ما يجب أن تعرفه عن الحفظ التلقائي

تغيير مهام سير العمل

يعد الحفظ التلقائي مفيدا في معظم السيناريوهات، ولكن هناك بعض الحالات التي قد يحتاج فيها المستخدمون إلى تغيير طريقة عملهم عادة ونريد منك أن تكون مستعدا لمساعدتهم. لكل سيناريو من السيناريوهات، حددنا ما هو السيناريو، وما قد يحدث من أخطاء، وتوصية لكيفية حله.

• بدءا من ملف موجود، وإجراء عمليات تحرير ثم إجراء حفظ نسخة إلى ملف جديد - سيؤدي أي شخص يبدأ من ملف سابق (على سبيل المثال تقرير أرباح الربع الأخير) والتحريرات ثم يقوم بحفظ نسخة لبدء تقرير أرباح ربع السنة هذا إلى حفظ التغييرات في كلا الملفين إذا كان الحفظ التلقائي قيد التشغيل. نوصي بأن يقوم الجميع بحفظ نسخة قبل إجراء أي تغييرات بل وإضافة تذكير في المنتج عند حدوث ذلك. إذا قام مستخدم بإجراء تغييرات عرضية، فيجب عليه استخدام ميزة محفوظات الإصدار لاستعادة المستند الأصلي.

• إجراء تغييرات "افتراضية" أو "ماذا لو" على ملف - أي شخص يفتح ملفا ويقوم ببعض التحليلات الافتراضية (مثل التنبؤ بتأثير تغييرات السوق على الميزانية) مع الرغبة في إغلاق الملف دون حفظ، سيكون قد قام عن غير قصد بحفظ جميع التغييرات على الملف أثناء تشغيل الحفظ التلقائي. نوصي بإيقاف تشغيل الحفظ التلقائي أثناء إجراء التحليل الافتراضي ثم تشغيله مرة أخرى بمجرد أن يصبح المستخدم جاهزا للحفظ مرة أخرى.

• لوحات المعلومات وعرض الملفات باستخدام عمليات الفرز/عوامل التصفية في Excel - سيؤثر أي شخص يقوم بفرز لوحة معلومات أو تصفيتها أثناء تشغيل الحفظ التلقائي على طريقة عرض أي شخص آخر في الملف. إذا كان من المفترض أن يكون الملف لوحة معلومات أو يستخدمه عدة أشخاص مع عمليات الفرز وعوامل التصفية، نوصي بتعيين الخاصية Read-Only مستحسن على هذا الملف باستخدام معلومات > الملفات > حماية المصنف > فتح دائما للقراءة فقط، لذلك لن يحفظ مشاهدو لوحة المعلومات تغييراتهم إلا إذا اختاروا تحرير الملف بشكل صريح.

• الملفات النهائية أو المنشورة - سيقوم أي شخص يقوم عن طريق الخطأ بتحرير ملف تم الانتهاء من نشره باستخدام "الحفظ التلقائي" بحفظ تغييراته في الملف. بمجرد الانتهاء من ملف، نوصي بتعيين الخاصية Read-Only المستحسنة أو وضع علامة كنهائي على الملف، لذلك لن يتم حفظ عمليات التحرير العرضية من المشاهدين وقراء الملف.

تكوين إعدادات الحفظ التلقائي في Office

يمكن تكوين الحفظ التلقائي بالطرق التالية:

• يمكن لمالك الملف تعيينه إلى Always Open Read-Only للمساعدة في منع عمليات التحرير العرضية. يمكن القيام بذلك عن طريق تعيين الملف لفتحه في موصى به للقراءة فقط (معلومات > الملف> حماية المستند/ المصنف/ العرض التقديمي > فتح دائما في للقراءة فقط) أو عن طريق مشاركة الملف دون السماح للآخرين بالتحرير (ملف > مشاركة > الأشخاص مع الارتباط يمكن تحرير مربع السماح بالتحرير وإلغاء تحديده).

  

• يمكن للمستخدم إيقاف تشغيل الحفظ التلقائي لملف أثناء فتحه بالنقر فوق تبديل الحفظ التلقائي . يؤدي ذلك إلى تعطيل الحفظ التلقائي للمستند الحالي لهذا المستخدم. في المرة التالية التي يفتح فيها نفس المستخدم المستند، سيتم إيقاف تشغيل "الحفظ التلقائي". إذا فتحوا مستندا مختلفا، فلن يتأثر الحفظ التلقائي باختيارهم في المستند الآخر.

  

• يمكن للمستخدم تعيين الحفظ التلقائي ليتم إيقاف تشغيله بشكل افتراضي لجميع الملفات المفتوحة في هذا التطبيق المحدد (Word ، Excel ، PowerPoint ) على هذا الجهاز.

  

  ملاحظة: لا يزال بإمكان المستخدم تعيين الحفظ التلقائي ليكون قيد التشغيل للملفات الفردية باستخدام تبديل الحفظ التلقائي الموضح أعلاه.

• يمكنك أنت، المسؤول، تعيين الحفظ التلقائي ليكون متوقفا عن التشغيل بشكل افتراضي لجميع الملفات المفتوحة في هذا التطبيق المحدد (Word ، Excel ، PowerPoint ) باستخدام نهج المجموعة.

إعدادات نهج المجموعة للحفظ التلقائي

نقوم باستبدال إعداد "عدم الحفظ التلقائي للملفات في Excel /PowerPoint /Word " بإعداد نهج المجموعة الجديد "إيقاف تشغيل الحفظ التلقائي بشكل افتراضي في Excel /PowerPoint /Word " نهج المجموعة الإعداد.

إذا كنت تستخدم نهج المجموعة في مؤسستك، يمكنك استخدام إعداد نهج لإيقاف تشغيل الحفظ التلقائي بشكل افتراضي. هناك إعدادات نهج منفصلة ExcelPowerPointWord.

على سبيل المثال، يسمى إعداد النهج Word "إيقاف تشغيل الحفظ التلقائي بشكل افتراضي في Word" ويمكن العثور عليه ضمن مسار نهج "Microsoft Office 2016\AutoSave".

لاستخدام إعدادات النهج هذه، تأكد من تنزيل أحدث ملفات القالب الإداري (ADMX/ADML) من مركز التنزيل ل Microsoft.

العمل مع الملفات المحلية

لا يتوفر الحفظ التلقائي عند العمل مع الملفات المحلية. لا يزال سلوك الاسترداد التلقائي القديم متوفرا لحفظ نسخ من الملفات التي تم تغييرها بشكل دوري للمساعدة في تقليل فقدان البيانات في حالة حدوث سيناريو غير متوقع، مثل التعطل.

ومع ذلك، نوصي مسؤولي تكنولوجيا المعلومات بتشجيع المستخدمين على حفظ ملفاتهم في OneDrive أو OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية أو SharePoint في Microsoft 365 لتمكين الحفظ التلقائي وتجنب فقدان البيانات. يمكنك تشجيع اعتماد OneDrive أو OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية أو SharePoint في Microsoft 365 من خلال تعليم المستخدم وأيضا عن طريق نشر نقل المجلد المعروف، والذي يقوم تلقائيا بمزامنة المجلدات الرئيسية إلى السحابة. يسمح لهم هذا بالوصول إلى الملفات في أي مكان وعدم القلق بشأن فقدان البيانات المهمة.

اطلع أيضاً على

ما هو الحفظ التلقائي؟

المساعدة على منع إجراء تغييرات على إصدار نهائي لملف

عرض الإصدارات السابقة من ملفات Office

المساعدة في حماية ملفاتك في حالة حدوث عطل في الاسترداد التلقائي

تاريخ التحديث الأخير 4 يونيو 2019