當你與客戶或同事分享 Microsoft 365 文件檔案副本時，最好檢查文件中是否有隱藏資料或個人資訊，並將它們移除。
附註: 除非你將文件寄給 Microsoft，否則Microsoft 無法存取你的文件中的任何資訊，
文件檢查 幫助您尋找並移除儲存在您計劃分享的文件中隱藏的資料與個人資訊。 使用方式如下。
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在檔案標籤中，選擇 資訊，選擇檢查問題 ，並選擇檢查文件。
提示: 如果你只是想列印不加註解，在 檔案 標籤選 列印，選擇列印所有 頁面，然後清除 列印標記。
文件檢查員在 Word 文件中發現並刪除的內容
文件檢查 顯示多種不同的檢查員，協助你在分享前發現並移除 Word 文件中的隱藏資料與個人資訊。
重要: 我們強烈建議您使用原始 文件的複本文件檢查 ，因為 文件檢查 移除的資料並非總是能恢復。 欲了解更多細節，請參閱 使用文件檢查器。
快速查找並移除資料與資訊：
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在文件檢查器中，選擇或清除以下說明 (選項) 移除或儲存。
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選取 [檢查]。
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檢視檢查結果，並選擇刪除任何要刪除的項目的 「全部移除 」功能。關於移除資訊的注意事項及相關資訊，請參閱 使用文件檢查器。
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選擇 重新檢查 或 關閉。
附註: 有些資訊 文件檢查 無法移除，詳見下表。
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檢查名稱 |
尋找並移除 |
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註解、修訂、版本和註釋 |
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文件摘要資訊與私人資訊 |
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頁首、頁尾及浮水印 |
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隱藏文字 |
格式設定為隱藏的文字 ([字型] 對話方塊中可用的字型效果) 附註: 此檢查無法偵測以其他方法隱藏的文字 (例如，白色背景上的白色文字)。 |
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自訂 XML 資料 |
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看不見的內容 |
這些物件因為被格式化為隱形而無法看見 附註: 此檢查無法偵測到遭其他物件覆蓋的物件。 |
附註: 如果您的組織透過新增檢查員模組來客製化 文件檢查 ，您可能能檢查文件中是否有更多資訊類型。
隱藏資料及個人資訊的類型
Word 文件可能包含以下類型的隱藏資料與個人資訊：
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註解、追蹤變更的修訂標記、版本及筆跡標註： 如果你是與他人合作製作文件，文件可能會包含追蹤變更的修訂標記、註解、墨水註解或版本等項目。 這些資訊能讓其他人看到參與你文件的人員名單、審查者的意見，以及文件所做的修改，這些都是你不希望在團隊外分享的。
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文件屬性與個人資訊 文件屬性或元資料包含關於你文件的詳細資料，如作者、主題和標題。 文件屬性還包括由 Microsoft 365 程式自動維護的資訊，例如最近儲存文件的人姓名及文件建立日期。 如果使用了特定的功能，則文件可能也會含有其他種類可識別個人身份的資訊 (PII)，如電子郵件標題、傳送供檢閱的資訊、傳閱名單及範本名稱。
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文件的頁首、頁尾和浮水印 Word 標題和頁尾都可以包含資訊。 此外，你可能在 Word 文件中加上浮水印。
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文件Word隱藏文字 可能包含格式為隱藏文字的文字。 如果你不知道文件是否包含隱藏文字，可以使用 文件檢查 來搜尋。
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文件伺服器內容 如果您的文件儲存在文件管理伺服器上的某個位置，例如文件工作區網站或基於 Windows SharePoint Services的函式庫，該文件可能包含與該伺服器位置相關的額外文件屬性或資訊。
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自訂 XML 資料： 文件可能包含在文件本身看不到的自訂 XML 資料。 文件檢查 可以找到並移除這些 XML 資料。
透過文件檢查員尋找並移除隱藏的資料與個人資訊
重要: 我們強烈建議您使用原始 文件的複本文件檢查 ，因為 文件檢查 移除的資料並非總是能恢復。
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打開你想檢查的 Word 文件，看看是否有隱藏的資料和個人資訊。
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在 「檔案 」標籤中，選擇 「另存為」，然後在 「檔案名稱 」框輸入名稱，儲存原始文件的副本。
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在原始文件的副本中，於 「檔案 」標籤中選擇 「資訊」。
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選擇 「檢查問題」，然後選擇 「檢查文件」。
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在 [文件檢查] 對話方塊中，選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。
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選取 [檢查]。
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檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。
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在檢查結果旁選擇「 全部移除 」，以顯示你想從文件中移除的隱藏內容類型。
重要:
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如果你從文件中移除隱藏內容，選擇 復原可能無法恢復。
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如果您想移除儲存為 OpenDocument Text (.odt) 格式的文件中的隱藏資料和個人資訊，每次儲存該格式文件時都必須執行該 文件檢查 。
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該 文件檢查 能協助你在分享前找到並移除 Excel 文件中隱藏的資料和個人資訊。
附註: 雖然你可以移除寄給他人的工作簿中的隱藏資料和個人資訊，但如果 Excel 工作簿已儲存為 共享工作簿，你就無法移除註解、註解、文件屬性和個人資訊。 要從共享工作簿中移除這些資訊，請先複製並 關閉共享工作簿功能。
文件檢查器在 Excel 文件中尋找並刪除的內容
此表列出 文件檢查 能從您的工作簿中發現並移除的隱藏資料與個人資訊類型。
重要: 我們強烈建議您在原始 工作簿的副本中使用 文件檢查 ，因為 文件檢查 移除的資料並不總是能被還原。 欲了解更多細節，請參閱 使用文件檢查器。
快速尋找並移除資料與資訊：
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在文件檢查器中，選擇或清除以下說明 (選項) 移除或儲存。
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選取 [檢查]。
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檢視檢查結果，並選擇刪除任何要刪除的項目的 「全部移除 」功能。關於移除資訊的注意事項及相關資訊，請參閱 使用文件檢查器。
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選擇 重新檢查 或 關閉。
並非所有資訊都能被移除，更多資訊請參見 文件檢查員找到但無法移除的資訊。
附註: 如果您的組織已在 文件檢查中新增自訂檢查器模組，您可能會看到更多類型的資訊。
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如果是這些項目： |
文件檢查 會發現並移除： |
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註解和註釋 |
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文件摘要資訊與私人資訊 |
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頁首及頁尾 |
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隱藏的列與欄 |
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隱藏的工作表 |
隱藏的工作表 附註: 如果活頁簿中的隱藏工作表含有資料，移除這些工作表可能會變更活頁簿中計算或公式的結果。 如果你不知道隱藏工作表包含哪些資訊，請關閉 文件檢查，解除隱藏工作表，然後檢視它們的內容。 |
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自訂 XML 資料 |
可能儲存在活頁簿中的自訂 XML 資料 |
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隱藏的內容 |
由於格式設定為不顯示而未顯示的物件 附註: 文件檢查 不會偵測被其他物體覆蓋的物體。 |
尋找並移除隱藏資料及個人資訊
文件檢查 幫助你找到並移除 Excel 活頁簿中的隱藏資料和個人資訊。
重要: 我們強烈建議您在原始 工作簿的副本中使用 文件檢查 ，因為 文件檢查 移除的資料並不總是能被還原。
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開啟想要檢查是否有隱藏資料及個人資訊的活頁簿。
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在 檔案 標籤中，選擇 另存為，並在 檔案名稱 框輸入不同名稱，即可儲存原始工作簿的副本。
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在你原始工作簿的副本中，在 「檔案 」標籤中，選擇 「資訊」。
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選擇 「檢查問題」，然後選擇 「檢查文件」。
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在 文件檢查器（Document Inspector ）框中，勾選你想檢查的隱藏內容類型。 欲了解更多關於個別檢查員的資訊，請參閱 「文件檢查員在 Excel 文件中尋找與刪除的內容」。
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選擇檢查。
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請在 文件檢查 員欄位中檢視檢查結果。
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在檢查結果旁選擇「 全部移除 」，以選擇你想從文件中移除的隱藏內容類型。
重要:
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如果你從工作簿中移除隱藏內容，選擇 復原可能無法恢復。
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如果移除含有資料的隱藏列、欄或工作表，則可能會變更活頁簿中的計算或公式結果。 如果你不知道隱藏的列、欄或工作表包含哪些資訊，請關閉 文件檢查，解除隱藏的列、欄或工作表，然後檢視它們的內容。
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[註解和註釋]、[文件摘要資訊與私人資訊] 和 [頁首及頁尾] 無法用於檢查已儲存為共用活頁簿的活頁簿 ([校閱] > [共用活頁簿])。 這是因為共用活頁簿會使用個人資訊來讓不同的人員共同使用同一個活頁簿。 若要從共用活頁簿移除這項資訊，您可以複製活頁簿，然後再取消共用。 要取消分享工作簿，請在 「檢視 」標籤中選擇 「分享工作簿 」並清除 「允許多位使用者同時更改」。
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如果你想從儲存在 OpenDocument 試算表 (.ods) 格式的試算表中移除隱藏資料和個人資訊，每次儲存試算表時都必須執行 文件檢查 。
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Excel 中隱藏資料與個人資訊的類型
以下是一些可能成為你 Excel 工作簿中隱藏資料和個人資訊來源的項目：
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註解及筆跡標註 如果你和其他人合作製作工作簿，你的工作簿可能會包含註解或墨水註解等項目。 這些資訊能讓其他人看到參與你工作簿的人員名單、審稿人的評論，以及對你的工作簿所做的修改。
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文件屬性與個人資訊 Excel中的元資料或文件屬性，與其他 Microsoft 365 應用程式一樣，包含作者、主題和標題等細節。 Microsoft 365 會自動保存最近儲存工作簿的使用者姓名、文件建立日期及文件位置。 (個人識別資訊（PII）) 可能還有其他類型的個人識別資訊，例如電子郵件標頭、寄送審查資訊、路由單、印表機屬性 (例如印表機路徑和安全列印密碼) ，以及用於發佈網頁的檔案路徑資訊。
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頁首及頁尾 活頁簿可能包含頁首及頁尾中的資訊。
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隱藏的列、欄及工作表 活頁簿可能包含隱藏的列、欄甚至一整個工作表。 如果您散佈內含隱藏列、欄或工作表的活頁簿複本，其他人可能可以將這些列、欄或工作表取消隱藏，並且檢視其中所含的資料。
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文件伺服器屬性 儲存在文件管理伺服器某處的工作簿，例如文件工作區網站或基於 Windows SharePoint Services的圖書館，可能會包含與該伺服器位置相關的額外文件屬性或資訊。
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自訂 XML 資料 活頁簿可能包含文件本身看不到的自訂 XML 資料。 文件檢查 可以找到並移除這些 XML 資料。
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隱藏的內容 活頁簿可能包含因為採用不顯示格式而看不見的物件。
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外部連結 工作簿可以連結到其他工作簿中的資料 (外部連結) 。 包含該資料的工作表名稱會隨作業簿儲存，但可能不會顯示。
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內嵌的檔案或物件 工作簿可以有嵌入的檔案 (，例如Microsoft 365或文字文件，) ，或嵌入物件 (如圖表或方程式) ，這些物件可能包含不見的資料。
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VBA 程式碼的巨集 工作簿可以包含巨集、VBA 模組、COM 或 ActiveX 控制項、使用者表單，或 User-Defined 函式 (可能包含隱藏資料的 UDF) 。
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可能有快取資料的項目 工作簿可以快取樞紐分析表、樞紐分析圖、切片器、時間軸和立方體公式的資料，這些資料可能看不到。
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Excel 問卷 工作簿裡可以隱藏 Excel 調查題目，這些問題 Excel 網頁版 輸入並儲存在工作簿裡，但在那裡看不到。
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分析藍本管理員的分析藍本 工作簿可以包含使用情境管理器定義的情境。 這些情境可能包含快取或隱藏的資料。
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篩選 工作簿可以有主動的自動篩選器或表格篩選器，可能導致快取或隱藏資料隨工作簿儲存。
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隱藏名稱 工作簿可能隱藏名稱，可能是隱藏資料的來源。
[文件檢查] 可尋找但無法移除的資訊
文件檢查 會偵測以下可能包含在工作簿中看不到的資料項目。 [文件檢查] 無法為您移除這些項目，因為這可能會導致活頁簿無法正常運作。 您可以檢查找到的每一個項目，並判定是否要手動移除，或將其取代為不含隱藏資料的項目，例如靜態圖片。
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如果是這些項目： |
文件檢查 發現： |
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外部連結 |
連至其他活頁簿資料的連結。 包含隨活頁簿一併儲存但未顯示之資料所屬的工作表之名稱。 外部連結包含的外部參照會用於：
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內嵌的檔案或物件 |
嵌入檔案 ( Microsoft 365 或文字文件) ，或是嵌入物件 (圖表或方程式) ，這些資料可能在你的工作簿中看不到。 以下是部分物件類型的範例：
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VBA 程式碼的巨集 |
可能包含活頁簿中之隱藏資料的巨集或 VBA 項目。 這包括：
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包含快取資料的 BI 功能 |
可能包含隨活頁簿一併儲存之快取資料的 BI 功能，可能包含不會顯示的資料。 文件檢查 檢查以下項目可能包含 PivotCache、SlicerCache 或 Cube 公式快取：
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Excel 問卷 |
Excel Excel 網頁版 中建立並隨作業簿儲存的調查題目，但不會顯示在工作簿中。 |
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分析藍本管理員的分析藍本 |
使用分析藍本管理員定義的分析藍本，可能會導致快取或隱藏資料隨活頁簿一併儲存。 |
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篩選 |
篩選可能是活頁簿中出現快取或隱藏資料的原因。 文件檢查 會檢查自動篩選器和資料表過濾器，這些都會套用到你的資料上。 |
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隱藏名稱 |
可能儲存活頁簿中之隱藏資料的隱藏名稱。 |
您可以使用 文件檢查來查找並移除 PowerPoint 簡報中的隱藏資訊。
提示: 如果你只是想列印不加註解，在 檔案 標籤選 列印，選擇列印所有 頁面，然後清除 列印標記。
[文件檢查] 可尋找和移除的資訊
此表格列出 文件檢查 能從您的 PowerPoint 簡報中發現並移除的隱藏資料與個人資訊類型。
重要: 我們強烈建議您使用原始 簡報的 文件檢查 複本，因為 文件檢查 移除的資料並不總是能恢復。 欲了解更多細節，請參閱 使用文件檢查器。
快速尋找並移除資料與資訊：
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在文件檢查器中，選擇或清除以下說明 (選項) 移除或儲存。
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選取 [檢查]。
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檢視檢查結果，並選擇刪除任何要刪除的項目的 「全部移除 」功能。關於移除資訊的注意事項及相關資訊，請參閱 使用文件檢查器。
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選擇 重新檢查 或 關閉。
並非所有隱藏的資料和資訊都能透過 文件檢查移除。 更多資訊請參閱 文件檢查員找到但無法移除的資訊。
如果您的組織透過新增檢查員模組來客製化 文件檢查 ，您可能能檢查簡報中更多類型的資訊。
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檢查名稱 |
尋找並移除 |
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註解和註釋 |
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文件摘要資訊與私人資訊 |
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修訂追蹤資料 |
關於誰編輯了檔案以及何時被編輯的資料。 |
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幻燈片上的隱形內容 |
因為格式化為隱形而無法看見的物件 此檢查器不會偵測被其他物體覆蓋的物體。 |
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Off-Slide 內容 |
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發表說明 |
新增在簡報備註區的文字 文件檢查 無法移除新增在簡報備註區的照片。 |
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自訂 XML 資料 |
可能儲存在簡報中的自訂 XML 資料 |
尋找並移除隱藏資料及個人資訊
重要: 我們強烈建議您使用原始 簡報的 文件檢查 複本，因為 文件檢查 移除的資料並不總是能恢復。
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打開你想檢查隱藏資料和個人資訊的 PowerPoint 簡報。
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在 檔案 標籤中，選擇 另存為，然後在 檔案名稱 框輸入名稱，即可儲存原始簡報的副本。
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在原始簡報的副本中，在 「檔案 」標籤中，選擇 「資訊」。
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選擇「檢查問題」，並選擇 「檢查文件」。
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在 [文件檢查] 對話方塊中，選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。 欲了解更多個別檢查員的資訊，請參閱 透過檢查文件、簡報或工作簿移除隱藏資料與個人資訊。
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選取 [檢查]。
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檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。
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在檢查結果旁選擇「 全部移除 」，以顯示你想從文件中移除的隱藏內容類型。
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如果你從簡報中移除隱藏內容，選擇 復原可能無法恢復。
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如果您想從以 OpenDocument 簡報 (.odp) 格式儲存的簡報中移除隱藏資料和個人資訊，每次儲存簡報時都必須執行 文件檢查 。
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使用文件檢查器移除個人資訊後，若持續修改簡報，PowerPoint 仍會自動移除儲存此檔案的個人資訊。 不過，如果本簡報仍需更多協作編輯 (例如，你需要將合著者姓名與他們留言) 連結，你可以點擊「啟用個人資訊移除」通知中的「變更設定」按鈕，阻止 PowerPoint 自動移除個人資訊。
隱藏資料及個人資訊的類型
PowerPoint 呈現方式可以儲存多種隱藏資料和個人資訊。 雖然這些資訊可能不會立即顯示，但仍可從簡報中取得。
隱藏資訊可能包含 PowerPoint 新增的資料，讓你能與其他人合作製作簡報。 也可能包含你刻意標示為隱藏的資訊。
PowerPoint 簡報可能包含以下類型的隱藏資料與個人資訊：
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註解及筆跡標註 如果你與他人合作製作簡報，簡報可能會包含註解或墨水註解等項目。 這些資訊能讓其他人看到所做的修改、參與簡報的人員名單，以及審稿人的意見。
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修訂追蹤資料 當你協作儲存在雲端的共享文件時， PowerPoint 2016 for Microsoft 365 會儲存誰對文件做了修改以及變更的時間。
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文件屬性與個人資訊 文件屬性，也稱為 中繼資料，包含關於你簡報的詳細資訊，如作者、主題和標題。 文件屬性還包括由 Microsoft 365 程式自動維護的資訊，例如最近儲存文件的人姓名及文件建立日期。 如果您使用了特定功能，文件中可能還包含其他可識別個人身份 (資訊) ，例如電子郵件標頭、送審資訊、路由單及網頁發佈時的檔案路徑資訊。
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幻燈片上的隱形內容 你的簡報可能包含因格式化為隱形而無法看到的物件。
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簡報PowerPoint非幻燈片內容 可能包含因被拖離幻燈片而無法立即可見的物件。 這些非幻燈片內容可能包含文字框、剪貼畫、圖表和表格。
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發表說明 PowerPoint 簡報的備註部分可能包含你不願公開分享的文字，尤其是當這些備註是專門為發表簡報者所寫時。
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文件伺服器內容 如果您的簡報被儲存在文件管理伺服器上的某個位置，例如文件工作區網站或基於 Windows SharePoint Services的函式庫，簡報可能會包含與該伺服器位置相關的額外文件屬性或資訊。
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自訂 XML 資料 簡報可能包含文件本身無法看到的自訂 XML 資料。 文件檢查 可以找到並移除這些 XML 資料。
[文件檢查] 可尋找但無法移除的資訊
文件檢查 會偵測到以下可能包含你簡報中看不到的資料項目。 文件檢查 無法幫你移除這些項目，因為這可能會導致呈現不正常。 您可以檢查找到的每一個項目，並判定是否要手動移除，或將其取代為不含隱藏資料的項目，例如靜態圖片。
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如果是這些項目： |
文件檢查 發現： |
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內嵌的檔案或物件 |
嵌入檔案 ( Microsoft 365 或文字文件) ，或是嵌入物件 (圖表或方程式) ，這些資料可能在你的工作簿中看不到。 以下是部分物件類型的範例：
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巨集或 VBA 程式碼 |
巨集或VBA項目，可能在你的簡報中隱藏了資料。 這包括：
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文件檢查員與個人資料
修訂追蹤資料是在 Microsoft 365 Insiders的8403版本中引入 PowerPoint 2016 ，說明了 文件檢查的限制。 例如，Kelly 和 Linda 在 Microsoft 365年合作完成 Presentation A 。 修訂追蹤資料 (也就是使用者名稱及他們編輯) 的次數會被加入簡報中。 如果穆罕默德隨後在較早版本的PowerPoint中打開簡報A並執行 文件檢查 以移除個人資料，該版本 PowerPoint 的 文件檢查 將無法偵測並移除凱莉和琳達所使用的較新、 Microsoft 365 版本 PowerPoint 所新增的修訂追蹤資料。 Mohammed 在不升級到目前版本的 PowerPoint 並執行 文件檢查之前，無法移除修訂追蹤資料
在 Visio中，你可以在分享 Visio 文件副本前移除隱藏和個人資訊。
重要: 我們強烈建議您移除 原始文件副本中的個人及隱藏資訊，因為被移除的資料並非總是能恢復。
個人及隱藏資訊可從以下功能區域移除， Visio：
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在你文件頁面上插入的評論
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檔案屬性 (作者、 管理者與 公司)
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審稿人姓名、縮寫與標記
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模板檔案路徑
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範本檔案路徑與名稱
附註: 如果文件在共享伺服器上對其他人開放，每當有人打開該文件時，會顯示出該檔案開啟的使用者名稱以及存放該檔案的電腦名稱。 為了保護這些資訊，請確保任何共享文件僅能被信任的使用者存取。
你可以依照以下步驟找出並移除 Visio 報告中的隱藏資訊。
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在 [檔案] 索引標籤中，選取 [資訊]。
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選擇「檢查問題」，並選擇 「移除個人資訊」。
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在「 個人資訊 」標籤中，選擇 「從文件中移除這些項目」。
提示: 如果你想在嘗試重新插入個人資訊時看到警告，請選擇「 警告我若我嘗試重新插入此資訊 」的勾選框。
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若要從外部資料來源移除潛在敏感資料，請選擇 「移除存放在文件中的外部來源資料」。
附註: 選擇此勾選框 不會 移除已連結到形狀的資料。 它會把資料來源從圖中移除，但如果圖中有資料來源的資料，你就必須手動移除。
