WD2002: Vanliga fr�gor om koppling av dokument

Artikel-id: 290408 - Visa produkter som artikeln g�ller.

Denna artikel har tidigare publicerats under SV290408

Sammanfattning

Koppling av dokument anv�nds f�r att skapa standardbrev, adressetiketter, kuvert, kataloger samt massutskick av e-post och fax. I kopplingen ing�r tre dokument: huvuddokumentet, datak�llan och det kopplade dokumentet. S� h�r utf�r du grundprocessen

�ppna eller skapa ett huvuddokument.

Huvuddokument: Det dokument som inneh�ller text och grafik som �r gemensamma f�r alla versioner av det kopplade Word-dokumentet, till exempel avs�ndaradressen eller h�lsningsfrasen i ett standardbrev.
�ppna eller skapa en datak�lla med individuell mottagarinformation.

Datak�lla: En fil som inneh�ller den information som ska kopplas till ett dokument. Ett exempel �r listan �ver namn och adresser som du vill anv�nda i en kopplad utskrift. Du m�ste ansluta till datak�llan innan du kan anv�nda informationen i den.
L�gg till eller anpassa kopplingsinstruktioner i huvuddokumentet.

Kopplingsinstruktion: En platsh�llare som du infogar i huvuddokumentet. Infoga exempelvis kopplingsinstruktionen <<Stad>> om du vill att Word ska infoga namnet p� en stad, till exempel "Paris", som �r lagrat i dataf�ltet Stad.
Koppla data fr�n datak�llan till huvuddokumentet f�r att skapa ett nytt, kopplat dokument.

Kopplat dokument: Det dokument som blir resultatet n�r du kopplar huvuddokumentet till adresslistan. Det dokument som blir resultatet kan vara en utskrift eller ett nytt Word-dokument med resultaten av kopplingen.

Du kan enkelt koppla dokument i Microsoft Word med hj�lp av en guide som leder dig genom alla steg. Om du f�redrar att arbeta utan hj�lp av guiden kan du anv�nda verktygsf�ltet Koppla dokument. Vilket du �n v�ljer blir slutresultatet att varje rad (eller post) i datak�llan ger ett standardbrev, en adressetikett, ett kuvert eller en katalogpost.

Du kan ocks� anv�nda koppling f�r att skapa valfri typ av dokument d�r f�lt matchas till data, inte bara utskick eller kataloger. Om du till exempel har en lista �ver dina videoband i ett kalkylblad kan du anv�nda alternativet Etiketter f�r att skapa etiketter till banden.

I denna artikel besvaras f�ljande fr�gor om koppling av dokument i Microsoft Word:

Kan jag g�ra en koppling p� samma s�tt som i tidigare versioner av Word?

Hur kan jag flytta ins�ttningspunkten n�r jag infogar en kopplingsinstruktion?

N�r jag klickar p� Bl�ddra f�r att �ppna en datak�lla visar dialogrutan som standard mappen Mina datak�llor. Kan jag �ndra det?

Hur skapar jag och skriver ut standardbrev?

Hur g�r jag en koppling till e-post?

Kan jag anv�nda en kopplingsinstruktion p� �mnesraden i ett e-postmeddelande?

Hur g�r jag en koppling till kuvert?

Hur g�r jag en koppling till etiketter?

Hur l�gger jag till en bild eller logotyp till mina etiketter?

Med det antal dataposter jag har borde det finnas mer �n en sida etiketter. Varf�r syns det bara en sida etiketter p� sk�rmen n�r jag f�rhandsgranskar kopplingen?

Hur kan jag anv�nda koppling f�r att skapa en katalog?

Varf�r �r alternativet Koppla till fax inte tillg�ngligt f�r en koppling?

Hur skapar jag en adresslista f�r en koppling?

Mer Information

Kan jag g�ra en koppling p� samma s�tt som i tidigare versioner av Word?

Ja, du kan utnyttja samma funktioner som i tidigare versioner av Word. Anv�nd n�gon av f�ljande metoder:
- Anv�nd verktygsf�ltet Koppla dokument. Visa verktygsf�ltet Koppla dokument genom att peka p� Verktygsf�lt p� Visa-menyn och sedan klicka p� Koppla dokument. Obs! Alternativen i verktygsf�ltet Koppla dokument fungerar ungef�r likadant som i tidigare versioner av Word.
  
  eller
- Anv�nd Koppla dokument. F�r att kommandot Koppla dokument ska vara l�tt �tkomligt kan du l�gga till det p� undermenyn Brev och utskick p� Verktyg-menyn. G�r s� h�r:
  1. Klicka p� Anpassa p� Verktyg-menyn.
  2. Klicka p� fliken Kommandon. Klicka p� Alla kommandon i listan Kategorier.
  3. Klicka p� Koppla dokument i listan Kommandon.
  4. Dra kommandot Koppla dokument till undermenyn Brev och utskick p� Verktyg-menyn.
    
    Obs! N�r du placerar pekaren �ver undermenyn Brev och utskick visas ett v�gr�tt svart f�lt. Detta f�lt anger den plats d�r kommandot kommer att visas p� menyn n�r du sl�pper musknappen.
  5. Klicka p� St�ng i dialogrutan Anpassa.
Hur kan jag flytta ins�ttningspunkten n�r jag infogar en kopplingsinstruktion?

N�r dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion �r �ppen kan du inte flytta ins�ttningspunkten i huvuddokumentet. Om du trycker p� RETUR eller BLANKSTEG f�r att flytta ins�ttningspunkten, infogas den valda kopplingsinstruktionen i dokumentet.

Flytta ins�ttningspunkten genom att st�nga dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion och sedan flytta ins�ttningspunkten. Om du vill infoga en ny kopplingsinstruktion p� en annan plats i huvuddokumentet klickar du p� Infoga kopplingsinstruktioner i verktygsf�ltet Koppla dokument. Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Infoga kopplingsinstruktion i verktygsf�ltet Koppla dokument. Om du vill veta mer kan du klicka p� artikelnumret nedan och l�sa artikeln i Microsoft Knowledge Base:
276005
(http://support.microsoft.com/kb/276005/ )
WD2002: Cannot Move Insertion Point When You Insert Merge Field
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen N�r jag klickar p� Bl�ddra f�r att �ppna en datak�lla visar dialogrutan som standard mappen Mina datak�llor. Kan jag �ndra det? Tyv�rr g�r det inte att �ndra funktionen hos dialogrutan V�lj datak�lla. Den visar alltid som standard mappen Mina datak�llor. Du kan emellertid skapa en genv�g eller anv�nda andra metoder i dialogrutan Mina datak�llor f�r att snabbt f� tillg�ng till dina adresslistor f�r koppling. Om du vill veta mer kan du klicka p� artikelnumret nedan och l�sa artikeln i Microsoft Knowledge Base:
276004
(http://support.microsoft.com/kb/276004/ )
WD2002: "My Data Sources" Is Always Displayed in the Select Data Source Look In List
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Hur skapar jag och skriver ut standardbrev?

Anv�nd denna funktion f�r att skicka samma brev till flera mottagare. Detaljerade stegvisa anvisningar f�r koppling till standardbrev finns i f�ljande artikel i Microsoft Knowledge Base:
294683
(http://support.microsoft.com/kb/294683/ )
WD2002: How to Use Mail Merge to Create Form Letters
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Hur g�r jag en koppling till e-post?

Du har anv�ndning f�r denna funktion om du skickar samma meddelande till flera mottagare med e-post. Detaljerade stegvisa anvisningar f�r koppling till flera e-postmottagare finns i f�ljande artikel i Microsoft Knowledge Base:
294694
(http://support.microsoft.com/kb/294694/ )
WD2002: How to Use Mail Merge to Create E-mail Messages
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Kan jag anv�nda en kopplingsinstruktion p� �mnesraden i ett e-postmeddelande?

Nej. Du kan bara skriva in text p� �mnesraden i ett e-postmeddelande.
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Hur g�r jag en koppling till kuvert?

Du har anv�ndning f�r denna funktion om du g�r ett massutskick till flera mottagare och vill att varje kuvert ska vara personligt utformat. Detaljerade stegvisa anvisningar f�r koppling av adresser f�r direkt utskrift p� kuvert finns i f�ljande artikel i Microsoft Knowledge Base:
294685
(http://support.microsoft.com/kb/294685/ )
WD2002: How to Use Mail Merge to Create Envelopes
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Hur g�r jag en koppling till etiketter?

Du har anv�ndning f�r denna funktion n�r du vill skriva ut information p� etiketter, till exempel postadresser f�r brev eller vykort. Detaljerade stegvisa anvisningar f�r koppling av information till etiketter finns i f�ljande artikel i Microsoft Knowledge Base:
294684
(http://support.microsoft.com/kb/294684/ )
WD2002: How to Use Mail Merge to Create Mailing Labels
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Hur l�gger jag till en bild eller logotyp till mina etiketter?

L�gg till �nskad bild eller logotyp till den f�rsta etiketten i huvuddokumentet. (Infoga en bild genom att peka p� Bild p� Infoga-menyn och sedan klicka p� Fr�n fil.) G�r sedan n�got av f�ljande:
- Klicka p� Massproducerade etiketter i verktygsf�ltet Koppla dokument. (Peka p� Verktygsf�lt p� Visa-menyn och klicka sedan p� Koppla dokument.)
  
  eller
- Klicka p� Uppdatera alla etiketter i �tg�rdsf�nstret Koppla dokument. (Peka p� Brev och utskick p� Verktyg-menyn och klicka sedan p� Guiden Kopplad utskrift).
D�rmed kopieras informationen fr�n den f�rsta etiketten till samtliga andra etiketter i huvuddokumentet.

Om du vill veta mer kan du klicka p� artikelnumret nedan och l�sa artikeln i Microsoft Knowledge Base:
285065
(http://support.microsoft.com/kb/285065/SV/ )
WD2002: How to Add a Graphic or Logo to Every Label
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Med det antal dataposter jag har borde det finnas mer �n en sida etiketter. Varf�r syns det bara en sida etiketter p� sk�rmen n�r jag f�rhandsgranskar kopplingen?

F�rhandsgranska adressetiketterna med hj�lp av �tg�rdsf�nstret Koppla dokument. Vid Steg 4 av 6 klickar du p� N�sta: F�rhandsgranska etiketterna.

Funktionen f�r f�rhandsgranskning i Guiden Kopplad utskrift �r avsedd att visa endast en sida. Om du vill se alla etiketter och eventuellt g�ra �ndringar f�re utskrift klickar du p� Redigera enskilda etiketter i Steg 6 av 6. D�rmed kopplas alla adresser till ett nytt dokument med alla etiketter.
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Hur kan jag anv�nda koppling f�r att skapa en katalog?

Du har anv�ndning f�r denna funktion n�r du ska skriva ut en lista, till exempel en telefonlista eller en lista �ver objekt p� samma sida. Detaljerade stegvisa anvisningar f�r koppling av information som en katalog finns i f�ljande artiklar i Microsoft Knowledge Base:
294693
(http://support.microsoft.com/kb/294693/ )
WD2002: How to Use Mail Merge to Create a Directory
294686
(http://support.microsoft.com/kb/294686/ )
WD2002: How to Use Mail Merge to Create a List Sorted by Category
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Varf�r �r alternativet Koppla till fax inte tillg�ngligt f�r en koppling?

I tidigare versioner av Microsoft Word anv�ndes Microsoft Fax (�ven kallat At Work Fax) vid kommandot Koppla till fax. Dessa program installerades med Microsoft Windows 95, eller som separata komponenter i �terf�rs�ljarversioner av Microsoft Windows 98 och Microsoft Windows 98, andra utg�van. Microsoft Outlook 2002, programmet f�r att skicka och ta emot meddelanden i Microsoft Office XP, st�der emellertid inte Microsoft Fax.Om du vill veta mer kan du klicka p� artikelnumren nedan och l�sa artiklarna i Microsoft Knowledge Base:
294695
(http://support.microsoft.com/kb/294695/ )
WD2002: How to Use Mail Merge to Create Faxes
282550
(http://support.microsoft.com/kb/282550/ )
WD2002: Merge to Fax Command Is Unavailable on Mail Merge Toolbar
Om du vill undvika problemet och erh�lla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du l�gga till knappen Hur skapar jag en adresslista f�r en koppling? Det format f�r datak�llan som �r enklast att arbeta med �r en Word-tabell. Du kan emellertid anv�nda vilket databasliknande format som helst, till exempel en textfil d�r f�lten skiljs �t av kommatecken eller tabbar och posterna skiljs �t av stycketecken. Om du vill veta mer om hur du skapar en adresslista f�r koppling i Word kan du klicka p� artikelnumret nedan och l�sa artikeln i Microsoft Knowledge Base:
294688
(http://support.microsoft.com/kb/294688/ )
WD2002: How to Design and Set Up a Mail Merge Address List