Когато съдържанието на сайта е логически организирано и лесно за намиране, е по-лесно да се поддържа и управлява, а потребителите на сайта са по-продуктивни. Като администратор на колекция от сайтове или собственик на сайт, можете да планирате стратегията за сайта си, преди да създадете своя сайт. В тази статия разглеждаме:
- Какъв вид съдържание ще имате в сайтовете?
- Как потребителите ще намират и ще имат достъп до съдържание?
- Какво трябва потребителите да правят със съдържанието?
Какъв вид съдържание ще имате в сайтовете?
След като сте помислили за броя и типа на желаните сайтове, планирайте съдържанието, което ще се съхранява в тези сайтове. Целта на това планиране на съдържание е да определите:
- Какви видове списъци, библиотеки или страници искате да създадете в сайтовете, за да организирате съдържание Библиотеките могат да се използват за съхраняване на документи и други файлове, докато списъците могат да бъдат полезни за проследяване на задачи или проблеми. Страниците са отделни елементи в сайта, където можете да показвате съдържание, приложения, връзки и други.
- Какви видове приложения искате да включитеSharePoint вградени приложения, като например библиотеки с документи и списъци, но можете също да създавате свои собствени приложения или да купувате приложения от други доставчици в SharePoint магазина.
- Дали искате да създадете типове съдържание Типовете съдържание ви помагат да персонализирате начина, по който обработвате и проследявате определени видове съдържание.
Вашата организация може да иска да извърши този тип планиране по централизиран начин (особено по отношение на типовете съдържание), но това е също и вид планиране, което трябва да насърчавате да извършват отделните собственици на сайтове, докато персонализират сайтовете, за които те носят отговорност.
Какви типове приложения искате да добавите?
Освен да мислите за типовете съдържание, може да помислите и за другите видове информация, която ще се съхранява в сайтовете, или за видовете задачи, за управление на които хората във вашата организация биха желали да използват сайтовете. Това ще ви помогне да планирате различните видове приложения, които може да искате да добавите към сайтове, за да започнете. Например ако знаете, че искате място за съхранение на документи, вероятно ще искате да добавите библиотека с документи. Ако знаете, че искате да следите важни дати, вероятно ще ви трябва календар.
Не е нужно да добавяте всички приложения, които евентуално ще ви потрябват, веднага. Собствениците на сайтове могат да добавят и премахват нови приложения с течение на времето, когато нуждите на бизнеса се променят. Но ранното планиране как искате да персонализирате съдържанието на вашите сайтове може да ви помогне да гарантирате, че сайтовете са полезни веднага за потребителите.
SharePoint включва вградени приложения, които са полезни за редица бизнес цели – от съхранение и управление на документи до управление и проследяване на проекти и комуникация. Можете да добавите няколко екземпляра на тези типове приложения към сайт. Можете също да купувате и добавяте приложения на други разработчици от SharePoint магазина към вашия сайт.
За повече информация вж. "Добавяне на приложение към сайт " и "Закупуване на приложение от SharePoint магазина".
Трябва ли да дефинирате типове съдържание?
Типовете съдържание позволяват на потребителите на сайта бързо да създават специализирани видове съдържание с помощта на командата "Нов елемент " или " Нов документ " в списък или библиотека. Типовете съдържание са полезни, защото предоставят на собствениците на сайтове начин да гарантират съгласуваността на съдържанието във всички сайтове. Типовете съдържание също така правят възможно един списък или библиотека да съдържа няколко типа елементи или типове документи. Собствениците на сайтове могат да конфигурират предварително определени подробности за съдържанието, когато настройват типове съдържание за сайт, списък или библиотека.
Собствениците на сайтове могат да дефинират типове съдържание за елементи от списъци, документи или папки.
Може да сметнете за полезно да дефинирате типове съдържание за част от съдържанието, ако то отговаря на някой от следните критерии:
| Ако това е така: | Типовете съдържание могат да са ви полезни по следните начини: |
|---|---|
| Имате определени типове документи, които имат стандартизиран формат или предназначение, и искате те да бъдат съгласувани в цялата ви организация. | Конфигурирайте типовете съдържание на сайта за тези типове документи на ниво екипен сайт, така че да са достъпни за използване във всички подсайтове на екипния сайт. По този начин всички потребители във вашата организация ще създават тези документи по последователни начини. |
| Имате определени шаблони, които хората трябва да използват за определени видове документи. | Добавете тези шаблони за документи към съответните типове съдържание, така че всички нови документи, създадени от типа съдържание, да използват шаблона. |
| Има стандартен набор от информация, която искате да проследявате за определени типове документи или елементи. | Добавете колони към вашия тип съдържание, за да проследявате тази информация. Ако някаква информация е особено важна, можете да посочите тези колони като необходими. Можете също да предоставите стойности по подразбиране за конкретни колони, когато конфигурирате типа съдържание. |
| Има дефиниран бизнес процес за това как винаги да се обработват или преглеждат определени типове документи. | Помислете за конфигуриране на работни потоци за конкретни типове съдържание. Можете да използвате работни потоци за управление на бизнес процеси, като например преглед или одобрение на документ. |
След като идентифицирате съдържанието, за което може да искате да дефинирате типове съдържание, трябва да помислите къде искате да дефинирате типовете съдържание. Ако дефинирате типове съдържание на сайт на ниво екипен сайт, те ще бъдат широко достъпни за повторно използване в списъците и библиотеките на всички подсайтове на вашия екипен сайт. Отделните собственици на сайтове могат също да дефинират типовете съдържание за своите сайтове, въпреки че тези типове съдържание ще бъдат достъпни за използване в списъци и библиотеки само на този сайт и всички сайтове под него.
Може да сметнете за полезно да създадете електронна таблица или таблица, която съдържа информацията, която искате да включите, когато дефинирате типовете съдържание. Можете например да започнете със създаване на нещо основно като таблицата по-долу и след това да го адаптирате така, че да включва допълнителна информация, която може да ви е полезна за проследяване, като например сайтовете или екипите, които ще използват типовете съдържание:
| Нов тип съдържание | Родителски тип съдържание | Колони | Шаблон на документ | Работни потоци |
|---|---|---|---|---|
| Задайте името на типа съдържание, който искате да създадете. | Задайте родителския тип съдържание, от който ще бъде създадено. | Покажете списък на новата или съществуващата колона, която искате да добавите към типа съдържание. | Посочете дали ще има шаблон за документ, свързан с типа съдържание. | Задайте дали ще има работни потоци, свързани с типа съдържание. |
За повече информация относно работата с типове съдържание вж. "Създаване или персонализиране на тип съдържание".
Как потребителите ще намират и ще имат достъп до съдържание?
Помислете как потребителите на сайта ще намират и използват съдържанието на вашите сайтове на SharePoint. Този вид планиране ще ви помогне да вземете решения как да конфигурирате навигацията и търсенето за екипния сайт и неговите подсайтове.
Какви сайтове искате да включите във вашата глобална навигация?
За да планирате навигацията си, може да сметнете за полезно да създадете диаграма на сайтовете в йерархията на вашия сайт. Ако вече сте създали диаграма, докато планирате сайтове, можете да започнете с тази диаграма и да я модифицирате. Да включите всички подсайтове на вашия екипен сайт. Можете също да искате да включите всички важни списъци или библиотеки, които съществуват в екипния сайт и неговите подсайтове. Това ще ви помогне да определите с един поглед важните местоназначения, които потребителите на сайта биха искали да намерят, ако започват от началната страница на екипния ви сайт.
Горната навигационна лента на сайт предоставя така наречената глобална навигация.
По подразбиране всеки сайт използва своя собствена навигация в горната част, но можете да решите да позволите на сайтовете да наследяват горната навигация от родителския сайт, така че навигацията да е еднаква за всички сайтове. Можете да конфигурирате кои сайтове да се показват в горната навигационна лента. Можете също да включите връзки към всеки друг URL адрес, който искате, в случай че искате да интегрирате връзки към външни ресурси в навигацията на вашия сайт. За повече информация относно персонализирането на горната навигационна лента вж. "Персонализиране на навигацията на вашия екипен сайт".
Ако имате много подсайтове за своя екипен сайт, може да не искате да ги показвате всички в горната лента с връзки, тъй като това може да е много трудно за потребителите на сайта. Но също така не искате да правите важни сайтове или съдържание неоткриваеми. Използвайте диаграмата на йерархията на вашия сайт, за да идентифицирате ключовите сайтове, които искате да покажете във вашата глобална навигация.
Как хората ще навигират в сайтове?
Освен горната навигационна лента, сайтовете показват и навигационен елемент от лявата страна на страницата, наречен "Бързо стартиране".
Обикновено "Бързо стартиране" показва връзки, които са специфични за текущия сайт, и може да се използва за подчертаване на съдържанието, което е най-важно. Когато създавате нов списък или библиотека, под Последни в "Бързо стартиране" автоматично се показва нова връзка. Само най-новите пет връзки се показват в частта Последни.
Можете да персонализирате "Бързо стартиране", за да добавяте или премахвате връзки към списъците и библиотеките на сайта. Можете също да групирате връзки под заглавия по избор. Ако изберете всички подсайтове да наследяват глобалната навигация, тогава за собствениците на сайтове ще бъде важно да персонализират навигацията на "Бързо стартиране", защото това ще бъде основният начин, по който потребителите ще намират съдържание в даден сайт, когато го посещават. Ако решите подсайтовете да не наследяват глобалната навигация от екипния сайт, потребителите ще могат да използват както горната лента за връзки, така и бързото стартиране на подсайт, за да намерят съдържанието в него. За повече информация относно редактирането на връзките в "Бързо стартиране" вж. "Персонализиране на навигацията на вашия екипен сайт".
За какво трябва да помислите, когато планирате търсенето?
Вашите потребители са по-склонни да искат да използват SharePoint, когато могат лесно да намерят нужната им информация. Като използвате функции за съдържание, като например типове съдържание, или като добавяте колони с метаданни към списъци и библиотеки, можете да направите съдържанието по-откриваемо чрез търсене.
Администраторите на колекция от сайтове и администраторите на сайтове могат да извършват редица конфигурации, за да персонализират възможностите за търсене за потребителите.
| За да направите това: | Вижте тази тема: |
|---|---|
| За да персонализирате стила и настройките, които засягат резултатите от търсене, можете да персонализирате центъра за търсене и уеб частите, използвани в страниците на центъра за търсене. | Управление на центъра за търсене в SharePoint |
| Създайте правила за заявки, за да подобрите начина, по който търсенето отговаря на намерението на потребителя. | Управление на правилата за заявки |
| Персонализиране на източниците на резултати за търсенията. | Управление на източници на резултати |
| Преглеждайте, създавайте или променяйте контролирани свойства или съпоставяйте обходени свойства с контролирани свойства. | Управление на схемата на търсене в SharePoint |
| За да експортирате и импортирате персонализирани настройки за конфигуриране на търсене между сайтове. Настройките, които експортирате и импортирате, включват всички персонализирани правила за заявки, източници на резултати, типове резултати, модели на класиране и настройки за търсене на сайтове. | Експортиране и импортиране на персонализирани настройки на конфигурацията на търсенето |
Как съдържанието става достъпно при търсене
Планирана е услугата за търсене да обхожда съдържанието на SharePoint на всеки пет минути. След като един елемент е добавен към сайт на SharePoint, ще има определен период от време, преди той да бъде индексиран и върнат в резултатите от търсенето. Този период от време варира в зависимост от текущите дейности на потребителя. Задачи като мигриране на сайт, надстройка и поддръжка увеличават натоварването на канала за индексиране. Новите елементи обикновено трябва да се показват в резултатите от търсенето в рамките на един час.
Какво трябва потребителите да правят със съдържанието?
Като зададете някои основни въпроси за това какво трябва да правят потребителите на сайта със съдържанието, можете да определите как може да се наложи да конфигурирате определени сайтове, списъци или библиотеки и какви конкретни функции може да се наложи потребителите на сайта да използват.
| Въпроси за разглеждане: | Съображения за конфигурацията на съдържанието: |
|---|---|
| Трябва ви да проследявате версии на определени видове документи или елементи от списъци? |
|
| Потребителите на сайта ще имат ли нужда от възможността да работят или да работят съвместно едновременно върху определени видове документи? |
|
| Дали определени видове съдържание трябва да бъдат одобрени, преди да станат широко достъпни |
|
| Определени видове документи подчинени ли са на конкретни бизнес процеси или на човешки работни потоци? |
|
| Ще използвате ли списъци за управление или управление на процеси? |
|
| Ще има ли поверително съдържание на сайтове, чийто общ достъп трябва да бъде ограничен |
|
| Ще трябва ли потребителите да получават актуализации за промени в съдържанието? |
|