"يمكنك الحصول عليها جيدة أو سريعة أو رخيصة. اختر اثنين."
يقول المهندسون هذا لمديري المشاريع منذ عقود.
بعبارات مختلفة بعض الشيء، يوازن كل مشروع بين "مثلث" من حيث الوقتوالمالوالنطاق — ولا يمكنك تغيير مشروع دون التأثير على مشروع واحد على الأقل من المشاريع الأخرى. تتمثّل مهمة مدير المشروع في حماية المثلث كله من التداعي.
كيف؟ أولا، عند ظهور مشكلة، حدد موقعها على مثلث المشروع — هل يتعلق الأمر بالوقت (الجدول الزمني) أو المال (الموازنة) أو النطاق؟ ثانيا، تعرف على جوانب المثلث التي يمكنك تغييرها وأيها "ثابت" في مكانه. ثالثا، اضبط ما في وسعك لإصلاح المشكلة وتحسين المشروع. رابعا ، قم بإنهاء المشروع والاحتفال!
في هذه المقالة
- الوقت + المال + النطاق = الجودة
- تعرف على ما لا يمكنك تغييره
- تحسين الجدول الزمني
- تحسين الموازنة
- تحسين النطاق
- مزيد من المعلومات حول إدارة المشاريع
الوقت + المال + النطاق = الجودة
يعرف مثلث المشروع أيضا باسم "المثلث الحديدي" ، وبشكل أقل شاعرية ، "القيود الثلاثية". أيا كان ما تسميه، فهو يرقى إلى نفس الشيء: لا يمكنك تغيير موازنة المشروع أو جدوله أو نطاقه دون التأثير على أحد الجزأين الآخرين على الأقل
بعض الأمثلة حول كيفية عمله:
- لتقديم تاريخ الانتهاء (الوقت)، يمكنك إنفاق موارد أكثر (المال) لإنهاء العمل بشكل أسرع أو تقليل الميزات (النطاق) بحيث يكون هناك القليل من العمل الذي يجب تنفيذه قبل الموعد النهائي الجديد.
- لإنهاء المشروع ضمن الميزانية (التكلفة)، يمكنك التخلص من العمل الإضافي وإنهاء المشروع في وقت لاحق (الوقت) أو قص الميزات (النطاق).
- لإضافة ميزات إلى منتج (نطاق)، يمكنك تمديد الموعد النهائي لإتاحة وقت للعمل الجديد (الوقت) أو إضافة أشخاص لإنجازه بشكل أسرع (التكلفة). يمكنك أيضا القيام بالأمرين معا!
الجودة هي الجزء الرابع من مثلث المشروع. يقع في الوسط ، حيث يؤثر أي تغيير في أي جانب عليه.
على سبيل المثال، إذا كنت متقدما على الجدول المحدد، فقد تتمكن من استبدال الميزات التي تم قصها أو السماح بمزيد من الوقت للمهام الموجودة. مع هذا الوقت والنطاق الإضافيين، قد تكون النتيجة النهائية منتجا أفضل.
نقطة رئيسية واحدة: لا يوجد معيار عالمي للجودة. بالنسبة لأي مشروع محدد، يتم تحديد الجودة داخل المشروع نفسه. بالنسبة إلى بعض الشركات، يعد إبقاء المشروع ضمن الميزانية أهم مقياس للجودة. بالنسبة للآخرين ، فإن طرحه في السوق في الوقت المحدد أكثر أهمية. يحتاج مدير المشروع إلى معرفة كيفية تحديد الجودة للمؤسسة والمشروع المحدد.
في المثال السابق ، يمكنك ببساطة إنهاء المنتج مبكرا بميزات أقل ، وإدخاله إلى السوق قبل منافسيك. قد يكون هذا هو تعريف الجودة لهذا المشروع في شركتك.
تعرف على ما لا يمكنك تغييره
في معظم المشاريع، يكون أحد جوانب المثلث مثبتا في مكانه. ولا يمكنك تغييره.
ربما تكون الميزانية غير قابلة للتفاوض. (يبدو مألوفا؟) أو ربما يجب أن يطرح المنتج للبيع بحلول تاريخ معين. ربما كلاهما صحيح.
في أغلب الأحيان، يتم إملاء العناصر الثابتة للمشروع من أعلى مدير المشروع، وليس دائما. في بعض الأحيان، يقع على عاتقك تحديد العنصر الأكثر أهمية لنجاح المشروع. وتحتاج حقا إلى أن تكون واضحا بشأن هذا عندما تظهر المشكلات (وهي تحدث دائما).
عندما تحدث المشكلة في الجانب الثابت، يكون مسار العمل واضحا في أغلب الأحيان. على سبيل المثال، إذا اكتشفت أن ميزة برنامج ستستغرق وقتا أطول من المتوقع ووقعت عقدا يخبرك بتوفير هذه الميزة (النطاق)، فستحتاج إما إلى نقل تاريخ الانتهاء أو إضافة موارد لإنهائها في الوقت المحدد.
إذا كان الجانب الثابت وجانب المشكلة مختلفين، فلا تستسلم. هذا هو جمال مثلث المشروع. هناك دائما مجال لإجراء التغييرات على سبيل المثال، إذا كان من الضروري أن ينتهي مشروعك في الوقت المحدد وقد اتخذ نطاقه ازدياد نطاقه، فلا يزال بإمكانك تعديل التكلفة عن طريق إضافة الموارد.
إذا كانت جميع أضلاع المثلث الثلاثة عالقة ، فلا داعي للذعر. قد يكون المشروع في ورطة، ولكنك على الأقل تعلم أنه يواجه مشكلة ولديك نقطة بداية جيدة لإعادة التفكير في أهداف المشروع أو معايير الجودة.
تحسين الجدول الزمني
عاجلا أم آجلا، ستواجه مشروعا تم إعداده ليتجاوز الموعد النهائي غير المرن.
ثمة طريقة مؤكدة لتقصير الجدول الزمني وتتمثل في تقصير المسار الهام، وهو عبارة عن سلسلة من المهام التي تنتهي مهمتها الأخيرة في تاريخ انتهاء المشروع. قد لا يؤدي تغيير مهام أخرى إلى تقصير الجدول، ولكن تغيير مهام المسار الهامة سيؤدي إلى تقصير الجدول. لتقصير المسار الهام، يمكنك:
- تقصير مدد المهام (تقليل النطاق أو إضافة موارد).
- "تسريع" الجدول الزمني: تراكب المهام بحيث يتمكن الأشخاص من العمل عليها في الوقت نفسه (إضافة الموارد). من الأفضل استخدام هذا التكتيك بالقرب من بداية المشروع.
- "تعطل" الجدول: أضف الموارد لإنهاء المهام بشكل أسرع (المال).
- إزالة المهام (تصغير نطاق العمل).
بطبيعة الحال، يمكن أن يكون لتصحيح الجدول بهذه الطريقة تأثيرات كبيرة على ميزانية المشروع ونطاقه وجودته.
تحسين الموازنة
في معظم المشاريع، يتكون الجزء الأكبر من الموازنة من تكاليف الموارد: التكاليف الثابتة والقائمة على الأسعار للأشخاص والمعدات والمواد. قد يتطلب الالتزام بالموازنة خيارات صعبة للغاية:
- قم بقص نطاق المشروع بحيث يكون هناك مهام أقل وأقصر تحتاج إلى موارد.
- إزالة الموارد.
- تأكد من أن الأسعار والرسوم والعمل الإضافي مناسبة.
- التحقق من أن الموارد هي الأنسب للوظيفة.
- استبدل موردا باهظ الثمن بمورد أقل تكلفة.
قد يؤدي ضبط التكاليف إلى إنهاء الموعد النهائي أو قد يتطلب تخفيضات في نطاق المشروع. على سبيل المثال، إذا كنت لا تسمح بالعمل الإضافي على المهام، فقد يتبين لك أن تاريخ الانتهاء يقع بعد شهر. أو إذا قمت بقص النطاق، فقد يتم نقل تاريخ الانتهاء فعليا.
تحسين النطاق
هل تفكر في توفير المال عن طريق إنشاء جسر أقصر ببضعة أقدام من النهر الذي يمتد عليه؟ بالطبع لا. يتعذر أحيانا تغيير نطاق المشروع، لذا عليك اتخاذ إجراءات أخرى:
- أضف موارد للتأكد من اكتمال جميع المهام (التكلفة).
- قص المهام غير الموجودة على المسار الهام، إن وجدت أي (التكلفة).
- أضف المهام أو أضف مدة إلى المهام (التكلفة).
- تمديد الموعد النهائي لإتاحة الوقت لكافة المهام ذات المستوى الحالي من الموارد (الوقت).