更新資料的設計考量

防止在表單檢視中編輯值清單

1. 以滑鼠右鍵按一下 [導覽窗格] 中的表單，然後按一下 [設計檢視] 或 [版面配置檢視]。

2. 按一下控制項以選取它，然後按 F4 以顯示屬性表。

3. 在內容表的 [資料 ] 索引標籤上，將 [允許值清單編輯 ] 內容設定為 [否]。

4. 按一下 檔案 ，然後按一下 儲存，或按 Ctrl+S 。

指定不同的表單來編輯值清單

根據預設，Access 會提供內建表單來編輯值清單。 如果您有其他表單想要用於此目的，您可以在 [清單項目編輯表單 ] 屬性中輸入表單名稱，如下所示：

1. 以滑鼠右鍵按一下 [導覽窗格] 中的表單，然後按一下捷徑功能表上的 [ 設計檢視 ] 或 [版面配置檢視 ]。

2. 按一下控制項以選取它，然後按 F4 以顯示屬性表。

3. 在屬性表的 [ 資料 ] 索引標籤上，按一下 [清單項目編輯表單 ] 屬性方塊中的下拉箭號。

4. 按一下您要用來編輯值清單的表單。

5. 按一下 檔案 ，然後按一下 儲存，或按 Ctrl+S 。

檢查表單中的查閱欄位

1. 在 版面配置 或 設計檢視中開啟表單。

2. 以滑鼠右鍵按一下清單方塊或下拉式方塊控制項，然後按一下 [屬性]。

3. 在屬性表中，按一下 全部 索引標籤，然後找出 列來源類型 和 列來源 屬性。 [資料列來源類型] 屬性應該包含 [值清單] 或 [資料表/查詢]，而 [資料列來源] 屬性應該包含以分號或查詢分隔的專案清單。 如需更多空間，請以滑鼠右鍵按一下屬性，然後選取 [ 縮放 ] 或按 Shift+F2。

   通常，值清單使用以下基本語法：「item」;項目“;”項目”

   在此情況下，清單是一組以雙引號括住並以分號分隔的項目。

   選取查詢會使用下列基本語法：SELECT [table_or_query_name]。field_name] 來自 [table_or_query_name]。

   在此情況下，查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句是指資料表或查詢以及該資料表或查詢中的欄位。 第二個子句僅指資料表或查詢。 這裡有一個要記住的關鍵點：SELECT 子句不必包含表或查詢的名稱，儘管建議這樣做，並且它們必須包含至少一個欄位的名稱。 不過，所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 因此，您一律可以透過讀取 FROM 子句來尋找查詢欄位的來源資料表或來源查詢。

4. 執行下列其中一項操作。

   • 如果您使用值清單，請編輯清單中的項目。 確保用雙引號將每個項目括起來，並用分號分隔每個項目。

   • 如果查閱清單中的查詢參考另一個查詢，請在 「設計檢視」 中開啟第二個查詢 (以滑鼠右鍵按一下 [導覽窗格] 中的查詢，然後按一下 [ 設計檢視) ]。 記下查詢設計工具上半段中顯示的資料表名稱，然後移至下一個步驟。

     否則，如果 [查閱] 欄位中的查詢參考資料表，請記下資料表的名稱，然後移至下一個步驟。

5. 在 資料工作表檢視中開啟資料表，然後視需要編輯清單項目。

檢查資料表中的查閱欄位

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 在查詢設計方格的上半部，在 [資料類型 ] 欄中，按一下或以其他方式將焦點放在任何 [文字]、[數字] 或 [是/否] 欄位上。

3. 在資料表設計方格的下半段中，按一下 [查閱] 索引標籤，然後查看 [資料列來源類型 ] 和 [資料列來源 ] 屬性。

   [ 資料列來源類型 ] 屬性必須讀取 [值清單 ] 或 [資料表/查詢]。 [資料列來源] 屬性必須包含值清單或查詢。

   值清單使用以下基本語法：「item」;項目“;”項目”

   在此情況下，清單是一組以雙引號括住並以分號分隔的項目。

   一般而言，選取查詢會使用下列基本語法：SELECT [table_or_query_name]。field_name] 來自 [table_or_query_name]。

   在此情況下，查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句是指資料表或查詢以及該資料表或查詢中的欄位。 第二個子句僅指資料表或查詢。 這裡有一個要記住的關鍵點：SELECT 子句不必包含表或查詢的名稱，儘管建議這樣做，並且它們必須包含至少一個欄位的名稱。 不過，所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 因此，您一律可以透過讀取 FROM 子句來尋找查詢欄位的來源資料表或來源查詢。

4. 執行下列其中一項操作。

   • 如果您使用值清單，請編輯清單中的項目。 確保用雙引號將每個項目括起來，並用分號分隔每個項目。

   • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參考另一個查詢，請在 [導覽窗格] 中，在 [設計檢視] 中開啟第二個查詢 (以滑鼠右鍵按一下查詢，然後按一下 [ 設計檢視) ]。 記下查詢設計工具上半段中顯示的資料表名稱，然後移至下一個步驟。

     否則，如果 [查閱] 欄位中的查詢參考資料表，請記下資料表的名稱，然後移至下一個步驟。

5. 在 資料工作表檢視中開啟資料表，然後視需要編輯清單項目。

頁面頂端

從值清單中移除資料

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 在設計格線的上方區段中，選取包含值清單的資料表欄位。

3. 在格線的下方區段中，按一下 [查閱] 索引標籤，然後找出 [資料列來源] 屬性。

   根據預設，雙引號會括住值清單中的項目，而分號會區隔每個項目："Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

4. 視需要從清單中移除項目。 請記得刪除括住每個刪除的項目的引號。 此外，請勿保留開頭的分號，請勿保留成對的分號 (;;)，而且如果您移除清單中的最後一個項目，請刪除最後的分號。

   重要    如果您從值清單中刪除項目，而資料表中的記錄已經使用該刪除的項目，該刪除的項目仍會屬於記錄的一部分，直到您變更記錄為止。 例如，假設貴公司在「A 城市」有一座倉庫，但後來售出該大樓。 如果您從倉庫清單中移除「A 城市」，則會在資料表中看見「A 城市」，直到您變更這些值為止。

從查閱欄位移除資料

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 在設計格線的上方區段中，選取查閱欄位。

3. 在設計格線的下方區段中，按一下 [查閱] 索引標籤，然後找出 [資料列來源類型] 和 [資料列來源] 屬性。

   [資料列來源類型] 屬性應顯示 [資料表/查詢]，而 [資料列來源] 屬性必須包含參照資料表或另一個查詢的查詢。 查詢欄位的查詢一律以單字 SELECT 開頭。

   選取查詢通常 (但不一定) 會使用此基本語法：選取 [table_or_query_name].[field_name] 從 [table_or_query_name]。

   在此情況下，查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句參照資料表和該資料表中的欄位，相反地，第二個子句僅參照資料表。 請記住這一點：FROM 子句一律會告訴您來源資料表或查詢的名稱。 SELECT 子句可能不一定會包含資料表或查詢的名稱，雖然它們一律會包含至少一個欄位的名稱。 不過，所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。

4. 請執行下列其中一項操作：

   • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參考另一個查詢，請按一下 [建置] 按鈕 (在屬性表的 [ 資料 ] 索引標籤上，按一下下一個) ，以在 [設計] 檢視中開啟查詢。 記下顯示在查詢設計工具之上方區段中的資料表名稱，然後繼續執行步驟 5。

   • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表，請記下資料表名稱，然後繼續執行步驟 5。

5. 在 資料工作表檢視中開啟來源資料表。

6. 找出包含查閱清單中所用之資料的欄位，然後視需要編輯資料。

頁面頂端

檢視資料類型

執行下列其中一個動作：

使用資料工作表檢視

1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

2. 在 [欄位] 索引標籤的 [格式設定 ] 群組中，查看 [資料類型] 清單中的值。 當您將游標放在表格中的各個欄位中時，值會變更：

   

使用設計檢視

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 看看設計網格。 方格的上半部分顯示每個表格欄位的名稱和資料類型。

   

資料類型如何影響資料輸入

您為每一個表格欄位設定的資料類型，可讓您控制欄位容許的資料類型的第一層次。 在某些情況下，例如「長文字」欄位，您可以輸入任何您想要的資料。 在其他情況下，例如自動編號欄位，欄位的資料類型設定會阻止您輸入任何資訊。 下表列出 Access 提供的資料類型，並說明它們如何影響資料輸入。

如需詳細資訊，請參閱 Access 桌面資料庫的資料類型和修改或變更欄位的資料類型設定。

頁面頂端

檢視表格欄位的內容

Access 提供兩種方式來檢視表格欄位的屬性。

在資料工作表檢視中

1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

2. 按一下 欄位 標籤，然後使用 格式設定 群組中的控制項來檢視每個表格欄位的內容。

在「設計檢視」中

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 在格線的下半部，按一下 [ 一般 ] 索引標籤 （如果尚未選取）。

3. 若要查看查閱欄位的內容，請按一下 查閱 標籤。

屬性如何影響資料輸入

下表列出對資料輸入影響最大的內容，並說明它們如何影響資料輸入。

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建立關係

1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

2. 在 [ 設計 ] 索引標籤的 [關聯性] 群組中，按一下 [新增資料表 ] ([在 Access) 中 顯示資料表 ]。

3. 選取 [資料表] 索引標籤，選取您要變更的資料表，按一下 [新增]，然後按一下 [關閉]。

   您可以按 SHIFT 鍵選取多個表格，也可以個別新增每個表格。 僅選取關係的「一端」和「多端」上的表格。

4. 在 [關聯性] 視窗中，從關聯性「一」端的資料表拖曳主索引鍵，並將其放在關聯性「多」端資料表的 [外部索引鍵] 欄位上。

   [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示對話方塊：

   

5. 選取「強制執行參照完整性」核取方塊，然後按一下「建立」。

在主索引鍵中啟用串聯更新

1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

2. 「 關係」 視窗隨即出現，並顯示聯結 (顯示為資料庫中表格之間) 的連接線。 下圖顯示一般關係：

3. 以滑鼠右鍵按一下父表與子表之間的聯結線，然後按一下 [編輯關聯性]。

   

   [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示對話方塊：

   

4. 選取串 聯更新相關欄位，確定已選取強制 參照完整性 核取方塊， 然後按一下確定。

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