مشاركة علبة بريد أو مجلد شخص آخر والوصول إليه في Outlook

مشاركة مجلد أو علبة بريد والوصول إليها في Outlook الجديد

هناك طريقتان للتفاعل مع المجلدات المشتركة: مالك علبة البريد الذي يريد مشاركة مجلد واحد أو أكثر أو مشاركة علبة البريد بأكملها. المدعو، الشخص الذي دعاه المالك لمشاركة مجلده أو علبة بريده.

• مالك المجلد أو علبة البريد: بصفتك مالك علبة البريد، قررت مشاركة علبة البريد بالكامل أو مجلد واحد أو أكثر مع الآخرين. للقيام بذلك، يمكنك أولا إعداد مستويات الأذونات المناسبة لأولئك الذين تريد مشاركة المجلد معهم، ثم إرسال دعوة.

• المدعو: عندما يشارك أحد الأشخاص مجلدا أو علبة بريد معك، ستتلقى دعوة لمشاركة مجلده أو علبة بريده. عند قبول الدعوة، سيظهر المجلد في جزء المجلد. يعتمد ما تفعله مع هذا المجلد المشترك على مستوى الأذونات التي منحها لك المالك.

خطوات المالك:

الخطوات المدعوة:

فهم أذونات المشاركة

يوضح الجدول أدناه تفاصيل نوع الإجراءات التي يمكن للمدعو القيام بها اعتمادا على مجموعة مستوى الأذونات .

مالك المجلد أو علبة البريد: منح أذونات لمجلد

1. في Outlook الكلاسيكي، في جزء المجلدات، انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد الذي تريد مشاركته، ثم حدد خصائص.

2. للعثور على المستخدمين أو مجموعات جهات الاتصال التي تريد مشاركة المجلد معها، في علامة التبويب أذونات ، ضمن أذونات، حدد إضافة.

3. في قائمة العناوين العمومية، حدد المستخدمين ومجموعات جهات الاتصال التي تريدها، وانقر فوق إضافة بعد تحديد كل واحد منها. مع إضافة المستخدمين أو المجموعات، يظهر هؤلاء إلى يسار الزر إضافة. عند الانتهاء من إضافة مستخدمين، انقر فوق موافق.

   

4. حدد المستخدم الذي تريد المشاركة معه واختر مستوى الأذونات من القائمة المنسدلة.

5. تندرج الأذونات بتسلسل تنازلي بداية من إذن المالك، الذي يملك كل الحقوق، ووصلاً إلى إذن المساهم، الذي يملك أقل قدر من الأذونات.

6. بعد اختيار مستوى أذونات، يمكنك ضبط الأذونات بتحديد الأزرار أو تحديد المربعات أو إلغاء تحديدها. إذا فعلت ذلك، فسيتغيّر مستوى الأذونات للمستخدم أو المجموعة إلى مخصص.

   في المثال الذي يظهر هنا، تم تعيين مستويات الأذونات المضمّنة "الكاتب" و"الكاتب" لكل من جاكلين ووليد. وتم تعيين حاتم إلى مستوى "المحرر"، الذي تم بعد ذلك تخصيصه للسماح له بحذف العناصر الخاصة به.

   

7. قم بتعيين أذونات مختلفة للمستخدمين أو المجموعات الأخرى عن طريق تكرار الخطوات من 2 إلى 6.

8. انقر فوق موافق.

9. انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان بريدك الإلكتروني في أعلى بنية المجلد وحدد أذونات المجلد. سيكون عنوان النافذة "Outlook Today - [user@contoso.com] Properties."

10. أضف نفس المستخدمين الذين منحتهم حق الوصول مسبقا وامنحهم الإذن المرئي للمجلد فقط.

11. انقر فوق موافق.

المدعو: الوصول إلى مجلد أو علبة بريد شخص آخر في Outlook الكلاسيكي

إذا كنت تستخدم Outlook الكلاسيكي، فإن علبة البريد التي تم منحك حق الوصول إليها تظهر تلقائيا في قائمة المجلدات. في المثال أدناه، تم منح آدم بار حق الوصول إلى علبة بريد كيم Akers. يتم عرض علبة بريد كيم تلقائيا في قائمة مجلدات آدم.

يعتمد ما يمكنك القيام به في علبة البريد هذه على مستويات الأذونات التي منحها لك الشخص الذي يشارك علبة بريده معك.

مشاركة مجلد أو علبة بريد والوصول إليها في Outlook على ويب

هناك طريقتان للتفاعل مع المجلدات المشتركة: يمكنك أن تكون مالك علبة بريد تريد مشاركة مجلد واحد أو أكثر أو علبة البريد بأكملها.

• مالك المجلد أو علبة البريد: أنت تملك المجلد وتقرر مشاركته مع الآخرين. يمكنك تعيين مستويات الأذونات المناسبة لتلك التي تريد مشاركة المجلد معها.

• المدعو: عندما يشارك أحد الأشخاص مجلدا أو علبة بريد معك، ستتلقى دعوة لمشاركة مجلد. عند قبول الدعوة، يظهر المجلد في جزء المجلد الخاص بك. يعتمد ما يمكنك القيام به في مجلد مشترك على مستويات الأذونات المعينة.

مالك المجلد أو علبة البريد: مشاركة مجلد أو علبة بريد مع الآخرين

لمشاركة مجلد واحد أو أكثر أو لمشاركة علبة البريد بأكملها مع الآخرين في مؤسستك، اتبع الخطوات التالية:

1. في Outlook على الويب ، انتقل إلى المجلد الذي تريد مشاركته.

2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد واختر مشاركة وأذونات.

3. في نافذة أذونات المجلد ، إذا لم يكن الشخص مضمنا بالفعل في قائمة الأشخاص الذين تشارك معهم، فحدد لإضافتهم.

4. أدخل اسم الشخص الذي تمنح الإذن له أو عنوان بريده الإلكتروني، ثم حدد إضافة.

5. من قائمة الأسماء في نافذة أذونات المجلد، حدد اسم الشخص الذي أضفته للتو.

6. في قسم Permissions ، حدد القائمة المنسدلة Permission level وحدد الأذونات التي تريد منحها لهذا المستخدم. إذا لم تكن متأكدا من مستوى الأذونات الذي يجب تحديده، فشاهد القسم أدناه خيارات لمشاركة مجلد.

   

7. تأكد من إعدادات المشاركة وانقر فوق موافق. سيتلقى الشخص الذي تشارك معه رسالة بريد إلكتروني لإعلامه بمشاركة مجلد معه.

   تلميح: إذا كنت تريد مشاركة مجلد فرعي، فستحتاج إلى اتباع نفس العملية، ولكن أيضا مشاركة المجلد (المجلدات) الأصل.

مالك المجلد أو علبة البريد: إزالة امتيازات المشاركة

1. انتقل إلى المجلد الذي تشاركه.

2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد واختر مشاركة وأذونات.

3. حدد الشخص الذي تشارك معه، ثم حدد حذف الأيقونة.

المدعو: قبول مجلد أو علبة بريد مشتركة معك وعرضها

عندما يشارك شخص ما مجلدا معك، يتم إرسال بريد إلكتروني لإعلامك بذلك. يمكنك الآن إضافة هذا إلى جزء المجلد في Outlook على الويب ، حتى تتمكن من الوصول.

1. في جزء المجلد، انقر بزر الماوس الأيمن فوق مشترك معي.

2. حدد إضافة مجلد مشترك أو علبة بريد مشتركة.

3. أدخل عنوان البريد الإلكتروني أو اسم الشخص الذي شارك مجلدا معك وانقر فوق إضافة.

4. سيظهر اسم الشخص ضمن العقدة المشتركة معي. قم بتوسيع العقدة لعرض جميع المجلدات التي شاركها الشخص معك.

المدعو: إزالة المجلد أو علبة البريد المشتركة من جزء المجلد

إذا قررت أنك لم تعد ترغب في رؤية علبة بريد الشخص الآخر أو مجلده في كل مرة تفتح فيها Outlook على ويب، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد، وانقر فوق إزالة المجلد المشترك.

خيارات لمشاركة مجلد

يوضح الجدول أدناه تفاصيل نوع الإذن الممنوح استنادا إلى مستوى الإذن الذي قمت بتعيينه.