WD2002: Vanliga frågor om koppling av dokument

Artikelöversättning Artikelöversättning
Artikel-id: 290408 - Visa produkter som artikeln gäller.
Denna artikel har tidigare publicerats under SV290408
Visa alla | Dölj alla

Sammanfattning

Koppling av dokument används för att skapa standardbrev, adressetiketter, kuvert, kataloger samt massutskick av e-post och fax. I kopplingen ingår tre dokument: huvuddokumentet, datakällan och det kopplade dokumentet. Så här utför du grundprocessen
  • Öppna eller skapa ett huvuddokument.

    Huvuddokument: Det dokument som innehåller text och grafik som är gemensamma för alla versioner av det kopplade Word-dokumentet, till exempel avsändaradressen eller hälsningsfrasen i ett standardbrev.
  • Öppna eller skapa en datakälla med individuell mottagarinformation.

    Datakälla: En fil som innehåller den information som ska kopplas till ett dokument. Ett exempel är listan över namn och adresser som du vill använda i en kopplad utskrift. Du måste ansluta till datakällan innan du kan använda informationen i den.
  • Lägg till eller anpassa kopplingsinstruktioner i huvuddokumentet.

    Kopplingsinstruktion: En platshållare som du infogar i huvuddokumentet. Infoga exempelvis kopplingsinstruktionen <<Stad>> om du vill att Word ska infoga namnet på en stad, till exempel "Paris", som är lagrat i datafältet Stad.
  • Koppla data från datakällan till huvuddokumentet för att skapa ett nytt, kopplat dokument.

    Kopplat dokument: Det dokument som blir resultatet när du kopplar huvuddokumentet till adresslistan. Det dokument som blir resultatet kan vara en utskrift eller ett nytt Word-dokument med resultaten av kopplingen.
Du kan enkelt koppla dokument i Microsoft Word med hjälp av en guide som leder dig genom alla steg. Om du föredrar att arbeta utan hjälp av guiden kan du använda verktygsfältet Koppla dokument. Vilket du än väljer blir slutresultatet att varje rad (eller post) i datakällan ger ett standardbrev, en adressetikett, ett kuvert eller en katalogpost.

Du kan också använda koppling för att skapa valfri typ av dokument där fält matchas till data, inte bara utskick eller kataloger. Om du till exempel har en lista över dina videoband i ett kalkylblad kan du använda alternativet Etiketter för att skapa etiketter till banden.

I denna artikel besvaras följande frågor om koppling av dokument i Microsoft Word:

Mer Information


  1. Kan jag göra en koppling på samma sätt som i tidigare versioner av Word?

    Ja, du kan utnyttja samma funktioner som i tidigare versioner av Word. Använd någon av följande metoder:
    • Använd verktygsfältet Koppla dokument. Visa verktygsfältet Koppla dokument genom att peka på VerktygsfältVisa-menyn och sedan klicka på Koppla dokument. Obs! Alternativen i verktygsfältet Koppla dokument fungerar ungefär likadant som i tidigare versioner av Word.

      eller
    • Använd Koppla dokument. För att kommandot Koppla dokument ska vara lätt åtkomligt kan du lägga till det på undermenyn Brev och utskickVerktyg-menyn. Gör så här:
      1. Klicka på AnpassaVerktyg-menyn.
      2. Klicka på fliken Kommandon. Klicka på Alla kommandon i listan Kategorier.
      3. Klicka på Koppla dokument i listan Kommandon.
      4. Dra kommandot Koppla dokument till undermenyn Brev och utskickVerktyg-menyn.

        Obs! När du placerar pekaren över undermenyn Brev och utskick visas ett vågrätt svart fält. Detta fält anger den plats där kommandot kommer att visas på menyn när du släpper musknappen.
      5. Klicka på Stäng i dialogrutan Anpassa.



  2. Hur kan jag flytta insättningspunkten när jag infogar en kopplingsinstruktion?

    När dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion är öppen kan du inte flytta insättningspunkten i huvuddokumentet. Om du trycker på RETUR eller BLANKSTEG för att flytta insättningspunkten, infogas den valda kopplingsinstruktionen i dokumentet.

    Flytta insättningspunkten genom att stänga dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion och sedan flytta insättningspunkten. Om du vill infoga en ny kopplingsinstruktion på en annan plats i huvuddokumentet klickar du på Infoga kopplingsinstruktioner i verktygsfältet Koppla dokument. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Infoga kopplingsinstruktion i verktygsfältet Koppla dokument. Om du vill veta mer kan du klicka på artikelnumret nedan och läsa artikeln i Microsoft Knowledge Base:
    276005 WD2002: Cannot Move Insertion Point When You Insert Merge Field



  3. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen När jag klickar på Bläddra för att öppna en datakälla visar dialogrutan som standard mappen Mina datakällor. Kan jag ändra det? Tyvärr går det inte att ändra funktionen hos dialogrutan Välj datakälla. Den visar alltid som standard mappen Mina datakällor. Du kan emellertid skapa en genväg eller använda andra metoder i dialogrutan Mina datakällor för att snabbt få tillgång till dina adresslistor för koppling. Om du vill veta mer kan du klicka på artikelnumret nedan och läsa artikeln i Microsoft Knowledge Base:
    276004 WD2002: "My Data Sources" Is Always Displayed in the Select Data Source Look In List



  4. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Hur skapar jag och skriver ut standardbrev?

    Använd denna funktion för att skicka samma brev till flera mottagare. Detaljerade stegvisa anvisningar för koppling till standardbrev finns i följande artikel i Microsoft Knowledge Base:
    294683 WD2002: How to Use Mail Merge to Create Form Letters



  5. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Hur gör jag en koppling till e-post?

    Du har användning för denna funktion om du skickar samma meddelande till flera mottagare med e-post. Detaljerade stegvisa anvisningar för koppling till flera e-postmottagare finns i följande artikel i Microsoft Knowledge Base:
    294694 WD2002: How to Use Mail Merge to Create E-mail Messages



  6. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Kan jag använda en kopplingsinstruktion på ämnesraden i ett e-postmeddelande?

    Nej. Du kan bara skriva in text på ämnesraden i ett e-postmeddelande.


  7. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Hur gör jag en koppling till kuvert?

    Du har användning för denna funktion om du gör ett massutskick till flera mottagare och vill att varje kuvert ska vara personligt utformat. Detaljerade stegvisa anvisningar för koppling av adresser för direkt utskrift på kuvert finns i följande artikel i Microsoft Knowledge Base:
    294685 WD2002: How to Use Mail Merge to Create Envelopes



  8. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Hur gör jag en koppling till etiketter?

    Du har användning för denna funktion när du vill skriva ut information på etiketter, till exempel postadresser för brev eller vykort. Detaljerade stegvisa anvisningar för koppling av information till etiketter finns i följande artikel i Microsoft Knowledge Base:
    294684 WD2002: How to Use Mail Merge to Create Mailing Labels



  9. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Hur lägger jag till en bild eller logotyp till mina etiketter?

    Lägg till önskad bild eller logotyp till den första etiketten i huvuddokumentet. (Infoga en bild genom att peka på BildInfoga-menyn och sedan klicka på Från fil.) Gör sedan något av följande:
    • Klicka på Massproducerade etiketter i verktygsfältet Koppla dokument. (Peka på VerktygsfältVisa-menyn och klicka sedan på Koppla dokument.)

      eller
    • Klicka på Uppdatera alla etiketter i åtgärdsfönstret Koppla dokument. (Peka på Brev och utskickVerktyg-menyn och klicka sedan på Guiden Kopplad utskrift).
    Därmed kopieras informationen från den första etiketten till samtliga andra etiketter i huvuddokumentet.

    Om du vill veta mer kan du klicka på artikelnumret nedan och läsa artikeln i Microsoft Knowledge Base:
    285065 WD2002: How to Add a Graphic or Logo to Every Label



  10. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Med det antal dataposter jag har borde det finnas mer än en sida etiketter. Varför syns det bara en sida etiketter på skärmen när jag förhandsgranskar kopplingen?

    Förhandsgranska adressetiketterna med hjälp av åtgärdsfönstret Koppla dokument. Vid Steg 4 av 6 klickar du på Nästa: Förhandsgranska etiketterna.

    Funktionen för förhandsgranskning i Guiden Kopplad utskrift är avsedd att visa endast en sida. Om du vill se alla etiketter och eventuellt göra ändringar före utskrift klickar du på Redigera enskilda etiketter i Steg 6 av 6. Därmed kopplas alla adresser till ett nytt dokument med alla etiketter.


  11. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Hur kan jag använda koppling för att skapa en katalog?

    Du har användning för denna funktion när du ska skriva ut en lista, till exempel en telefonlista eller en lista över objekt på samma sida. Detaljerade stegvisa anvisningar för koppling av information som en katalog finns i följande artiklar i Microsoft Knowledge Base:
    294693 WD2002: How to Use Mail Merge to Create a Directory
    294686 WD2002: How to Use Mail Merge to Create a List Sorted by Category



  12. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Varför är alternativet Koppla till fax inte tillgängligt för en koppling?

    I tidigare versioner av Microsoft Word användes Microsoft Fax (även kallat At Work Fax) vid kommandot Koppla till fax. Dessa program installerades med Microsoft Windows 95, eller som separata komponenter i återförsäljarversioner av Microsoft Windows 98 och Microsoft Windows 98, andra utgåvan. Microsoft Outlook 2002, programmet för att skicka och ta emot meddelanden i Microsoft Office XP, stöder emellertid inte Microsoft Fax.Om du vill veta mer kan du klicka på artikelnumren nedan och läsa artiklarna i Microsoft Knowledge Base:
    294695 WD2002: How to Use Mail Merge to Create Faxes
    282550 WD2002: Merge to Fax Command Is Unavailable on Mail Merge Toolbar



  13. Om du vill undvika problemet och erhålla liknande funktion som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Hur skapar jag en adresslista för en koppling? Det format för datakällan som är enklast att arbeta med är en Word-tabell. Du kan emellertid använda vilket databasliknande format som helst, till exempel en textfil där fälten skiljs åt av kommatecken eller tabbar och posterna skiljs åt av stycketecken. Om du vill veta mer om hur du skapar en adresslista för koppling i Word kan du klicka på artikelnumret nedan och läsa artikeln i Microsoft Knowledge Base:
    294688 WD2002: How to Design and Set Up a Mail Merge Address List

Egenskaper

Artikel-id: 290408 - Senaste granskning: den 25 september 2006 - Revision: 2.1
Informationen i denna artikel gäller:
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Nyckelord: 
kbdta kbhowto kbmerge KB290408

Ge feedback

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com