Използване на шаблона за сайт на екип за комуникация за кризи

Първо следвайте инструкциите как да добавите шаблон за сайт към нов или съществуващ сайт на SharePoint.

Разгледайте предварително попълнено съдържание, уеб части и страници на сайта и решете какви персонализации ще са необходими, за да се приведе в съответствие с марката, гласа и цялостната бизнес цел на вашата организация. 

Предварително попълнени страници на сайт:

• Начална страница – предоставя и място за кацане, където посетителите могат да преглеждат новини за текущи кризи, актуализации на отговорите, информация за правилата и процедурите и полезни ресурси.

• Най-нова актуализация – тази страница ви предоставя пространство за споделяне на текущи новини и актуализации, свързани с кризи и вашата организация.

• План на проект – Проследявайте целия напредък на работата, свързан с предстоящите проекти. Персонализирайте този шаблон за списък чрез редактиране на текстовите полета на списъка.

• Планировчик на съдържание – Организира съдържание, което ще бъде споделяно по отношение на предстоящи събития. Персонализиране на този списък чрез редактиране на шаблона за списък.

• Разговори – свързва се със споделен псевдоним на екипа и календар на екипа в Outlook. Свържете този сайт към група на Microsoft 365 , за да добавите чат в реално време в Microsoft Teams.

• Документи – свързва се със споделен псевдоним на екипа и календар на екипа в Outlook. Свържете този сайт към група на Microsoft 365 , за да добавите чат в реално време в Microsoft Teams.

• Кошче – предоставя достъп до наскоро отхвърлено екипно съдържание.

След като сте добавили шаблона за екипен сайт за комуникация за кризи, е време да го персонализирате и да го направите свой собствен. 

Показване на важни новини и обявления - Използвайте уеб частта Централен банер, за да акцентирате върху кризисни протоколи, ситуационни актуализации и полезни ресурси. Предоставяне на полезна информация – използвайте уеб частта "Текст", за да предоставите на екипа полезна информация. Наблегнете на връзки към често използвани ресурси – използвайте уеб частта "Бързи връзки", за да предоставите лесен достъп до кризисни ресурси. Предоставяне на достъп до ключови контакти – използвайте уеб частта за Хора, за да изброите ключовите контакти за кризисния екип. Предоставяне на лесен достъп до документи – използвайте уеб частта за библиотека с документи, за да осигурите бърз достъп до ресурси и документи на отдели. Преглед на скорошната дейност в екипния сайт – използвайте уеб частта Дейност в сайта, за да видите наскоро отваряно съдържание от други членове на екипа. Предоставяне на достъп до учебни материали и други ресурси – използвайте уеб частта "Бързи връзки", за да съставите списък с вътрешни и външни ресурси на агенции.

Персонализирайте облика на вашия сайт, навигацията в сайта, уеб частите и съдържанието така, че да отговарят на нуждите на зрителите и организацията ви. Когато правите персонализации, уверете се, че сайтът е в режим на редактиране, като изберете Редактиране в горния десен ъгъл на сайта. Докато работите, запишете като чернова или публикувайте отново промените, за да направите редакциите видими за зрителите.

1. Използвайте уеб частта Централен банер, за да акцентирате върху кризисни протоколи, ситуационни актуализации и полезни ресурси

1. Започнете, като изберете уеб частта Централен банер и изберете Редактиране на уеб част .

2. След това изберете опциите за слой и плочка, които най-добре отговарят на нуждите на организацията.

Вижте различни оформления и научете повече за редактирането на уеб частта Централен банер.

2. Използване на уеб частта за текст за предоставяне на полезна информация на екипа

1. Започнете, като изберете уеб частта Текст и изберете Редактиране на уеб част .

2. Редактирайте текста директно в уеб частта. 

Научете повече за редактирането на уеб частта "Текст".

3.  Използване на уеб частта "Бързи връзки" за осигуряване на лесен достъп до кризисни ресурси

1. Отидете до уеб частта Бързи връзки, изберете връзката и след това изберете Редактиране на уеб част .

2. Редактирайте връзката, заглавието, иконата и описанието, ако е необходимо.

3. За да добавите връзка, изберете + Добавяне на връзки.

Вижте различни оформления и научете повече за редактирането на уеб частта за бързи връзки.

4.  Използване на уеб частта Хора за изброяване на ключови контакти за кризисния екип

1. Започнете, като изтриете контейнера Хора уеб част.

2. След това добавете уеб частта Хора на място, като изберете линията с оградено с кръг +:

3. Изберете Редактиране на уеб част .

4. Регулирайте оформлението и въведете името на човек или група, след което изберете Запиши.

Научете повече за уеб частта Хора.

5.  Използване на уеб частта за библиотека с документи за осигуряване на бърз достъп до ресурси и документи на отдели

1. За да промените изгледа или източника на папките за уеб частта за библиотека с документи, изберетеуеб частта   Редактиране .

2. За да редактирате папките, етикетите, съдържанието на библиотеката, отидете до библиотеката в "Съдържание на сайта", направете редакциите си и след това ще видите актуализация на съдържанието в уеб частта.

Научете повече за редактирането на уеб частта "Библиотека с документи".

6.  Използване на уеб частта за дейност в сайта за поддържане на актуална информация за дейността на екипа

1. Започнете, като изберете уеб частта Дейност в сайта и изберете Редактиране на уеб част .

2. Въведете число в кутията с инструменти под Показвай толкова елементи наведнъж.

Научете повече за използването на уеб частта "Дейност в сайта".

7.  Използване на уеб частта "Бързи връзки" за организиране на списък с вътрешни и външни ресурси на агенции

1. Започнете, като изберете уеб частта Бързи връзки и изберете Редактиране на уеб част .

2. Редактирайте връзката, заглавието, иконата и описанието, ако е необходимо.

3. За да добавите връзка, изберете + Добавяне на връзки.

Научете повече за използването на частта "Бързи връзки".

Персонализиране на следните страници в рамките на сайта 

• Най-нова актуализация – предоставя актуализации за текущите кризи и отговора на вашия екип. Персонализирайте тази страница, като редактирате уеб частите "Текст" и "Повикване за действие ".

• План на Project – проследява всички проблеми, които може да пречат на проекта. Персонализирайте този шаблон за списък чрез редактиране на текстовите полета на списъка.

• Планиране на съдържание – Организира съдържание, което ще бъде споделено, водещо до събития. Персонализиране на този списък чрез редактиране на шаблона за списък.

Персонализиране на облика и навигацията в сайта

Преди да споделите вашия сайт с други хора, поставете довършителните работи на вашия сайт, като се уверите, че потребителите могат да намират сайта, да се придвижват лесно през връзките и страниците и да имат бърз достъп до съдържанието на сайта.

• Редактирайте библиотеките с документи, като актуализирате имената на папките и качвате ресурси.

• Редактиране и персонализиране на навигацията в сайта.

• Променете облика на вашия сайт, като персонализирате темата, емблемата, оформленията на горните колонтитули и облика на вашия сайт.

• Добавяне или премахване на страници към този сайт или навигацията в сайта , за да се побере съществуващото съдържание.

• Изберете да свържете този сайт със сайт концентратор във вашата организация или да добавите този сайт към съществуваща навигация в сайта концентратор , ако е необходимо.

Споделете своя сайт с други хора, след като сте персонализирали сайта, прегледали сте го и сте публикували последната чернова. 

1. Изберете Настройки и след това Разрешения за сайта.

2. След това изберете Поканване на хора и след това изберете Добавяне на членове към групата и след това Добавяне, за да дадете пълен достъп до съдържанието на екипния сайт, споделени ресурси, като напр. календара на екипа на Outlook, и правата за редактиране на сайта.

3. След това изберете Поканете хора и след това Споделете само сайта и след това Запиши , за да споделите сайта, но не и споделени ресурси или права за редактиране на сайт.

Научете повече за управлението на настройките на екипния сайт, информацията за сайта и разрешенията.

След като създадете и стартирате своя сайт, следващата важна фаза е поддържането на съдържанието на сайта. Уверете се, че имате план да поддържате съдържанието и уеб частите актуализирани. 

Най-добри практики за поддръжка на сайта:

• Планиране на поддръжка на сайта – Установете график за преглед на съдържанието на сайта толкова често, колкото е необходимо, за да сте сигурни, че съдържанието все още е точно и подходящо.

• Редовно публикувайте новини – разпространявайте най-новите съобщения, информация и състояние в цялата организация.  Научете как да добавите публикация "Новини" в екипен сайт или сайт за комуникации и да покажете на другите хора, които ще публикуват съобщения, как могат да използват новините на SharePoint.

• Проверете връзките и уеб частите – поддържайте връзките и уеб частите актуализирани, за да сте сигурни, че използвате пълната стойност на вашия сайт.

• Използване на анализи за подобряване на ангажираността – преглед на използването на сайтове с помощта на вградения отчет с данни за използванетоза получаване на информация за популярно съдържание, посещения на сайтове и др.

• Периодично преглеждайте настройките на сайта – след като сте създали сайт в SharePoint, можете да правите промени в настройките, информацията за сайта и разрешенията за сайта.