Microsoft Office Excel има редица функции, които улесняват управлението и анализиране на данни. За да се възползвате максимално от тези функции, е важно да организирате и форматирате данните в работен лист съгласно указанията по-долу.
В тази статия
Указания за организацията на данните
Поставяне на подобни елементи в същата колона Проектирайте данните, така че всички редове да имат сходни елементи в една и съща колона.
Поддържане на диапазон от данни отделно Оставете поне една празна колона и един празен ред между свързан диапазон от данни и други данни в работния лист. След това Excel може по-лесно да открива и избира диапазона, когато сортирате, филтрирате или вмъквате автоматични междинни суми.
Позициониране на критични данни над или под диапазона Избягвайте поставянето на критични данни отляво или отдясно на диапазона, тъй като данните може да са скрити, когато филтрирате диапазона.
Избягване на празни редове и колони в диапазон Избягвайте да поставяте празни редове и колони в диапазон от данни. Направете това, за да сте сигурни, че Excel може по-лесно да открива и избира свързания диапазон от данни.
Показване на всички редове и колони в диапазон Уверете се, че всички скрити редове или колони се показват, преди да направите промени в диапазон от данни. Когато редове и колони в диапазон не се показват, данните могат да бъдат изтрити по невнимание. За повече информация вижте Скриване или показване на редове и колони.
Указания за формата на данните
Използване на етикети на колони за идентифициране на данни Можете да създадете етикети на колони в първия ред на диапазона от данни, като приложите различен формат към данните. След това Excel може да използва тези етикети, за да създава отчети и да намира и организира данни. Използвайте стил на шрифт, подравняване, формат, шарка, граница или главни букви за етикети на колони, който е различен от формата, който присвоявате на данните в диапазона. Форматирайте клетките като текст, преди да въведете етикетите на колоните. За повече информация вижте Начини за форматиране на работен лист.
Използване на граници на клетки за разграничаване на данни Когато искате да разделите етикетите от данните, използвайте граници на клетки, а не празни редове или пунктирани линии, за да вмъкнете редове под етикетите. За повече информация вижте Прилагане или премахване на граници на клетки в работен лист.
Избягвайте водещи или крайни интервали, за да избегнете грешки Избягвайте да вмъквате интервали в началото или края на клетка, за да създадете отстъп за данните. Тези допълнителни интервали могат да повлияят на сортирането, търсенето и формата, който е приложен към клетка. Вместо да въвеждате интервали за отстъп на данните, можете да използвате командата Увеличи отстъпа в клетката. За повече информация вижте Промяна на позицията на данните в клетка.
Разширяване на форматите и формулите на данните Когато добавяте нови редове с данни в края на диапазон от данни, Excel разширява съгласуваното форматиране и формули. Три от петте предшестващи клетки трябва да използват един и същ формат, за да бъде разширен този формат. Всички предишни формули трябва да бъдат съгласувани, за да може една формула да бъде разширена. За повече информация вижте Автоматично попълване на данни в клетки на работен лист.
Използване на формат на таблица на Excel за работа със свързани данни Можете да превърнете непрекъснат диапазон от клетки в работния лист в таблица на Excel. Данните, които са дефинирани от таблицата, могат да бъдат манипулирани независимо от данните извън таблицата и можете да използвате определени функции на таблицата за бързо сортиране, филтриране, обща сума или изчисляване на данните в таблицата. Можете също да използвате функцията за таблица, за да разделяте набори от свързани данни, като организирате тези данни в множество таблици в един работен лист. За повече информация вижте Общ преглед на таблиците на Excel.
