Microsoft 365 での予定表​​​の共有

現在は予定表を他のユーザーと共有すると、招待を承諾した後に、他のユーザーに機能が強化された共有予定表の操作環境が表示されます。 ただし、変更が有効になる前に他のユーザーが予定表を共有した場合、このような機能強化が自動的に表示されることはありません。

既存の共有予定表を新しい共有予定表の操作環境にアップグレードするには、この記事で後述する「既存の共有予定表を新しいモデルにアップグレードする」の指示に従うようにユーザーに依頼してください。 新しいモデルにアップグレードすると、共有予定表が携帯電話と同期されます。 将来的には、既存の共有予定表は自動的にアップグレードされるようになりますが、この自動アップグレード プロセスに関するスケジュールはまだありません。

インスタント同期を有効にすると、他のユーザーが行った変更が共有予定表にすぐに反映されるようになります。 現時点では、共有予定表の一部の種類はインスタント同期にまだ対応していません。 次のセクションでは、インスタント同期に対応している共有予定表と予定表アプリケーションの種類について説明します。

インスタント同期は、両方のユーザーが同じ Microsoft 365 テナントの場合、または予定表が Outlook.com ユーザーによって共有されている場合にのみ、有効になります。

次の表では、インスタント同期をサポートする構成の種類について説明します。 今後、インスタント同期は、Microsoft 365 ユーザーと Outlook.com ユーザーの間で共有されるすべての予定表について有効になる予定です。

予定表の所有者	共有予定表の受信者	インスタント同期が有効	メモ
Microsoft 365	Microsoft 365 (同じテナント)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (別のテナント)	–	同期は約 3 時間ごとに行われます。 予定表の所有者のテナントで外部共有が許可されていない場合は、予定表がサード パーティのユーザーと共有されている場合と同じように扱われます。
Microsoft 365	Outlook.com または Gmail.com などのサード パーティ サービス	–	現在、この構成ではインターネット予定表購読 (ICS) URL が生成されます。 共有予定表の受信者が ICS URL を使って共有予定表を追加すると、受信者の予定表サービスによって同期のタイミングが決定されます。 たとえば、受信者が Outlook.com を使っている場合、予定表は約 3 時間ごとに更新されます。 受信者が Gmail.com を使っている場合は、予定表は 24 から 48 時間ごとに更新されます。
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Gmail.com などのサード パーティ サービス	–	現在、この構成では ICS URL が生成されます。 受信者が ICS URL を使って共有予定表を追加すると、受信者の予定表サービスによって同期のタイミングが決定されます。 たとえば、受信者が Outlook.com を使っている場合、予定表は約 3 時間ごとに更新されます。 受信者が Gmail.com を使っている場合は、予定表は 24 から 48 時間ごとに更新されます。

インスタント同期に対応しているアプリケーション:

• Outlook for Windows

• Outlook for Mac

• Outlook on the web (OWA)

• iOS 版 Outlook

• Android 版 Outlook

• REST アプリケーションと Exchange ActiveSync アプリケーション

Outlook for Windows: ユーザーは、この記事に記載されている手順に従って、共有予定表の機能強化が有効になっているか、無効になっているかを確認できます。 

Outlook for Mac: ユーザーが Outlook for Mac で共有予定表を表示すると、共有の招待を承諾して予定表が追加された場合や、ユーザーが [ファイル]、[他のユーザーのフォルダを開く] から共有予定表を追加した場合、新しい同期エクスペリエンスが表示されます。 ただし、ユーザーが代理アカウントとしてアカウントを追加した場合、以前の同期エクスペリエンスになります。 Outlook on the web、iOS 版 Outlook、Android 版 Outlook のほうが変更内容が速く表示されることがあります。　

Outlook on the web、iOS、Android: ユーザーが Outlook on the web、iOS 版 Outlook、あるいは Android 版 Outlook のいずれかで表示している場合、新しい同期エクスペリエンスが有効になっています。

ここで説明する機能強化は、Exchange Online のユーザー間で共有される予定表のみが該当します。 一方のユーザーが Exchange On-Premises でホストされている場合は、共有予定表の変更はありません。

属性	古いモデル	新しいモデル
共有予定表の保存方法	エントリ (ハイパーリンクのようなもの) は、受信者のメールボックスに保存されます。 エントリは所有者のメールボックスをポイントしますが、受信者のメールボックスには予定表データは格納されません。	新しい予定表が受信者のメールボックスに作成され、この予定表には所有者の予定表のコピーが含まれます (受諾日の 1 年前から)。
受信者が共有予定表にアクセスする方法	所有者のメールボックスを直接読み書きします。	受信者自身のメールボックスに格納されている共有予定表のローカル コピーから読み取ります。 ただし、所有者のメールボックスに直接書き込み、受信者のメールボックス内の共有予定表のローカル コピーに同期します。
共有予定表の変更の同期方法	アプリケーションは定期的に所有者のメールボックスで変更をポーリングして同期します。	サービスはすぐに変更を受信者のローカル コピーに同期します。 これによりアプリケーションにプッシュ通知がトリガーされて、変更がすぐに同期されます。
受信者が共有予定表へのアクセスに使用できるアプリケーション	Outlook for Windows Outlook for Mac Outlook on the web	Outlook for Windows Outlook for Mac Outlook on the web iOS 版 Outlook Android 版 Outlook すべての REST アプリケーションと EAS アプリケーション

詳細については、後述の「新しいモデルの共有予定表における機能の違い」を参照してください。

最新バージョンの Outlook クライアントを使って新しい共有予定表への招待を承諾するユーザーは、その時点から新しいモデルの予定表共有を自動的に使用し始めます。

強化された機能を使っているかどうか (つまり、新しいモデルの共有予定表かどうか) を確認する最も簡単な方法は、共有予定表が携帯電話に表示されるかどうかを調べることです。 表示される場合は、共有予定表は既に新しいモデルにアップグレードされています。 Outlook for Windows のユーザーは、この記事に記載されている手順に従って、共有予定表の改善機能が有効になっているかどうか確認できます。

Outlook クライアントの最新バージョンを使用する場合、ユーザーと共有されている予定表は、新しい予定表共有機能の使用に自動的に切り替わるはずです。 ただし、そのようにならない場合には、ユーザーは次の 2 つのオプションのいずれかを使用して共有予定表を再作成できます。

• 予定表の所有者が予定表を再共有する。 予定表の所有者はiOS 版 Outlook や Android 版 Outlook など、任意の Outlook アプリケーションから、これを実行できます。 その後、ユーザーは、新しいバージョンの Outlook クライアントを使用して共有予定表の招待を承諾する必要があります (ユーザーが以前のバージョンの Outlook を使用して招待を受け入れた場合、共有予定表は更新された機能強化で有効になりません)。 再承諾する前に、既存の共有予定表を削除する必要はありません。

• ユーザーが予定表を削除して再び開く。このオプションでは、所有者に予定表を再共有してもらう必要がありません。 ユーザーは、Outlook クライアントの新しいバージョンを使用して、共有予定表を削除して再度開く必要があります。 これにより、ユーザーが所有者の予定表へのアクセスを明示的に許可されていた場合に、予定表が自動的にアップグレードされます。 ユーザーが既定 (自分の所属組織) グループまたはセキュリティ グループを介してアクセス権を取得した場合、予定表のコピーはアップグレードされません。 ユーザーがこの操作を Outlook for Windows で行っている場合、この記事で説明されているとおり、Outlook クライアントでの改善機能を有効にする必要があります。

現在のところ、テナントの外部との共有のインスタント同期はサポートされていません。 このような構成でも共有は可能ですが、同期は定期的に行われます。 テナント間の共有には 2 つの種類があります。

• Microsoft 365 のユーザーから別の Microsoft 365 のユーザーへ (外部共有が有効な場合)。

  完全な共有予定表が作成されますが、同期は約 3 時間ごとに行われます。 最終的に、このセットアップに対してはインスタント同期が有効になります。

• Microsoft 365 のユーザーから Outlook.com のユーザーへ。 外部共有が無効になっている場合は、別の Microsoft 365 ユーザーへの共有もこのグループになります。

  共有すると ICS URL が生成され、受信者はそれを使って任意の予定表サービスに予定表を追加できます。 ICS 購読では、受信者の予定表サービスが、どのようなタイミングで ICS 購読を同期して新しい更新を受け取るのかを決定します。 受信者が Outlook.com または Microsoft 365 のユーザーの場合、同期は約 3 時間ごとに行われます。

Gmail などの外部サービスのユーザーとの共有は、異なる種類の予定表共有です。 これらのシナリオでは、所有者の予定表にリンクするインターネット予定表購読 (ICS) URL が生成されます。 受信者は、この URL を使って Web ブラウザーで予定表を表示したり、ICS URL を使ってインターネット予定表を追加することで自分の予定表サービスに追加したりすることができます。 ICS 購読では、受信者の予定表サービスが、どのようなタイミングで ICS 購読を同期して新しい更新を受け取るのかを決定します。 受信者が Outlook.com ユーザーの場合、同期は約 3 時間ごとに行われます。 受信者が Gmail.com などの別の予定表サービスを使っている場合、同期が頻繁に行われない可能性があります。

以前は、アクセス許可レベルの一連のオプションに Outlook クライアント間で一貫性がありませんでした。 今回の機能強化の一貫として、強化後の Outlook クライアントでは、一連の共有アクセス許可レベルが簡素化され、一貫性が与えられました。

共有予定表の機能強化の一環として、更新された Outlook クライアントには、次の表に示すように、共有アクセス許可レベルの簡略化されたセットが表示されるようになりました。 "読み取り専用" と "編集" の間のアクセス許可レベルは引き続き構成できますが、 Add-MailboxFolderPermission コマンドレットまたは Set-MailboxFolderPermission コマンドレットを使用する管理者のみが構成できます。 予定表の所有者が共有アクセス許可を表示すると、すべての中間アクセス許可が "カスタム" と記述されます。
 
これらの中間アクセス許可を評価するための複雑でエラーが発生しやすいクライアント側ロジックも、共有予定表の機能強化によって削除されました。 クライアントには、ユーザーが共有予定表を表示または編集できるかどうかのみが通知されます。 中間アクセス許可は、クライアントによって適用されません。 たとえば、作成者は共有予定表のイベントの編集をブロックされません。 サービスは、すべてのアクセス許可レベルを評価し、作成者が予定表のイベントを編集できないようにします。 高度なアクセス許可が付与されている場合は、予定表のイベントに対して実行できる操作と実行できないことをユーザーに通知することをお勧めします。

以前のアクセス許可レベル	簡素化されたアクセス許可レベル
共有なし	共有なし
なし	なし
空き時間情報 空き時間情報のみ	取り込み中の時間を表示可能
空き時間情報、件名、場所 詳細情報の一部	タイトルや場所を表示可能
レビュー担当者 詳細情報	すべての詳細を表示可能
編集者	編集可能
所有者 発行編集者 発行作成者 作成者 非編集作成者 寄稿者 ユーザー設定	ユーザー設定
代理人	代理人

所有者が Outlook on the web、iOS 版 Outlook、Android 版 Outlook、Outlook for Mac を使用してアクセス許可を変更する場合、受信者の予定表コピーは新しいアクセス許可レベルにすぐに再同期されます。

所有者が他のアプリケーションを使ってアクセス許可を変更した場合は、予定表の再同期はすぐには行われず、数時間以内に実行されます。

所有者が予定表で他のユーザーのアクセス許可を削除した場合、その操作は数時間以内に検出され、次の 3 つのいずれかが行われます。

• 受信者が同じ組織内にいて、予定表の所有者に "なし" 以外のアクセス許可を設定された "自分の所属組織" (既定) ユーザーがいる場合、受信者の予定表は、既定のユーザーのアクセス許可レベルを反映するように更新されます。 共有予定表は新しいモデルのままとなりますが、アクセス許可レベルが異なる可能性があります。

• 受信者が同じ組織内にいて、予定表の所有者が "自分の所属組織" (既定) ユーザーと予定表を共有していない場合、共有予定表は受信者のメールボックスから削除されます。 受信者の予定表リストには、その共有予定表は表示されなくなります。

• 受信者が別の組織にいる場合は、共有予定表は同期を停止されますが、削除されることはありません。

招待は代理人の受信トレイで受信されるので、代理人は代理送信された会議出席依頼を携帯電話で常に表示できます。 ただし、これまでは、代理人には会議の出席依頼が自分宛か代理する人宛かは示されませんでした。

このシナリオのサポートを改善するため、iOS 版 Outlook および Android 版 Outlook に、会議出席依頼の対象者がはっきりわかる UI が追加されました。 たとえば、次のスクリーンショットにある "Received for Allan Deyong" (Allan Deyong の代わりに受け取った) にご注目ください。これは招待とメールが Allan Deyong 宛てであり、代理人宛ではないことを示しています。

予定表共有の新しいモデルは、下で説明するいくつかの状況では、サードパーティ メール クライアント間で違いがあります。

• EAS クライアントでは、読み取り専用アクセス許可を持つ受信者には、会議を作成するためのオプション、またはその読み取り専用の予定表の会議に応答するためのオプションが表示されます。 実行するとクライアントのキャッシュにローカルに保存されますが、変更はサーバーによって拒否されます。 編集アクセス許可がないため、受信者の変更は、所有者の予定表に反映されません。 この問題の原因は、EAS クライアントが共有予定表に対する読み取り専用アクセス許可と読み取り/書き込みアクセス許可を区別せず、すべての予定表を編集可能として扱うためです。

• 一部のサード パーティ クライアントには、現在のユーザーを会議の出席者として常に追加するクライアント側ロジックがあります。 そのため、ユーザーが携帯電話のネイティブ予定表アプリの使用中、他のユーザーの予定表に会議を表示すると、他のユーザーの名前が出席者リストに表示されることがあります。 このような現象は、サード パーティの予定表アプリケーションで予定表を表示している場合にのみ発生します。同じ会議を iOS 版 Outlook または Android 版 Outlook で表示すると、出席者リストに他のユーザーの名前が表示されることはありません。

• EWS ベースのクライアントでは共有予定表の機能強化はサポートされないので、Mac OS X などの EWS を使う予定表アプリケーションでは機能強化を利用できません。

  注: 

  • Outlook for Mac の以前のバージョンでは、EWS が使用されており、機能強化のない従来の共有予定表が表示されます。

  • Mac OS X の予定表アプリでは EWS が使用されており、機能強化のない従来の共有予定表が表示されます。