Microsoft 365 ви помага да използвате времето си най-рационално
Абонирайте се сега
Можете да помогнете на хората да работят по-ефективно в работните листове, като използват падащи списъци в клетки. Падащите списъци позволяват да се избере елемент от списък, който сте създали.
Видео
-
В нов работен лист въведете записите, които искате да се показват във вашия падащ списък. В идеалния случай ще имате елементите от списъка в таблица на Excel. Ако ги нямате, можете бързо да конвертирате вашия списък в таблица, като изберете произволна клетка в диапазона и натиснете Ctrl+T.
Забележки:
-
Защо трябва да поставите данните в таблица? Когато вашите данни са в таблица, след като добавите или премахнете елементи от списъка, всички падащи списъци, базирани на тази таблица, ще се актуализират автоматично. Не е нужно да правите нищо друго.
-
Сега е моментът да сортирате данните в диапазон или таблица в падащия списък.
-
-
Изберете клетката в работния лист, където искате да е падащият списък.
-
Отидете на раздела Данни на лентата, след което изберете Проверка на данни.
Забележка: Ако не можете да щракнете върху Проверка на данни, работният лист може да е защитен или споделен. Отключете определени области на защитена работна книга или спрете споделянето на работния лист и след това пробвайте отново стъпка 3.
-
В раздела Настройки, в полето Позволи щракнете върху Списък.
-
Щракнете в полето Източник, след което изберете диапазона на вашия списък. Сложихме нашия в лист, наречен "Градове", в диапазона A2:A9. Обърнете внимание, че не включихме заглавния ред, тъй като не искаме той да бъде опция за избор:
-
Ако за хората е добре да оставите клетката празна, щракнете върху полето Игнорирай празните.
-
Поставете отметка в полето Списък на допустимите стойности.
-
Щракнете върху раздела Входно съобщение.
-
Ако искате при щракване върху клетката да изскача съобщение, щракнете върху полето Когато клетката е избрана, показвай входното съобщение и въведете заглавие и съобщение в полетата (до 225 знака). Ако не искате да се показва съобщение, изчистете квадратчето за отметка.
-
-
Щракнете върху раздела Предупреждение за грешка.
-
Ако искате да се появи съобщение, когато някой въведе нещо, което не е в списъка ви, поставете отметка в квадратчето Показвай предупреждение за грешка при въвеждане на невалидни данни, изберете опция от полето Стил и въведете заглавие и съобщение. Ако не искате да се показва съобщение, изчистете квадратчето за отметка.
-
-
Не сте сигурни коя опция да изберете в полето Стил?
-
За да покажете съобщение, което не пречи на хората да въвеждат данни, които не са в падащия списък, щракнете върху Информация или "Предупреждение". "Информация" ще показва съобщение с тази икона
, а "Предупреждение" ще показва съобщение с тази икона
. -
За да попречите на хората да въвеждат данни, които не са в падащия списък, щракнете върху Стоп.
Забележка: Ако не добавите заглавие или текст, заглавието по подразбиране ще бъде "Microsoft Excel", а съобщението – "Стойността, която въведохте, е невалидна. Някой потребител е ограничил стойностите, които могат да се въвеждат в тази клетка.".
-
Работа с падащия списък
След като създадете падащ списък, уверете се, че той работи по желания от вас начин. Например може да проверите дали се променят ширината на колоните и височината на редовете, за да се виждат всичките ви записи.
Ако списъкът със записи за падащия списък е в друг работен лист и желаете да попречите на потребителите да го виждат или да го променят, помислете за скриване и защита на този работен лист. За повече информация относно начините за защита на работен лист вижте Заключване на клетки с цел защитата им.
Ако решите, че искате да промените опциите в падащия списък, вижте Добавяне или премахване на елементи от падащ списък.
За изтриването на падащ списък вж. Премахване на падащ списък.
Изтеглете нашите примери
Можете да изтеглите примерна работна книга с множество примери за проверка на данни като този в тази статия. Можете да ги следвате или да създадете свои собствени сценарии за проверка на данни. Изтегляне на примерите за проверка на данни на Excel.
Въвеждането на данни е по-бързо и по-точно, когато ограничите стойностите в клетка до възможности за избор от падащ списък.
Започнете, като направите списък с валидни записи в лист и сортирате или пренаредите записите, така че да се появяват в реда, в който искате. След това можете да използвате записите като източник за вашия падащ списък от данни. Ако списъкът не е голям, лесно можете да правите справка в него и да въвеждате записите директно в инструмента за проверка на данни.
-
Създайте списък с валидни записи за падащия списък, въведени в лист в една колона или ред без празни клетки.
-
Изберете клетките, в които искате да ограничите въвеждането на данни.
-
В раздела Данни, под Инструменти щракнете върху Проверка на данни или Проверка.
Забележка: Ако командата за проверка не е налична, е възможно листът да е защитен или работната книга да е споделена. Не може да променяте настройките за проверка на данните, ако вашата работна книга е споделена или вашият лист е защитен. За повече информация за защитата на работна книга вижте Защита на работна книга.
-
Щракнете върху раздела Настройки и след това в изскачащото меню Позволяване щракнете върху Списък.
-
Щракнете в полето Източник и след това във вашия лист изберете списъка с валидни записи.
Диалоговият прозорец се намалява, за да се улесни прегледът на листа.
-
Натиснете RETURN или щракнете върху бутона Разгъни
, за да възстановите диалоговия прозорец, и след това щракнете върху OK.Съвети:
-
Можете също да въвеждате стойностите директно в полето Източник, разделени със запетая.
-
За да промените списъка с валидни записи, просто променете стойностите в списъка за източник или редактирайте диапазона в полето Източник.
-
Можете да зададете собствено съобщение за грешка в отговор на невалидни въведени данни. В раздела Данни щракнете върху Проверка на данни или Проверка и след това щракнете върху раздела Предупреждение за грешка.
-
Вж. също
-
В нов работен лист въведете записите, които искате да се показват във вашия падащ списък. В идеалния случай ще имате елементите от списъка в таблица на Excel.
Забележки:
-
Защо трябва да поставите данните в таблица? Когато вашите данни са в таблица, след като добавите или премахнете елементи от списъка, всички падащи списъци, базирани на тази таблица, ще се актуализират автоматично. Не е нужно да правите нищо друго.
-
Сага е моментът да сортирате данните в реда, в който искате да се показват в падащия списък.
-
-
Изберете клетката в работния лист, където искате да е падащият списък.
-
Отидете на раздела Данни на лентата, след което щракнете върху Проверка на данни.
-
В раздела Настройки, в полето Позволи щракнете върху Списък.
-
Ако вече сте направили таблица със записите за падащия списък, щракнете в полето Източник и след това щракнете и плъзнете клетките, съдържащи тези записи. Обаче не включвайте клетката със заглавието. Включете само клетките, които трябва да се показват в падащия списък. Можете също така просто да въведете списък със записи директно в полето Източник, разделени със запетая, ето така:
Плодове,Зеленчуци,Зърнени продукти,Млечни продукти,Закуски
-
Ако за хората е добре да оставите клетката празна, щракнете върху полето Игнорирай празните.
-
Поставете отметка в полето Списък на допустимите стойности.
-
Щракнете върху раздела Входно съобщение.
-
Ако искате при щракване върху клетката да изскача съобщение, отметнете квадратчето Показвай съобщение и въведете заглавие и съобщение в полетата (до 225 знака). Ако не искате да се показва съобщение, изчистете квадратчето за отметка.
-
-
Щракнете върху раздела Предупреждение за грешка.
-
Ако искате да се появи съобщение, когато някой въведе нещо, което не е в списъка ви, поставете отметка в квадратчето Показвай предупреждение, изберете опция от Тип и въведете заглавие и съобщение. Ако не искате да се показва съобщение, изчистете квадратчето за отметка.
-
-
Щракнете върху OK.
След като създадете падащ списък, уверете се, че той работи по желания от вас начин. Например може да проверите дали се променят ширината на колоните и височината на редовете, за да се виждат всичките ви записи. Ако решите, че искате да промените опциите в падащия списък, вижте Добавяне или премахване на елементи от падащ списък. За изтриването на падащ списък вж. Премахване на падащ списък.
Имате нужда от още помощ?
Винаги можете да попитате експерт в техническата общност на Excel, да получите поддръжка в общността за отговори или да предложите нова функция или подобрение на User Voice за Excel.
