合併列印信封

步驟 1：設定郵寄清單

郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。

祕訣

• 如果你沒有郵件列表，可以在郵件合併時建立一個。 請收集所有的地址清單，然後將它們新增到您的資料來源。
• 如果你用的是 Excel 試算表，請將郵遞區號或郵遞區號欄位格式化成文字，以保留任何零。 如需詳細資訊，請參閱在 Excel 中設定合併列印數字、日期和其他值的格式。
• 如果你想使用 Outlook 聯絡人，請確保 Outlook 是你的預設電子郵件程式。

步驟 2：測試信封的版面配置

若需要，請在執行實際的合併列印之前，先進行一小批信封的列印測試。

1. 前往「新存檔>>空白文件」。

2. 請參考 Mailings>Envelopes。
   

3. 在 [收件者地址] 方塊中，輸入範例地址來測試信封列印出來的樣子。

4. 在 [寄件地址] 方塊中，輸入您的地址。
   

5. 選擇 選項>信封選項 ，並執行以下操作：

   • 選擇符合您信封的大小，或選擇 [自訂大小] 來設定大小。
     
   • 若需要，請在 [收件者地址] 和 [寄件地址] 底下，選擇一種字型以及左位移和上位移的位置。

6. 在 [列印選項] 索引標籤上，確認選取的是正確的 [進紙方式]，以符合圖例的方式放入信封，然後選擇 [確定]。
   

7. 選擇 [列印]，然後選擇 [是]，以將寄件地址另存為預設地址。

步驟 3：啟動合併列印

1. 前往 Mailings>開始郵件合併>信封。
   
2. 在 [信封選項] 對話方塊中，檢查您的選項，然後選擇 [確定]。
3. 如果您想要在信封上新增寄件者地址或標誌，現在正是新增這些項目的最佳時機。
4. 選擇 檔案>儲存。

步驟 4：將您的郵寄清單連結到主文件

1. 前往 郵件>選擇收件人。
   
2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。
3. 選擇 檔案>儲存。

如果需要編輯郵件清單，請參閱合併列印：編輯收件者。

步驟 5：在信封上新增地址區塊

地址區塊是讓您在信封上放置地址的合併列印功能變數。 若要更清楚地看到位置，請按 CTRL + SHIFT + 8，以開啟段落標記 (¶)。

1. 將游標置於您想要放置地址區塊的位置。
2. 請前往 郵寄>地址區塊 並選擇格式。 如需詳細資訊，請參閱插入地址區塊。
   
3. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中，為在信封上顯示的收件者名稱選擇格式。
4. 如果你願意，可以選擇 「下一 ，或選擇「 上一 ，這樣可以瀏覽資料來源中的幾個紀錄，看看它們的樣子。
5. 選擇 [確定]。
6. 到 檔案>儲存 以儲存你的合併文件。

如果漏掉任何地址部分，請參閱合併列印：符合欄位來修正。

步驟 6：預覽及列印信封

列印信封前，請做最後一次檢查。

1. 選擇 「下一個 ，或選擇 「上一個 ，瀏覽資料來源中的幾個紀錄，看看它們的樣貌。
2. 選擇 完成 & 合併>列印文件。
   

步驟 7：儲存合併列印信封文件

當您儲存合併列印信封文件後，它會與您的郵寄清單保持連線，以供日後使用。

若要重複使用您的信封郵件合併文件，打開文件並在 Word 提示您保持連線時選擇「是」。 若要變更信封合併列印文件中的地址，請開啟文件並選擇 [編輯收件者清單] 以排序、篩選及選擇特定地址。

步驟 1：設定郵寄清單

郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。

步驟 2：準備對應信封的主文件

1. 前往 Mailings>開始郵件合併>信封。
   
2. 在 [信封] 對話方塊的 [寄件者地址]，選擇其中一個選項。
3. 在 [信封] 對話方塊的 [列印選項] 底下，選擇 [版面設定]。
4. 在 [版面設定] 對話方塊的 [紙張大小] 清單中，選擇符合您信封大小的選項。
   如果沒有任何選項符合您的信封大小，請執行下列動作：
5. 在 頁面設定 對話框中，選擇 「橫向>確定」。
6. 選擇 [確定] 來關閉 [信封] 對話方塊。
7. 前往 檔案>儲存。

步驟 3：將您的郵寄清單連結到主文件

1. 在 [郵寄] 索引標籤上，選擇 [選取收件者]。
   
2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。
3. 若需要，編輯您的收件者清單。 如需詳細資訊，請參閱合併列印：編輯收件者。
4. 選擇 檔案>儲存。

步驟 4：新增合併功能變數並設定其格式

1. 在文件中，選擇 [將欄位拖曳至此方塊或者輸入文字]，再按一下或點選文字將它移除。
2. 前往>郵件插入合併欄位，選擇你想新增的欄位。
   
3. 新增您要納入信封的欄位並設定其格式，然後選擇 [確定]。

步驟 5：預覽及列印信封

1. 請前往>郵件預覽結果頁面，看看信封的外觀。
   

   注意

   在 [郵寄] 索引標籤上使用向左鍵和向右鍵，以瀏覽每個信封。

2. 若要進行其他格式設定變更，請再次選取 [預覽結果] 來編輯合併功能變數。

3. 完成後，前往 「Mailings 」分頁，選擇 「完成」&「合併>列印文件 」以完成郵件合併。
   

   秘訣

   要在列印前逐個檢視並更新每個信封，請前往「 Mailings>Finish & Merge>Edit Individual Documents」。 完成後，請到 「檔案>列印 」列印信封。