استخدام قوائم المهام المتكررة

في هذه المقالة 

نظرة عامة

جعل قائمة المهام متكررة

نشر قائمة مهام متكررة

إعادة جدولة تكرار

تخطي تكرار

تحرير التكرار لسلسلة قائمة مهام

إلغاء التكرار لسلسلة قائمة مهام

إلغاء نشر سلسلة قائمة مهام

إلغاء نشر قائمة في سلسلة قائمة مهام

نظرة عامة

يعد نشر قائمة مهام متكررة طريقة رائعة للعمل مع المهام الروتينية التي تحتاج إلى إكمال. فيما يلي نظرة عامة حول كيفية عملها.

• يمكنك إضافة تكرار إلى قائمة مهام قياسية ضمن المسودات عن طريق تحديد إعدادات التكرار وتواريخ البدء والانتهاء. يؤدي ذلك إلى تغيير القائمة من قائمة مهام لمرة واحدة إلى سلسلة قائمة مهام متكررة. عندما تكون جاهزا، يمكنك نشر سلسلة قائمة المهام المتكررة.

• عند النشر، يظهر التكرار الأول للسلسلة المتكررة ضمن مجدول حتى يحين وقت النشر. عند نشر تكرار مجدول، يتم إنشاء التكرار التالي تلقائيا.

• عند إنشاء تكرار جديد، يتم تحديث تواريخ استحقاق المهمة تلقائيا استنادا إلى مدى وجودها بعد تاريخ بدء السلسلة الذي اخترته. على سبيل المثال، قمت بإنشاء سلسلة شهرية متكررة في الخامس عشر من كل شهر. إذا اخترت تاريخ بدء سلسلة من 15 يناير وقمت بتضمين مهمة مستحقة في 17 يناير، فإن التكرار الثاني المجدول في 15 فبراير له أيضا إزاحة لمدة يومين. ستكون المهمة مستحقة في 17 فبراير. لمعرفة المزيد، راجع القسم جعل قائمة مهام متكررة من هذه المقالة.

• بعد نشر التكرار الأول في السلسلة، تظهر سلسلة قائمة المهام ضمن منشورة. يمكنك توسيعه لإظهار جميع التكرارات المنشورة لقائمة المهام.

• يمكنك تحرير المهام في السلسلة أو تكرار مجدول. يمكنك أيضا تحرير المهام في تكرار منشور لسلسلة قائمة المهام.

• (قريبا) يمكنك تحرير فرق المستلمين للسلسلة أو تكرار مجدول. لا يمكنك تحرير فرق المستلمين لحدوث تم نشره بالفعل.

• لإجراء تغييرات على المهام أو مستلمي سلسلة لم يتم فيها نشر التكرار الأول بعد، يمكنك إلغاء السلسلة. إذا لم يتم نشر أي تكرارات حتى الآن، فستعود السلسلة إلى المسودات.

• يمكنك مشاهدة الإبلاغ عن تكرارات قائمة المهام بعد نشرها، تماما كما يمكنك مع قوائم المهام غير المتكررة.

• يمكنك أيضا إلغاء نشر تكرارات قائمة المهام أو سلسلة قائمة المهام عندما لا تكون هناك حاجة إليها أو إذا ارتكبت خطأ.

جعل قائمة المهام متكررة

تطبيق فاصل زمني للتكرار على قائمة مهام قابلة للنشر لنشرها تلقائيا على جدول مكرر مثل يوميا أو أسبوعيا أو شهريا أو سنويا.

1. في صفحة Publishing لتطبيق Planner، حدد قائمة ضمن المسودات أو أنشئ قائمة جديدة، ثم حدد Not not repeat.
   
   

2. في مربع الحوار تكرار القائمة ، اختر إعدادات التكرار للقائمة.
   
   

   • الفاصل الزمني للتكرار. بشكل افتراضي، يكون لليوموالأسبوعوالشهر تاريخ انتهاء لمدة عامين من تاريخ البدء. جميع فترات التكرار لها تاريخ انتهاء أقصى خمس سنوات من تاريخ البدء.

   • نشر الوقت والمنطقة الزمنية.

   • تواريخ البدء والانتهاء. يتم نشر التكرارات فقط عند حدوثها في تاريخ البدء أو بعده وفي تاريخ الانتهاء أو قبله.

     ملاحظة: نوصي بتعيين تاريخ البدء إلى التاريخ الذي سيتم فيه نشر التكرار الأول. إذا كان تاريخ بدء السلسلة وتاريخ نشر التكرار الأول مختلفين، فستستند تعديلات التاريخ التلقائية إلى تاريخ بدء السلسلة.
     
     على سبيل المثال، تتكرر سلسلة في العاشر من كل شهر بتاريخ بدء 1 يناير وتحتوي على مهمة مستحقة في 12 يناير. في هذا المثال، ستكون المهمة مستحقة بعد 11 يوما من تاريخ نشر كل تكرار مستقبلي، بدلا من يومين بعد ذلك. وذلك لأن التعديلات التلقائية للتاريخ تستند إلى تاريخ البدء (1 يناير) بدلا من التاريخ الذي سيتم فيه نشر التكرار الأول (10 يناير). 
     
     يستخدم النظام تاريخ البدء لهذا الحساب لأنه قيمة قمت بتعيينها مباشرة، مما يمنحك تحكما مباشرا أكثر في سلوك تاريخ الاستحقاق. 

نشر قائمة مهام متكررة

عندما تكون قائمة المهام جاهزة للانتقال، قم بنشرها إلى الفرق التي سيقوم أعضاؤها بالعمل. 

1. ضمن المسودات، حدد قائمة المهام المتكررة، ثم في الزاوية العلوية اليسرى، حدد نشر السلسلة.

2. حدد الفرق التي ستتلقى قائمة المهام. 
   
   اختيار هذه الفرق يعمل بنفس الطريقة مع القوائم المتكررة والقوائم غير المتكررة. يمكنك اختيار الفرق من التسلسل الهرمي واستخدام قائمة Teams الرئيسية و/أو أي عوامل تصفية متوفرة لتحديد موقع الفرق المراد تضمينها. بدلا من ذلك، يمكنك تحميل قائمة مخصصة من الفرق.

3. اختر ما إذا كنت تريد إعلام فرق المستلمين أم لا.

4. حدد التالي، ثم راجع خطة المنشور. لإجراء تغييرات، حدد Back.

5. حدد خانة الاختيار جاهز، كل شيء يبدو جيدا هنا ، ثم حدد نشر. 
   
   قد يستغرق إعداد قائمة المهام المتكررة بعض الوقت. قد ترى رسالة تفيد بأنه تتم جدولة قائمة المهام.

6. سترى قائمة المهام تظهر ضمن مجدولة عند اكتمال الإجراء. يتم عرض التكرار التالي للقائمة المتكررة ضمن Scheduled وسيتم نشره في التاريخ والوقت المجدولين.

   هام: إذا ظهرت أيقونات التنبيه، فحدد عرض التفاصيل للمساعدة في حل المشكلة (المشاكل).

   
   
   بعد نشر التكرار الأول، سترى أيضا قائمة المهام تظهر ضمن منشور حيث تمثل سلسلة قائمة المهام المتكررة. يمكنك توسيعه لعرض التكرارات المنشورة في السلسلة. عند نشر تكرار، يتم إنشاء التكرار التالي في السلسلة ضمن مجدول.

لمعرفة المزيد حول نشر قوائم المهام، راجع نشر قائمة مهام.

إعادة جدولة تكرار

يمكنك إعادة جدولة التكرار القادم لقائمة مهام متكررة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى القيام بذلك إذا كان تاريخ النشر التالي يقع في عطلة شركة. 

يمكنك إعادة الجدولة في أي وقت حتى تاريخ التكرار المجدول التالي.

1. ضمن مجدول، انتقل إلى قائمة المهام التي تريد إعادة جدولتها، ثم حدد المزيد من الإجراءات > تحرير التكرار.
   
   

2. حدد القائمة المنسدلة فاصل التكرار (على سبيل المثال، كل يوم اثنين)، ثم حدد إعادة جدولة هذا التكرار.
   
   

3. في مربع الحوار إعادة جدولة هذا التكرار ، اختر تاريخ نشر جديد ووقت النشر و/أو المنطقة الزمنية حسب الحاجة، ثم حدد حفظ.

تخطي تكرار

يمكنك تخطي تكرار قادم لقائمة مهام متكررة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى القيام بذلك إذا كان جميع الموظفين خارج العمل لأن تاريخ النشر التالي يقع في عطلة الشركة.

1. ضمن مجدول، انتقل إلى قائمة المهام، ثم حدد المزيد من الإجراءات > تحرير التكرار.

2. حدد القائمة المنسدلة فاصل التكرار، ثم اختر تخطي هذا التكرار.

3. في مربع الحوار تخطي التكرار ، راجع المعلومات، ثم حدد تخطي التكرار.
   
   لم يعد التكرار الذي تم تخطيه يظهر ضمن مجدول ولن يتم نشره.

تحرير التكرار لسلسلة قائمة مهام

إذا كنت بحاجة إلى تغيير الفاصل الزمني للتكرار أو أي إعدادات تكرار أخرى، فقم بتحرير التكرار لسلسلة قائمة المهام المتكررة. تنطبق التغييرات على التكرار التالي وجميع التكرارات المستقبلية.

1. إذا تم نشر تكرار واحد على الأقل بالفعل، فابحث عن سلسلة قائمة المهام ضمن منشور، وحدد سلسلة قائمة المهام التي تريد تحريرها، ثم حدد المزيد من الإجراءات > تحرير السلسلة. تأكد من اختيار السلسلة بدلا من أحد التكرارات المنشورة ضمن السلسلة.
   
   

2. حدد القائمة المنسدلة فاصل التكرار، ثم حدد تحرير التكرار.
   
   

3. في مربع الحوار تكرار القائمة، قم بإجراء التغييرات التي تريدها لسلسلة قائمة المهام.

4. راجع التغييرات، ثم حدد حفظ. عند نشر القائمة، تنطبق التغييرات على جميع التكرارات المستقبلية لقائمة المهام المتكررة.

إلغاء التكرار لسلسلة قائمة مهام

عندما لم تعد تريد أن تستمر سلسلة قائمة مهام متكررة في النشر، يمكنك إيقاف (إلغاء) التكرار.  لن يتم نشر جميع التكرارات المستقبلية لقائمة المهام.

1. ضمن Published، انتقل إلى سلسلة قائمة المهام المتكررة، ثم حدد More actions > Edit series.

2. حدد القائمة المنسدلة فاصل التكرار، ثم حدد إلغاء السلسلة.

3. في مربع الحوار إلغاء السلسلة، تحقق من رغبتك في إلغاء السلسلة، ثم اختر نعم.

• لم يعد التكرار المجدول التالي وجميع التكرارات المستقبلية تظهر ضمن Scheduled.

• لا يزال قالب قائمة المهام المتكررة الحالي والتكرارات المنشورة المقابلة له مدرجين ضمن منشور ومتاح لإعداد التقارير.

• إذا لم يتم نشر أي قوائم للسلسلة حتى الآن، فسترى سلسلة قائمة المهام المتكررة ضمن المسودات.

إلغاء نشر سلسلة قائمة مهام

قد تحتاج إلى إلغاء نشر سلسلة قائمة مهام لإزالة المهام التي لم تعد مطلوبة أو لتصحيح خطأ في إرسال السلسلة. في حالة حدوث خطأ، ضع في اعتبارك أنه يمكنك تحرير المهام في قائمة مهام مجدولة أو قائمة مهام منشورة، بما في ذلك تكرارات قائمة المهام المنشورة كجزء من سلسلة متكررة. إذا كنت بحاجة إلى إلغاء نشر قائمة مهام بسبب خطأ، فمن الأفضل القيام بذلك في أقرب وقت ممكن لتقليل تعيين المهام التي تم مسحها وإنجازها.

إذا كنت تريد إلغاء نشر سلسلة قائمة مهام، فاستخدم الخطوات التالية. ستنتقل سلسلة قائمة المهام وجميع القوائم الموجودة فيها إلى المقطع غير المنشور ويمكن تكرارها ولكن لا يمكن إعادة نشرها.  

1. ضمن منشور، بجوار سلسلة قائمة المهام التي تريد إلغاء نشرها، حدد المزيد من الإجراءات > سلسلة إلغاء النشر.

2. تأكد من رغبتك في إلغاء نشر السلسلة، ثم اختر إلغاء نشر السلسلة.

3. بعد ظهور سلسلة القوائم والقوائم المقترنة ضمن غير منشورة، يمكنك حذفها أو تكرارها وتحرير النسخة ونشر النسخة التي تم تحريرها.  

إلغاء نشر قائمة في سلسلة قائمة مهام

قد تحتاج إلى إلغاء نشر تكرار قائمة مهام معينة في سلسلة قائمة مهام لإزالة المهام التي لم تعد مطلوبة أو لتصحيح خطأ في إرسال قائمة المهام. في حالة حدوث خطأ، ضع في اعتبارك أنه يمكنك تحرير المهام في قائمة مهام منشورة، بما في ذلك تكرار قائمة المهام المنشورة كجزء من سلسلة متكررة. إذا كنت بحاجة إلى إلغاء نشر قائمة مهام بسبب خطأ، فمن الأفضل القيام بذلك في أقرب وقت ممكن لتقليل تعيين المهام التي تم مسحها وإنجازها.

إذا كنت تريد إلغاء نشر قائمة في سلسلة قائمة مهام، فاستخدم الخطوات التالية. ستنتقل قائمة المهام إلى المقطع غير المنشور ويمكن تكرارها ولكن لا يمكن إعادة نشرها.  

1. ضمن منشور، قم بتوسيع سلسلة قائمة المهام، وانتقل إلى القائمة التي تريد إلغاء نشرها، ثم حدد المزيد من الإجراءات > إلغاء النشر.

2. تأكد من رغبتك في إلغاء نشر القائمة، ثم اختر إلغاء النشر.

3. بعد ظهور القائمة ضمن غير منشورة، يمكنك حذفها أو تكرارها وتحرير النسخة ونشر النسخة التي تم تحريرها.

اطلع أيضاً على

نشر قوائم المهام لتحديد العمل وتعقبه في مؤسستك

تعيين متطلبات إكمال المهمة في قائمة مهام