بدء استخدام مجموعات Microsoft 365 في Outlook

لقد سمعت إلى مجموعات Microsoft 365 وكيف يمكنك استخدامها في Outlook ، ولكن قد تكون غير متاكد من كيفيه بدء العمل. في هذه المقالة ، سنقوم بالانتقال إلى بعض الخطوات الاساسيه التي يمكنك من خلالها بدء استخدام مجموعات Microsoft 365 في Outlook. سنوفر لك أيضا بعض الارتباطات للحصول علي محتويات أكثر تفصيلا عندما تصبح جاهزا لتنفيذ المزيد.

إذا لم تكن متاكدا من المجموعات ، فقد ترغب في زيارة المزيد من المعلومات حول مجموعات Microsoft 365 أولا.

للحصول علي اقصي استفاده من مجموعات Microsoft 365 في Outlook ، يجب ان يتوفر لديك خطه Microsoft 365 التي تدعم Exchange online و SharePoint online ، مثل Business Premium أو E3 أو E5.

ملاحظة: من أجل استخدام مجموعات Microsoft 365 في Outlook علي Windows ، يجب استخدام Outlook في وضع Exchange المخزن مؤقتا. للحصول علي مزيد من المعلومات حول ذلك ، راجع تشغيل وضع Exchange المخزن مؤقتا.

حدد علامة تبويب أدناه للعثور علي مزيد من المعلومات حول بدء استخدام هذه الميزة.

أول ما تحتاج إلى فعله هو إنشاء مجموعتك. يعتبر إنشاء مجموعه في Outlook عمليه بسيطه للغاية. الإصدار القصير من القصة هو:

  1. انقر فوق مجموعه جديده من المقطع مجموعات في الشريط. إذا كنت تستخدم Outlook على الويب بدلا من إصدار سطح المكتب ، يمكنك بدء هذه العملية بالنقر فوق السهم المنسدل إلى جانب جديد وتحديد مجموعه.

    صفحة المعلومات الخاصة بـ "مجموعة جديدة" في Outlook
  2. ادخل اسما للمجموعة.

  3. تعيين اعداد الخصوصية. تكون المجموعات خاصه بشكل افتراضي. وهذا يعني انه يمكن عرضه فقط بواسطة أعضاء المجموعة ويتطلب اذن مالك المجموعة للانضمام. يمكن عرض المجموعات العامة وضمها بأنيبودي في مؤسستك. لا يوجد اعداد يعرض المجموعات الخاصة بك لأشخاص من خارج المؤسسة الا إذا قمت بدعوتهم كضيوف.

    تلميح: تكون المجموعات خاصه بشكل افتراضي عند إنشاءها باستخدام Outlook علي الويب. في الأشهر القادمة ، ستكون سريه بشكل افتراضي عند الإنشاء باستخدام اي من تطبيقات ال Outlook.

  4. حدد ما إذا كنت تريد ان يتبع الأعضاء الجدد المجموعة (خيارات متقدمة). سيحصل الأعضاء الذين يتبعون المجموعة علي نسخ من كل رسالة مجموعه في علبه الوارد الشخصية الخاصة بهم. سيتعين علي الأعضاء الذين انضموا إلى الانتقال إلى علبه الوارد المشتركة للمجموعة للمشاركة في محادثات المجموعة.

قم بالمزيد:

بمجرد إنشاء مجموعتك ، يمكنك أضافه أعضاء إلى المجموعة. لأضافه أعضاء جدد:

  1. انتقل إلى مجموعتك في Outlook بالعثور عليها في جزء التنقل الموجود علي اليمين. يجب ان تكون أسفل علبه البريد في القسم " المجموعات ".

  2. عندما تكون في مجموعتك ، انقر فوق أضافه أعضاء علي الشريط. إذا كنت تستخدم Outlook على الويب ، فانقر فوق المكان الذي تحدده الأعضاء الذين لديهم مجموعتك ، بالقرب من الجزء العلوي الأيسر من النافذة ، ثم انقر فوق أضافه أعضاء.

    اكتب الأسماء أو عناوين البريد الكتروني الخاصة بالأشخاص الذين تريد اضافتهم إلى المجموعة وانقر فوق موافق.
  3. اكتب الاسم أو عنوان البريد الكتروني لكل شخص تريد اضافته إلى الحقل المتوفر. عند الانتهاء ، انقر فوق موافق ستتم اضافتها. سيتلقى كل منها رسالة بريد الكتروني ويلكومينجها إلى المجموعة وتمنحها ارتباطات ملائمة لمحتوي مجموعه access.

    تلميح: إذا كنت تريد أضافه كل أعضاء قائمه توزيع موجودة ، فما عليك سوي كتابه اسم قائمه التوزيع ستتم أضافه جميعها في خطوه واحده.

قم بالمزيد:

تحدث المحادثات في مجموعات Microsoft 365 في Outlook في علبه الوارد المشتركة للمجموعة. يمكن للمستخدمين قراءه الرسائل والرد عليها ، ويمكن للأعضاء البحث بسهوله في محفوظات الرسائل أو التمرير عبرها للحصول علي ما تمت مناقشته من قبل. تبدو علبه الوارد المشتركة مماثله لعلبه الوارد الشخصية التي Outlook المستخدمين مالوفه. تظهر كل محادثه بشكل منفصل في قائمه الرسائل الموجودة في الجانب الأيمن والنقر فوق احداها ستفتحها في جزء القراءة.

ان علبه الوارد المشتركة لمجموعه Office 365 هي المكان الذي تحدث فيه المحادثات.

تلميح: قد يؤدي التغيير الأخير في طريقه عرض الرسائل ، ويتم حسابها ، في إلى أعاده تعيين الرقم الذي تراه بجانب اسم مجموعتك في جزء التنقل Outlook. إذا أردت أعاده تعيين هذا الرقم إلى صفر ، يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق المجموعة وتحديد وضع علامة مقروء علي الكل.

الآن وقد قمت بإنشاء مجموعتك ، فلنبدا محادثه جديده. يمكنك نشر رسالة جديده عن طريق فتح علبه الوارد المشتركة للمجموعة والنقر فوق محادثه جديده علي الشريط. أو يمكنك ببساطه إرسال رسالة بريد الكتروني إلى الاسم المستعار للمجموعة. سيتمكن كل أعضاء المجموعة من قراءه الرسالة الجديدة التي قمت بنشرها سيحصل اي أعضاء يتبعون المجموعة علي نسخه من رسالتك في علبه الوارد الشخصية الخاصة بهم.

قم بالمزيد:

تحصل كل مجموعه من مجموعات Microsoft 365 علي مكتبه ملفات مشتركه حيث يمكنك تخزين المستندات والمصنفات والعروض التقديميه والتعاون فيها والمشاركة في اي نوع من الملفات.

يمكنك الوصول إلى مكتبه الملفات بالانتقال إلى المجموعة في Outlook (علي جزء التنقل الأيمن) والنقر فوق الملفات الموجودة علي الشريط. ستفتح مكتبه الملفات في مستعرض ومن هنا يمكنك إنشاء ملفات جديده وتحميل الملفات من الكمبيوتر والقيام بأي شيء آخر بإمكان مكتبه مستندات SharePoint. فكر في ما هو نوع الملفات التي قد تكون مفيده للمشاركة مع المجموعة ، ولا تكون محدوده بملفات Microsoft Office. يمكنك أيضا مشاركه ملفات Pdf أو الصور الفوتوغرافية أو اي نوع آخر من الملفات التي ستجدها المجموعة مفيده.

انقر فوق الملفات في مجموعه Office 365 لرؤية قائمه الملفات والمجلدات المخزنة في مجموعتك

لتنزيل ملف أو حذفه ، ما عليك سوي تحديده ستظهر هذه الخيارات علي شريط الاداات في الجزء العلوي.

قم بالمزيد:

تحصل كل مجموعه من مجموعات Microsoft 365 علي دفتر الملاحظات المشترك الخاص بها OneNote حيث يمكنها جمع الأفكار والتعاون والتخزين.

انتقل إلى مجموعتك في Outlook بالعثور عليها في جزء التنقل الأيمن ، أو فيOutlook على الويب من خلال الانتقال إلى اللوحة "الأشخاص". بمجرد ان تقوم بالنقر فوق دفتر ملاحظات علي الشريط لفتح دفتر الملاحظات المشترك للمجموعة.

الجمع والتعاون في الملاحظات والأفكار في دفتر ملاحظات OneNote المشترك

في المرة الاولي التي تفتح فيها دفتر الملاحظات المشترك الخاص بالمجموعة ، سيتم فتحه في المستعرض في OneNote على الويب. يمكنك اجراء عمليات تحرير ، أو إذا كان لديك Outlook وتفضل استخدامه فقط ، فانقر فوق تحرير في OneNote من الشريط. بمجرد ان تقوم بفتحه في OneNote 2016 ستتم مزامنة دفتر الملاحظات إلى قائمه دفاتر الملاحظات المفتوحة في OneNote 2016 ويمكنك الوصول اليه من داخل OneNote مباشره من دون الحاجة إلى الانتقال إلى المجموعة أولا.

حاول الانتقال إلى دفتر ملاحظات OneNote الخاص بالمجموعة وفكر في ما قد يكون مفيدا للمجموعة لجمع الأفكار والتعاون في العمل عليها. علي سبيل المثال ، قد يكون لديك مقطع يمكنك استخدامه لجمع محتوي ويب ومقالاته ذات الصلة بالفريق والتعليق عليها.

ملاحظة: يتوفر أيضا دفتر الملاحظات لمجموعك علي هاتفك الذكي أو الكمبيوتر اللوحي باستخدام OneNote for iOS أو Android.

قم بالمزيد:

من المستحسن ان تكون مجموعتك تحتوي علي احداث أو اجتماعات أو احداث رئيسيه أو عناصر أخرى قد تكون مفيده من تقويم مشترك. تتضمن كل مجموعه من مجموعات Microsoft 365 تقويما مشتركا يستطيع جميع الأعضاء رؤيته والمساهمة فيه.

تقويم مجموعه معروض في Outlook لسطح المكتب

لا يختلف استخدام تقويم مجموعتك عن العمل علي تقويمك الشخصي. إذا حددت الزر "التقويم" في "جزء التنقل" ، فستري التقويم الشخصي الخاص بك ، بالاضافه إلى التقويمات المشتركة لأي مجموعه أنت عضو فيها. يمكنك تحديد المربعات الموجودة إلى جانب كل تقويم تريد رؤيته وعرضه جنبا إلى جنب أو متراكب.

تعمل أضافه عنصر إلى التقويم المشترك تماما كما هو الحال علي التقويم الشخصي الخاص بك. سيقوم اي اجتماع تقوم بإضافته إلى التقويم المشترك بدعوة الأعضاء الآخرين من المجموعة إلى هذا الحدث أيضا ، بحيث يمكنهم الحصول عليه في التقويمات الخاصة بهم. لا تظهر المواعيد التي تمت اضافتها إلى تقويم المجموعة المشتركة في التقويمات الشخصية للأعضاء الآخرين.

الآن وقد قمت بالحصول علي التقويم المشترك الخاص بك ، فحاول أضافه اي اجتماعات أو احداث قادمه قد تكون المجموعة مشاركه فيها.

قم بالمزيد:

والآن بعد ان قمت بالتجميع والتشغيل ، حيث يمكنك الانتقال من هناك ؟

راجع أيضاً

هل لديك اسئله ؟

تفضل بزيارة مجتمع microsoft التقني لنشر الاسئله والمشاركة في المحادثات حول مجموعات Microsoft 365.

نتوق لسماع اقتراحاتك وملاحظاتك

قام رامي بالتحديث الأخير لهذه المقالة في 16 أكتوبر 2020 كنتيجة لملاحظاتك. إذا قمت بالعثور علي فائده ، وخاصه إذا لم تكن كذلك ، فالرجاء النقر فوق عناصر تحكم الملاحظات الموجودة أدناه والتواصل معنا بعض التعليقات الكونستروكتيفي حتى نتمكن من تحسينها. شكراً!

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Microsoft Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×