تعيين متطلبات إكمال المهمة في قائمة مهام

تجربة فريق المستلمين 

عندما يفتح مستخدم في فريق المستلمين - عادة عامل أو مدير في الخطوط الأمامية - المهمة، سيرى عناصر قائمة الاختيار، مع الإشارة إلى أن عناصر قائمة الاختيار مطلوبة. لا يمكنهم وضع علامة على المهمة مكتملة حتى يتم وضع علامة على جميع عناصر قائمة الاختيار مكتملة. عند استيفاء جميع المتطلبات، يمكن لأي موظف في الخطوط الأمامية وضع علامة على المهمة مكتملة. 

عرض استجابات النموذج

بعد نشر قائمة المهام، ستحتاج إلى عرض استجابات النموذج من مستلمي المهام.

افتح النموذج، وانتقل إلى علامة التبويب الاستجابات . من هنا، يمكنك القيام بالآتي:

• راجع معلومات موجزة حول النموذج والاستجابات.

• حدد عرض النتائج للاطلاع على تفاصيل الاستجابة لكل مستجيب.

• حدد مزيد من التفاصيل ضمن كل سؤال للاطلاع على اسم كل مستجيب واستجابته.

• حدد فتح في Excel لعرض الاستجابات في مصنف Excel. يوفر المصنف لقطة لبيانات الاستجابة الحالية.

  تلميح: عند عرض الاستجابات في Excel، قم بالفرز حسب التاريخ المكتمل أو المعدل (أو حسب المعرف ثم تاريخ الانتهاء أو التعديل) لمراجعة أحدث الاستجابات من كل موقع. في بعض الحالات، قد يرسل الموقع أكثر من استجابة واحدة.

لمعرفة المزيد، راجع التحقق من نتائج النموذج ومشاركتها.

استجابات النموذج مع الملفات التي تم تحميلها

إذا كان النموذج يتضمن سؤالا واحدا أو أكثر من أسئلة تحميل الملفات، يمكنك عرض الصور التي تم تحميلها واحدا تلو الآخر من علامة التبويب الردود ، كما هو موضح سابقا. إذا أردت، يمكنك أيضا الوصول إلى المجلد الذي يتم تحميل الملفات فيه. يتم تخزين الملفات التي تم تحميلها ضمن ملفات SharePoint لفريق النشر.

يتم إنشاء مجلدات SharePoint عند تحميل الملف الأول كجزء من إرسال استجابة النموذج.

عند تلقي إرسال تحميل الملف الأول، ستحتوي مكتبة المستندات الخاصة بالفريق على مجلد تطبيقات. ضمن ذلك، يحتوي مجلد Microsoft Forms على مجلد باسم النموذج الخاص بك. يوجد داخل هذا المجلد مجلد لكل سؤال في النموذج الذي قام بتحميل الملفات.

على سبيل المثال، إذا أضفت نموذجا باسم "استطلاع فتح المتجر" يتضمن ثلاثة أسئلة حول تحميل الملفات، فإن الملفات التي تم تحميلها موجودة في المجلدات التالية للمجموعة في SharePoint:

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 1

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 2

يتضمن كل اسم ملف تم تحميله اسم الفريق حيث توجد المهمة واسم الصورة الأصلي واسم العرض لحساب المستخدم الذي قام بتحميل الملف وإرسال النموذج.

على سبيل المثال، اسم ملف الصورة التي تم تحميلها بواسطة جوني شيرمان نيابة عن فريق سياتل Store 121 هو متجر سياتل 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.

لمشاهدة الصور المصغرة بدلا من قائمة الصور، انتقل إلى كافة المستندات > الإطارات المتجانبة. 

(اختياري) مساعدة فرق المستلمين في رؤية الصور التي تم تحميلها

قد تكون هناك حالات قام فيها أحد أعضاء الفريق بإكمال الاستطلاع ويريد مدير أو زميل آخر في هذا الفريق مراجعة ما تم تقديمه من قبل زميله في الفريق. 

لهذا السبب، نقدم تجربة لشخص ما في الفريق للاطلاع على استجابات النموذج التي تم إرسالها لموقعه. يعمل هذا دون أي إعداد إضافي للأسئلة التي لا تتطلب تحميل ملف. بالنسبة للأسئلة التي تتطلب تحميل ملف، يتم تحميل الملفات المرسلة إلى مجلد في فريق النشر، والذي لا يمكن لأعضاء فرق المستلمين الوصول إليه عادة. إذا عرض مستخدم استجابات النموذج التي قدمها فريقه ولم يكن لديه حق الوصول إلى الملف الذي تم تحميله، فسيرى ارتباطا إلى الملف، والذي ينقله إلى موقع SharePoint يسمح له بطلب الأذونات.

يمكنك أيضا مشاركة مجلد الملفات التي تم تحميلها مع جميع المستخدمين في مؤسستك. إذا كنت مرتاحا لمشاركة المجلد مع الجميع في مؤسستك، يمكنك إكمال هذه الخطوة بشكل استباقي وسيشاهد المستخدمون أيضا أي صور تم تحميلها من قبل أعضاء الفريق كجزء من إرسال استجابة النموذج.

لمشاركة مجلد SharePoint الذي يحتوي على الملفات التي تم تحميلها:

1. انتقل إلى المجلد Documents\Apps\Microsoft Forms في ملفات فريق النشر.

   تلميح: تذكر أن هذا المجلد لن يظهر حتى يتم إرسال استجابة إلى نموذج يحتوي على سؤال تحميل ملف. 

2. حدد موقع الزر مشاركة للمجلد وحدده. إذا أردت، فحدد أيقونة القلم الرصاص لتغيير الأذونات من يمكن التحرير إلى يمكن العرض.

3. في المربع لإضافة أسماء أو مجموعات، أدخل الجميع باستثناء المستخدمين الخارجيين.
   
   

4. حدد هذه المجموعة، ثم حدد إرسال.

بعد إكمال هذه الخطوات، تتم مشاركة المجلد وجميع مجلداته الفرعية مع تلك المجموعة، والتي يجب أن تتضمن أعضاء فرق المستلمين. نظرا لأن جميع النماذج اللاحقة ستقوم أيضا بتحميل الملفات ضمن مجلد Microsoft Forms، يجب أن يعمل إكمال هذه الخطوة مرة واحدة لجميع النماذج السابقة والمستقبلية المستخدمة كمتطلبات إكمال من قبل فريق النشر هذا.

لمعرفة المزيد حول كيفية مشاركة مجلد SharePoint، راجع مشاركة ملفات أو مجلدات SharePoint.

تجربة فريق المستلمين

عندما يفتح مستخدم في فريق المستلمين - عادة عامل أو مدير في الخطوط الأمامية - المهمة، سيرى أن إرسال النموذج مطلوب. يمكنهم فتح النموذج وإكمال الأسئلة دون مغادرة المهمة. ضع في اعتبارك أن التقاط صورة لتحميلها كجزء من إرسال النموذج يتطلب أذونات الجهاز للوصول إلى الكاميرا. بعد إرسال النموذج، تعكس المهمة استيفاء متطلبات النموذج. يمكن لأي عضو في هذا الفريق يعرض المهمة أيضا عرض الردود التي قدمها فريقه. عند استيفاء جميع المتطلبات، يمكن لأي موظف في الخطوط الأمامية وضع علامة على المهمة مكتملة.

تجربة فريق المستلمين

عندما يفتح مستخدم في فريق المستلمين - عادة عامل أو مدير في الخطوط الأمامية - المهمة، سيرى أنه يجب عليه طلب وتلقي الموافقة على العمل على المهمة قبل أن يتمكن من وضع علامة على اكتمالها.

يمكن لموظف الخطوط الأمامية اختيار عضو في الفريق لطلب الموافقة منه. عادة، هذا هو مديرهم. ومع ذلك، يمكن للموظف اختيار عضو مختلف في الفريق، مما قد يكون مفيدا إذا كان مديره في إجازة. تعكس المهمة المستخدم الذي قدم الطلب ومن طلب الموافقة منه، لذلك يتمتع الفريق برؤية لطلبه. يتلقى الموافق المعين إعلاما من تطبيق الموافقات، ويمكنه منح الموافقة عند عرض المهمة نفسها أو من تطبيق الموافقات.

يمكن لموظف الخطوط الأمامية الذي يعرض المهمة رؤية الحالة الحالية لطلب الموافقة. لا يمكنهم وضع علامة على المهمة مكتملة حتى يعكس طلب الموافقة أنه تمت الموافقة عليها. إذا لزم الأمر، يمكن لموظف الخطوط الأمامية إلغاء طلب وتقديم طلب جديد. عندما يظهر طلب الموافقة المقترن بالمهمة على أنه معتمد، يتم استيفاء هذا المطلب. عند استيفاء جميع المتطلبات، يمكن لأي موظف في الخطوط الأمامية وضع علامة على المهمة مكتملة.