郵件合併：編輯收件者

[編輯收件者] 對話框

使用此對話框選取您要傳送郵件的收件者。

• 收件者清單    顯示郵件合併中將使用的所有記錄。 默認會選取每一行。 清除任何您不想要傳送的名稱。

• 數據源    選取 [編輯 ] 以變更個別欄位，或新增記錄。 如果您建立或擁有該清單，您也可以刪除記錄或自定義數據源中的欄。 如果 收件者需要，重新整理會更新收件者清單。

• 排序     選取最多三層欄位，以遞增或遞減順序排序。 收件者清單會重新顯示以反映排序。 如需詳細資訊，請參閱 查詢選項排序對話方塊。

• 濾波器    比較清單中的欄位，並將它們與您提供的一或多個字串進行比較。 比較包括：

  • 等 於或 不等於

  • 小於 或 大於

  • 小於或等於 或 大於或等於

  • 為空白 或 非空白

  • 包含 或 不包含

  比較不區分大小寫，因此MEGAN會與Megan、Megan或 mEGAN 相符。 收件者清單會重新顯示，以反映篩選結果。 如需詳細資訊，請參閱 查詢選項篩選對話框。

• 尋找重複專案    根據名字和姓氏掃描並顯示任何重複的記錄。 在清單中，您可以清除任何不想包含在郵件中的方塊。 清除方塊並不會將記錄從主要收件者清單中移除，只是清除與名稱相關聯的方塊。

• 尋找收件者    使用符合您輸入文字的欄位掃描並醒目提示記錄。 您可以掃描記錄中的所有欄位，或只指定一個字段，例如縣/市或省/市。 找到多個專案時，會醒目提示第一個。 選 取 [尋找下一個 ] 以捲動所有相符專案。

• 驗證位址    使用第三方位址驗證技術來檢查數據源中的位址。 如果您沒有設定，選取此選項可讓您選擇移至頁面，以取得您可以購買服務的詳細資訊。

• 確定    結束對話框。 當您套用排序、篩選或其他參數時，已儲存變更。

編輯您的郵寄清單

排序清單以尋找群組

您可以排序收件者清單，以特定的方式將資訊分組，例如依特定城市群組。

1. 移至 [郵件 >篩選收件者]。

2. 選 取 [排序記錄 > 排序方式]，然後選取您要排序的域名。

   

   若要依多個字段排序，例如依省/市，然後依縣/市排序，選取 [ 然後依據]，然後選取您要依據的其他字段進行排序。

   

3. 當所有欄位都依您想要方式排序時，請選取 [ 確定]。

   如需詳細資訊，請參閱 查詢選項排序對話方塊。

篩選清單以檢視您想要包含的資料列

您可以篩選清單，只讓您想要包含在合併中的人或項目出現，例如只有住在特定縣/市的人，或特定價格的庫存項目。

1. 選 取 [郵件 >篩選收件者]。

   

2. 在 [篩選記錄] 中，選取您要篩選依據的欄。

   

3. 選取 [比較]，以及您要建立的比較類型。

   

4. 在 [比對值] 方塊中，輸入篩選條件的值。

5. 選取 [且] 或 [或]，然後視需要將另一個條件新增至篩選。 例如，選取 [或]，在 [ 字段 ] 列表中選擇 [城市]，選取 [ 等於]，然後輸入第二個城市的名稱。

6. 選取 [確定]。

7. 如需詳細資訊，請參閱 查詢選項篩選對話框。

現在，您已準備好在您用於電子郵件合併的檔中插入郵件合併功能變數，或在 Word 中插入郵件合併。