 [顯示機密內容],一次檢閱檔中的所有機密內容。

附註: Microsoft 365 WordSemi-Annual通道的客戶目前無法使用此功能。

這會開啟 [編輯器窗格],其中會顯示檔中的機密內容概觀,以及一般的校正和修飾建議。 您可以選取機密內容類別別,例如「信用卡號碼」,使用 [編輯器窗格] 或操作功能表來檢閱及移除機密內容的所有實例。

[編輯器] 窗格中機密內容的螢幕擷取畫面

Outlook

如果系統自動套用敏感度標籤,系統會顯示一個原則 提示 ,其中包含已套用的標籤名稱,以及來自系統管理員的選擇性訊息。 選取 [確定][X ] 以關閉 [原則提示]

如果建議使用敏感度標籤,系統會顯示一個原則 提示 ,其中包含建議的標籤名稱,以及來自系統管理員的選擇性訊息。 選 取 [套用敏感度 ] 套用標籤,或選取 [X ] 關閉 [原則提示 ],而不套用標籤。

Word、 Excel和 PowerPoint

如果敏感度標籤自動套用,系統會顯示一個原則 提示 ,並顯示所套用的標籤名稱。 選取 [確定][X ] 以關閉 [原則提示]

如果建議使用敏感度標籤,系統會顯示原則提示 ,並顯示建議的標籤名稱。 選 取 [立即變更 ] 以套用建議的標籤,或選取 [X] 關閉 [原則提示 ],而不套用標籤。

附註: 只有在活頁簿儲存在OneDrive或SharePoint時,Mac 版 Excel中的自動標籤和建議才能運作。

Outlook 網頁版

如果敏感度標籤自動套用,提示會隨即出現,並顯示已套用的標籤名稱。

如果建議使用敏感度標籤,提示會隨即顯示,並顯示建議的標籤名稱。 選 取 [變更敏感度 ] 以套用建議的標籤,或選取 [ 關閉 ] 關閉筆尖而不套用標籤。

Word、 Excel和 PowerPoint

如果敏感度標籤自動套用,系統會顯示一個原則 提示 ,並顯示所套用的標籤名稱。 選取 [確定][X ] 以關閉 [原則提示]

自動套用敏感度標籤之 [原則秘訣] 的螢幕擷取畫面

如果建議使用敏感度標籤,系統會顯示原則提示 ,並顯示建議的標籤名稱。 選 取 [立即變更 ] 以套用建議的標籤,或選取 [X] 關閉 [原則提示 ],而不套用標籤。

建議敏感度標籤之 [原則秘訣] 的螢幕擷取畫面

Outlook 網頁版

如果敏感度標籤自動套用,提示會隨即出現,並顯示已套用的標籤名稱。

自動套用敏感度標籤提示的螢幕擷取畫面

如果建議使用敏感度標籤,提示會隨即顯示,並顯示建議的標籤名稱。 選 取 [變更敏感度 ] 以套用建議的標籤,或選取 [ 關閉 ] 關閉筆尖而不套用標籤。

建議敏感度標籤提示的螢幕擷取畫面

當Office無法套用或建議敏感度標籤時

Office 不會在下列情況自動套用敏感度標籤:

  • 敏感度標籤已手動套用至檔案或電子郵件。

  • 檔案或電子郵件的標籤敏感度會高於自動套用的標籤。

如果出現下列情況,Office 不建議使用敏感度標籤:

  • 檔案或電子郵件的敏感度標籤,其敏感度會等於或高於建議的標籤。

Office如何偵測機密資訊

  • 在 Word、 Excel和 PowerPoint中,當您開啟檔並在背景繼續編輯時,偵測功能會自動啟動。

  • 在 Windows 版 Outlook中,當您撰寫新郵件或回復或轉寄現有郵件時,系統會自動啟動偵測。

  • 在 Outlook 網頁版中,儲存郵件草稿時會偵測到郵件。

附註: 因為這項功能會透過Microsoft 365服務來分析您的資料,您可能會擔心資料安全性。 如需詳細資訊,請參閱Office中的連線體驗

需求

必須符合下列條件,Office才能自動套用或建議敏感度標籤:

限制

  • Office 並不會防止使用者在偵測到敏感性字詞之前儲存或關閉檔案或傳送電子郵件訊息。 這表示可能不一定都能完成自動敏感度標籤。

    如需涵蓋範圍,系統管理員應使用Azure 資訊保護掃描器Microsoft 雲端應用程式安全性,為其餘內容設定自動敏感度標籤。

  • 在 Excel中,會對活頁簿儲存格中的內容子集進行範例以供評估,而且可能會遺漏該樣本以外的機密資訊。 例如,在 Excel 網頁版中,樣本限制大約是 2 MB 和 2000 個儲存格。 我們正在努力擴充此範例大小,以涵蓋更多活頁簿。

  • 將不會偵測到特定物件中包含的機密資訊。 範例包括:

    • 筆跡

    • 內嵌檔案

    • 儲存格以外的物件,例如樞紐分析表或 SmartArt (Excel)

    • 含有公式或計算輸出 (Excel) 的儲存格

    • 網頁 (Word 的批註、頁首、頁尾、註腳、章節附註和文字方塊)

    • 批註、頁首、頁尾、註腳、章節附註和文字方塊 (Excel)

    • 圖案和 SmartArt (Word)

    • 附注 (PowerPoint)

  • 當您開啟或編輯敏感性內容時,系統可能會在自動套用或建議使用標籤之前發生延遲。 延遲的長度會根據評估的內容量和網際網路連線的速度而有所不同,而且可能會持續幾秒鐘到幾分鐘。 我們正在努力減少一段時間的延遲。

  • 在Word桌面應用程式中,不會掃描未張貼批註中的敏感字詞 (這僅適用于新批註體驗) 。

  • 在Word桌面應用程式中,移除機密內容並不會從追蹤修訂或其他版本的檔中移除字詞。 

  • 在Outlook中,掃描中只會考慮撰寫郵件,而非郵件歷程記錄,而且主旨行不會包含在掃描中。

另請參閱

自動套用或建議敏感度標籤的已知問題

將敏感度標籤套用至您的文件及在 Office 中的電子郵件

自動將敏感度標籤套用至內容

敏感度標籤在Office應用程式中的運作方式

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