تشرح هذه المقالة كيفية عرض ردود جمع البيانات، وكيف يمكنك التحقق من إعدادات معالجة البريد الإلكتروني، والخطوات التي يمكنك اتخاذها لاستكشاف الأنواع الشائعة من رسائل الخطأ أو المشكلات المتعلقة بالردود وإصلاحها.
يساعدك مربع الحوار إدارة رسائل جمع البيانات على إدارة كل من رسائل جمع البيانات التي أرسلتها إلى مستلمي البريد الإلكتروني، والردود التي تلقيتها لكل من هذه الرسائل في علبة الوارد في Outlook.
إذا لم يكن مربع الحوار مرئيا، فقم بما يلي لفتحه:
-
افتح قاعدة البيانات التي تحتوي على الرسالة التي تريد إدارتها.
-
على علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة تجميع البيانات ، انقر فوق إدارة الردود.
ماذا تريد أن تفعل؟
عرض الردود
إليك ما يحدث بعد إرسال نموذج جمع البيانات عبر البريد الإلكتروني. يستجيب المستلمون للرسالة بالنقر فوق رد، وإكمال النموذج، ثم النقر فوق إرسال. يشرح هذا القسم كيف يمكنك عرض الردود وما يجب القيام به إذا لم تتم معالجة أي منها بشكل صحيح. سواء اخترت معالجة الردود تلقائيا أو يدويا، يمكنك فتح الردود يدويا أو معرفة من قام بالرد. لمزيد من المعلومات حول إعداد خيارات معالجة الرد، راجع المقالة، إضافة البيانات التي تم جمعها من خلال رسائل البريد الإلكتروني إلى قاعدة بيانات Access.
لعرض الردود، قم بما يلي:
-
افتح Microsoft Outlook 2007 أو 2010، واستعرض وصولا إلى المجلد الذي قمت بتعيينه لتخزين ردود جمع البيانات.
تلميح: إذا لم تتذكر اسم المجلد، في علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة تجميع البيانات ، انقر فوق إدارة الردود. في مربع الحوار إدارة رسائل جمع البيانات ، ستجد اسم المجلد في عمود مجلد Outlook ، في الصف المقابل للرسالة التي تريد عرض ردودها.
-
لفتح رد في Outlook، انقر نقرا مزدوجا فوق الرد. سترى النموذج، كما تم إكماله من قبل المرسل.
لن يعالج Access الردود على رسالة رد. لذلك، إذا رأيت أن واحدا أو أكثر من النماذج من المستلمين فارغ أو غير مكتمل أو لم يكتمل بشكل صحيح، يجب إعادة إرسال رسالة البريد الإلكتروني الأصلية إلى هؤلاء المستخدمين، بدلا من استخدام الأمر رد . لمزيد من المعلومات حول إعادة إرسال رسالة تجميع بيانات، راجع إعادة إرسال رسالة تجميع بيانات.
وبالمثل، إذا كنت تريد إرسال الطلب إلى أشخاص إضافيين، يجب إعادة إرسال الرسالة الأصلية، بدلا من إعادة توجيهها.
التحقق من الإعدادات لمعالجة الردود تلقائيا
إذا اخترت معالجة الردود تلقائيا، فقم بما يلي للتأكد من معالجة الردود بشكل صحيح:
-
لكل رد، راجع القيم في أعمدة علامة المتابعةوحالة جمع البياناتوالفئات .
تلميح: إذا لم تتمكن من رؤية الأعمدة متابعة العلامةوحالة جمع البياناتوالفئات في طريقة العرض الخاصة بك، أضفها باستخدام منتقي الحقول. انقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس العمود، ثم انقر فوق منتقي الحقول. في مربع الحوار منتقي الحقل ، اسحب كل حقل وأفلته إلى يمين رأس عمود موجود أو يساره.
في مجلد Outlook، إذا تم تعيين علامة المتابعة إلى عملية جمع البيانات بنجاح، يكون العمود حالة تجميع البيانات فارغا، وهناك مؤشر أخضر في عمود الفئات ، تمت معالجة الرد بنجاح.
-
بالإضافة إلى ذلك، قد تحتاج إلى مراجعة محتويات الجداول الوجهة للتأكد من أنك ترى البيانات التي تم جمعها مخزنة إما كسجلات جديدة أو ك تحديثات للسجلات الموجودة.
ملاحظة: لن تتمكن من إضافة البيانات من رد بريد إلكتروني إذا استخدم المستلم إما Hotmail أو Yahoo لإرسال نموذج جمع البيانات إليك.
استكشاف مشكلات الردود التي تتم معالجتها تلقائيا وإصلاحها
قد يبلغ مستلمو البريد الإلكتروني عن قيامهم بملء النماذج وإرسالها إليك كردود. ومع ذلك، لا ترى النتائج المتوقعة في Access أو Outlook. على سبيل المثال:
-
لا ترى البيانات في جداول الوجهة في Access. لا تتم إضافة سجلات جديدة، أو لا يتم تحديث السجلات الموجودة.
-
يعرض عمود حالة تجميع البيانات للرسالة في Outlook إما رسالة خطأ أو السلسلة "الرسالة غير معالجة". بالإضافة إلى ذلك، يعرض عمود الفئات للرسالة مربعا أحمر أو فارغا.
إذا كنت تواجه هذه الأنواع من المشكلات، فراجع خطوات استكشاف الأخطاء وإصلاحها في ردود جمع البيانات الخاصة بي لا تتم معالجتها تلقائيا.
بالإضافة إلى ذلك، راجع إضافة البيانات التي تم جمعها من خلال رسائل البريد الإلكتروني إلى قاعدة بيانات Access إذا كنت تريد التحقق من إعداد المعالجة التلقائية بشكل صحيح.
معالجة الردود يدويا
تتضمن المعالجة اليدوية للرد بدء عملية التصدير من Outlook. يمكنك تصدير رد واحد فقط في كل مرة. تجنب الردود التي تم تعيين عمود حالة جمع البيانات لها على تجميع البيانات باستخدام البريد الإلكتروني بنجاح. تشير هذه الحالة إلى أن الرد قد تمت معالجته بنجاح بالفعل. يجب معالجة الردود التي تم تعيين عمود حالة جمع البيانات لها على الرسالة غير المعالجة يدويا. فشل معالجة الرد الذي يحتوي على رسالة خطأ في هذا العمود تلقائيا، وسيتطلب بعض استكشاف الأخطاء وإصلاحها قبل أن تتمكن من تصديره يدويا. للحصول على تعليمات حول استكشاف الأخطاء وإصلاحها، راجع، لا تتم معالجة ردود جمع البيانات تلقائيا.
-
في Outlook، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرد الذي تريد معالجته يدويا.
-
انقر فوق تصدير البيانات إلى Microsoft Office Access.
-
في مربع الحوار تصدير البيانات إلى Microsoft Access ، راجع تفاصيل الرد، ثم انقر فوق موافق للتصدير. إذا نجحت عملية التصدير، فسترى الرسالة Data تم تصديرها بنجاح إلى قاعدة البيانات. إذا فشلت العملية، فسترى الرسالة لا يمكن استيراد البيانات بسبب الأخطاء، متبوعة بوصف للمشكلات التي تسببت في الفشل. يسرد الجدول التالي المشكلات التي قد تتسبب في فشل عملية التصدير.
استكشاف مشكلات الردود التي تمت معالجتها يدويا وإصلاحها
|
رسالة عمود حالة المشكلة أو جمع البيانات |
السبب |
الدقة |
|
عند النقر بزر الماوس الأيمن فوق رد، لا أرى الأمر تصدير البيانات إلى Microsoft Access . |
الرسالة المحددة ليست ردا صالحا على جمع البيانات. |
احذف الرسائل التي ليست ردودا لجمع البيانات من المجلد المعين. |
|
الرد لن يذهب إلى المجلد الصحيح. |
سيتم فقط إرسال الردود الأصلية على رسالة إلى المجلد المعين. قد لا تنتقل ردودك على الرسائل الخاصة بك (ما لم تستخدم نسخة الرسالة في مجلد العناصر المرسلة لإنشاء الرد) والردود التي تعد جزءا من مؤشر ترابط رسائل البريد الإلكتروني المستخدم للمناقشة إلى المجلد المعين. تتضمن الأسباب المحتملة الأخرى: أن Access غير مثبت، أو أن الوظيفة الإضافية المطلوبة لمعالجة الردود مفقودة أو تالفة. |
إذا لم تتم معالجة أحد ردودك، فاملأ النموذج الموجود في الرسالة المرسلة الموجودة في مجلد العناصر المرسلة. إذا قام مستخدم بتعبئة نموذج في رد على رد، فاطلب من المستخدم الرد على الرسالة الأصلية. إذا كنت تشك في أن الوظيفة الإضافية إما مفقودة أو تالفة، فانتقل إلى Outlook وأكمل الخطوات التالية:
إذا رأيت الإدخال ضمن الوظائف الإضافية تعطيل التطبيق، فانقر فوق السهم في المربع إدارة ، وحدد العناصر المعطلة، ثم في مربع الحوار العناصر المعطلة ، حدد الوظيفة الإضافية Microsoft Access Outlook لجمع البيانات ونشرها وانقر فوق تمكين. إذا لم تتمكن من رؤية الوظيفة الإضافية ل Microsoft Access Outlook لجمع البيانات والنشر ، فحاول تثبيت Access مرة أخرى. |
|
يتعذر العثور على قاعدة البيانات. حدد موقع قاعدة البيانات واستورد البيانات يدويا. |
تم نقل قاعدة البيانات إلى موقع آخر، أو إعادة تسميتها أو حذفها، أو أصبحت تالفة. |
قم باستعادة قاعدة البيانات إلى الموقع الأصلي، ثم حاول مرة أخرى. |
|
قاعدة البيانات قيد الاستخدام بالفعل. |
قاعدة البيانات مفتوحة في الوضع الحصري، ولا يمكن إجراء تغييرات على قاعدة البيانات حتى يتم تحرير التأمين الحصري. |
اطلب من المستخدم الذي لديه قاعدة البيانات مفتوحة في الوضع الحصري إغلاق قاعدة البيانات وفتحها في الوضع العادي. ثم حاول تصدير الرد يدويا. |
|
الجدول أو الاستعلام أو الحقل مفقود. |
تم حذف أو إعادة تسمية جدول وجهة أو استعلام، أو تم تعديل بنيته بطريقة لا يمكن إضافة محتويات النموذج إلى الجداول. |
إنشاء الجداول والاستعلامات الوجهة المفقودة، أو إنشاء رسالة جمع بيانات جديدة وإرسالها. |
|
النموذج إما تالف أو تم تعديله. |
إما أن النموذج في الرد تالف، أو قام شخص ما (المستلم أو المرسل) بتعديل النموذج. |
إذا عدل المستلم النموذج، فاطلب منه إعادة إرسال النموذج إليك، ثم تصدير الرد يدويا. إذا كان النموذج الموجود في الرسالة الأصلية تالفة أو غير صحيح، فيجب عليك إنشاء رسالة جديدة وإرسالها. |
|
المعلومات اللازمة لإكمال المعالجة مفقودة. |
المعلومات اللازمة لتعيين الرد على السجل الموجود الذي يجب تحديثه مفقودة. |
يجب مزامنة إعدادات الرسالة مع Outlook. في Access، على علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة تجميع البيانات ، انقر فوق إدارة الردود. في مربع الحوار إدارة الردود ، حدد الرسالة. ضمن تفاصيل الرسالة، يعرض Access مربع تحذير. انقر فوق التحذير لمزامنة الإعدادات، ثم أغلق مربع الحوار. قم بالتبديل مرة أخرى إلى Outlook، ثم حاول تصدير الرد يدويا. |
|
يتعذر إضافة بيانات أو تحديثها لأن البيانات قد تؤدي إلى قيمة مكررة في حقل يقبل القيم الفريدة فقط. |
لا يمكن أن يحتوي الحقل الذي تم تعيين الخاصية المفهرسة الخاصة به على نعم (لا توجد تكرارات) على قيم مكررة. إذا كانت القيمة المعينة لحقل النموذج موجودة بالفعل في الحقل المقابل في الجدول، فستفشل العملية. |
اطلب من المستلمين إرسال رد آخر بقيمة مختلفة في حقل النموذج. |
|
القيمة التي أدخلتها ليست عنصرا في قائمة الخيارات. |
إما أن النموذج يتضمن حقلا مطلوبا يبحث عن القيم، ولكن المستخدم لم يحدد قيمة للحقل، أو تم تعيين الخاصية LimitToList للحقل إلى نعم وحدد المستخدم قيمة غير موجودة في القائمة. |
اطلب من المستلمين إعادة إرسال الرد بعد ملء جميع الحقول، أو تعبئة النموذج وحفظه، ثم محاولة التصدير مرة أخرى. |
|
قيمة غير صحيحة في حقل نموذج. |
أدخل المستلم بيانات غير صالحة في حقل واحد أو أكثر. |
اطلب من المستلمين إعادة إرسال الرد بعد ملء كافة الحقول، أو تعبئة النموذج وحفظه ثم حاول التصدير مرة أخرى. |
|
يحتوي الرد على نموذج تحتاج إلى تعبئته. عند الانتهاء، أرسله إلى مرسل رسالة البريد الإلكتروني هذه. |
لم يملأ المستلم النموذج. |
اطلب من المستلمين إرسال رد آخر بعد ملء النموذج. |
إذا لم تصل الرسالة الأصلية إلى بعض المستخدمين، فحاول إعادة إرسال الرسالة بدلا من إعادة توجيهها. لمزيد من المعلومات حول إعادة إرسال رسالة، راجع إعادة إرسال رسالة تجميع بيانات.
