Outlook 中的 Microsoft 365 群組 提供強大的解決方案，讓您與公司內外的人員進行通訊和共同作業。 建立群組以共用收件匣、行事曆、OneDrive、SharePoint 網站、OneNote 筆記本等等。 您也可以邀請公司外部的來賓，讓他們可以使用相同的資源共同作業。
當您建立 Microsoft 365 群組時，Outlook 會自動建立共用 Outlook 收件匣、共用行事曆和文檔庫，以便在檔案上共同作業。 您也可以建立Microsoft小組，並將工作與 Teams 中的 Planner 整合。您不必擔心手動將許可權指派給所有這些資源，因為將成員新增至群組會自動授與他們使用群組所提供工具所需的許可權。
Microsoft 365 群組 提供成員：
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共用收件匣 - 您在通訊組清單中通常擁有的交談會在何處進行。 這個共用收件匣完全可搜尋，因此會為群組的郵件建立生動的封存。 群組的註冊者可以搜尋或捲動回歷程記錄，快速瞭解先前在群組中張貼的內容。 請參閱： 在 Outlook 中傳送電子郵件到群組。
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共用檔案庫 - 您的群組有一個 SharePoint 檔案庫，您的使用者可以在這裡儲存、共用文檔庫，並在檔、活頁簿、簡報、影像或任何其他需要處理的檔案上進行共同作業。 請參閱： 在 Outlook 中使用群組共享檔案。
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共用行事曆 - 您的群組會取得共用行事曆，以張貼與該群組相關的事件。 已訂閱群組的每個成員都會自動受邀加入張貼至行事曆的活動，因此這些活動也可以視需要出現在他們的個人行事曆上。 請參閱： 在 Outlook 中使用群組行事歷來排程和編輯活動。
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共用的 OneNote 筆記本 ： 群組會自動有一個共用的 OneNote 筆記本，群組成員可在此收集資訊並進行共同作業。 許多群組會使用筆記本建立包含常見問題和其他資源的生動Wiki。
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來賓存取 - 您之前可以將外部聯繫人新增至通訊群組，但對方收到的只是電子郵件。 透過群組，您可以讓來賓存取電子郵件交談、檔案，甚至是共用的 OneNote 筆記本。 請參閱： 在 Outlook 中以來賓身分使用群組。
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內容可被探索 - 根據預設，Outlook 中的群組是公開的，這表示貴組織中的其他人員可以輕鬆探索及加入或檢閱群組中的數據。 如果群組內容比較敏感，您可以將群組切換為私人，這會隱藏非成員的內容，並要求群組擁有者核准任何加入要求。
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自助建立 - IT 不需要受到使用者要求建立群組的困擾。 用戶可以視需要建立自己的群組。 如果您想要控制組織中的哪些使用者可以建立群組，請參閱：管理誰可以建立 Microsoft 365 群組。
管理您的群組
Microsoft 365 提供許多實用的工具和功能，可讓您更輕鬆地管理和管理您的群組。
提示: 書籤 Microsoft 365 群組 - 一般工作，可讓您輕鬆存取有關群組建立、委派、電子郵件管理、郵件流程、還原和實用腳本的系統管理員資訊。
讓目錄保持在控制之下，是每個系統管理員都關心的事項。 以下是 Microsoft 365 提供的一些工具，可協助您更輕鬆地執行下列作業：
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命名原則 - 命名原則可讓您定義群組可接受的名稱，或不代表可接受的名稱。 這可防止使用者為群組提供不公開或禁止的名稱。 此外，您可以強制執行組名的公司標準前綴或後綴。
動態成員資格 - 動態成員資格可讓您依規則設定群組成員資格，這會根據您 Active directory 中的部門或角色) 等元數據 (來新增 (或移除) 群組成員。 如需建立動態成員資格的詳細資訊，請參閱 使用屬性建立進階規則 。
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隱藏的成員資格 - 如果您有理由要將群組的成員資格設為機密，例如，如果成員是學生，您可以隱藏外部成員資格。
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建立許可權 - 組織中可能有一些您不想建立新群組的人員。 有數種管理目錄中建立許可權的技術。 請參閱 管理 Microsoft 365 群組建立]。
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稽核記錄 - 您可以更信賴讓使用者建立群組及管理群組成員資格，因為 Microsoft 365 群組稽核記錄可讓您追蹤建立或刪除特定群組的人員，或是變更群組的成員資格。 請參閱： 在 Microsoft 365 安全性 & 合規性中心中搜尋稽核記錄。
傳遞管理提供您一些方法來處理群組應如何傳送或接收郵件。 此外，還有其他工具可以監控這些郵件的流程。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 群組 - 一般工作。
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[以身分傳送] 或 [代理傳送 者] - 這些設定可讓指定的使用者像是來自群組或代表群組一樣傳送電子郵件。
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寄件者限制 - 這些設定可讓您控制誰可以傳送郵件給群組。 您可以將群組設定為允許來自外部方的電子郵件，但您可能會想要將它限特定外部方。
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外部用戶支援 - 邀請來賓加入您的群組，您可以選擇將他們納入群組中的電子郵件交談中。 請參閱在 Outlook 中將來賓新增至群組以瞭解如何新增來賓。
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傳輸規則 - 傳輸 規則適用於群組，就像處理 Exchange 伺服器一樣。 規則可以尋找符合特定條件的郵件，然後對這些郵件採取動作。
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郵件提示 - 郵件提示會在使用者撰寫郵件時向使用者顯示資訊豐富的訊息。 如果使用者的訊息可能傳送給外部人員，或是超過郵件配額，他們就可以警告使用者，以協助減少 NDR。
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多個 Proxy 位址 - 群組可以像使用者信箱一樣擁有別名。 其他 Proxy 位址對於接受傳送給其他別名的郵件非常方便，或是讓您更輕鬆地連絡名稱較長或難以拼字的群組。 如需詳細資訊，請參閱選擇建立 365 群組時要使用的網域Microsoft
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最大傳送/接收大小 - 這些配額有助於減少群組接收 (或傳送) 超大型郵件的問題，以便更完善地管理儲存空間和頻寬需求。
Microsoft 365 還提供一些工具，讓您管理群組中共用的內容類型。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 群組 - 一般工作。
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使用方針 - 您可以定義 Microsoft 365 群組的使用方針，讓使用者瞭解有助於保持群組有效並教育他們內部內容原則的最佳做法。
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數據分類 - 您可以為 Microsoft 365 組建立可自定義的數據分類系統，允許依原則類型分隔群組 (例如「未分類」、「公司機密」或「絕密」) 。 透過這種方式，您的群組可以顯示貴組織中其他內容的原則。 可擴展原則可讓貴組織設定在建立或變更群組時稱為端點，然後您就可以實作自己的群組建立或變更原則。
任何 Microsoft 365 Exchange Online 和 SharePoint Online 的訂閱都會支援群組。 包括商務基本版和商務進階版方案，以及企業版 E1、E3 和 E5 方案。
如果您有僅限 Exchange 的方案，您還是可以取得 Outlook 群組的共用收件匣和共用行事曆功能，但您無法取得文件庫、Planner 或任何其他功能。
用戶有時會因為變更而感到不自在，因此請務必與通訊組清單的現有成員溝通，讓他們知道預期會發生什麼事。 以下是一些您應該包含在此訊息中的資訊，以及一些您可能會覺得實用的解答：
Outlook 中的群組是什麼？
Outlook 中的Microsoft 365 群組是單一的共同作業解決方案，適用於想要以易於找到的統一方式共用討論、檔案、行事歷和筆記的團隊/群組。 最棒的功能可能是群組的 [收件匣] 會維護討論記錄，以便輕鬆搜尋先前的討論。
如需詳細資訊，請參閱 Outlook 中的群組體驗。
為什麼要進行這項變更？
人員 經常要求能夠搜尋張貼在我們的通訊組清單中的郵件，以尋找過去討論過的資訊。 將通訊組清單升級為群組，表示使用者不必一再詢問或回答相同的問題。
此外，新群組也會包含群組活動的行事曆、共用的檔案庫和 OneNote 筆記本，我們可以在這裡共同作業及收集資訊以供日後參考。
如果我已經是通訊組清單的成員，我是否需要執行任何動作才能加入此群組？
否，如果您已經是通訊組清單的成員，您就會自動成為新群組的成員。
如何? 在 Outlook 中存取新群組嗎？ Outlook 網頁版呢？
若要在 Outlook 中存取新群組，只要移至左側瀏覽窗格底部的 [群組] 類別即可。 如果您經常使用此群組，請以滑鼠右鍵按兩下它並選擇 [顯示為我的最愛]，將它釘選為我的最愛。
此外，在iOS、Android等 (每個行動平臺上都有可用 Microsoft 365 群組的免費行動用戶端 ) ，以便隨時隨地輕鬆存取群組。
我還不能只傳送電子郵件嗎？
是的，當然。 您用於通訊組清單的相同電子郵件別名在 Outlook 中的群組仍然正常運作。
此外...
請記得在進行這項變更時告知他們，如果他們有其他問題，應該連絡誰。
Microsoft不會提供將共用信箱轉換為Microsoft 365 群組的工具，反之亦然。 不過，您可以將通訊組清單升級至 Microsoft 365 群組。 這是提供貴組織通訊組清單所有功能的絕佳方式，Microsoft 365 群組。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 群組 一般工作。
哪些通訊組清單無法升級為 Microsoft 365 群組？
您只能將雲端管理、簡單、非巢狀通訊組清單升級至Microsoft 365 群組。 請參閱無法將通訊組清單升級至Microsoft 365 群組。
一旦您將通訊群組升級至Microsoft 365 群組后，您可能會想要執行一些後續工作，以確保其順暢。
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與您的用戶進行後續追蹤 - 升級完成後立即與他們確認，並於數天后再次登入。 顯示您正在聆聽他們可能遇到的任何問題並回應，對於讓他們滿意變更將大有用。
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監控預訂報告 - Microsoft 365 管理員 入口網站有一些不錯的報告，可以顯示有多少使用者正在使用群組、他們使用的頻率和功能。 這些報告可協助您設計後續追蹤和用戶訓練，並醒目提示使用者從新群組獲得最大價值的位置。 請參閱：Microsoft 365 系統管理中心 中的活動報告。
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分享您的體驗 - 讓公司中的其他小組知道您已升級通訊群組，以及您已採取哪些步驟來讓它成功！ 分享該資訊可協助這些其他團隊依照您的範例進行，並成功升級他們自己的團隊。
對 Microsoft 365 群組 有任何疑問嗎？ 流覽 Microsoft 365 群組 技術社群。
提示: 根據預設，所有使用者都可以建立Microsoft 365 個群組。 若要深入瞭解，請參閱管理誰可以建立 Microsoft 365 群組。
您可以從各種工具建立 Microsoft 365 群組 ，包括 Outlook、Outlook 網頁版、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams 等。 您選擇從哪一個工具開始，取決於您使用的群組類型。 例如，在 Microsoft，當我們建立以電子郵件和行事曆整理的群組時，我們往往會從 Outlook 開始。 如果群組適用於全公司的通訊，我們通常會從 Viva Engage 開始。 針對聊天式共同作業，我們會從 Microsoft Teams 啟動我們的群組。
貴組織以外的人員無法看到或存取公開群組和私人群組，除非您另外邀請他們成為來賓。 如需詳細資訊，請參閱在 Outlook 中將來賓新增至群組。
管理擁有者、成員和來賓
群組擁有者是此群組的仲裁者。 您可以新增或移除成員及擁有專屬權限，例如刪除共用收件匣中的交談或變更群組的其他設定。 群組擁有者可以重新命名群組、更新描述或圖片等等。 如果您熟悉 SharePoint 角色，則群組擁有者是網站集合系統管理員。
提示: 如果可以的話，最好的做法是有最少兩位群組擁有者。 這樣如果有一位擁有者沒有空，另一位還可以對群組進行變更。
群組成員是貴組織中使用群組共同作業的一般使用者。 他們可以存取群組中的所有專案，但無法變更群組設定。 在 SharePoint 中他們是網站成員。 如需新增或移除群組成員的相關信息，請參閱在 Outlook 中新增、編輯和移除群組成員。
來賓就像群組的成員，但他們不在您的組織中。 根據預設，您的使用者可以邀請來賓加入您的群組，而且您可以控制該設定。 如需詳細資訊，請參閱在 Outlook 中將來賓新增至群組。
將 Microsoft Teams 用於常設的聊天式工作區
與您的群組保持聯繫的絕佳方式是 Microsoft Teams。 Microsoft Teams 是您小組的內部溝通管道，常設聊天室可針對主題或群組內的子群組，進行非正式的即時對話。 雖然 Teams 整合不會自動進行，但您可以輕鬆地根據您的 Microsoft 365 群組建立 Teams 群組。
群組完成其預期目標之後，您便可以刪除群組以釋放系統資源，並移除群組使其不再被列出或顯示。 如需詳細資訊，請參閱在 Outlook 中編輯或刪除群組。 如果您怕忘記刪除過期的群組，您的系統管理員可以設定到期原則，並指定一段時間之後會自動移除舊的群組。 另請參閱： Microsoft 365 組到期原則。
布 建Microsoft 365 群組主要有三種模型：[開啟]、[IT 主導] 或 [受控]。 每個都有其的優點。
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型號 |
優點 |
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開啟（預設） |
使用者可以建立自己的群組，不需要等待或麻煩 IT |
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IT 主導 |
使用者要求 IT 建立群組。 IT 可以配合需求選擇最佳的共同作業工具 |
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控制 |
僅限特定人員、團隊或服務建立群組 (請參閱：控制誰可以建立 Microsoft 365 群組) |
如果您想要控制 Microsoft 365 群組 的命名方式，可以使用 命名 原則來強制組名符合特定標準，包括前綴或後綴，以及封鎖令人反感的名稱。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 群組命名原則 (部分機器翻譯)。
每個群組至少有一個能新增或移除成員的擁有者，並且可以對群組及它的內容進行基本的篩選和編輯。 如果群組擁有者 (或擁有者) 因任何原因離開組織，則系統管理員可以 將新的擁有者指派給 群組。 請參閱 指派新擁有者給孤立的群組。
此外，如果您有 Exchange Online 系統管理員許可權，您可以從 Microsoft 365 管理員 中心管理您的群組 (請參閱在 Microsoft 365 系統管理中心) 或從 PowerShell 管理群組成員資格 (請參閱使用 PowerShell 管理 Microsoft 365 群組。
您可能會想要從您的租用戶 刪除群組。 如需如何刪除群組的相關信息，請參閱： 在 Outlook 中刪除群組。 如果意外刪除群組，系統管理員最多可以還原該群組長達 30 天。 請參閱： 還原已刪除的Microsoft 365 群組。
如果您想要更自動化的方式來管理 Microsoft 365 群組的生命週期，您可以使用 到期原則 ，以特定的時間間隔過期群組。 群組擁有者會在群組到期前 30、15 和 1 天收到電子郵件，讓他們在仍需要時輕鬆續約群組。 請參閱： Microsoft 365 群組到期原則。
Microsoft 365 群組限制
在適用於系統管理員的 Microsoft 365 群組 概觀中尋找群組限制。
若是您正準備使用 Azure Active Directory Connect 工具的「群組回寫」功能，最大長度與「 描述 」 屬性相關，為 448 字元。
如需 SharePoint Online 儲存空間的詳細資訊，請參閱 SharePoint Online 限制。
當您具有關於群組使用情況的實用資訊時，管理 Microsoft 365 群組會更有效率。 Microsoft 365 管理員 中心有報告工具，可讓您查看儲存空間使用量、您有多少作用中的群組，甚至是使用者使用群組的方式等資訊。 如需詳細資訊，請參閱： 在系統管理中心Microsoft 365 報告 。
Microsoft 365 群組 提供多種符合 性、 資訊保護和 電子檔探索的工具。
