المكتبة هي موقع علي الموقع حيث يمكنك تحميل الملفات وإنشاءها وتحديثها والتعاون في العمل عليها مع أعضاء الفريق. تعرض كل مكتبه قائمه بالملفات والمعلومات الاساسيه حول الملفات ، مثل الأشخاص الآخرين الذين سيقوموا بتعديل ملف. تتضمن معظم المواقع مكتبه عند إنشاء الموقع. علي سبيل المثال ، يحتوي موقع الفريق علي مكتبه مستندات حيث يمكنك تنظيم المستندات ومشاركتها.
بما انك تحتاج إلى مكتبات اضافيه ، يمكنك الاختيار من بين العديد من تطبيقات المكتبة الجاهزة للاستخدام وأضافه هؤلاء الأشخاص إلى موقعك. يمكنك أيضا تخصيص المكتبات بطرق متعددة. علي سبيل المثال ، يمكنك التحكم في كيفيه عرض المستندات وأدارتها وإنشاءها. أو تعقب إصدارات الملفات ، بما في ذلك عدد الإصدارات ونوعها. يمكنك حتى إنشاء طرق عرض ونماذج ومهام سير عمل مخصصه لمساعدتك علي أداره المشاريع والعمليات التجارية.
إذا كنت تريد الآن إنشاء المكتبات أو العمل عليها وتحتاج إلى المعلومات الارشاديه ، فاليك المهام الشائعة والمفيدة التي يمكنك تنفيذها.
-
تعيين الأذونات والإعدادات المتقدمة علي مكتبه لفهم مستويات الأذونات في SharePoint
-
أداره مستند كبير ومكتبات سجلات باستخدام بيانات التعريف (راجع مقدمه حول بيانات التعريف المدارة)
يقوم فريق التسويق في Contoso بإنشاء موقع فريق في المكان الذي يخططون فيه لأداره المشاريع والمستندات. اختر مالك موقع لأداره الموقع. يحصل مالك الموقع علي مستوي الأذونات "تحكم كامل" عند اضافته إلى مجموعه "المالكين" للموقع. يقوم بمشاركه الموقع ويمنح الجميع الاذن بالمساهمة فيه. يقرر الفريق استخدام مكتبه "المستندات" لأداره الإصدارات الصحفية وملفات الموازنة والعقود والعروض ومستندات الفريق الأخرى.
يقوم مالك الموقع بتحميل المستندات الهامه لكي يبدا الفريق باستخدام المكتبة كموقع مركزي. ثم يقوم بتشغيل تعيين الإصدار ، التالي فان الفريق لديه محفوظات كيفيه توسع الملفات ويمكنها استعاده إصدار سابق ، إذا لزم الأمر. يضيف مالك الموقع أيضا قوالب قياسيه إلى المكتبة لتقارير التسويق وعقود المبيعات وخطط الحملات وأوراق عمل الموازنة. يحتوي كل قالب علي شعار الشركة وتنسيقا قام الجميع بالموافقة علي استخدامه. عندما يقوم الأعضاء بإنشاء ملف جديد من مكتبه المستندات ، يمكنهم تحديد القالب الذي يريدون استخدامه بسهوله.
اثناء قيام أعضاء الفريق باضافه الملفات والتعاون في العمل علي المستندات ، يقومون بتنظيم المكتبة عن طريق أضافه أعمده وإنشاء طرق عرض لمساعدتهم علي العثور علي المستندات بسرعة. علي سبيل المثال ، يضيف مالك الموقع عمود "اسم المشروع" حتى يتمكن الأعضاء من التصفية أو الفرز حسب ذلك العمود. أضاف أعضاء الفريق الآخرون طرق العرض العامة التي يتم تجميعها حسب ربع السنه المالي ، وتصفيه العقود التي تنتهي صلاحيتها خلال سته أشهر. ينشئ كل عضو أيضا طرق العرض الشخصية لمساعدته علي العثور علي المعلومات بسرعة وإكمال عملها.
بعد المناقشة بكثير من اجتماعات الموظفين ، يقرر الفريق تعيين التنبيات علي مستوي المكتبة للإبلاغ عن التحديثات مره واحده في الأسبوع. يمكن ان يقرر كل عضو كيفيه اعداد تنبيات أو موجزات RSS اضافيه علي ملفات معينه ، إذا لزم الأمر.
يقوم الفريق أيضا بالتزام بالمهمة "أفضل ممارسه" في عالم التعاون الجديد هذا. عندما يرغب الأعضاء في مشاركه مستند ، يمكنهم ريسيست التيمبتاتيون لإرفاقه برسالة بريد الكتروني ، وبدلا من ذلك ، يمكنك إرسال ارتباط إلى المستند. من السهل القيام بالإرسال الكتروني لارتباط من المكتبة والاشاره إلى الإصدار الأخير من موقع الفريق.
تقدم مسؤوليه هامه لهذا الفريق الحملات التسويقية لتشغيل المبيعات والإيرادات. عندما يقوم أعضاء الفريق بتطوير خطه حمله جديده ، يمكنهم تاليف المستندات وتعقب الإصدارات الثانوية من الملفات. يتيح التاليف المشترك لعده أشخاص تحرير مستند في الوقت نفسه ، بدون الحاجة إلى القلق بشان تغييرات تسويه. إذا ادي ذلك إلى ظهور خطا في أحد المستندات ، فبامكانه استعاده إصدار سابق. عند الانتهاء من خطه الحملة ، يمكنهم إنشاء إصدار رئيسي ثم إرساله للموافقة عليه من قبل القسم القانوني والمدير. عند الموافقة علي الملف ، يمكن للموظفين الآخرين في الشركة عرض الملف.
ريسيارتشيس مالك الموقع الوثائق والتدريب عبر الإنترنت ، وتعرف علي كيفيه اعداد سير عمل ، واقرانه بالمكتبة ، وتنفيذ عمليه تجميع الملاحظات ، وتجميع التواقيع ، ونشر المستند النهائي.
بعد ثلاثه أشهر من الاستخدام ، أصبحت مكتبه المستندات والموقع ضرورية لفريق التسويق وتساعد علي تحسين الانتاجيه والرؤية في المؤسسة. لا يمكنها ان تصور العمل بدون ، وهو استكشاف طرق أخرى لاستخدام تقنيات SharePoint للتعاون بشكل أفضل.
اليك بعض الطرق التي يمكنك استخدامها مع المكتبات وجعلها مفيده بالنسبة لمجموعك (منظمه بشكل أكبر من الأساسي إلى الأكثر تقدما):
استخدام طرق العرض وإنشاءها يمكنك استخدام عرض لعرض الملفات الموجودة في المكتبة الأكثر اهميه بالنسبة لك أو التي تناسبك بشكل أفضل. لا تتغير محتويات المكتبة ، ولكن كل طريقه عرض تنظم الملفات أو يقوم بتصفيتها لتسهيل البحث عنها والاستعراض بطريقه ذات معني. للحصول علي مزيد من المعلومات حول طرق العرض ، راجع إنشاء طريقه عرض لقائمه أو مكتبه أو تغييرها أو حذفها.
تعقب الإصدارات إذا كنت بحاجه إلى الاحتفاظ بالإصدارات السابقة من الملفات ، فمن الممكن ان تساعدك المكتبات في تعقب الملفات وتخزينها واستعادتها. يمكنك اختيار تعقب كل الإصدارات بالطريقة نفسها. أو يمكنك ان تختار تعيين بعض الإصدارات كصوره هامه ، مثل أضافه فصل جديد إلى دليل ، وبعض الإصدارات الثانوية ، مثل إصلاح خطا إملائي. للمساعدة علي أداره مساحة التخزين ، يمكنك بشكل اختياري اختيار رقم كل نوع من أنواع الإصدارات التي تريد تخزينها.
تلميح: إذا خطط فريقك لاستخدام التاليف المشترك ، فنوصي بتشغيل ميزه تعيين الإصدارات الرئيسية علي الأقل في المكتبة ، وذلك في حاله قيام شخص ما بحدوث خطا ويقوم بتحميل مستند بالاسم نفسه في مكتبه حيث يكون كل شخص مؤلفا. وبهذه الطريقة، يمكنك استعادة إصدار سابق من المستند في حال فقدت التغييرات.
للحصول علي مزيد من المعلومات حول تعيين الإصدار ، راجع تمكين تعيين الإصدار لقائمه أو مكتبه وتكوينه.
التاليف المشترك أو سحب الملفات عند تحرير مستند Microsoft Word أو PowerPoint من مكتبه بدون سحبه ، يمكن للأشخاص الآخرين تحريره في الوقت نفسه (التاليف المشترك). عند يسحب ملف ، يجب التاكد من انه يمكن لشخص واحد فقط تحرير الملف حتى يتم إيداعه. يمكنك المطالبة بسحب المستندات في المكتبات التي تحتوي علي مستندات حساسة ، أو عندما تريد تعقب تطور المستندات بعناية. ولكن كن علي اطلاع بان طلب الخروج سيجعل من المستحيل علي الأشخاص المشاركة في تاليف المستندات. باستخدام السحب ، ستتم مطالبه الأشخاص بترك تعليق حول العناصر التي قاموا بتغييرها في المستند ، ولكن السحب سيؤدي أيضا إلى إبطاء عمليات التحرير والمراجعة. لمزيد من المعلومات ، راجع التعاون في العمل علي المستند والتاليف المشترك أو السحب أو الإيداع أو تجاهل التغييرات علي الملفات في مكتبه.
تحرير الملفات من برامج سطح المكتب عند تخزين المستندات علي موقع SharePoint ، يمكنك إنشاء مستندات وتحريرها والمشاركة في تاليفها مباشره من برامج سطح المكتب المتوافقة ، مثل Microsoft Word أو PowerPoint ، بدون الانتقال إلى الموقع. علي سبيل المثال ، يمكنك تحرير عرض تقديمي في PowerPoint في الوقت نفسه الذي يقوم فيه الآخرون بتحريره (المعروف أيضا بالتاليف المشترك). يمكنك أيضا أداره الإيداع والسحب من PowerPoint مباشره. بالاضافه إلى ذلك ، يمكنك استخدام OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية أو Outlook لأخذ محتويات المكتبة بدون اتصال ، والعمل عليها من موقع بعيد ، ثم يمكنك بسهوله مزامنة التغييرات عندما تعود إلى وضع الاتصال.
البقاء علي اطلاع علي التغييرات للمحافظة علي التحديث عند تغيير المستندات في مكتبه ، قم باعداد التنبيات أو الاشتراك في موجزات RSS أو متابعه المستندات. الفرق الرئيسي بين التنبيات و RSS والتالية هو المكان الذي تتلقي فيه الاعلامات. يعلمك كل من التنبيين وموجزات RSS بالتحديثات ، ويسمح لك بتخصيص مقدار المعلومات التي تتلقاها. يمكنك اعداد التنبيات أو RSS لمعرفه التغييرات في المكتبة. إذا كنت مهتما بمستند معين فقط ، فقم باعداد تنبيه أو متابعه المستند. يمكن ان تصل التنبيات كرسائل بريد الكتروني أو رسالة نصيه. تصل اعلامات RSS إلى موجز مدمج يمكنك قراءته في Outlook أو قارئ موجز آخر. إذا تابعت مستندا ، ستتلقى اعلاما في ملف الاخبار الخاص بك (إذا كانت مؤسستك تستخدم ملف الاخبار). للحصول علي مزيد من المعلومات حول الاعلامات ، راجع إنشاء تنبيه أو الاشتراك في موجز RSS.
طلب الموافقة علي المستند يمكنك المطالبة بالموافقة علي المستندات قبل ان يتمكن الجميع من رؤيتها. تظل المستندات في حاله معلقه حتى يتم قبولها أو رفضها من قبل شخص لديه الاذن بالقيام بذلك. يمكنك التحكم في مجموعات المستخدمين الذين يمكنهم عرض مستند قبل الموافقة عليه. يمكن ان تكون هذه الميزة مفيده إذا كانت مكتبتك تحتوي علي إرشادات أو إجراءات هامه يجب ان تكون نهائيه قبل ان يري الاخرونها.
تعيين الأذونات تساعدك مجموعات SharePoint ومستويات الأذونات علي أداره الوصول إلى المحتويات بفعالية. بشكل افتراضي ، يتم توريث الأذونات في المكتبات والمجلدات الموجودة ضمن المكتبات والمستندات من الموقع. يمكن ان يساعدك تعيين أذونات فريدة لمكتبه أو مستند معين علي حماية المحتوي الحساس ، مثل العقود أو معلومات الموازنة ، بدون تقييد الوصول إلى باقي الموقع. للحصول علي مزيد من المعلومات حول الأذونات ، راجع التعرف علي مستويات الأذونات في SharePoint.
إنشاء مهام سير العمل يمكن لمكتبه المستندات أو نوع المحتوي استخدام مهام سير العمل التي عرفتها مؤسستك للعمليات التجارية ، مثل أداره الموافقة علي المستند أو مراجعته. تستطيع المجموعة تطبيق عمليات الاعمال علي مستنداتها ، المعروفة بمهام سير العمل ، التي تحدد الإجراءات التي يجب تنفيذها في تسلسل ، مثل الموافقة علي المستندات. سير عمل SharePoint عبارة عن طريقه تلقائية لنقل المستندات أو العناصر عبر تسلسل من الإجراءات أو المهام. تتوفر ثلاث مهام سير العمل للمكتبات بشكل افتراضي: الموافقة ، التي تقوم بتوجيه مستند إلى مجموعه من الأشخاص للحصول علي الموافقة ؛ قم بجمع الملاحظات التي تقوم بتوجيه مستند إلى مجموعه من الأشخاص للحصول علي ملاحظات وإرجاع المستند إلى الشخص الذي بدا سير العمل كتحويل برمجي ؛ وتجمع التواقيع ، التي تقوم بتوجيه مستند إلى مجموعه من الأشخاص لجمع التواقيع الرقمية الخاصة بهم.
ملاحظة: لا يتوفر سوي سير العمل ثلاثي الحالات في SharePoint Foundation.
لمزيد من المعلومات حول مهام سير العمل ، راجع حول مهام سير العمل المضمنة في SharePoint.
تحديد أنواع المحتويات إذا كانت مجموعتك تعمل باستخدام أنواع متعددة من الملفات ، مثل أوراق العمل والعروض التقديميه والمستندات ، فيمكنك تمديد وظيفة المكتبة عن طريق تمكين أنواع محتويات متعددة وتحديدها. أنواع المحتويات أضف المرونة والتناسق في مكتبات متعددة. يمكن لكل نوع محتوي تحديد قالب وحتى سير العمل العمليات. تعمل القوالب كنقطه بداية ، للتنسيق وأي نص متداول وللخصائص التي تنطبق علي المستندات من هذا النوع ، مثل اسم القسم أو رقم العقد.
تعقب التدقيق إذا كانت لديك مجموعه من الملفات الحساسة ، وقد يكون من المفيد معرفه كيفيه استخدام المستندات ، يمكنك تحديد نهج يسمح لك بتمكين تعقب تدقيق الاحداث ، مثل تغييرات الملفات أو النسخ أو الحذف.
تعيين النهج إعدادات النهج تمكين انتهاء صلاحيه المستند أو الحذف التلقائي أو المراجعة الدورية (من خلال سير عمل) المستندات التي وصلت إلى عمر معين. بصفتك مكتبات توسع ، يمكن ان يؤدي استخدام إعدادات الترتيب هذه إلى توفير الوقت والجهد خلال محاولة تنظيف مساحة القرص الثابت الممتلئة يدويا أو لتجنب الوصول إلى حدود الحصة النسبية.
ملاحظة: إعدادات النهج غير متوفرة في SharePoint Foundation.
استخدام موقع مركز المستندات يمكنك استخدام موقع مركز المستندات عندما تريد إنشاء عدد كبير من المستندات وإدارتها وتخزينها. تم تصميم مركز المستندات ليعمل كمستودع مركزي لأداره العديد من المستندات. تساعدك الميزات ، مثل بيانات التعريف والتنقل في طريقه عرض الشجرة ، وأنواع المحتويات ، وأجزاء ويب ، علي تنظيم المستندات واستردادها. بإمكان "مشرفين علي المحتوي" تكوين التنقل المعتمد علي بيانات التعريف بسرعة لتنفيذ معظم المكتبات دون إنشاء فهارس بشكل صريح. أو يمكن لمشرفين علي المحتوي إنشاء فهارس لتحسين الأداء علي نطاق أكبر من عوامل التصفية وطرق العرض. يمكنك استخدام موقع "مركز المستندات" كبيئة تاليف (حيث يقوم المستخدمون بسحب الملفات وإنشاء بنيات المجلدات لهذه الملفات) أو كارشيف محتوي (حيث يمكن للمستخدمين عرض المستندات أو تحميلها فقط).
ملاحظة: مركز المستندات غير متوفر في SharePoint Foundation.
تتوقف الطريقة التي يمكنك من خلالها تنظيم الملفات في المكتبة علي احتياجات المجموعة والطريقة التي تفضلها لتخزين معلوماتك والبحث عنها. يمكنك ان تساعدك بعض التخطيطات علي اعداد البنية التي تناسب مجموعتك. تحتوي المكتبات علي العديد من الميزات التي تساعدك علي العمل علي ملفات متعددة في مكتبه واحده. ومع ذلك ، قد تناسب مكتبات متعددة مجموعتك أفضل.
قد تحتاج إلى ان تخدم مكتبه واحده الحاجات المتنوعة. علي سبيل المثال ، قد يكون لديك عده مشاريع داخل المجموعة نفسها ، أو مجموعات متعددة تعمل علي المشروع نفسه. يمكنك استخدام مكتبه واحده عند:
-
تحتاج مجموعتك إلى عرض معلومات تلخيصيه حول المجموعة نفسها من الملفات أو طرق عرض مختلفه. علي سبيل المثال ، قد يرغب المدير في رؤية كل الملفات التي تم تجميعها حسب القسم أو تاريخ الاستحقاق.
-
يرغب الأشخاص في البحث عن الملفات في الموقع نفسه علي الموقع.
-
تريد تطبيق الإعدادات نفسها علي الملفات ، مثل تعقب إصدارات الملفات أو طلب الموافقة.
-
تقوم المجموعات التي تعمل مع المكتبة بمشاركه بعض الخصائص المماثلة ، مثل مستويات الأذونات نفسها.
-
تريد تحليل المعلومات المتعلقة بالملفات في جدول البيانات ، أو تلقي التحديثات الموحدة المتعلقة بالملفات.
للعمل بكفاءة باستخدام المستندات في مكتبه واحده ، يمكنك تنظيم الملفات في مكتبه عن طريق أضافه أعمده أو تعريف طرق عرض أو إنشاء مجلدات.
قد ترغب في إنشاء مكتبات متعددة عند وجود اختلافات مميزه بين مجموعات الملفات التي تريد تخزينها وأدارتها ، أو بين مجموعات الأشخاص الذين يعملون علي الملفات. استخدام مكتبات متعددة عند:
-
ان أنواع الملفات التي تريد تخزينها وأدارتها مميزه ، ولا تتوقع ان يقوم الأشخاص بعرض ملخصات الملفات بشكل متكرر أو للبحث في الملفات معا.
-
ان مجموعات الأشخاص الذين يستخدمون الملفات مميزه وديستينكتلي مستويات أذونات مختلفه.
-
تحتاج إلى تطبيق إعدادات مختلفه ، مثل تعيين الإصدار أو الموافقة ، إلى مجموعات مختلفه من الملفات.
-
لا تحتاج إلى تحليل الملفات معا أو تلقي تحديثات مجمعه حول الملفات.
-
إذا أردت توفير مجموعات مختلفه من الخيارات لإنشاء ملفات جديده ، أو إذا كنت تريد ان تظهر الخيارات الموجودة في القائمة الجديدة للمكتبة بترتيب مختلف.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك استخدامها بشكل فعال مع مكتبات متعددة.
اعداد قوالب وأعمده الموقع إذا أرادت مؤسستك إنشاء بعض الإعدادات المتناسقة في مكتباتها ، فيمكنك اعداد قوالب الموقع وأعمده الموقع. يمكنك مشاركه الإعدادات في مكتبات متعددة بحيث لا تحتاج إلى أعاده إنشاء الإعدادات في كل مره.
إرسال الملفات إلى موقع آخر إذا أردت ان يكون الملف متوفرا في مكتبات متعددة ، فيمكنك تخزينه في مكتبه واحده ، ثم إرسال نسخه إلى المكتبات الأخرى. يمكنك اختيار ان يتم تذكيرك بتحديث اي نسخ من المستند عند اجراء تغييرات علي النسخة الاصليه.
إنشاء قوالب مكتبه إذا أردت إنشاء بعض الإعدادات المنتظمة للمكتبات أو أعاده استخدام الخصائص عبر المكتبات ، فيمكنك حفظ مكتبه كقالب. تتوفر قوالب المكتبة كخيار في الصفحة "أضافه تطبيق" علي موقعك.
هناك طرق متعددة لتنظيم الملفات في مكتبه. يمكنك أضافه أعمده وتعريف طرق العرض وإنشاء المجلدات. يحتوي كل أسلوب علي الميزات الخاصة به ، ويمكنك دمج كل أسلوب مع الاحتياجات الفريدة للمكتبة والفريق.
بشكل افتراضي ، تتعقب المكتبات اسم الملف ، بالاضافه إلى معلومات حول حاله الملف ، علي سبيل المثال ، ما إذا كان قد تم إيداعه ام لا. ولكن ، يمكنك تحديد الاعمده الاضافيه التي تساعد المجموعة علي تصنيف الملفات وتعقبها ، مثل اسم الحملة أو رقم المشروع أو معلومات أخرى مهمة لفريقك. تتوفر لديك العديد من الخيارات المتعلقة بنوع العمود الذي تقوم بإنشاءه ، بما في ذلك سطر نص واحد أو قائمه منسدلة من الخيارات أو رقم يتم حسابه من أعمده أخرى ، أو حتى اسم وصوره شخص ما علي موقعك.
توفر الاعمده رؤوس الاعمده التي تسهل علي الأشخاص فرز المستندات وتصفيتها. عند عرض الملفات في مكتبه ، يمكنك فرز الملفات أو تصفيتها بشكل مؤقت عن طريق الاشاره إلى اسم عمود ، ثم النقر فوق السهم المتجه لأسفل بجانب الاسم. يعتبر هذا الأمر مفيدا إذا كنت بحاجه إلى رؤية الملفات بطريقه معينه ، ولكن عليك تكرار الخطوات في المرة التالية التي تعرض فيها المكتبة.
للحصول علي مزيد من المعلومات حول أضافه أعمده ، راجع إنشاء عمود في قائمه أو مكتبه أو تغييره أو حذفه.
هل سيرغب المستخدمون غالبا في الاطلاع علي: كل المستندات المتعلقة بمشروع معين أو كل المستندات التي تنتمي إلى قسم معين أو تجميع المستندات حسب الشهر الذي يستحقونه ؟ إذا كنت تتوقع عرض الملفات بطريقه معينه بشكل متكرر ، يمكنك تحديد طريقه عرض. يمكنك استخدام طريقه العرض هذه في اي وقت تعمل فيه مع المكتبة. عند إنشاء طريقه عرض ، تتم اضافتها إلى القائمة المنسدلة طرق العرض الحالية الموجودة في شريط المكتبة.
طريقه عرض المكتبة هي مجموعه من الاعمده الموجودة في الصفحة التي تعرض العناصر الموجودة في مكتبه ، وتعرف غالبا ترتيب فرز معين وتصفيه وتجميع وتخطيط مخصص. يمكن ان تتضمن المكتبات طرق العرض الشخصية وطرق العرض العامة. يمكن لأي شخص تم تعيينه إلى مجموعه "الأعضاء" علي الموقع (الذي يحتوي علي مستوي الأذونات "مساهمه") إنشاء طريقه عرض شخصيه لعرض الملفات بطريقه معينه أو لتصفيتها فقط للملفات التي يريد رؤيتها. إذا كان لديك اذن بتصميم مكتبه ، فيمكنك إنشاء طريقه عرض عامه يمكن لأي شخص استخدامها عند عرض المكتبة. يمكنك أيضا إنشاء طريقه عرض عامه لطريقه العرض الافتراضية ، بحيث يتمكن الأشخاص من رؤية طريقه عرض المكتبة تلقائيا.
إذا كان أعضاء المجموعة الخاصة بك يقومون بعرض المكتبات علي جهاز محمول ، يمكنك حتى إنشاء طرق عرض المحمول التي توفر حدودا ، مثل عدد العناصر المعروضة في طريقه عرض ، وهي مثاليه لعرض النطاق الترددي وحدود الاجهزه.
للحصول علي مزيد من المعلومات حول طرق العرض ، راجع إنشاء طريقه عرض لقائمه أو مكتبه أو تغييرها أو حذفها.
المجلدات عبارة عن حاويات يمكن استخدامها لتجميع المحتوي وأدارته في مكتبه أو قائمه. إذا تم تمكين المجلدات للمكتبة ، يمكنك أضافه مجلدات إلى معظم أنواع المكتبات. إذا كانت مكتبتك تحتوي علي العديد من العناصر ، فان المجلدات تحسن أيضا من فعاليه الوصول إلى هذه العناصر. عندما تقوم بإنشاء مجلد، فإنك تكون قد أنشأت فهرساً داخلياً في الخلفية. يتم أيضا إنشاء الفهرس الداخلي هذا للمجلد الجذر أو المستوي الأعلى لمكتبه أو قائمه. عند الوصول إلى عناصر في مجلد ما، فإنك تستخدم هذا الفهرس الداخلي بفاعلية للوصول إلى البيانات.
إذا كانت المكتبة تحتوي علي العديد من العناصر التي يمكن تجميعها بطريقه معينه ، فيمكنك استخدام المجلدات لتنظيم المحتوي داخل المكتبة. تتضمن الامثله الجيدة للمجموعات المشاريع والفرق والأقسام وفئات المنتجات ونطاقات الاعمار والقوائم الابجديه والمجموعات الفرعية الابجديه (A-C و D-F وغيرها). بإمكان المجلدات ان تساعد الأشخاص علي فحص العديد من الملفات وأدارتها بطريقه مالوفه.
بشكل افتراضي ، تعرض المكتبة التي تم تمكين المجلدات لها مجلدات في طريقه العرض الافتراضية للمكتبة دون اي عوامل تصفيه. هذا مفيد لأنه بإمكان المستخدمين اختيار المجلد المناسب عند ادراج مستندات جديده. يؤدي عرض كل المجلدات أيضا إلى تقليل عدد العناصر التي سيتم اضافتها بشكل غير صحيح خارج المجلدات الموجودة في المكتبة. يمكنك بسهوله أعاده تنظيم المستندات إلى مجلدات مكتبه مختلفه باستخدام الأمر فتح بواسطة المستعرض المتوفر علي شريط المكتبة.
ملاحظة: يمكن تعيين طريقه عرض المكتبة لفرزها حسب معايير محدده فقط، في هذه الحالة لا تظهر المجلدات أولا قبل اي عناصر في طريقه العرض. قد لا ترغب في استخدام خيار فرز طريقه العرض هذا إذا كنت تريد ان يقوم المستخدمون بتحديد موقع المجلد الصحيح بسهوله.
علي الرغم من عدم ظهور مجلدات المكتبة في التنقل داخل الموقع ، فان مالك الموقع أو المستخدم الذي يملك اذن تصميم موقع يمكنه تمكين طريقه عرض الشجرة ، والتي تعرض مقطع محتوي الموقع في التنقل داخل الموقع ، ويسمح لك بتوسيع المجلدات وطيها والتنقل بينها بسهوله.
للحصول علي مزيد من المعلومات حول المجلدات ، راجع إنشاء مجلد في مكتبه مستندات أو حذف مجلد في مكتبه.
كل الطرق الثلاثة يمكنها العمل معا. يمكن استخدام الاعمده نفسها التي تستخدمها لتعقب المستندات في طريقه العرض الافتراضية لمكتبه لإنشاء طريقه عرض مع معايير تصفيه متعددة. يمكن للأشخاص فرز طريقه العرض وتصفيتها بشكل ديناميكي بالنقر فوق رؤوس الاعمده للبحث عن المحتوي في سبور الوقت الحالي. إذا تم تعريف بنيه مجلد في المكتبة ، فبامكانك القيام بذلك بتعيين الخيار إظهار كافة العناصر بدون مجلدات في مقطع المجلدات عند إنشاء طريقه العرض أو تعديلها. يمكن ان يكمل كل أسلوب الآخر للحصول علي المحتوي المناسب في الوقت المناسب الطريقة المناسبة لك.
يتم إنشاء بعض المكتبات لك عندما تنشئ موقعا جديدا ، مثل مكتبه المستندات في موقع الفريق. يمكنك تخصيص هذه المكتبات لأغراضك ، أو يمكنك إنشاء مكتبات اضافيه خاصه بك. كل نوع من المكتبات لديه غرض معين ولديه مجموعه مختلفه من السلوكيات والميزات.
هام: قد يكون لديك مكتبات اقل أو أكثر متوفرة علي موقعك ، استنادا إلى إصدار SharePoint الذي يستند اليه موقعك ، أو خطه Microsoft 365 التي يشترك فيها مؤسستك ، أو ما إذا كانت هناك ميزات معينه ممكنة علي موقعك.
مكتبه الأصول لمشاركه أصول الوسائط الرقمية وأدارتها ، مثل ملفات الصور والصوت والفيديو ، استخدم مكتبه أصول. تسهل مكتبه الأصول المستخدمين في اكتشاف ملفات الوسائط الرقمية التي قام الآخرون بإنشاءها وأعاده استخدامها ، مثل الشعارات وصور الشركات. توفر لك مكتبه الأصول أيضا أنواع المحتويات بالخصائص وطرق العرض لأداره أصول الوسائط واستعراضها ، مثل الصور المصغرة والكلمات الاساسيه لبيانات التعريف. علي سبيل المثال ، قد ترغب في أداره الصور التي تحمل علامة تجاريه وأجزاء المحتوي القابلة لأعاده الاستخدام وتخزينها من التطبيقات بحيث تكون متوفرة من خلال المؤسسة ويتم استخدامها بشكل متناسق.
مكتبه لوحات المعلومات تحتوي علي صفحات جزء ويب ، وصفحات جزء ويب مع قوائم الحالة ، ولوحات معلومات موزعه في PerformancePoint.
مكتبة اتصالات البيانات لتبسيط صيانة اتصالات البيانات وأدارتها ، استخدم مكتبه اتصالات البيانات. تعد مكتبه اتصالات البيانات مكانا مركزيا لتخزين ملفات اتصالات بيانات Office (ODC). يحتوي كل من هذه الملفات (.odc) علي معلومات حول كيفيه تحديد موقع مصدر بيانات خارجي وتسجيل الدخول اليه والاستعلام عنه. تتيح لك ملفات سينتراليزينج ODC في مكتبه اتصالات البيانات أيضا امكانيه مشاركه ملفات اتصال البيانات وأدارتها والبحث عنها من داخل موقع SharePoint ، والمساعدة علي التاكد من ان بيانات الاعمال والتقارير الخاصة بها ، والاحتفاظ بمجموعه متناسقة من القيم ونتائج الصيغ كما هو الخيار
ملاحظة: لتسهيل صيانة ملفات اتصال البيانات وأدارتها ل PerformancePoint ، استخدم مكتبه اتصالات البيانات ل PerformancePoint. في هذه المكتبة ، يمكنك تخزين ملفات ODC و اتصالات البيانات العالمية (UDC).
مكتبة المستندات بالنسبة إلى الكثير من أنواع الملفات ، بما في ذلك المستندات وجداول البيانات ، استخدم مكتبه مستندات. يمكنك تخزين أنواع أخرى من الملفات في مكتبه مستندات ، علي الرغم من حظر بعض أنواع الملفات لأسباب أمنيه. عند استخدام البرامج غير المحظورة ، يمكنك إنشاء تلك الملفات من المكتبة. علي سبيل المثال ، قد يكون لدي فريق التسويق مكتبه مستندات خاصه به لتخطيط المواد وإصدارات الاخبار والمنشورات.
مكتبه النماذج إذا كنت بحاجه إلى أداره مجموعه من النماذج المهنية المستندة إلى XML ، فاستخدم مكتبه نماذج. علي سبيل المثال ، قد ترغب مؤسستك في استخدام مكتبه نماذج لتقارير المصروفات. يحتاج اعداد مكتبه نماذج إلى محرر XML أو برنامج تصميم نموذج XML ، مثل Microsoft InfoPath. النموذج الذي يقوم الأشخاص بتعبئته هو ملف .xml فقط والذي يحتوي علي البيانات (والبيانات فقط) التي تم إدخالها في النموذج ، مثل تاريخ المصروفات والمبلغ. يتم توفير كل شيء آخر يقوم بإنشاء تقرير المصروفات بواسطة قالب النموذج. بعد ان يقوم الأشخاص بتعبئة النماذج ، يمكنك دمج بيانات النموذج أو تصديرها لتحليلها.
مكتبة الصور لمشاركه مجموعه من الصور الرقمية أو الرسومات ، استخدم مكتبه صور. علي الرغم من انه يمكن تخزين الصور في أنواع أخرى من مكتبات SharePoint ، الا ان مكتبات الصور تحتوي علي ميزات متعددة. علي سبيل المثال ، من مكتبه صور يمكنك عرض الصور في عرض شرائح ، وتنزيل الصور إلى الكمبيوتر ، وتحرير الصور باستخدام برامج رسومات متوافقة ، مثل Microsoft Paint. ضع في اعتبارك إنشاء مكتبه صور إذا أردت تخزين صور لاحداث الفريق أو لتشغيل المنتج. يمكنك أيضا إنشاء ارتباط إلى الصور الموجودة في المكتبة من مكان آخر علي موقعك ، مثل من مواقع wiki والمدونات.
مكتبه السجلات للاحتفاظ بمستودع مركزي لتخزين سجلات مؤسستك أو مستندات عمل هامه وأدارتها ، استخدم مكتبه سجلات. علي سبيل المثال ، قد تحتاج مؤسستك إلى التزام بلوائح التوافق التي تتطلب عمليه منظمه لأداره المستندات ذات الصلة. يمكن ان يحتوي موقع "مركز السجلات" علي عدد من مكتبات السجلات لتخزين أنواع مختلفه من السجلات. بالنسبة إلى كل مكتبه يمكنك تعيين النهج التي تحدد السجلات التي يجب تخزينها ، وكيفيه توجيه المستندات وأدارتها ، والمدة التي يجب الاحتفاظ بهذه السجلات فيها.
مكتبه التقارير لتبسيط عمليه إنشاء صفحات ويب والمستندات ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) لمقاييس وأهدافك وأدارتها وتسليمها ، استخدم مكتبه تقارير. تعد مكتبه التقارير مكانا مركزيا حيث يمكنك إنشاء التقارير وحفظها ، مثل مصنفات Excel وصفحات لوحه المعلومات. عند نشر مصنف Excel إلى مكتبه تقارير ، فانه يتم تمكين النقر المفرد للفتح في طريقه عرض المستعرض ، وهي طريقه ملائمة لعرض المصنف دون اضافته إلى صفحه أجزاء ويب.
مكتبه الرسم التخطيطي للعملية (وحدات قياس مترية وامريكيه) لتخزين مستندات عمليه الرسم التخطيطي ومشاركتها ، مثل تلك التي تم إنشاؤها باستخدام Microsoft Visio ، استخدم مكتبه الرسم التخطيطي للعمليات. يتم تخصيص مكتبات وحدات القياس والولايات المتحدة لقياساتها الخاصة.
مكتبه صفحات Wiki لإنشاء مجموعه من صفحات wiki المتصلة ، استخدم مكتبه صفحات wiki. يتيح wiki لعده أشخاص جمع المعلومات بتنسيق يسهل إنشاؤه وتعديله. يمكنك أيضا أضافه صفحات wiki التي تحتوي علي الصور والجداول والارتباطات التشعبية والارتباطات الداخلية إلى المكتبة. علي سبيل المثال ، إذا قام فريقك بإنشاء موقع wiki لمشروع ما ، فبامكان الموقع تخزين التلميحات والحيل في سلسله من الصفحات التي تتصل ببعضها البعض.
ملاحظة: استنادا إلى الموقع والتكوين ، يتم تلقائيا إنشاء مكتبات النظام الاضافيه ، مثل مكتبه الأنماط ومكتبه أصول الموقع ومكتبه صفحات الموقع. ومع ذلك ، لا يمكنك إنشاء هذه المكتبات المعينة من خلال واجهه المستخدم.
