Обновяване на връзка с външни данни в Excel

Научете за обновяването на данни в приложението Excel

Резюме на клавиш за обновяване и команда

Следващата таблица обобщава действията за обновяване, клавишните комбинации и командите.

За	Натиснете	Или
Обновяване на избрани данни в работния лист	Alt + F5	Select Data> Падащата стрелка до "Обнови всички>обновявания"
Обновяване на всички данни в работната книга	Ctrl + Alt + F5	Изберете"Обновяване на данните">
Проверка на състоянието на обновяване		Щракнете двукратно върху съобщението "Извличане на данни " в лентата на състоянието.
Спиране на обновяването	Esc
Спиране на обновяването във фонов режим		Щракнете двукратно върху съобщението в лентата на състоянието. След това изберете "Спиране на обновяването " в диалоговия прозорец "Състояние на обновяването на външни данни ".

За обновяването на данните и защитата

Данните в работна книга могат да се съхраняват директно в работната книга или във външен източник на данни, като например текстов файл, база данни или облака. Първия път, когато импортирате външни данни, Excel създава информация за връзка, понякога записана във файл за връзка с данни на Office (ODC файл), която описва как да намерите, да влезете, да направите заявки и да получите достъп до външния източник на данни.

Когато сте свързани към външен източник на данни, можете да изпълните операция за обновяване, за да извлечете актуализираните данни. След всяко обновяване на данните ще видите най-новата версия на данните, включително всички промени, направени в данните след последното им обновяване.

Научете повече за обновяването на данни

Научете повече за проблемите със защитата

Когато сте свързани към външен източник на данни и се опитате да обновите данните, важно е да сте наясно с потенциалните проблеми със защитата и да знаете какво можете да направите за евентуалните проблеми със защитата.

Надеждни връзки – външните данни може в момента да са забранени на вашия компютър. За да обновите данните при отварянето на работна книга, трябва да разрешите връзките с данни с помощта на лентата на центъра за сигурност или трябва да поставите работната книга в надеждно местоположение. За повече информация вж. следните статии:

• Добавяне, премахване или промяна на надеждно местоположение за вашите файлове
• Надеждни документи
• Добавяне, премахване или преглед на надежден издател
• Преглед на опциите и настройките в центъра за сигурност

ODC файл – Файлът за връзка с данни (.odc) често съдържа една или повече заявки, които се използват за обновяване на външни данни. Замествайки този файл, потребител със зли намерения може да проектира заявка за достъп до поверителна информация и да я разпространи до други потребители или да извърши други вредоносни действия. Затова е важно да се уверите, че файлът за връзка е създаден от надежден човек, че файлът за връзка е защитен и идва от надеждна библиотека за връзка с данни (DCL).

Идентификационни данни – достъпът до външен източник на данни обикновено изисква идентификационни данни (като потребителско име и парола), които се използват за удостоверяване на потребителя. Уверете се, че тези идентификационни данни ви се предоставят по безопасен и сигурен начин и че не ги разкривате по невнимание на други хора. Ако вашият външен източник на данни изисква парола, за да получите достъп до данните, можете да изискате паролата да се въвежда при всяко обновяване на диапазона за външни данни.

Споделяне – Споделяте ли тази работна книга с други хора, които биха искали да обновят данните? Помогнете на колегите си да избягват грешки при обновяване на данните, като им напомните да поискат разрешения за източниците на данни, предоставящи данните.

За повече информация вижте "Управление на настройките и разрешенията за източник на данни".

Задаване на опции за обновяване, когато отваряте или затваряте работна книга

Можете да обновявате автоматично диапазон за външни данни, когато отваряте работната книга. Можете също да запишете работната книга, без да записвате външните данни, за да намалите размера на файла.

1. Изберете клетка в диапазона за външни данни.
2. Изберете"Заявки за данни>" & раздела"Връзки" > щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете "Свойства".
3. В диалоговия прозорец "Свойства на връзката ", в раздела "Използване ", под "Управление на обновяването" отметнете квадратчето "Обновявай данните при отваряне на файла ".
4. Ако искате да запишете работната книга с дефиницията на заявката, но без външните данни, отметнете квадратчето Премахвай данните от диапазона с външните данни преди записване на работния лист.

Автоматично обновяване на данни през постоянни интервали от време

1. Изберете клетка в диапазона за външни данни.
2. Изберете"Заявки за данни>" & раздела"Връзки" > щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете "Свойства".
3. Щракнете върху раздела Употреба.
4. Отметнете квадратчето Обновявай на всеки и след това въведете броя на минутите между операциите за обновяване.

Изпълняване на заявка във фонов режим или докато чакате

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. Помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

1. Изберете клетка в диапазона за външни данни.

2. Изберете"Заявки за данни>" & раздела"Връзки" > щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете "Свойства".

3. Изберете раздела "Използване ".

4. Поставете отметка в квадратчето Разреши обновяването на фона , за да изпълните заявката във фонов режим, или го направите. Изчистете това квадратче за отметка, за да изпълните заявката, докато чакате.

   Съвет

   Докато записвате макрос, който включва заявка, Excel не изпълнява заявката във фонов режим. За да промените записания макрос, така че заявката да се изпълнява във фонов режим, редактирайте макроса в редактора на Visual Basic. Променете метода за обновяване за обекта QueryTable от BackgroundQuery := False на BackgroundQuery := True.

Изискване на парола за обновяване на диапазон за външни данни

Съхранените пароли не са шифровани, така че не се препоръчват. Ако вашият източник на данни се нуждае от парола за свързване с него, можете да изискате потребителите да въвеждат паролата, преди да могат да обновяват диапазона за външни данни. Тази процедура не се отнася до данни, извлечени от текстов файл (.txt) или уеб заявка (.iqy).

От особена важност е да запомните своята парола. Ако я забравите, Microsoft не може да я извлече и да ви я предостави. Съхранявайте записаните пароли на сигурно място, далече от информацията, която защитават.

1. Изберете клетка в диапазона за външни данни.
2. Изберете"Заявки за данни>" & раздела"Връзки" > щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете "Свойства".
3. Изберете раздела "Дефиниция " и след това изчистете квадратчето за отметка "Запиши паролата ".

Подробна помощ за обновяване на данни

Обновяване на данни в Power Query

Когато оформяте данните си в Power Query, обикновено зареждате промените в работен лист или модел на данни. Важно е да се разбира разликата, когато обновявате данните и начина, по който ги обновявате.

Повечето заявки се базират на външни ресурси за данни от един или друг вид. Има обаче една ключова разлика между Excel и Power Query. Power Query кешира локално външните данни, за да подобри производителността. Освен това Power Query не обновява автоматично локалния кеш, за да предотврати възникващи разходи за източници на данни в Azure.

Обновяване на заявка в Редактор на Power Query

Когато обновявате заявка от Редактор на Power Query, вие не само внасяте актуализирани данни от външния източник на данни, но също така актуализирате локалния кеш. Тази операция за обновяване обаче не актуализира заявката в работния лист или модела на данни.

1. В Редактор на Power Query изберете "Начало"
2. Изберете "Обнови визуализацията>", "Обнови визуализацията" (текущата заявка във "Визуализация на данни") или "Обнови всички" (всички отворени заявки от екрана "Заявки".)
3. В дъното на Редактор на Power Query вдясно се показва съобщение: "Визуализацията е изтеглена в <чч:мм> AM/PM". Това съобщение се показва при първото импортиране и след всяка следваща операция за обновяване в Редактор на Power Query.

Обновяване на заявка в работен лист

1. В Excel изберете клетка в заявка в работен лист.
2. Изберете раздела "Заявка" в лентата и след това изберете "Обнови > обновяването".
3. Работният лист и заявката се обновяват от външния източник на данни и кеша на Power Query.

Обновяване на данни в обобщена таблица

По всяко време можете да изберете обновяване , за да актуализирате данните за обобщените таблици във вашата работна книга. Можете да обновявате данните за обобщени таблици, свързани с външни данни, като например база данни (SQL Server, Oracle, Access или други), куб на услугите за анализ, канал за данни, както и данни от таблица източник в същата или друга работна книга. Обобщените таблици могат да се обновяват ръчно или автоматично, когато отваряте работната книга.

Ръчно обновяване

1. Изберете някъде в обобщената таблица, за да се покаже разделът "Анализиране" на обобщената таблица на лентата.

   Забележка

   За да обновите обобщена таблица в Excel за уеб, щракнете с десния бутон някъде в обобщената таблица и след това изберете "Обнови".

2. Изберете "Обнови " или "Обнови всички".
   

3. За да проверите състоянието на обновяване, ако обновяването продължава повече време, отколкото сте очаквали, изберете стрелката под състоянието на обновяването> иобновяването.

4. За да спрете обновяването, изберете "Отмени обновяването" или натиснете Esc.

Предотвратяване на регулирането на ширината на колоните и форматирането на клетките

Ако ширината на колоните и форматирането на клетките се променят, когато обновите данните на обобщената таблица, а вие не искате това да се случва, уверете се, че са отметнати следните опции:

1. Изберете някъде в обобщената таблица, за да се покаже разделът "Анализиране" на обобщената таблица на лентата.
2. Изберете раздела "Анализиране на обобщена таблица" в групата "Обобщена таблица" и изберете "Опции".>
   
3. В раздела >"Оформление & формат" отметнете квадратчетата за автопобиране на ширините на колоните при актуализиране и запазване на форматирането на клетките при актуализиране.

Автоматично обновяване на данните при отваряне на работната книга

1. Изберете някъде в обобщената таблица, за да се покаже разделът "Анализиране" на обобщената таблица на лентата.
2. Изберете раздела "Анализиране на обобщена таблица" в групата "Обобщена таблица" и изберете "Опции".>
   
3. On the Data tab, select Refresh data when opening the file.

Обновяване на данни в офлайн файл с кубове

Обновяването на офлайн файл с кубове, при което се създава отново файлът, като се използват последните данни от куба в сървъра, може да отнеме много време и да изисква много временно дисково пространство. Стартирайте процеса в момент, когато нямате нужда от бърз достъп до други файлове в Excel, и се уверете, че имате достатъчно свободно дисково пространство, за да запишете отново файла.

1. Изберете обобщената таблица, свързана с офлайн файла с кубове.
2. В раздела " Данни ", в групата "Заявки & връзки" щракнете върху стрелката под "Обнови всички" и след това щракнете върху "Обнови".

За повече информация вж. "Работа с офлайн файлове с кубове".

Обновяване на данни в импортиран XML файл

1. В работния лист щракнете върху нанесена клетка, за да изберете XML картата, която желаете да обновите.

2. Ако разделът Разработчик не е наличен, направете следното, за да го покажете:

   1. Щракнете върху Файл, щракнете върху Опции, а след това щракнете върху Персонализиране на лентата.
   2. Под Основни раздели отметнете квадратчето Разработчик, а след това щракнете върху OK.

3. В раздела Разработчик, в групата XML щракнете върху Обновяване на данни.

За повече информация вижте "Общ преглед на XML в Excel".

Обновяване на данни в модел на данни в Power Pivot

Когато обновявате модел на данни в Power Pivot, можете също да видите дали обновяването е успешно, неуспешно или е отменено. За повече информация вижте Power Pivot: Мощен анализ на данни и моделиране на данни в Excel.

Обновяване и преглед на състоянието на обновяване

1. В Power Pivot изберете"Начало" "Получаване на външни данни>" "Обнови" или "Обнови всички", за да обновите текущата таблица или всички таблици в модела на данни.>
2. Състоянието на обновяването се посочва за всяка връзка, използвана в модела на данни. Има три възможни изхода:

• Success – отчита броя на редовете, които са импортирани във всяка таблица.
• Грешка – възниква, ако базата данни е офлайн, вече нямате разрешения или ако таблица или колона е изтрита или преименувана в източника. Проверете дали базата данни е достъпна, например чрез създаване на нова връзка в друга работна книга.
• Отменено – Excel не е издал искането за обновяване, вероятно защото обновяването е забранено за връзката.

Използване на свойствата на таблицата за показване на заявките, използвани при обновяването на данни

Обновяването на данните просто е повторно изпълнение на същата заявка, която е била използвана за получаване на данните. Можете да прегледате, а понякога и да модифицирате заявката, като прегледате свойствата на таблицата в прозореца на Power Pivot.

1. За да прегледате заявката, използвана по време на обновяването на данните, изберете "Управление" в Power Pivot>, за да отворите прозореца на Power Pivot.
2. Изберете Проектиране>на свойства на таблицата.
3. Превключете към Редактор на Power Query, за да видите основната заявка.

Заявките не са видими за всеки тип източник на данни. Например заявките не се показват за импортиране на канали за данни.

Задаване на свойства на връзка за отмяна на обновяването на данните

В Excel можете да зададете свойства на връзката, които определят честотата на обновяване на данните. Ако обновяването не е разрешено за определена връзка, ще получите известие за отмяна, когато стартирате "Обновяване на всички " или се опитате да обновите конкретна таблица, която използва връзката.

1. За да видите свойствата на връзката в Excel, изберете"Заявки за данни> & връзки", за да видите списък с всички връзки, използвани в работната книга.
2. Изберете раздела "Връзки", щракнете с десния бутон върху връзка и след това щракнете върху "Свойства".
3. В раздела "Използване ", под "Управление на обновяването", ако квадратчето за отметка е изчистено за "Обнови тази връзка" при обновяване на всички, ще получите отмяна, когато опитате "Обнови всички " в прозореца на Power Pivot.

Обновяване на данни в "3D карти"

Когато данните, които използвате за вашата карта, се променят, можете да ги обновите ръчно в "3D карти". Промените тогава ще се отразят на вашата карта. Ето как:

• В "3D карти" изберете "Начално>обновяване на данни".

  

Добавяне на данни в Power Map

За да добавите нови данни към "3D карти"Power Map:

1. В "3D карти" отидете на картата, към която искате да добавите данни.

2. Оставете прозореца на "3D карти" отворен.

3. В Excel изберете данните от работен лист, които искате да добавите.

4. На лентата на Excel щракнете върху стрелката за вмъкване>на карта>Добавяне на избраните данни към Power Map. "3D карти" ще се актуализира автоматично, за да покаже допълнителните данни. За повече информация вж. "Получаване и подготвяне на вашите данни за Power Map".

   

Обновяване на данни в Excel Services

Обновяването на външни данни в Excel Services има уникални изисквания.

Управление на начина, по който се обновяват данните

Можете да управлявате как да обновявате данни от външен източник на данни, като направите едно или повече от следните неща.

Обновяване при отваряне с Excel Services

В Excel можете да създадете работна книга, която автоматично обновява външните данни при отваряне на файла. В този случай Excel Services винаги обновява данните, преди да покаже работна книга и да създаде нова сесия. Използвайте тази опция, ако искате да гарантирате, че винаги се показват актуални данни, когато отваряте работната книга в Excel Services.

1. В работна книга с връзки с външни данни изберете раздела "Данни ".

2. В групата Връзки изберете Връзки> и изберете свойствата на връзката>.

3. Изберете раздела "Използване" и след това изберете "Обновявай данните при отваряне на файла".

   Предупреждение

   Ако изчистите квадратчето за отметка "Обновявай данните при отваряне на файла ", данните, които са кеширани с работната книга, се показват, което означава, че когато потребител обновява данните ръчно, той вижда актуалните данни по време на текущата сесия, но данните не се записват в работната книга.

Обновяване с .odc файл

Ако използвате файл за връзка към данни на Office (.odc), също така трябва да сте задали квадратчето за отметка "Винаги използвай файл за връзка" :

1. В работна книга с връзки с външни данни изберете раздела "Данни ".
2. В групата Връзки изберете Връзки> и изберете свойствата на връзката>.
3. Изберете раздела "Дефиниция " и след това изберете "Винаги използвай файл за връзка".

Надеждните настройки за местоположение на файловете на сайта, време на изчакване на кратка сесия и време на живот на кеша за външни данни също могат да окажат влияние върху операциите за обновяване. За повече информация се обърнете към вашия администратор или към системата за помощ.

Ръчно обновяване

1. Изберете клетка в отчета с обобщена таблица.

2. На лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто "Актуализиране " изберете "Обнови избраната връзка".

   Забележка

   • Ако тази команда за обновяване не се вижда, тогава авторът на уеб частта е изчистил свойството "Обнови избраната връзка, обнови всички връзки ". За повече информация вижте потребителски свойства на уеб частта Excel Web Access.
   • Всяка интерактивна операция, която води до повторна заявка на OLAP източник на данни, инициира операция за ръчно обновяване.

• Обновяване на всички връзки – в лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто "Актуализиране" щракнете върху "Обнови всички връзки".
• Периодично обновяване – можете да зададете данните да се обновяват автоматично през определен интервал след отваряне на работната книга за всяка връзка в работната книга. Например базата данни за наличности може да се актуализира на всеки час и затова авторът на работната книга е дефинирал работната книга да се обновява автоматично на всеки 60 минути.
  Авторът на уеб частта може да избере или изчисти свойството "Позволи периодично обновяване на данни на Excel Web Access ", за да разреши или забрани периодично обновяване. Когато интервалът от време изтече, по подразбиране ще видите предупреждение за обновяване в долната част на уеб частта Excel Web Access.
  Авторът на уеб частта Excel Web Access може също да зададе свойството "Показване на периодично обновяване на данните", за да управлява поведението на съобщението, което се показва, когато Excel Services извършва периодично обновяване на данните по време на сесия:
  За повече информация вижте потребителски свойства на уеб частта Excel Web Access.
• Винаги – означава, че съобщението се показва с подкана през всеки интервал.
• Незадължително – означава, че потребителят може да избере да продължи периодичното обновяване без показване на съобщение.
• Никога – означава, че Excel Web Access извършва периодично обновяване, без да показва съобщение или подкана.
• Отмяна на обновяването – докато работната книга се обновява, Excel Services показва съобщение с подкана, защото може да отнеме повече време, отколкото сте очаквали. Можете да изберете "Отказ", за да спрете обновяването, така че да можете да го завършите по-късно в по-удобно време. Данните, върнати от заявки преди вашата отмяна, обновяването ще се покаже.

Excel включва технология Power Query (наричана още "Получаване & трансформация"), за да предостави по-големи възможности при импортиране, обновяване и удостоверяване на източници на данни, управление на Power Query източници на данни и оформяне на данните в таблица, която отговаря на вашите изисквания.  

За повече информация вижте тази страница: Използване на Power Query в Excel за уеб – Поддръжка на Microsoft

За SharePoint Server прегледайте тази страница: Обновяване на данни в работна книга в SharePoint Server – поддръжка на Microsoft

За повечето връзки щракнете върху която и да е клетка в диапазона или таблицата, които използват връзката, и след това направете едно от следните неща:

• Актуализиране само на избраните данниНатиснете ALT+F5 или в раздела " Данни ", в групата "Връзки " щракнете върху стрелката под "Обнови всички" и след това щракнете върху "Обнови".
  
• Актуализиране на всички данни в работната книгаНатиснете CTRL+ALT+F5 или в раздела " Данни ", в групата "Връзки " щракнете върху "Обнови всички".
  
• Управление на това как или кога се обновява връзкатаВ раздела " Данни ", в групата "Връзки " щракнете върху стрелката под "Обнови всички" и след това върху "Свойства на връзката".
  
  В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете желаните опции в раздела "Използване ", под "Контрола на обновяване".

Някои операции за обновяване изискват повече стъпки, както е описано в следващите раздели. Ако виждате вашия източник на данни в списъка, прегледайте съответната секция.

Автоматично обновяване на данни, когато се отваря работна книга

Можете да обновявате автоматично диапазон за външни данни, когато отваряте работната книга. По желание можете да записвате работната книга, без да записвате външните данни, за да намалите размера на файла.

1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.
2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.
   

1. Щракнете върху раздела Употреба.
2. Под Управление на обновяването отметнете квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла.
3. Ако искате да запишете работната книга с дефиницията на заявката, но без външните данни, отметнете квадратчето Премахвай данните от диапазона с външните данни преди записване на работния лист.

Автоматично обновяване на данни през постоянни интервали от време

1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.
2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.
   
3. Щракнете върху раздела Употреба.
4. Отметнете квадратчето Обновявай на всеки и след това въведете броя на минутите между операциите за обновяване.

Изискване на парола за обновяване на диапазон за външни данни

Съхранените пароли не са шифровани, така че не се препоръчват. Ако вашият източник на данни се нуждае от парола за свързване с него, можете да изискате потребителите да въвеждат паролата, преди да могат да обновяват диапазона за външни данни. Тази процедура не се отнася до данни, извлечени от текстов файл (.txt) или уеб заявка (.iqy).

Използвайте сигурни пароли, съчетаващи главни и малки букви, цифри и символи. В несигурните пароли не се смесват такива елементи. Например, сигурна парола: Y6dh!et5; несигурна парола: House27. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. По-добре е да използвате фраза за достъп с 14 знака или повече.

От особена важност е да запомните своята парола. Ако я забравите, Microsoft не може да я извлече и да ви я предостави. Съхранявайте паролите, които сте записали, на сигурно място, далече от информацията, която защитават.

1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.
2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.
   
3. Щракнете върху раздела Дефиниция и след това изчистете отметката от квадратчето Запиши паролата.

Изпълняване на заявка във фонов режим или докато чакате

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.
   

   Забележка

   Не можете да изпълните OLAP заявка във фонов режим.

   Забележка

   Не можете да стартирате заявка за който и да е тип връзка, извличащ данни за модела на данните.

3. Щракнете върху раздела Употреба.

4. Поставете отметка в квадратчето Разреши обновяването на фона , за да изпълните заявката във фонов режим, или го направите. Изчистете това квадратче за отметка, за да изпълните заявката, докато чакате.

   Съвет

   Докато записвате макрос, който включва заявка, Excel не изпълнява заявката във фонов режим. За да промените записания макрос, така че заявката да се изпълнява във фонов режим, редактирайте макроса в редактора на Visual Basic. Променете метода за обновяване за обекта QueryTable от BackgroundQuery := False на BackgroundQuery := True.

Прекратяване или проверка на състоянието на обновяването

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

• Проверка на състоянието на заявка В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.
• Спиране на обновяването във фонов режим За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.
• Спиране на заявка За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc .

Обновяване на данни от импортиран текстов файл

Ако сте използвали "Получаване & трансформация", за да изпратите заявка към текстов файл, не са необходими по-нататъшни стъпки. Ако сте импортирали текстовия файл, стъпките за обновяване са следните:

1. Щракнете върху която и да е клетка в диапазона или таблицата, които съдържат връзката към импортирания текстов файл.
2. В раздела " Данни ", в групата "Връзки" щракнете върху "Обнови всички".
   
   За да актуализирате само избраните данни, щракнете върху "Обнови".
   Можете също да щракнете с десния бутон върху клетка в диапазона или таблицата, след което да изберете Обнови.
3. В диалоговия прозорец Импортиране на текстов файл намерете своя текстов файл и след това щракнете върху Импортирай.

Обновяване на офлайн файл с кубове

Обновяването на офлайн файл с кубове, при което се създава отново файлът, като се използват последните данни от куба в сървъра, може да отнеме много време и да изисква много временно дисково пространство. Стартирайте процеса в момент, когато нямате нужда от бърз достъп до други файлове в Excel, и се уверете, че имате достатъчно свободно дисково пространство, за да запишете отново файла.

1. Щракнете върху обобщената таблица, свързана с офлайн файла с кубове.
2. В раздела " Данни ", в групата "Връзки" щракнете върху "Обнови всички" и след това щракнете върху "Обнови".
   

Обновяване на данни в импортиран XML файл

1. В работния лист щракнете върху нанесена клетка, за да изберете XML картата, която желаете да обновите.

2. Ако разделът Разработчик не е наличен, направете следното, за да го покажете:

   1. Щракнете върху Файл, щракнете върху Опции, а след това щракнете върху Персонализиране на лентата.
   2. Под Основни раздели отметнете квадратчето Разработчик, а след това щракнете върху OK.

3. В раздела Разработчик, в групата XML щракнете върху Обновяване на данни.
   

Обновяване на данни, свързани с друга работна книга

• В раздела " Данни ", в групата "Връзки" щракнете върху "Обнови всички".

Ако имате няколко връзки и искате да актуализирате само определена единица, изберете произволна клетка в диапазона от данни, щракнете върху стрелката до "Обнови всички" и щракнете върху "Обнови всички" и щракнете върху "Обнови".

Управление на това как или кога се обновява връзката

1. Щракнете върху произволна клетка, която съдържа вашите свързани данни.
2. В раздела " Данни ", в групата "Връзки" щракнете върху стрелката до "Обнови всички" и върху "Свойства на връзката".
   
3. В раздела "Използване " задайте всички опции, които искате да промените.
   При много големи набори от данни помислете дали да не проверите опцията Разреши обновяването във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel веднага щом обновяването започне, вместо да чакате обновяването да приключи.

Прекратяване или проверка на състоянието на обновяването

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

• Проверка на състоянието на заявка В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.
• Спиране на обновяването във фонов режим За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.
• Спиране на заявка За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Обновяване на импортирани данни в Power Pivot

Когато използвате добавката Power Pivot, за да обновявате импортирани по-рано данни, можете да видите дали обновяването е успешно, неуспешно или е отменено.

В Power Pivot щракнете върху "Начало>" Получаване на външни данни>"Обнови " или "Обнови всички", за да импортирате повторно текущата таблица или всички таблици в модела на данни.

Състоянието на обновяването се посочва за всяка връзка, използвана в модела на данни. Има три възможни изхода.

"Успех" отчита броя на редовете, които са импортирани във всяка таблица.

"Грешка" може да възникне, ако базата данни е офлайн, вече нямате разрешения или ако таблица или колона е изтрита или преименувана в източника. Проверете дали базата данни е достъпна, например чрез създаване на нова връзка в друга работна книга.

"Отменено" означава, че Excel не е издал искането за обновяване, вероятно защото обновяването е забранено за връзката.

Свойства на таблица Показване на заявките, използвани при обновяване на данни

Обновяването на данните просто е повторно изпълнение на същата заявка, която е била използвана за получаване на данните. Можете да прегледате, а понякога и да модифицирате заявката, като прегледате свойствата на таблицата в прозореца на Power Pivot.

1. За да видите заявката, използвана по време на обновяването на данните, щракнете върху Power Pivot>Управление , за да отворите прозореца на Power Pivot.
2. Щракнете върху Проектиране>на свойства на таблица.
3. Превключете към Редактор на Power Query, за да видите основната заявка.

Заявките не са видими за всеки тип източник на данни. Например заявките не се показват за импортиране на канали за данни.

Свойства на връзка, които отменят обновяването на данните

В Excel можете да зададете свойства на връзката, които определят честотата на обновяване на данните. Ако обновяването не е разрешено за определена връзка, ще получите известие за отмяна, когато стартирате "Обновяване на всички " или се опитате да обновите конкретна таблица, която използва връзката.

1. За да видите свойствата на връзките в Excel, щракнете върху"Връзкис данни>", за да видите списък на всички връзки, използвани в работната книга.
2. Изберете връзка и щракнете върху "Свойства".
3. В "Използване", под "Управление на обновяването", ако квадратчето за отметка "Обнови тази връзка" при обновяване на всички, ще получите отмяна, когато опитате "Обнови всички" в прозореца на Power Pivot.

Обновяване на заявка (Редактор на Power Query)

С Редактор на Power Query можете да обновите заявка, за да импортирате най-новите данни в таблица, без да се налага да създавате заявката отново.

За да обновите заявка:

1. Щракнете върху "Получаване & трансформация>"Показване на заявките.
2. В екрана " Заявки от работни книги " изберете заявката, която искате да обновите.
3. В лентата на Редактор на Power Query щракнете върху "Начална> страница"Обновяване> назаявката (Визуализация).

Обновяване или добавяне на данни в "3D карти"

Когато данните, които използвате за вашата карта, се променят, можете да ги обновите ръчно в "3D карти". Промените тогава ще се отразят на вашата карта. Ето как:

• В "3D карти" щракнете върху "Начало>– обновяване на данни".

Добавяне на данни в Power Map

За да добавите нови данни към "3D карти"Power Map:

1. В "3D карти" отидете на картата, към която искате да добавите данни.
2. Като оставите прозореца на "3D карти" отворен, щракнете в Excel и изберете данните от работен лист, които искате да добавите.
3. На лентата на Excel щракнете върху стрелката за вмъкване>на карта>Добавяне на избраните данни към Power Map.

"3D карти" ще се актуализира автоматично, за да покаже допълнителните данни.

Обновяване на външни данни в Excel Services

Данните в работна книга на Microsoft Office Excel, която е показана в Excel Services, могат да идват от две различни места. Данните може да се съхраняват директно в работната книга или във външен източник на данни, като например в база данни или куб за онлайн аналитична обработка (OLAP).

Ако данните идват от външен източник на данни, авторът или администраторът на работната книга е дефинирал информацията за връзката, често във файл за връзка с данни на Office (.odc файл), който описва как да намерите, да влезете, да направите заявки и да осъществите достъп до външния източник на данни.

Когато сте свързани към външен източник на данни, можете да изпълните операция за обновяване, за да извлечете актуализираните данни. След всяко обновяване на данните ще видите най-новата версия на данните, включително всички промени, направени в данните след последното им обновяване.

Научете повече за обновяването на данни

Следващата илюстрация обяснява основния процес, който се случва, когато обновявате данни, свързани с външен източник на данни.

1. Операцията за обновяване получава актуални данни.
2. Връзката, често записвана във файл за връзка, дефинира цялата информация, необходима за достъп и извличане на данни от външен източник на данни.
3. Има различни източници на данни, до които можете да осъществите достъп, като например OLAP, SQL Server, доставчици на OLEDB и ODBC драйвери.
4. Актуалните данни се добавят към текущата работна книга.

Научете повече за проблемите със защитата

Когато сте свързани към външен източник на данни и се опитате да обновите данните, важно е да сте наясно с потенциалните проблеми със защитата и да знаете какво можете да направите за евентуалните проблеми със защитата.

Файлът за връзка с данни често съдържа една или повече заявки, които се използват за обновяване на външни данни. Замествайки този файл, потребител със зли намерения може да проектира заявка за достъп до поверителна информация и да я разпространи до други потребители или да извърши други вредоносни действия. Затова е важно да се уверите, че файлът за връзка е създаден от надежден човек, че файлът за връзка е защитен и идва от надеждна библиотека за връзка с данни (DCL).

За повече информация как администратор може да създава файлове за връзка, да създава надеждни местоположения и да защитава файлове за връзки, вижте помощта за Microsoft Office Excel и помощ за централното администриране на Office SharePoint Server.

Управление на начина, по който се обновяват данните

Можете да управлявате как да обновявате данни от външен източник на данни, като направите едно или повече от следните неща:

• Обновяване при отварянеВ Excel авторът на работната книга може да създаде работна книга, която автоматично обновява външните данни, когато работната книга се отваря, като постави отметка в квадратчето " Обновявай данните при отваряне на файла" в диалоговия прозорец " Свойства на връзката ". (В раздела "Данни", в групата "Връзки" щракнете върху "Връзки", изберете връзката, щракнете върху "Свойства", щракнете върху раздела "Използване" и след това щракнете върху "Обновявай данните при отваряне на файла".) В този случай Excel Services винаги обновява данните, преди да покаже работна книга и да създаде нова сесия. Ако авторът на работната книга изчисти квадратчето за отметка "Обновяване на данните при отваряне на файла ", данните, които са кеширани с работната книга, се показват, което означава, че когато потребител обновява данните ръчно, той вижда обновени, актуални данни по време на текущата сесия, но данните не се записват в работната книга. Ако искате да сте сигурни, че винаги се показват актуални данни, когато показвате работната книга в Excel Services, отметнете квадратчето "Обновявай данните при отваряне на файла" с помощта на Office Excel.
  Ако използвате файл за връзка към данни на Office (.odc), трябва също така да сте задали отметка и в квадратчето Винаги използвай файл за връзка в диалоговия прозорец "Свойства на връзката" (в раздела "Данни", в групата "Връзки" щракнете върху "Връзки", изберете връзката, щракнете върху "Свойства", щракнете върху раздела "Дефиниция" и след това щракнете върху "Винаги използвай файл за връзка").
  Надеждните настройки за местоположение на файловете на сайта, време на изчакване на кратка сесия и време на живот на кеша за външни данни също могат да окажат влияние върху операциите за обновяване. За повече информация се обърнете към вашия администратор или към системата за помощ при централното администриране на Microsoft Office SharePoint Server.

• Ръчно обновяване

  Забележка

  Можете да обновите ръчно само отчет с обобщена таблица.

  1. Изберете клетка в отчет с обобщена таблица.

  2. В лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто "Актуализиране " щракнете върху "Обнови избраната връзка".

     Забележка

     • Всяка интерактивна операция, която причинява повторна заявка на OLAP източник на данни, инициира операция за ръчно обновяване.
     • Ако тази команда за обновяване не се вижда, тогава авторът на уеб частта е изчистил свойството "Обнови избраната връзка, обнови всички връзки ". За повече информация вижте потребителски свойства на уеб частта Excel Web Access.

• Обновяване на всички връзкиВ лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто "Актуализиране" щракнете върху "Обнови всички връзки".

• Периодично обновяванеС помощта на Excel авторът на работната книга може да укаже, че данните се обновяват автоматично през определен интервал след отваряне на работната книга за всяка връзка в работната книга. Например базата данни за наличности може да се актуализира на всеки час и затова авторът на работната книга е дефинирал работната книга да се обновява автоматично на всеки 60 минути.
  Авторът на уеб частта може да избере или изчисти свойството "Позволи на Excel Web Access периодично обновяване на данни ", за да разреши или забрани тази операция за периодично обновяване, ако свойството е дефинирано от автора на работната книга. Когато интервалът от време изтече, по подразбиране в долната част на уеб частта Excel Web Access се показва следното предупреждение за обновяване:
  Обновяване на данни за <списъка с връзки>? (Сега) (Винаги) (Не ме питай повече)
  Авторът на уеб частта Excel Web Access може също да зададе свойството "Показване на периодично обновяване на данните", за да управлява поведението на съобщението, което се показва, когато Excel Services извършва периодично обновяване на данните по време на сесия:

  • Винаги означава, че съобщението се показва с подкана през всеки интервал.
  • Незадължително означава, че потребителят може да избере да продължи периодичното обновяване без показване на съобщение.
  • Никога не означава, че Excel Web Access извършва периодично обновяване, без да показва съобщение или подкана.

  За повече информация вижте потребителски свойства на уеб частта Excel Web Access.

• Отмяна на обновяванеТъй като операцията за обновяване може да отнеме повече време, отколкото сте очаквали, можете да я отмените. Докато протича операцията за обновяване, Excel Services показва съобщение с подкана. Щракнете върху "Отказ ", за да прекъснете операцията, така че да можете да завършите операцията за обновяване в по-удобно за вас време. Данните, върнати от заявки, преди да отмените, операцията за обновяване ще се покаже.