Otevření a používání sdílené poštovní schránky v Outlooku

Přidání sdílené poštovní schránky do nového Outlooku

Jakmile vás správce přidá jako člena sdílené poštovní schránky, zavřete a restartujte nový Outlook. Sdílená poštovní schránka by se měla automaticky zobrazit v podokně složek.

Co dělat, když to nefunguje?

Pokud vás správce přidal do sdílené poštovní schránky nedávno, může trvat několik minut, než se sdílená poštovní schránka zobrazí. Chvíli počkejte a pak zavřete a znovu spusťte nový Outlook. Nebo přidejte sdílené pole ručně.

1. V navigačním podokně v novém Outlooku vyberte Pošta .

2. V podokně složek klikněte pravým tlačítkem na název účtu a vyberte Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku.
   

3. V okně Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku zadejte název poštovní schránky, ke které chcete získat přístup, například info@contoso.com.

   Poznámka

   Sdílenou poštovní schránku můžete přidat kdykoli, ale než ji začnete používat, musí vás správce IT přidat jako člena.

Vyhledání sdílené poštovní schránky v podokně složek

V podokně složek vlevo vyhledejte složku Sdílené se mnou . Výběrem složky ji rozbalte. Vaše sdílená poštovní schránka je podsložka v části Sdílí se se mnou. Když tam vyberete název sdílené poštovní schránky, rozbalí se a zobrazí se standardní e-mailové složky, jako jsou Doručená pošta, Koncepty a Odeslaná pošta.

Odeslání e-mailu ze sdílené poštovní schránky

1. V navigačním podokně v novém Outlooku pro Windows vyberte Pošta .
2. Na kartě Domů vyberte Nová>pošta.
3. Pokud v horní části zprávy (vedle tlačítka Odeslat) nevidíte pole Od, vyberte na kartě Možnosti možnost Zobrazit odesílatele.
4. Ve zprávě vyberte možnost Od a změňte nastavení na sdílenou e-mailovou adresu. Pokud sdílenou e-mailovou adresu nevidíte, zvolte Jiná e-mailová adresa a potom zadejte sdílenou e-mailovou adresu.
5. Dokončete psaní zprávy a zvolte Odeslat.
   Když budete chtít od této chvíle poslat zprávu ze sdílené poštovní schránky, bude adresa dostupná v rozevíracím seznamu Od .
   Kdykoli odešlete zprávu ze sdílené poštovní schránky, příjemci uvidí jenom sdílenou e-mailovou adresu uvedenou ve zprávě.

Odpovídání na e-maily poslané do sdílené poštovní schránky

1. Otevřete nový Outlook pro Windows.
2. Otevřete e-mail, na který chcete odpovědět.
3. V poli Od v horní části zprávy byste měli vidět název sdílené poštovní schránky. Pokud ne, zvolte v rozevíracím seznamu Od sdílenou poštovní schránku.
4. Dokončete psaní zprávy a zvolte Odeslat.
   Když budete chtít poslat zprávu ze sdílené poštovní schránky, bude adresa dostupná v rozevíracím seznamu Od .
   Když pošlete zprávu ze sdílené poštovní schránky, příjemcům se ve zprávě zobrazí jenom sdílená e-mailová adresa.

Hledání ve sdílené poštovní schránce

Jakmile do nového Outlooku přidáte sdílenou poštovní schránku, bude vyhledávání v této schránce probíhat stejným způsobem jako v primární poštovní schránce.

1. Otevřete nový Outlook pro Windows.
2. Vyberte složku ve sdílené poštovní schránce v podokně složek.
3. Do pole Hledat v horní části okna Outlooku zadejte dotaz, který chcete použít pro hledání, a stiskněte Enter.
   V seznamu zpráv se zobrazí výsledky hledání z vybrané složky ve sdílené poštovní schránce.

Použití sdíleného kalendáře ze sdílené poštovní schránky

Až vás správce přidá jako člena sdílené poštovní schránky, zavřete Outlook a potom ho znovu spusťte. Sdílený kalendář spojený se sdílenou poštovní schránkou se automaticky přidá do seznamu kalendářů.

1. V novém Outlooku přejděte do zobrazení kalendáře a zvolte sdílenou poštovní schránku.
   Když do kalendáře zadáte schůzky, zobrazí se všem členům sdílené poštovní schránky.
2. Každý uživatel, který je členem sdílené poštovní schránky, může v kalendáři vytvářet, zobrazovat a spravovat události stejným způsobem jako svoje osobní události. Každému uživateli, který členem sdílené poštovní schránky, se zobrazí jeho změny sdíleného kalendáře.

Použití sdíleného seznamu kontaktů v poštovní schránce

Kontakty sdílených poštovních schránek a poštovních schránek jiných uživatelů nejsou v novém Outlooku momentálně dostupné. Organizace Microsoft Outlook aktivně pracuje na aktualizaci tohoto systému.

Dostupnost doplňků ve sdílených poštovních schránkách

V novém Outlooku pro Windows se podpora doplňků ve sdílených poštovních schránkách liší podle konkrétního scénáře a podle toho, jestli byla sdílená poštovní schránka povýšena na úplný účet. Další informace o těchto scénářích najdete v tématu Použití doplňků v Outlooku.

Co dalšího potřebuji vědět o sdílených poštovních schránkách v novém Outlooku?

Další informace o tom, jak přidat sdílenou poštovní schránku jako účet, najdete tady. Když přidáte sdílenou poštovní schránku jako účet, budete podporovat tyto možnosti:

Další funkce, které dnes nejsou dostupné pro sdílené poštovní schránky, ale přidáme je v budoucí aktualizaci:

• Udělení nového delegovaného přístupu k poštovní schránce

Tady je několik tipů pro e-mail, které pomohou výkonným asistentům a delegátům lépe se orientovat ve správě poštovních schránek v novém Outlooku.

Tipy pro e-mail

Filtry pošty a pravidla pro výkonné správce

V novém Outlooku můžou vedoucí pracovníci správci snadno najít pozvánky na schůzky pomocí filtru Má kalendářové pozvánky .

Pro účet vedoucího pracovníka můžete taky nastavit pravidlo pro Email přijaté pro ostatní, které pak budete automaticky přesouvat do samostatné složky a kategorizovat podle svých představ.

Vytváření úkolů přetažením e-mailů

Snadno si udržíte přehled tím, že přetahujete e-maily do zobrazení Můj den a měníte je na úkoly.

Připnutí e-mailů pro rychlý přístup

E-mail si teď můžete připnout tak, aby se zobrazoval v horní části doručené pošty, a ušetřit tak čas, který byste jinak museli vracet a hledat. Najeďte na e-mail nebo na něj klikněte pravým tlačítkem a vyberte Připnout , abyste ho připnuli.

Plánování odeslání e-mailu

V dnešním hybridním pracovním světě může být váš den nocí někoho jiného, takže nechcete někomu uprostřed noci posílat e-mail. S novým Outlookem je snadné poslat e-mail, když chcete. Stačí vybrat šipku rozevíracího seznamu vedle Odeslat a zvolit Naplánovat odeslání.

Odložení e-mailu

Někdy je e-mail velmi důležitý, ale ještě ne. Pomocí funkce Připomenout znovu můžete naplánovat čas, kdy se má e-mail znovu doručit do vaší doručené pošty, a objevit se v požadovaném čase, abyste jej mohli vyřídit, když je pro vás ten správný čas. Stačí kliknout pravým tlačítkem na libovolnou zprávu a zvolit Odložit nebo vybrat Připomenout znovu na pásu karet. Potom zvolte čas doručení zásilky.

Přidání sdílené poštovní schránky do klasického Outlooku

Až vás správce přidá jako člena sdílené poštovní schránky, zavřete Outlook a potom ho znovu spusťte. Sdílená poštovní schránka by se měla automaticky zobrazit v podokně složek v klasickém Outlooku.

Co dělat, když to nefunguje?

• Pokud vás správce přidal do sdílené poštovní schránky nedávno, může trvat několik minut, než se sdílená poštovní schránka zobrazí. Chvíli počkejte a pak zavřete a znovu spusťte Outlook.

• Pokud to nepomůže, přidejte sdílenou poštovní schránku do Outlooku ručně:

  1. Otevřete klasický Outlook.
  2. Na pásu karet vyberte kartu Soubor a pak vyberte Nastavení účtu>. Nastaveníúčtu.
  3. Vyberte kartu E-mail.
  4. Zkontrolujte, jestli je zvýrazněný správný účet, a potom zvolte Změnit.
  5. Zvolte Další nastavení>,Upřesnit>:Přidat.
  6. Zadejte sdílenou e-mailovou adresu, například info@contoso.com.
  7. Zvolte OK>OK.
  8. Zvolte Další>Dokončit>Zavřít.

Odeslání e-mailu ze sdílené poštovní schránky

1. Otevřete klasický Outlook.
2. Zvolte Nový e-mail.
3. Pokud v horní části zprávy nevidíte pole Od , zvolte Možnosti>Od.
4. Ve zprávě vyberte možnost Od a změňte nastavení na sdílenou e-mailovou adresu. Pokud sdílenou e-mailovou adresu nevidíte, zvolte Jiná e-mailová adresa a potom zadejte sdílenou e-mailovou adresu.
5. Zvolte OK.
6. Dokončete psaní zprávy a pak zvolte Poslat.
   Když budete chtít od této chvíle poslat zprávu ze sdílené poštovní schránky, bude adresa dostupná v rozevíracím seznamu Od .
   Když pošlete zprávu ze sdílené poštovní schránky, příjemcům se ve zprávě zobrazí jenom sdílená e-mailová adresa.

Odpovídání na e-maily poslané do sdílené poštovní schránky

1. Otevřete klasický Outlook.
2. Otevřete e-mail, na který chcete odpovědět.
3. V poli Od v horní části zprávy byste měli vidět název sdílené poštovní schránky. Pokud se nezobrazuje, zvolte v rozevíracím seznamu Od sdílenou poštovní schránku.
4. Dokončete psaní zprávy a pak zvolte Poslat.
   Když budete chtít poslat zprávu ze sdílené poštovní schránky, bude adresa dostupná v rozevíracím seznamu Od .
   Když pošlete zprávu ze sdílené poštovní schránky, příjemcům se ve zprávě zobrazí jenom sdílená e-mailová adresa.

Hledání ve sdílené poštovní schránce

Po přidání sdílené poštovní schránky do Outlooku je vyhledávání v této schránce podobné hledání v primární poštovní schránce.

1. Otevřete klasický Outlook.
2. Na panelu složek vlevo vyberte složku ve sdílené poštovní schránce.
3. Zadejte dotaz do vyhledávacího pole v horní části pásu karet (panel nástrojů).
4. Vyhledávání zahájíte stisknutím klávesy Enter nebo výběrem tlačítka Lupa na pravé straně vyhledávacího pole.
   Seznam zpráv vrátí výsledky hledání z vybrané složky ve sdílené poštovní schránce.

Použití sdíleného kalendáře

Až vás správce přidá jako člena sdílené poštovní schránky, zavřete Outlook a potom ho znovu spusťte. Sdílený kalendář spojený se sdílenou poštovní schránkou se automaticky přidá do seznamu kalendářů.

1. V klasickém Outlooku přejděte do zobrazení kalendáře a zvolte sdílenou poštovní schránku.
   
2. Když do kalendáře zadáte schůzky, zobrazí se všem členům sdílené poštovní schránky.
3. Každý uživatel, který je členem sdílené poštovní schránky, může v kalendáři vytvářet, zobrazovat a spravovat události stejným způsobem jako svoje osobní události. Každému uživateli, který členem sdílené poštovní schránky, se zobrazí jeho změny sdíleného kalendáře.

Používání sdíleného seznamu kontaktů

Až vás správce přidá jako člena sdílené poštovní schránky, zavřete Outlook a potom ho znovu spusťte. Sdílený seznam kontaktů spojený se sdílenou poštovní schránkou se automaticky přidá do seznamu Vlastní kontakty.

1. V klasickém Outlooku zvolte People.
2. V části Vlastní kontakty zvolte složku kontaktů pro seznam sdílených kontaktů.
   

Dostupnost doplňků ve sdílených poštovních schránkách

V klasickém Outlooku ve Windows se podpora doplňků ve sdílených poštovních schránkách liší podle konkrétního scénáře. Další informace o těchto scénářích najdete v tématu Použití doplňků v Outlooku.

Přidání sdílené poštovní schránky tak, aby se zobrazovala pod primární poštovní schránkou

Tento způsob je vhodný, pokud chcete sledovat poštu z primární i sdílené poštovní schránky současně. Po dokončení této akce se sdílená poštovní schránka a její složky zobrazí v levém navigačním podokně pokaždé, když otevřete Outlook na webu.

1. Přihlaste se ke svému účtu v aplikaci Outlook na webu.
2. U poštovních schránek systému Exchange Online klikněte pravým tlačítkem na Složky v levém navigačním podokně a pak zvolte Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku. U místních poštovních schránek Exchange klikněte pravým tlačítkem na název primární poštovní schránky (například Jana Chvojková) v levém navigačním podokně a pak zvolte Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku.
   
3. V dialogovém okně Přidat sdílenou složku zadejte název sdílené poštovní schránky, jejímž členem jste, například info@contoso.com.

Sdílená poštovní schránka se zobrazí v seznamu složek v aplikaci Outlook na webu. Složky sdílené poštovní schránky můžete rozbalit i sbalit stejně jako u vaší primární poštovní schránky. Sdílenou poštovní schránku můžete taky ze seznamu složek odebrat. Pokud ji chcete odebrat, klikněte pravým tlačítkem myši na sdílenou poštovní schránku a potom klikněte na Odstranit sdílenou složku.

Příjem oznámení o nových zprávách ve sdílené poštovní schránce

Pokud chcete dostávat oznámení o nových zprávách ve složce Doručená pošta sdílené poštovní schránky, musíte ji otevřít v samostatném okně prohlížeče.

Otevření sdílené poštovní schránky v samostatném okně prohlížeče

Tento způsob je vhodný, pokud chcete zobrazovat a spravovat poštu sdílené poštovní schránky v samostatném okně prohlížeče. Tato metoda také umožňuje přijímat oznámení o nových položkách ve složce Doručená pošta sdílené poštovní schránky.

1. Přihlaste se ke svému účtu v aplikaci Outlook na webu.

2. Na navigačním panelu aplikace Outlook na webu vyberte své jméno. Zobrazí se seznam.

3. Klikněte na Otevřít jinou poštovní schránku.

4. Zadejte e-mailovou adresu poštovní schránky, kterou chcete otevřít, a pak vyberte Otevřít. Jiná relace aplikace Outlook na webu se otevře v samostatném okně, které umožňuje přístup k poštovní schránce.

   Tip:

   Pokud jste nesprávně zadali e-mailovou adresu poštovní schránky, zobrazí se zpráva, že se nenašel žádný výsledek. Zkuste zadat e-mailovou adresu znovu.

Odeslání e-mailu ze sdílené poštovní schránky

1. Zvolte Nová pošta nad seznamem složek. V podokně čtení se zobrazí formulář nové zprávy.

2. V horní části zprávy zvolte >Zobrazit odesílatele.
   
   Tady vidíte, že tato e-mailová zpráva se jejím příjemcům zobrazí jako odeslaná ze sdílené poštovní schránky, a ne z vašeho vlastního e-mailového účtu.

3. Při prvním použití sdílené poštovní schránky musíte přidat adresu do možností dostupných v rozevíracím seznamu Od :

   1. Klikněte pravým tlačítkem na adresu Od a zvolte Odebrat.
      
   2. Zadejte sdílenou adresu. Až budete ze sdílené poštovní schránky odpovídat příště, její adresa se zobrazí jako možnost v rozevíracím seznamu Od .

4. Pro přidání příjemce, zadejte jméno kohokoli ze své složky kontaktů nebo adresáře vaší organizace nebo napište e-mailovou adresu do pole Komu nebo Kopie . Když poprvé zadáte jméno určité osoby, vyhledá Outlook na webu její adresu. V budoucnu se jméno načte z mezipaměti a vyhledá se rychleji.

5. Zadejte Předmět.

6. Napište zprávu, kterou chcete poslat.

7. Až budete mít zprávu hotovou, vyberte Odeslat.

Odpovídání na e-maily poslané do sdílené poštovní schránky

Když poprvé odpovídáte na zprávu poslanou do sdílené poštovní schránky, musíte přidat sdílenou adresu do rozevíracího seznamu Od . Tady je postup:

1. Otevřete Outlook na webu a přejděte do své sdílené poštovní schránky.
2. Otevřete zprávu, která byla odeslaná na sdílenou adresu.
3. Vyberte Odpovědět.
4. V horní části zprávy zvolte >Zobrazit odesílatele.
   
5. Klikněte pravým tlačítkem na adresu Od a zvolte Odebrat.
   
6. Zadejte sdílenou adresu a odešlete zprávu. Až budete ze sdílené poštovní schránky odpovídat příště, její adresa se zobrazí jako možnost v rozevíracím seznamu Od .

Odesílání automatických odpovědí ze sdílené poštovní schránky

Oprávnění k nastavení možnosti odesílat automatické odpovědi ze sdílené poštovní schránky má jenom správce Microsoftu 365. Pokyny získáte od správce v článku Vytvoření sdílené poštovní schránky.

Dostupnost doplňků ve sdílených poštovních schránkách

V Outlook na webu se podpora doplňků ve sdílených poštovních schránkách liší v závislosti na konkrétním scénáři a způsobu přístupu ke sdílené poštovní schránce. Další informace o těchto scénářích najdete v tématu Použití doplňků v Outlooku.