隨著收件匣越來越滿,您可能會想尋找新的方式來處理所有電子郵件。 規則可協助您排序所有專案,並優先取得最重要的郵件。 Mac 版 Outlook 可以根據您設定的條件,自動對內送或待發郵件執行規則。
規則是根據您指定的條件,自動對內送或待發郵件執行的動作。 您可以建立規則來協助保持井然有序。 例如,您可以建立規則,以自動將郵件歸檔至資料夾或將郵件指派至類別。
重要: 在 2020 年 10 月) 的新 Mac 版 Outlook (中,僅提供伺服器規則,不再支援客戶端規則。
附註: 按兩下 (>) 展開器,以檢視下方每個標題的內容。
您可以建立規則,將所有郵件從 [名稱] 移至名為「來自 [名稱] 的郵件」的資料夾。 如果您收到來自 聯繫人群組的郵件, (又稱為通訊組清單),您也可以自動將它移到特定資料夾。
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若要建立資料夾以根據規則存放所傳送的電子郵件訊息,請選取根目錄信箱,在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [新增資料夾],輸入資料夾的名稱,然後按下 Enter。
提示: 如果您已經建立資料夾,請跳到步驟 2。
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在郵件清單中,按兩下您要為其建立規則的寄件者或收件者的電子郵件訊息。
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在 [常用] 索引標籤上,按一下 [規則],然後按一下 [移動以下 (寄件者名稱) 的郵件 ] 或 [移動以下 (收件者的名稱) 的郵件]。
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在資料夾搜尋方塊中,開始輸入您要將郵件移至的資料夾名稱。
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您所需的資料夾出現時,按一下資料夾名稱、按一下 [選擇],然後按一下 [確定]。
附註:
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如果您擁有 Microsoft Exchange Server 2010 或更新版本所管理的 Microsoft Exchange 帳戶,規則會自動儲存在伺服器上。
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如果您建立多個規則,Outlook 會依照 [規則] 視窗中列出的順序執行 規則 。
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當您從現有郵件建立規則時,系統會自動在規則指示中預先填入發件者、收件者和主旨。
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若要建立資料夾以根據規則存放所傳送的電子郵件訊息,請選取根目錄信箱,在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [新增資料夾],輸入資料夾的名稱,然後按下 Enter。
提示: 如果您已經建立資料夾,請跳到步驟 2。
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在郵件清單中,按一下您要從中建立規則的郵件。
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按一下 [常用] 索引標籤上的 [規則],然後按一下 [建立規則]。
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在 [新郵件送達時] 底下,編輯準則以符合需求。
若要移除條件,請按下 [ ] 。 若要新增條件,請按兩下 [ ] 。
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在 [執行下列動作] 底下,選擇您要在傳送或接收電子郵件時發生的情況。 例如,當您收到某人寄來的電子郵件時,請選擇 [移至資料夾],選取您要將電子郵件移至的資料夾,然後按兩下 [ 選擇資料夾]。 在 [ 搜尋] 方 塊中,尋找您為此規則建立的資料夾,按兩下 [ 選擇],然後按兩下 [ 確定]。
使用此程式建立 IMAP 或 POP 帳戶的自訂規則。 部分IMAP和 POP 因特網服務提供者包括:Gmail、Yahoo!、AOL 和 Hotmail/Outlook.com。
附註: 如果您不知道自己擁有的帳戶類型,請參閱 瞭解您擁有的帳戶類型。
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在 [工具] 功能表上按一下 [規則]。
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在 [ 規則] 方塊的左窗格中,按兩下 [ 客戶端規則] 底下的帳戶類型。
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在 [ 規則] 方塊底部,按兩下 [ 新增 ] 。
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在 [規則名稱] 方塊中,輸入規則的名稱。
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在 [ 新郵件送達時] 底下,按兩下第一個方塊上的箭號以開啟清單,然後選擇您要識別的資訊類型。
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在 [ 新郵件送達時] 底下,繼續從左到右移動,按兩下箭號並選取規則的條件。
若要移除條件,請按下 [ ] 。 若要新增條件,請按兩下 [ ] 。
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在 [執行下列動作] 底下,指定您要規則執行的動作。
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按一下 [確定]。
如果您的帳戶是在 Exchange 伺服器上執行,請使用此程式。
附註: 如果您不知道自己擁有的帳戶類型,請參閱 瞭解您擁有的帳戶類型。
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在 [工具] 功能表上按一下 [規則]。
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在 [ 規則 ] 方塊的左窗格中,按兩下 [EXCHANGE SERVERS] 底下的帳戶名稱。 (此選項僅適用於由 Microsoft Exchange Server 2010 或更新版本管理的帳戶。)
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在 [新郵件送達時] 底下,按兩下第一個方塊上的箭號以開啟清單,然後選擇您要識別的資訊類型,例如寄件者、收件者或主旨。
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在 [ 新郵件送達時] 底下,繼續從左到右移動,按兩下箭號並選取規則的條件。
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按兩下 [新增搜尋字詞],然後在搜尋清單中,針對您要新增的每個字詞按兩下 [ 新增 ]。
如果您嘗試在 Mac 版 Outlook中建立規則,但不知道您擁有的電子郵件帳戶類型,以下是找出方法:
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在 [規則] 方塊中,按一下 [全部顯示]。
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在 [Outlook 偏好設定] 方塊的 [個人設定] 中,按一下 [帳戶]。
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在 [帳戶] 方塊的左窗格中,按一下您為其建立規則的帳戶。
在 [帳戶] 方塊的右上窗格中,您會看到帳戶類型,例如 IMAP 帳戶、Exchange 帳戶或 POP 帳戶。
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若要返回 [ 規則] 方塊,請按兩下 [ 全部顯示],然後在 [ 電子郵件] 底下,按兩下 [ 規則]。