أفضل الممارسات لأداره نطاق المشروع في project Online

ما هو نطاق المشروع وأين تاتي ؟

يحدد نطاق المشروع حدود مشروعك. يحدد ما سيفعله المشروع لإنجاز هدفه المذكور.

يمثل مشروعك فرصه أفضل من النجاح إذا كان لديك ، بإمكان مدير المشروع الاحتفاظ بالنظام المطلوب للاحتفاظ بالمشروع ضمن حدود نطاقه المحدد. من السهل جدا الكشف في المهام الاضافيه هنا سيبدو عليك تحسين المشروع بالبالكامل. يزداد نطاق المشروع بشكل أكبر وأكبر ، وفي بعض الأحيان إيمبيرسيبتيبلي ، بينما تبقي الميزانية والجدول الزمني كما هي نفسها. غالبا ما لا يدرك أداره المساهم الذي يقوم بالدفع الخاص بالمشروع ان نطاق المشروع أصبح كبيرا جدا.

التعويض هو أداره النطاق ، مما يضمن لك أنت وفريق المشروع تنفيذ كل العمل المطلوب لإكمال نطاق المشروع ، وليس أكثر من ذلك. تتضمن أداره النطاق هذه المكونات الرئيسية:

• تحديد نطاق والموافقة عليه

• تطوير هيكل تنظيم العمل (WBS) لتفصيل المهام المطلوب تنفيذها

• منع تسلق النطاق

• أداره تغييرات النطاق خلال دوره حياه المشروع وموازنة مثلث المشروع

أعلى الصفحة

تحديد نطاق المشروع ونشر بيان النطاق في project Online

تعريف نطاق المشروع هو "نجمه الشمال" في project ، "الدليل الذي يحتفظ بالمشروع إبحار مباشره نحو النتائج المطلوبة. يضمن إنشاء جمله scope ان كل شخص ، من عميل المشروع أو الراعي لكل أعضاء الفريق ، يفهمون ما هو هذا المشروع سعي.

يمكن ان تكون جمله scope ملخصا مختصرا أو مستندا شاملا مفصلا ، وفقا لعمليات مؤسستك واحتياجات المشروع. في الحد الأدنى ، يجب ان تتضمن بيان النطاق العناصر التالية:

• هدف المشروع: عبارة مختصره ديستيلس الغرض من المشروع.

• نتيجة المشروع: الميزات والدالات وغيرها من الخصائص الخاصة بالمنتج أو الخدمة أو النتيجة التي يتم تنفيذها في المشروع. هذا هو نطاق المنتج.

• حدود المشروع: المكان الذي يبدا فيه المشروع والمكان الذي ينتهي فيه ؛ ما الذي يتم تضمينه واستبعاده من المشروع.

• تسليمات المشروع: العناصر المادية التي يتم إنتاجها عبر تنفيذ المشروع ، علي سبيل المثال ، المستندات أو العمليات أو البروتوتيبيس أو التدريب أو المنتج النهائي.

• قيود المشروع: اي قيود تقيد خيارات المشروع ، علي سبيل المثال ، الوقت والموازنة وتوفر الموارد واللوائح وغيرها.

بعد ان قمت بتطوير بيان نطاق المشروع ، يمكنك القيام بالاداره العليا أو مراجعه العميل والموافقة عليه. من الضروري ان تقوم باداره المساهمين ، وهي التي تدفع الرسوم الخاصة بالمشروع ، وهي نفسها رؤية المشروع التي تقوم بها... قبل إنشاء الفريق وبدء تنفيذ المشروع.

بعد ذلك ، في Project Web App ل project Online ، قم بنشر جمله scope في مكتبه المستندات للمشروع. بعد تخزين جمله scope ، يمكنك الوصول اليها بسهوله ، وأعضاء الفريق ، وأداره المساهمين.

1. في شريط التشغيل السريع ، اختر المشاريع.

2. في مركز المشاريع، اختر اسم المشروع الذي تنتمي اليه عبارة النطاق.

   

3. في شريط التشغيل السريع ، اختر المستندات. تفتح صفحه المستندات الخاصة بالمشروع.

4. علي شريط القوائم ، اختر تحميل.

5. انتقل عبر نظام الملفات للبحث عن بيان النطاق واختياره ، ثم اختر فتح. تتم أضافه الملف إلى مكتبه المستندات الخاصة بالمشروع.

   

أعلى الصفحة

تطوير بنيه تنظيم العمل وقائمه المهام في Project Online

باستخدام جمله scope التي تمت كتابتها والموافقة عليها ، يكون المشروع أكثر تانجيبلي معرفه منه عندما كان من المستحسن أو مجموعه من المتطلبات.

تقوم الآن بتطوير هيكل تنظيم العمل (WBS) وتفاصيل كل المهام التي يجب إكمالها لإنشاء التسليمات التي تفي بالنطاق. ببساطه ، يمثل هيكل تنظيم العمل مخططا تفصيليا لمراحل المشروع والمهام والمهمات الفرعية التي تصف أيضا الاحداث الرئيسية للمشروع والتسليمات. اليك عمليه تطوير WBS:

1. إنشاء قائمه بكل المهام التي يجب تنفيذها. يمكنك أضافه المهام إلى المشروع في Project Web App لـ Project Online ، أو يمكنك العمل خارج Project Online الآن ، وهو ما يسهل عليك.

2. تنظيم قائمه المهام في البنية المنطقية (مره أخرى ، والمراحل ، والمهام ، والمهمات الفرعية ، وما إلى ذلك).

   تلميح: ليس من الضروري أضافه المسؤول عن المهام أو معلومات الموازنة أو معلومات الجدولة. كل ما يمكن ان ياتي لاحقا. الشيء المهم هو تقسيم هدف المشروع إلى المهام الفردية القابلة للتنفيذ.

3. العمل عبر تكرارات قليله من WBS لجعله صحيحا. قم بتعيين المساهمين في المشروع لديك بشكل خاص (أو أعضاء الفريق المحتملين) ، وراجعه للحصول علي الدقة والاكتمال والرياليسم. تاكد من انه يعكس نطاق المشروع.

4. اجعل أداره المساهمين لديك يقومون بالموافقة علي WBS.

عند الموافقة علي WBS ، يمكنك أضافه المهام إلى المشروع أو اجراء اي تغييرات ضرورية في Project Web App لـ Project Online. بعد أضافه المهام ، ستبدا بإنشاء المشروع وفقا لهيكل تنظيم العمل القائم علي النطاق.

أعلى الصفحة

منع تسلق النطاق

اثناء التخطيط للمشروع وتنفيذه ، تكون منضما للاطلاع علي الأفكار الجديدة التي تعمل علي الربيع. وعاده ما تعكس هذه الأفكار الجديدة الوظيفة والميزات المتعلقة بالمنتج أو الخدمة أو النتيجة التي يتم من خلالها إنتاج المشروع. يكون النطاق دائما ضمن الضغط الثابت للتوسيع ، وهو مطلوب دائما من مشروع. ومع ذلك ، بعد الموافقة علي البيانات الموجودة في النطاق والمعلومات الاضافيه الناتجة عن المساهمين ، ستؤثر أضافه المزيد من الإينفاريابلي علي تكلفه المشروع والجدول.

قد تؤدي أضافه المهام التي تبدو صغيره أو مبسطه إلى نطاق المشروع إلى تسلق النطاق ، وهو أضافه المهام إلى نطاق المشروع بدون فحص تاثير تلك الإضافات علي جدول المشروع أو الموازنة أو الموارد وبدون الحصول علي العميل موافق. يعد تجاوز النطاق مشكله ضخمه ، التالي فانه السبب الذي يستغرقه الكثير من المشاريع ، أو تنتقل إلى الميزانية ، أو تفشل بالبالكامل.

ما إذا كان عضو فريق أو أداره المساهمين يقترح ان مهمة جديده أو مجموعه من المهام تصبح جزءا من عمل المشروع ، فاطلب الاسئله التالية:

• كيف يتم احتواء هذه المهمة في نطاق المشروع ؟

• ما المدة التي تستغرقها عمليه التنفيذ ؟

• متى يجب القيام بذلك ؟

• من الذي سيكون مسؤولا عن المهمة ، وهل لديه وقت للمهمة ؟

• هل ستعتمد هذه المهمة علي إكمال المهام الأخرى ستعتمد المهام الأخرى علي اكتمال هذه المهمة ؟

• إذا كانت هذه المهمة تؤدي إلى تشغيل الجدول الزمني أو تخطيه ، فما هي المهام التي يجب توفيرها لتلبيه الموعد النهائي والموازنة المتفق عليها ؟ أو يمكنك القيام بالمزيد من الوقت والميزانية المتوفرة ؟

بيؤدي بيان النطاق والموافقة عليه بواسطة أداره المساهمين ، فهذا يعني ان المشروع لديه بالفعل فرصه جيده لريسيستينج النطاق. عندما يطلب منك هذه الإعدادات الثلاثة للمساهمين القيام بالمزيد ، يمكنك الاشاره إلى ان هذا الاعداد يزيد عن النطاق ، ستتمكن لك جمله scope من العودة اليك.

هذا لا يعني ان الدورة التدريبية ، والتي بعد ان تكون قد تمت الموافقة علي بيان النطاق الخاص بك والوسيطة WBS ، لا يجب تغيير اي شيء. إينفاريابليك اجراء الاستكشافات اثناء تنفيذ عمليه المشروع التي تضمن التغييرات الشرعية. ومع ذلك ، تصبح أديبت في التعرف علي الاختلافات بين تسلق النطاق والتغييرات المضبوطة ، وتاكد من ان لديك عمليه للتعامل مع كليهما.

إذا قمت باضافه مهام إلى الجدول وكانت تري الآن ان بعضها خارج نطاق المشروع ، فيمكنك حذفها.

1. في شريط التشغيل السريع ل Project Online ، اختر المشاريع.

2. في مركز المشاريع، اختر اسم المشروع. يفتح المشروع ويعرض كافة المهام.

3. انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان الصف الخاص بالمهمة التي تريد حذفها. عنوان الصف هو الخلية الموجودة في اقصي اليسار من صف المهمة.

   

4. في القائمة المختصرة التي تظهر ، اختر حذف مهمة. تمت أزاله المهمة المحددة.

   تلميح: لحذف عده مهام متجاورة ، حدد عنوان الصف للمهمة الاولي ، واضغط باستمرار علي المفتاح Shift ، ثم حدد عنوان الصف للمهمة الاخيره. يحدد هذا التحديد كافة المهام بين الصفين الأول والأخير. لحذف عده مهام غير متجاورة ، حدد عنوان الصف للمهمة الاولي ، واضغط باستمرار علي المفتاح Ctrl ، ثم حدد عناوين الصفوف للمهام الأخرى التي تريد حذفها. انقر بزر الماوس الأيمن في أحد عناوين الصفوف ، ثم اختر حذف مهمة.

5. علي علامة التبويب مهمة ، في المجموعة مشروع ، اختر حفظ. يمكنك أيضا الضغط علي Ctrl + S.

6. عندما تصبح جاهزا لنشر التغييرات التي أجريتها علي الجدول ليتمكن الآخرون من رؤيته ، ضمن علامة التبويب مهمة ، في المجموعة مشروع ، اختر نشر.

أعلى الصفحة

أداره تغييرات النطاقات كمشاكل في Project Online

من الأونرياليستيك ان تتوقع ان يكون النطاق الذي قمت به في إغلاق project مطابقا لتلك التي كانت موجودة في بدء المشروع. يتم دائما اجراء استكشافات الجديدة اثناء تخطيط المشروع والتنفيذ. تحسن الأفكار الجديدة علي الأفكار القديمة. الانشطه الأخرى إنشاء افيسينسيس العمليات بتعديل بسيط. يجب ان يستجيب المشروع للتغيير ليظل قابلا للتطبيق.

ومع ذلك ، يجب ان يدرك كل المساهمين ان كل تغيير ياتي مع تاثير. طريقه جيده لانفيسيون هذا مع مثلث المشروع. الجوانب الثلاثة لمثلث المشروع هي النطاق والوقت والمال.

إذا كان جانب نطاق المثلث هو مطول ، ولكن لم يتم تغيير جوانب الوقت والمال ، فهذا يعني ان المثلث هو غير ويكون المشروع فيه المشكلة. عند اجراء تغيير في النطاق ، يجب ان يكون الجانب الزمني أو الجانب المالي أو علي الجانبين كوريسبوندينجلي مطول.

هذا يعني انه عندما يرغب أحد المساهمين في أضافه شيء إلى المشروع ، يجب عليك تذكيرهم بان هذا التغيير قد يؤدي إلى تاخير المشروع أو جعل تكلفته أكثر.

من الطرق الجيدة لمعالجه هذه الطلبات من خلال عمليه أداره التغيير. ان الحصول علي لوحه مراجعه التغييرات تجمع الأشخاص بالجدول للتحقق من حقائق الاضافه ، ومراجعه بيان النطاق ، والاحتفاظ بالمثلث الذي سيتم استخدامه لموازنة المشروع.

تبدا عمليه أداره التغييرات بطلب تغيير ، حيث يصف الطالب الاسئله التغيير المقترح والإجابات حول تاثير التغيير في المشروع.

يجب ان تشمل لوحه المراجعة الخاصة بالتغيير الجهة الراعية للمشروع ، مدير المشروع ، عضو (أعضاء) الفريق الذي سيكون مسؤولا عن تنفيذ المهام الاضافيه ، والشخص الذي يقوم باجراء طلب التغيير. تناقش اللوحة التغيير ويقوم باتخاذ قراراته. هذا القرار موثق ومخزن مع مستندات المشروع الأخرى التي يمكن الوصول اليها من قبل المساهمين في project.

من خلال عمليه التحكم بالتغيير هذه ، يتم منع تسلق النطاق ، ويتم حساب التغييرات التي تم إدخالها في النطاق بحسب الجدول والميزانية والموارد والجودة والمخاطر والأهداف الاجماليه ومعايير النجاح.