SharePoint 溝通網站 旨在提供資訊並促進互動。 與團隊網站不同，團隊網站的主要目標是與小組合作 創作 內容，溝通網站的主要目標是讓讀者獲得資訊——主要是讓他們閱讀，而非創造。
需要 建立團隊網站嗎？ 你仍然可以依照本文的指引操作，但要明白團隊網站通常受眾較小，且目標和任務非常明確。 通訊網站的設計目的是廣泛的溝通。
通訊網站提供了很好的方式：
- 與數十甚至數百人——甚至整個組織——分享資訊
- 展示你團隊提供的服務，或向組織講述新產品發表的故事
- 以視覺吸引人的形式分享新聞
通訊網站與內聯網
如果你正在建立內聯網，通訊網站是你主要會使用的網站類型。 因此，你可以預期你的溝通網站會獲得廣泛的讀者群。 當網站吸引廣泛受眾時，確保以下事項非常重要：
- 深思熟慮的治理 ——網站設計實務並遵循貴組織提供的治理指引
- 主題專屬網站 - 您的內聯網將包含多個針對每個主題、功能、服務、計畫或倡議的溝通網站。 如果你有不同團隊負責某個主題或職能，考慮建立一個獨立的溝通網站。
- 規劃良好的家庭網站 —— 家庭網站 是你建立並設置為內聯網所有用戶的頂端登陸頁面的溝通網站。 規劃您的住宅地點有一些特別的考量。
規劃。
了解你的受眾
把每個溝通網站當作向讀者講述故事的機會。 一個優秀的溝通網站始於了解讀者。 在規劃你的網站時，請思考以下幾個問題：
- 你的觀眾是誰？ 他們在找什麼？
- 他們想學什麼或做什麼？ 根據你提供的服務，他們最需要執行哪些任務？ (思考 他們的 首要任務，而不只是你想讓他們看到什麼。想想你收到的熱門問題或電話——這些問題能讓你了解讀者需要什麼，或在你現有的內聯網中不容易找到什麼。)
- 哪些術語對他們來說有意義？ 請記住，你的讀者對你的內容了解遠不如你多——所以你需要思考他們的「語言」和對他們有意義的術語。
- 你想達成什麼樣的成果？ 你怎麼知道你的網站是否成功？
- 你有全球觀眾嗎？ 你的網站需要以多種語言呈現嗎？ 如果是這樣，務必回顧如何 建立多語言溝通網站、頁面和新聞。
小提示： 當你的溝通網站能幫助縮短完成任務所需的時間，並將訪客連結到常見資源時，將會對訪客很有價值。 當你的網站減少客戶支援工單、自動化合約處理等任務，或幫助人們發掘並參與領導力發展課程時，對組織將非常有價值。 從訪客的角度規劃你的網站並解決關鍵的商業問題，有助於確保你的溝通網站能帶來有意義的成果。
一旦你確定了主要使用者目標，請造訪 範例手冊 ，看看你如何在網站上呈現使用者成果目標。
真實案例：定義商業成果
思考主要類型的訪客會來到你的網站並以以下格式記錄他們的目標，是有幫助的：作為......，我需要......，這樣......
請參考下方一個溝通網站的範例，該團隊為 T &&OD) 團隊 ( 進行溝通，該團隊的主要業務目標是提升組織的領導能力。 作為成功指標，他們找出提升領導技能的指標——增加參與領導力發展培訓的人數。
針對使用者成果目標，他們定義了以下內容：
| 作為 () ...... | 我需要...... | 所以...... |
|---|---|---|
| 員工 | 了解我可參與的領導力發展計畫 | 我可以輕鬆註冊必修和選修學習機會。 |
| 員工 | 尋找學習資源——例如我能取得的領導力導向內容出版品 | 我可以在工作上更成功。 |
| T&過量 | 推廣員工學習機會，使註冊課程變得簡單 | 我們可以看到領導成果的實質提升。 |
| T&過量 | 在一年中不同時間推廣不同的學習機會 | 我們能更有效地回應不斷變化的需求。 |
在這個真實案例中，組織從傳統的 SharePoint 網站遷移到一個專注於達成這些目標的新 SharePoint 溝通網站。 團隊不再像過去那樣以靜態文件形式建立課程清單，而是建立了課程清單來描述每門課程，並建立了課程行事曆清單來排程每門課。 在啟動的前90天內，同三個月內領導力發展課程的參與度較前一年增加了400%！
規劃你網站的內容
你的溝通網站為讀者講述一個故事。 你的故事主要會用頁面來講述，但你網站上可能還有其他資源，包括清單和文件庫。
規劃網站內容時需注意的事項：
- 盡量減少讀者 (點擊率) 讀者到達所需內容的時間
- 建立比文件更多的頁面，讓你的溝通網站更容易瀏覽
- 即使你先規劃首頁，也可以把首頁放在最後。 這樣一來，當你在首頁建立導覽元素，例如英雄或快速連結網頁部分時，你可以自動從每個頁面拉取圖片，讓讀者點擊連結時視覺一致性。
頁面
你的網站通常會由兩種類型的頁面組成：
導覽頁面 為讀者提供資訊分類。 導覽頁面通常提供一些高層次內容，但它們主要是呈現資訊分類，引導讀者在網站上的旅程。 因此，用來呈現這些類別的標籤尤其重要，且應謹慎 規劃。 您網站的首頁是一種特殊的導覽頁面，為您的網站提供「前門」。
導航頁面範例：
目的地頁面 提供讀者旅程的終點，並提供可供閱讀、下載或列印的資訊。 你設置目標頁面的目標是保持簡短且主題特定，因為人們不會閱讀線上頁面中的每個字——他們 會掃描 ，瀏覽者會獲得更好的搜尋體驗。
目的地頁面範例：
思考你網站的主要資訊區塊或分類，並如何結合導覽頁和目的地頁面來引導訪客，幫助他們有效率地取得所需的資訊。
對於每一頁，包括首頁，請確保你提供以下資訊給讀者：
- 我的位置
- 我該怎麼辦？
- 下一步可以做什麼？
清單和文件庫
在網站上使用 清單 ，以表格式的動態方式顯示內容。 清單 可用於向訪客展示內容或收集資訊。
List 網頁部分範例：
小提示： 雖然訪客預設無法編輯通訊網站的內容，但你可以 選擇管理網站上任一清單的權限 ，讓訪客只獲得特定清單的貢獻權限，而非整個網站。 你可以使用 清單網頁部分 在頁面上顯示清單資訊。
使用 文件函式庫 來儲存和顯示文件與檔案等內容。 你的通訊網站會有一個預設 的文件庫 ，但你可以為不同類型的文件新增更多庫。 你可以使用文件庫網頁部分來顯示文件庫的內容。 或者，使用像 是快速連結網頁部分 或 文字網頁中的 超連結，來展示指向個別文件的連結。 單個文件連結能讓你更容易為讀者補充背景，也比展示整個資料庫更有用。 如果你想顯示文件庫的內容，可以考慮建立自訂檢視，篩選每頁最相關的內容，並在 文件庫網頁部分使用該檢視。 了解更多關於如何在 文件庫中建立自訂檢視圖。
小提示： 盡量不要在你的函式庫裡使用超過一兩層的資料夾。 相反地，建立一個新的函式庫，讓你的檔案結構更平坦，內容也更容易被發現。 考慮用欄位來組織你資料庫中的內容。 作為良好做法，建議使用網站欄位而非清單欄位，因為網站欄位可在任何資料庫或清單中重複使用，而清單欄位只能在單一清單或資料庫中使用。 了解更多如何 利用欄位來組織你的清單和資料庫。
決定你想如何組織頁面
在規劃網站內容時，請思考你可能想如何分組和組織頁面：
- 你想能夠「捲起」所有關於特定主題或特定類型的新聞報導 (例如People Spotlight) ？ 如果是這樣，你可以在頁面中新增欄位，然後用來像文件庫中的檔案一樣，將頁面分組和組織。
- 你會有多個針對特定主題的頁面，並且希望彼此能輕鬆連結嗎？ 你也可以使用頁面屬性 (我們在網站頁面庫) 中對欄位的稱呼來達成這個功能。
- 建立頁面屬性 為網站欄位，而非列表欄位。 這樣你就能有可能同時擁有文件和頁面的同一屬性。
學習如何 建立和編輯頁面屬性。 學習 如何在「Highlighted Content」 (「roll up」網頁部分中使用頁面屬性 ) 。 若要在「重點內容」網頁部分中使用頁面屬性，請選擇 本網站的頁面資料庫 作為來源。
了解貴組織的治理與無障礙指引
在現代 SharePoint 體驗中，你可以輕易改變外觀與風格以配合你的公司或組織品牌——但你的組織可能已有既定的標準，網站必須符合這些標準。 如果這些指引並非用於建立網站的網站設計中，務必了解它們，使網站與組織的設計模式保持一致。 此外，務必了解貴組織的無障礙標準。 參考這些 資源，了解如何在 SharePoint 線上建立無障礙網站。
當你為網站蒐集內容，尤其是圖片時，請尋找高保真度的圖片和影片素材。 如果您的治理計畫要求使用符合品牌規範的圖片，請確保您選擇圖片來源 (圖片選擇器) 中「您的組織」連結中的組織資產庫。 在新增圖片到 SharePoint 頁面時，務必確保你沒有違反任何版權規定。 善用 Microsoft 提供的免版稅庫存圖片，這些圖片可從圖片選擇器中取得。
平面圖頁面
避免頁面資訊過多
- 如果新聞文章或內容頁面只針對特定族群，你可以利用受眾定位來將內容針對該族群。 受眾鎖定讓特定內容能優先分配給 SharePoint 起始頁、行動應用程式上的新聞，以及啟用受眾定位時的新聞與重點內容網頁部分。
- 觀眾是想完成工作。 內容太多會讓人感到不知所措，且尋找資訊會花費太多時間。
- 實踐漸進式揭露。 先讓觀眾專注於高優先級內容，只有當觀眾選擇更多資訊時才揭露次要內容
- 將詳細資訊歸類為自然類別。 讓你能快速瀏覽分類，然後點擊瀏覽，了解特定分類的更多資訊。
- 將內容分成幾個部分。 分區有助於提升大螢幕和小螢幕的可讀性。
- 使用內建的標題樣式來視覺化區分文字區塊。 標題樣式支援長頁的錨標籤，也讓使用螢幕閱讀器的人能在不同區段之間跳躍，而不必完整閱讀整個螢幕。
讓頁面「可掃描」
每段文字一個點子。 第一句話應該提供摘要或結論。
使用項目符號清單。
少即是多。 用最少的字數。
不要用底線標註詞語。 網頁上的底線表示連結，如果你有非連結的底線文字，讀者會感到困惑。
千萬不要貼冗長網址。 請使用帶有超連結的文字。
絕不要將超連結與「這裡」這個詞聯想在一起。頁面上多個點擊「這裡」連結需要讀者停下來，閱讀「這裡」前後的文字，然後找出連結的目標。 相反地，超連結應該始終與目標標籤相關聯，例如：
- 請勿使用：點此申請表
- 更好：下載申請表
- 最佳：申請表
確保頁面可存取
- 確保圖片有「替代」文字。 當螢幕閱讀器遇到圖片時，會嘗試閱讀文字替代版本。 檢查你上傳圖片時自動產生的「替代文字」，如果描述不符就修改。
- 當圖片無法載入時，瀏覽器會顯示「替代」文字。 當圖片因網路連線不良等常見原因無法載入時，文字替代也很重要。
- 使用動畫圖片時要小心。 有認知障礙、動作敏感或癲癇發作的使用者，可能無法容忍移動、閃爍或自動動畫影像， (包含 GIF) 問題。
- 參考這些 資源，了解如何在 SharePoint 線上建立無障礙網站。
規劃首頁
每一頁都很重要，但訪客在首頁上才是他們「第一印象」的來源。首頁在為訪客創造良好體驗方面扮演著特別重要的角色。 首頁必須同時具備視覺吸引力與實用性。
首頁範例：
lookbook 有範例說明你如何設計首頁——但你在規劃時所識別的商業成果，應該會決定如何將 lookbook 的想法轉化為首頁設計。
本文所用的溝通網站設計即為 品牌網站 範例。
你的首頁主要是導覽頁面。 目標是呈現你網站所提供的概覽，並讓讀者有機會根據他們需要知道或完成的目標來選擇自己的道路。 您的首頁不需要提供網站中每頁或每份文件的連結。 然而，首頁結合網站導覽，應該能引導讀者找到網站涵蓋的每一個主要 類別 或 主題 。
將高價值內容置於頁面頂端
由於這是你網站的入口，因此在頁面頂端特別重要的是要包含讀者最常需要內容的連結。 你在蒐集資訊規劃網站時，已經找出最常需要的內容。 首頁 (和頂部導覽) 是將這些資訊付諸實踐的最佳場所！ 快速連結網頁部分提供多種版面選項，讓你呈現最常需要的內容或主題連結，你也可以使用英雄網頁部分來達成此目的。
顯示網站擁有者聯絡資訊，供網站瀏覽者使用
在首頁新增網站擁有者的名字會非常有幫助。 這些資訊的最佳位置是在頁面底部。 雖然它很重要，但並非時時都需要。 如果你所有的溝通網站在首頁底部都有網站擁有者 (或聯絡人) ，訪客會發現這種模式，並知道如果需要尋找該網站的聯絡人，就必須往最底下滑動。 請使用 People 網頁部分加入網站擁有者姓名。
利用新聞推廣活動、里程碑與內容
利用 新聞 推廣與你網站所代表主題或部門相關的內容、里程碑或活動。 你可以快速製作吸引眼球的貼文，包含圖像和豐富的格式。 為了讓製作新聞文章更簡單，可以考慮為 新聞文章建立頁面模板。
新聞通常依據文章首次發表日期顯示，並以最近的文章為先。 不過，你也可以在新聞網頁部分以特定順序「釘選」新聞文章。
使用新聞網頁組件
新聞網頁部分包含多種版面配置，並根據你放置網頁部分的欄位大小提供不同的體驗。 作為一個良好做法，請使用頁面頂端的新聞網頁部分，並承諾定期更新。 你所建立的任何新聞貼文都會自動顯示在新聞網頁部分。
鼓勵觀眾「追蹤」你的網站。 這會讓你的新新聞貼文被推廣到行動應用程式的 SharePoint 起始頁和新聞標籤，方便追蹤者使用。
填充新聞網頁部分範例：
大多數新聞網頁部分的版面設計都使用縮圖圖片作為頁面。 縮圖圖片會自動從你頁面上第一張高品質圖片建立。 這可能是頁面標頭影像，或者如果你的頁面沒有標頭影像，SharePoint 會使用頁面第一欄的第一張圖片。 為了達到最佳效果，建議在每篇新聞文章的主圖處使用橫向圖片。 學習 如何更改或選擇頁面的縮圖圖片。
創作引人入勝的內容
新聞文章中最重要的資訊總是放在「最上面」，就像新聞報導一樣。
請參考以下新聞頁標題的建議來吸引讀者注意：
- 使用數字。 用數字開頭標題是可以的。
- 除非你的組織標準另有規定，否則請使用判決格 () 。 詞頭的第一個字應該大寫，所有專有名詞也都應該大寫。 大多數標題詞應該以小寫字母出現。 不要把每個字都大寫。 大多數情況下，冒號後的第一個字要大寫。 (在某些情況下，當冒號後面只有一個字時，該字不會被大寫。請用你最好的判斷力 )
- 使用吸引人的形容詞。 例如：輕鬆、有趣、免費、不可思議、必備、奇異、驚人。
- 盡量減少炒作和表情。 在新聞標題中使用表達式或成語，對非英語母語者來說往往缺乏意義。
- 使用獨特的理由。 People 喜歡「清單」文章。 要用清單文章吸引注意，可以用像是：理由、原則、事實、教訓、想法、方法、秘密和技巧等詞彙。
- 使用什麼、為什麼、如何或何時使用。 這在撰寫說服性文章時尤其有用。
- 做出一個大膽的承諾。 向讀者承諾有價值的東西——像是一項新技能或未解之謎的解答。 挑戰讀者閱讀你的文章——然後交出成果！
- 用現在式書寫。 即時過去資訊使用現在式，過去內容使用過去式，未來事件則使用未來式。
平面導覽
最有效的 SharePoint 網站可協助使用者快速找到所需的資訊，讓他們能夠使用發現的資訊來做出決策、瞭解正在發生的事情、存取所需的工具，或與同事共同協助解決問題。 因此，規劃有效的導航體驗是設計通訊網站的關鍵要素。 良好的導航體驗能讓訪客完整了解網站上的內容，並結合首頁，提供網站的完整「故事」。
了解貴組織的 樞紐結構 ，並考慮將您的網站連結為樞紐，以提升能見度與觸及範圍。 當你將 網站與 樞紐關聯時，根據組織治理規則，網站可能會繼承該樞紐的主題與權限。
學習如何 規劃場地導航。
平面圖權限
溝通網站通常內容作者數量較少，但讀者數量卻更多。 權限由 SharePoint 群組管理，預設包含三個權限層級：
- 擁有者 ——擁有完全控制權。 每個通訊站至少有兩位 (兩位) 擁有者是個好做法。
- 會員 – 編輯權限。 你可以有任意多的成員，但最好保持人數相對較少，以便提供適當的監督。 任何會員都可以編輯其他成員所創建的內容，並瀏覽處於草稿狀態的頁面。
- 訪客 ——請閱讀許可。 如果你用一個現有的廣泛群體來管理訪客群——例如「除了外部使用者以外的所有人」，會更容易管理你的訪客群。 如果你想建立私人通訊網站，可以將現有的 Microsoft 365 群組加入訪客群組，或新增一個已啟用郵件的安全群組。
內容作者將加入會員群組。 擁有者與會員權限的主要差異在於能夠 為網站分配權限。 除了上述三個權限群組外，每個網站還有一個網站管理員 (，過去稱為網站收藏管理員) 。 如果您的組織支持通訊網站的自助建立，網站管理員將是創建該網站的人。