Microsoft 365 群組在 Outlook 中提供了強大的溝通與協作解決方案，能與公司內外的人溝通與協作。 建立群組以分享收件匣、行事曆、OneDrive、SharePoint 網站、OneNote 筆記本等功能。 你也可以邀請公司外的來賓，讓他們能利用相同的資源來合作。
當你建立 Microsoft 365 群組時，Outlook 會自動建立共用的 Outlook 收件匣、共用行事曆，以及用於協作檔案的文件庫。 你也可以 建立 Microsoft 團隊 ，並在 Teams 中整合任務與 Planner 進行。你不必擔心手動分配所有資源權限，因為加入成員會自動讓他們使用你所提供工具的權限。
Microsoft 365 群組 為會員提供：
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共享收件匣 ——你傳統上在分發名單中進行對話的地方。 這個共享收件匣完全可搜尋，因此會建立一個群組訊息的活存檔。 新加入群組的人可以搜尋或回捲歷史，快速了解之前在群組中發布的內容。 請參考： 在 Outlook 中向群組發送電子郵件。
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共享檔案庫 ——你的團隊有一個 SharePoint 檔案庫，使用者可以儲存、分享並協作文件、工作簿、簡報、圖片或其他需要處理的檔案。 參見： 在 Outlook 中與群組分享檔案。
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共用行事曆 - 你的團體會有一個共用行事曆來發布與群組相關的活動。 每位訂閱該群組的成員都會自動被邀請參加日曆上公布的活動，因此這些活動若願意，也能出現在他們的個人行事曆中。 請參考： 在 Outlook 中使用群組行事曆來排程和編輯事件。
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共享 OneNote 筆記本 - 群組自動擁有共用的 OneNote 筆記本，成員可在此收集與協作資訊。 許多團體使用筆記本來建立一個活生生的維基，裡面有常見問題和其他資源。
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訪客存取 ——你以前可以把外部聯絡人加入分發群組，但他們只能收到電子郵件。 透過群組，你可以讓訪客存取電子郵件對話、檔案，甚至共用的 OneNote 筆記本。 參見： 以訪客身份使用 Outlook 中的群組。
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內容可被發現 ——Outlook 中的群組預設是公開的，這表示組織中的其他人很容易發現、加入或檢視群組中的資料。 如果群組內容較敏感，你可以將群組切換為私人，這會隱藏非成員的資訊，並要求群組擁有者批准任何加入請求。
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自助建立 ——IT 不必被使用者要求建立群組所困擾。 使用者可視需要建立自己的群組。 如果你想控制組織中哪些使用者可以建立群組，請參考：管理誰可以建立 Microsoft 365 群組。
管理你的團體
Microsoft 365 提供多種實用工具與功能，幫助更輕鬆地管理與管理您的團隊。
提示: 將 Microsoft 365 群組加入書籤——常見任務，方便存取管理員關於群組建立、委派、電子郵件管理、郵件流程、還原及實用腳本等資訊。
保持目錄的管理是每位管理員都關心的事。 以下是 Microsoft 365 提供的一些工具，幫助你讓這件事變得更簡單：
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命名政策 - 命名政策允許你定義群組中哪些名稱是可接受的，哪些不適用。 這防止用戶給群組使用粗俗或禁止的名稱。 此外，你也可以在團體名稱上強制使用公司標準的前綴或後綴。
動態成員資格 - 動態成員資格允許您依規則設定群組成員資格，根據活動目錄中的部門或角色) 等元資料 (新增或移除 () 群組成員。 關於建立動態成員的更多資訊，請參閱 使用屬性建立進階規則 。
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隱藏會員 資格——如果你有理由希望團體成員身份保密，例如成員是學生，你可以對外方隱藏會員資格。
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建立權限 ——你組織裡可能有些人你不希望能建立新群組。 管理目錄中建立權限有幾種技巧。 請參閱 管理 Microsoft 365 群組建立。
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審計日誌 ——你可以更有信心讓使用者建立群組並管理群組成員資格，因為 Microsoft 365 群組審核日誌能讓你追蹤是誰創建或刪除了特定群組，或更改了群組成員資格。 請參閱： 搜尋Microsoft 365安全 & 合規中心的稽核日誌。
傳遞管理提供一些方法來處理群組應該如何發送或接收訊息。 此外，還有工具可以監控這些訊息的流動。 更多資訊請參閱 Microsoft 365 群組 - 常見任務。
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以 Send as 或 Send for Berecent -這些設定允許指定使用者以群組寄件或代表群組的身份發送電子郵件。
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發送者限制 - 這些設定讓你控制誰可以向群組發送訊息。 群組可以設定允許外部單位的電子郵件，但你可能想限制只能接收特定的外部使用者。
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外部使用者支援 - 透過邀請來賓加入群組，你可以選擇讓他們參與群組的電子郵件對話。 請參閱 Outlook 中的「新增訪客到群組 」以了解如何新增訪客。
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傳輸規則 - 傳輸規則對群組和你的 Exchange 伺服器一樣有效。 規則可以尋找符合特定條件的訊息，並對這些訊息採取行動。
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MailTips - MailTips 是用戶在撰寫訊息時顯示的資訊訊息。 他們可以透過警告用戶訊息可能寄給外部或超出訊息配額，來幫助減少NDR。
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多個代理位址 ——一個群組可以像使用者信箱一樣有別名。 額外的代理地址對於接收寄往其他別名的訊息或方便聯絡名字較長或難以拼寫的群組非常有用。 欲了解更多資訊，請參閱「選擇建立 Microsoft 365 群組時使用的網域」
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最大發送/接收大小 - 這些配額有助於減少群組接收 (或發送極大訊息) 問題，以更好地管理儲存空間與頻寬需求。
Microsoft 365 也會提供一些工具來管理群組中分享的內容類型。 更多資訊請參閱 Microsoft 365 群組 - 常見任務。
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使用指引 ——你將能為 Microsoft 365 群組制定使用指引，教育使用者了解有助於維持群組效能的最佳實務，並教育他們了解內部內容政策。
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資料分類 - 您可以為 Microsoft 365 群組建立可自訂的資料分類系統，允許依政策類型 (「非機密」、「企業機密」或「最高機密」) 來區分群組。 透過這種方式，你的群組可以展示組織中其他內容的政策。 可擴充政策允許組織設定一個端點，當群組建立或變更時會被呼叫，然後你也可以實作自己的群組建立或變更政策。
任何 Microsoft 365 Exchange Online 和 SharePoint Online 的訂閱都會支援群組。 包括商務基本版和商務進階版方案，以及企業版 E1、E3 和 E5 方案。
如果您有僅限 Exchange 的方案，您還是可以取得 Outlook 群組的共用收件匣和共用行事曆功能，但您無法取得文件庫、Planner 或任何其他功能。
使用者有時會對變更感到不安，因此與現有的發行名單成員溝通，讓他們知道該期待什麼，非常重要。 以下是你應該在這則訊息中包含的一些資訊，以及一些你可能會覺得有幫助的答案：
Outlook 中的群組是什麼？
Outlook 中的Microsoft 365 群組是一個單一的協作解決方案，讓想要一個能以統一且易於找到的方式分享討論、檔案、行事曆和筆記的團隊/群組使用。 最棒的功能大概是群組的收件匣會保留討論歷史，方便搜尋先前的討論。
更多資訊請參見 Outlook 中的 The Groups 體驗。
為什麼要進行這項變更？
People 經常要求能搜尋我們分發名單中已發布的訊息，以尋找過去討論過的資訊。 將分發名單升級為群組，意味著人們不必一再重複問或回答相同的問題。
此外，新團體還會包含一個群組活動行事曆、共享檔案庫，以及一本 OneNote 筆記本，讓我們可以協作並收集未來參考的資訊。
如果我已經是分發名單的成員，加入這個群組還需要做什麼嗎？
不，如果你已經是分發名單的成員，你就會自動成為新群組的成員。
如何？在 Outlook 中存取新群組？ 那 Outlook on Web 呢？
要在 Outlook 中存取新群組，只要在導覽窗格左側底部的群組類別中移動即可。 如果你經常使用這個群組，可以考慮透過右鍵點擊並選擇 「顯示為最愛」來固定為最愛。
此外，每個行動平台 (iOS、Android 等平台都有免費的 Microsoft 365 群組手機端 ) 讓你隨時隨地都能輕鬆存取群組。
我還是可以直接寄電子郵件嗎？
是的，當然。 你用來設定分發名單的電子郵件別名，在 Outlook 裡對群組來說仍然能正常運作。
此外...
記得告訴他們何時會發生這個變動，以及如果有進一步問題應該聯絡誰。
Microsoft 沒有提供將共用信箱轉換成 Microsoft 365 群組或反過來的工具。 不過，你可以將發行清單升級成 Microsoft 365 群組。 這是讓您的組織的發行清單擁有 Microsoft 365 群組所有功能與功能的絕佳方式。 更多資訊請參閱 Microsoft 365 群組 - 常見任務。
哪些發行清單無法升級到 Microsoft 365 群組？
你只能將雲端管理、簡單且非巢狀的發行清單升級到 Microsoft 365 群組。 請參閱 無法將發行清單升級至 Microsoft 365 群組。
一旦你將分發群組升級為 Microsoft 365 群組，還有幾項後續工作可以確保過程順利進行。
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與用戶保持後續聯繫 ——升級完成後立即與他們聯繫，幾天後再聯絡一次。 展現你願意傾聽並回應他們的問題，會大大提升他們對改變感到滿意和自在的感覺。
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監控互動報告—— Microsoft 365 管理員 Portal 有一些不錯的報告，可以告訴你有多少用戶在使用群組、頻率以及他們使用哪些功能。 這些報告能幫助你設計後續追蹤與使用者訓練，並突顯使用者從新群組中獲得最大價值的部分。 參見：Microsoft 365 系統管理中心的活動報告。
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分享你的經驗 ——讓公司其他團隊知道你升級了配送團隊，以及你採取了哪些步驟讓它成功！ 分享這些資訊可以幫助其他團隊效法你的榜樣，成功升級。
對 Microsoft 365 群組有疑問嗎？ 造訪 Microsoft 365 群組技術社群。
提示: 預設情況下，所有使用者都可以建立 Microsoft 365 群組。 想了解更多，請參考 Manage 誰能建立 Microsoft 365 群組。
你可以使用多種工具創建 Microsoft 365 群組 ，包括 Outlook、Outlook 網頁版、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams 等。 你選擇哪種工具開始，取決於你合作的團隊類型。 舉例來說，在Microsoft，我們建立以電子郵件和行事曆為核心的群組時，傾向於從 Outlook 開始。 如果集團是全公司溝通，我們通常會從 Viva Engage 開始。 針對聊天協作，我們會從 Microsoft Teams 開始組建群組。
貴組織以外的人員無法看到或存取公開群組和私人群組，除非您另外邀請他們成為來賓。 更多資訊請參閱 Outlook 中的「新增訪客到群組 」。
管理業主、會員與賓客
群組擁有者是此群組的仲裁者。 您可以新增或移除成員及擁有專屬權限，例如刪除共用收件匣中的交談或變更群組的其他設定。 群組擁有者可以重新命名群組、更新描述或圖片等等。 如果你熟悉 SharePoint 角色，那麼群組擁有者就是網站集合管理員。
提示: 如果可以的話，最好的做法是有最少兩位群組擁有者。 這樣如果有一位擁有者沒有空，另一位還可以對群組進行變更。
群組成員是貴組織中使用群組共同作業的一般使用者。 他們可以存取群組裡的所有東西，但無法更改群組設定。 在 SharePoint 中他們是網站成員。 有關新增或移除群組成員的資訊，請參閱 Outlook 中的新增、編輯及移除群組成員。
來賓就像群組的成員，但他們不在您的組織中。 預設情況下，使用者可以邀請來賓加入你的群組，而你可以控制這個設定。 更多資訊請參閱 Outlook 中的「新增訪客到群組」。
使用 Microsoft Teams 建立一個持久且以聊天為主的工作空間
與團隊保持聯繫的一個絕佳方式是 Microsoft Teams。 Microsoft Teams 是您小組的內部溝通管道，常設聊天室可針對主題或群組內的子群組，進行非正式的即時對話。 雖然 Teams 整合不會自動自動，但你可以輕鬆建立基於 Microsoft 365 群組的 Teams 群組。
群組完成其預期目標之後，您便可以刪除群組以釋放系統資源，並移除群組使其不再被列出或顯示。 更多資訊請參閱 Outlook 中的編輯或刪除群組 。 如果您怕忘記刪除過期的群組，您的系統管理員可以設定到期原則，並指定一段時間之後會自動移除舊的群組。 另見： Microsoft 365 群組到期政策。
配置 Microsoft 365 群組主要 有三種模式：開放型、IT 主導型或受控型。 每個都有其的優點。
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型號 |
優點 |
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開啟（預設） |
使用者可以建立自己的群組，不需要等待或麻煩 IT |
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IT 主導 |
使用者要求 IT 建立群組。 IT 可以配合需求選擇最佳的共同作業工具 |
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控制 |
群組建立僅限特定個人、團隊或服務 (參見：控制誰能創建Microsoft 365 群組) |
如果你想控制 Microsoft 365 群組 的命名方式，可以使用 命名政策 強制群組名稱遵守某些標準，包括前綴或後綴，並封鎖令人反感的名稱。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 群組命名原則 (部分機器翻譯)。
每個群組至少有一個能新增或移除成員的擁有者，並且可以對群組及它的內容進行基本的篩選和編輯。 若群組擁有者 (或擁有者) 因任何原因離開組織，管理員可指派新的擁有者。
此外，如果你有Exchange Online管理員權限，你可以從 Microsoft 365 管理員 中心管理你的群組 (Microsoft 365 系統管理中心) 中查看「管理群組成員資格」，或從 PowerShell (「用 PowerShell 管理Microsoft 365 群組」來管理你的群組。
您可能會想要從您的租用戶 刪除群組。 關於如何刪除群組的資訊，請參見： 在 Outlook 中刪除群組。 若群組被誤刪，管理員可恢復該群組最多30天。 參見： 還原已刪除的 Microsoft 365 群組。
如果你偏好更自動化的方式來管理 Microsoft 365 群組的生命週期，可以使用 到期政策 在特定時間間隔內讓群組過期。 群組擁有者會在群組到期前30、15和1天收到電子郵件，方便他們在仍需續約時輕鬆續約。 參見： Microsoft 365 群組過期政策。
Microsoft 365 群組限制
在管理員的 Microsoft 365 群組概覽中查詢群組限制。
若是您正準備使用 Azure Active Directory Connect 工具的「群組回寫」功能，最大長度與「 描述 」 屬性相關，為 448 字元。
欲了解更多 SharePoint Online 儲存資訊，請參閱 SharePoint Online 限制。
當您具有關於群組使用情況的實用資訊時，管理 Microsoft 365 群組會更有效率。 Microsoft 365 管理員 中心有一個報告工具，可以讓你查看儲存空間使用情況、活躍群組數量，甚至使用者如何使用群組等資訊。 更多資訊請參閱 ：管理中心的 Microsoft 365 報告 。
Microsoft 365 群組 提供多項 合規、 資訊保護及 電子發現工具。
