يتيح لك دمج البريد إنشاء دُفعة من المستندات التي تم تخصيصها لكل مستلم. على سبيل المثال، يمكن تخصيص نموذج رسالة لمعالجة كل مستلم بالاسم. يرتبط مصدر البيانات، مثل قائمة أو جدول بيانات أو قاعدة بيانات بالمستند. العناصر النائبة--تسمى حقول الدمج-- أين في المستند سيتم تضمين المعلومات من مصدر البيانات.
يمكنك العمل علي المستند الرئيسي في Word، مع إدراج حقول الدمج الخاصة بالمحتوى المخصص الذي تريد تضمينه. عند اكتمال عملية دمج البريد، سيقوم المستند المدمج بإنشاء إصدار مخصّص من نفسه لكل اسم في مصدر البيانات.
مصادر البيانات
تتمثل الخطوة الأولي في إعداد دمج البريد في اختيار مصدر البيانات الذي ستستخدمه للمعلومات المخصصة. جداول بيانات Excel وقوائم جهات اتصال Outlook هي أكثر مصادر البيانات شيوعا، ولكن أي قاعدة بيانات التي يمكنك توصيلها بـ Word ستعمل. إذا لم يكن لديك قائمة، يمكنك حتى كتابتها في Word، كجزء من عملية دمج البريد.
للحصول علي مزيد من التفاصيل حول مصادر البيانات، راجع مصادر البيانات التي يمكنك استخدامها لدمج البريد.
Excel أو Outlook
إذا كنت تعلم انك ستستخدم Excel أو Outlook كمصدر البيانات الخاص بك، فراجع:
أنواع المستندات
يوفر Word أدوات لتضمين البيانات في الأنواع التالية من المستندات. اتبع الارتباطات للاطلاع علي التفاصيل المتعلقة بكل نوع:
-
الخطابات التي تتضمن تحيه مخصصة. تتم طباعة كل خطاب في ورقة منفصلة على حدة.
إنشاء دفعة من الأحرف المخصصة وطباعتها -
البريد الإلكتروني الذي يكون فيه عنوان كل مستلم هو العنوان الوحيد على السطر "إلى". سيتم إرسال البريد الإلكتروني مباشرة من Word.
إنشاء رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها -
المغلفات أو التسميات حيث تأتي الأسماء والعناوين من مصدر البيانات الخاصة بك.
إنشاء مجموعة من المغلفات للمراسلة البريدية وطباعتها
إنشاء أوراق تسمية المراسلة البريدية وطباعتها -
الدليل الذي يسرد دفعة من المعلومات لكل عنصر في مصدر البيانات الخاص بك. استخدمه لطباعة قائمة جهات الاتصال الخاصة بك، أو لسرد مجموعات من المعلومات، مثل جميع الطلاب في كل فصل. يسمى هذا النوع من المستندات أيضاً دمج كتالوجات.
إنشاء دليل للأسماء والعناوين والمعلومات الأخرى