استخدام قالب موقع فريق اتصالات Crisis

أولا، اتبع إرشادات حول كيفية إضافة قالب موقع إلى موقع SharePoint جديد أو موجود.

استكشف محتوى الموقع وأجزاء الويب والصفحات التي تم ملؤها مسبقا وقرر تخصيصات الموقع التي ستكون ضرورية للتوافق مع العلامة التجارية لمؤسستك وصوتها وهدفها التجاري العام. 

صفحات الموقع التي تم ملؤها مسبقا:

• الصفحة الرئيسية - توفر مكانا للزوار لمراجعة الأخبار المتعلقة بالأزمات المستمرة وتحديثات الاستجابة ومعلومات حول السياسات والإجراءات والموارد المفيدة.

• آخر تحديث - توفر لك هذه الصفحة مساحة لمشاركة الأخبار والتحديثات الحالية المتعلقة بالأزمات ومؤسستك.

• خطة المشروع - تعقب جميع التقدم المحرز في العمل المتعلق بالمشاريع القادمة. تخصيص قالب القائمة هذا عن طريق تحرير حقول نص القائمة.

• مجدول المحتوى – ينظم المحتوى الذي ستتم مشاركته فيما يتعلق بالأحداث القادمة. تخصيص هذه القائمة عن طريق تحرير قالب القائمة.

• المحادثات - يتصل باسم الفريق المستعار المشترك وتقويم الفريق في Outlook. قم بتوصيل هذا الموقع بمجموعة Microsoft 365 لإضافة دردشة في الوقت الحقيقي في Microsoft Teams.

• المستندات - يتصل باسم الفريق المستعار المشترك وتقويم الفريق في Outlook. قم بتوصيل هذا الموقع بمجموعة Microsoft 365 لإضافة دردشة في الوقت الحقيقي في Microsoft Teams.

• سلة المحذوفات - توفر الوصول إلى محتوى الفريق الذي تم تجاهله مؤخرا.

بمجرد إضافة قالب موقع فريق اتصالات Crisis، حان الوقت لتخصيصه وجعله خاصا بك. 

عرض الأخبار والإعلانات الهامة - استخدم جزء الويب Hero لتسليط الضوء على بروتوكولات الأزمات والتحديثات الظرفية والموارد المفيدة. توفير معلومات مفيدة - استخدم جزء ويب Text لتزويد الفريق بمعلومات مفيدة. تمييز الارتباطات إلى الموارد المستخدمة بشكل متكرر - استخدم جزء ويب الارتباطات السريعة لتوفير وصول سهل إلى موارد الأزمات. توفير الوصول إلى جهات الاتصال الرئيسية - استخدم جزء ويب الأشخاص لسرد جهات الاتصال الرئيسية لفريق الأزمات. توفير سهولة الوصول إلى المستندات - استخدم جزء ويب مكتبة المستندات لتوفير الوصول السريع إلى موارد الأقسام والمستندات. مراجعة نشاط موقع الفريق الأخير - استخدم جزء ويب نشاط الموقع لعرض المحتوى الذي تم الوصول إليه مؤخرا من قبل أعضاء الفريق الآخرين. توفير الوصول إلى مواد التعلم والموارد الأخرى - استخدم جزء ويب الارتباطات السريعة لتكوين قائمة بموارد الوكالات الداخلية والخارجية.

قم بتخصيص مظهر موقعك والتنقل في الموقع وأجزاء الويب والمحتوى ليناسب احتياجات المشاهدين والمؤسسة. عند إجراء التخصيصات، تأكد من أن الموقع في وضع التحرير عن طريق تحديد تحرير في أعلى يمين الموقع. أثناء العمل، احفظ كمسودة، أو أعد نشر التغييرات لجعل عمليات التحرير مرئية للمشاهدين.

1. استخدم جزء الويب Hero لتسليط الضوء على بروتوكولات الأزمات والتحديثات الظرفية والموارد المفيدة

1. ابدأ بتحديد جزء الويب Hero وحدد Edit web part .

2. ثم حدد خيارات الطبقةوالتجانب التي تناسب احتياجات المؤسسة على أفضل نحو.

اطلع على تخطيطات مختلفة وتعرف على المزيد حول تحرير جزء ويب Hero.

2. استخدام جزء ويب Text لتزويد الفريق بمعلومات مفيدة

1. ابدأ بتحديد جزء ويب Text وحدد Edit web part .

2. قم بتحرير النص مباشرة في جزء ويب. 

تعرف على المزيد حول تحرير جزء ويب النص.

3.  استخدام جزء ويب الارتباطات السريعة لتوفير وصول سهل إلى موارد الأزمات

1. انتقل إلى جزء ويب الارتباطات السريعة، وحدد الارتباط، ثم حدد تحرير جزء ويب .

2. قم بتحرير الارتباط والعنوان والأيقونة والوصف إذا لزم الأمر.

3. لإضافة ارتباط، حدد + إضافة ارتباطات.

اطلع على تخطيطات مختلفة وتعرف على المزيد حول تحرير جزء ويب الارتباطات السريعة.

4.  استخدام جزء ويب الأشخاص لسرد جهات الاتصال الرئيسية لفريق الأزمات

1. ابدأ بحذف العنصر النائب الأشخاص جزء ويب.

2. بعد ذلك، أضف جزء ويب الأشخاص في مكانه عن طريق تحديد السطر مع دائرة +:

3. حدد تحرير جزء ويب .

4. اضبط التخطيط وأدخل اسم شخص أو مجموعة، ثم حدد حفظ.

تعرف على المزيد حول جزء ويب الأشخاص.

5.  استخدام جزء ويب مكتبة المستندات لتوفير وصول سريع إلى موارد الأقسام والمستندات

1. لتغيير طريقة العرض أو مصدر المجلد لجزء ويب مكتبة المستندات، حدد تحرير جزء ويب .

2. لتحرير مجلدات مكتبة المستندات والتسميات والمحتوى، انتقل إلى المكتبة في محتوى الموقع، وقم بإجراء عمليات التحرير، ثم ترى تحديث المحتوى في جزء ويب.

تعرف على المزيد حول تحرير جزء ويب مكتبة المستندات.

6.  استخدام جزء ويب نشاط الموقع للبقاء على اطلاع دائم بنشاط الفريق

1. ابدأ بتحديد جزء ويب نشاط الموقع وحدد تحرير جزء ويب .

2. أدخل رقما في مربع الأدوات ضمن إظهار هذا العدد من العناصر في كل مرة.

تعرف على المزيد حول استخدام جزء ويب نشاط الموقع.

7.  استخدم جزء ويب الارتباطات السريعة لتكوين قائمة بموارد الوكالات الداخلية والخارجية

1. ابدأ بتحديد جزء ويب الارتباطات السريعة وحدد تحرير جزء ويب .

2. قم بتحرير الارتباط والعنوان والأيقونة والوصف إذا لزم الأمر.

3. لإضافة ارتباط، حدد + إضافة ارتباطات.

تعرف على المزيد حول استخدام جزء الارتباطات السريعة.

تخصيص الصفحات التالية داخل الموقع 

• آخر تحديث - قم بتوفير تحديثات حول الأزمات الحالية واستجابة فريقك. تخصيص هذه الصفحة عن طريق تحرير أجزاء ويب النصوالدعوة إلى إجراء .

• خطة المشروع - تعقب أي مشكلات قد تعترض طريق المشروع. تخصيص قالب القائمة هذا عن طريق تحرير حقول نص القائمة.

• مجدول المحتوى - تنظيم المحتوى الذي ستتم مشاركته وصولا إلى الأحداث. تخصيص هذه القائمة عن طريق تحرير قالب القائمة.

تخصيص الشكل والتنقل في الموقع

قبل مشاركة موقعك مع الآخرين، ضع اللمسات الأخيرة على موقعك من خلال التأكد من أن المستخدمين يمكنهم العثور على الموقع، والتنقل عبر الارتباطات والصفحات بسهولة، والوصول بسرعة إلى المحتوى على الموقع.

• تحرير مكتبات المستندات عن طريق تحديث أسماء المجلداتوتحميل الموارد.

• تحرير التنقل في الموقع وتخصيصه.

• يمكنك تغيير مظهر موقعك من خلال تخصيص النسق والشعار وتخطيطات الرأس ومظهر موقعك.

• إضافة صفحات إلى هذا الموقع أو التنقل في الموقع أو إزالتها لاستيعاب المحتوى الموجود.

• اختر إقران هذا الموقع بموقع مركز داخل مؤسستك، أو أضف هذا الموقع إلى تنقل موقع مركز موجود إذا لزم الأمر.

شارك موقعك مع الآخرين بعد تخصيص موقعك ومراجعته ونشر المسودة النهائية. 

1. حدد الإعدادات ثم أذونات الموقع.

2. ثم حدد دعوة الأشخاص ثم حدد إضافة أعضاء إلى المجموعة ثم إضافة لمنح حق الوصول الكامل إلى محتوى موقع الفريق والموارد المشتركة مثل تقويم Outlook للفريق وحقوق التحرير إلى الموقع.

3. ثم حدد دعوة الأشخاص ثم مشاركة الموقع فقط ثم حفظ لمشاركة الموقع ولكن ليس الموارد المشتركة أو حقوق تحرير الموقع.

تعرف على المزيد حول إدارة إعدادات موقع الفريق ومعلومات الموقع والأذونات.

بعد إنشاء موقعك وتشغيله، فإن المرحلة المهمة التالية هي الحفاظ على محتوى الموقع. تأكد من أن لديك خطة للحفاظ على تحديث المحتوى وأجزاء الويب. 

أفضل ممارسات صيانة الموقع:

• التخطيط لصيانة الموقع - وضع جدول زمني لمراجعة محتوى الموقع كلما لزم الأمر لضمان أن المحتوى لا يزال دقيقا وملائما.

• نشر الأخبار بانتظام - توزيع أحدث الإعلانات والمعلومات والحالة عبر المؤسسة.  تعرف على كيفية إضافة منشور أخبار على موقع فريق أو موقع اتصال، واعرض على الآخرين الذين سينشرون إعلانات كيف يمكنهم استخدام أخبار SharePoint.

• التحقق من الارتباطات وأجزاء الويب - حافظ على تحديث الارتباطات وأجزاء الويب للتأكد من أنك تستفيد من القيمة الكاملة لموقعك.

• استخدم التحليلات لتحسين التفاعل - عرض استخدام الموقع باستخدام تقرير بيانات الاستخدامالمضمن للحصول على معلومات حول المحتوى الشائع وزيارات المواقع والمزيد.

• مراجعة إعدادات الموقع بشكل دوري - بمجرد إنشاء موقع في SharePoint، يمكنك إجراء تغييرات على الإعدادات ومعلومات الموقع والأذونات الخاصة بالموقع.