Jedním z prvních kroků při řízení projektu je přidání úkolů, které budou váš projekt realizovat. Seznam úkolů může být jednoduchý, jako třeba kontrolní seznam věcí, které je nutné udělat, nebo může být trochu složitější a obsahuje data zahájení a dokončení, vztahy s dalšími úkoly a další související informace o úkolech. Jednoduchý kontrolní seznam úkolů i naplánovaný seznam úkolů používají na webu stejný seznam, takže můžete začít s jednoduchým kontrolním seznamem a později přidávat k úkolům podrobnosti, aby vznikl naplánovaný seznam úkolů.
Přidání jednoduchého kontrolního seznamu úkolů
Pokud s plánováním projektu teprve začínáte nebo nepředpokládáte, že by projekt mohl být nějak zvlášť složitý, může vám k efektivnímu řízení projektu stačit jednoduchý kontrolní seznam úkolů. Váš kontrolní seznam může obsahovat termíny splnění úkolů projektu a přiřazení pro členy projektového týmu.
Přidání jednoduchého kontrolního seznamu úkolů:
- Na panelu Snadné spuštění svého webu klikněte na Úkoly.
- Na stránce Úkoly klikněte na Upravit.
- Do sloupce Název úkolu zadejte název každého úkolu, který je potřeba v projektu dokončit. Pokud chcete po přidání úkolu přejít na další řádek, stiskněte Enter .
Tip:
Chcete přidat nový úkol mezi dva úkoly, které už jsou uvedené? Klikněte do pole nalevo od zaškrtávacího políčka existujícího úkolu a stiskněte klávesu Insert. Nový řádek se přidá nad stávající vybraný úkol. Můžete taky kliknout na Vložit ve skupině Hierarchie na kartě Úkoly .
Ve sloupci Termín splnění zadejte nebo vyberte datum, kdy mají být jednotlivé úkoly v seznamu dokončené. Pokud si nejste jistí, kdy se má úkol dokončit, nechte u úkolu tento sloupec prázdný.
Ve sloupci Přiřazeno zadejte nebo vyberte jméno každého člověka, který bude pracovat na jednotlivých úkolech v seznamu.
Tip:
Doporučený postup je přiřadit ke každému úkolu jenom jednoho člověka. Pokud potřebujete přiřadit více lidí, může to vést k problémům s označováním úkolů jako dokončených. Pokud Anna práci na úkolu dokončí, má smysl, aby si ho na stránce Moje úkoly označila jako dokončený. Úkol se tak ale označí jako dokončený pro všechny přiřazené osoby, nejen pro Annu. Někdo jiný, kdo na úkolu pracuje, může ještě udělat nějakou práci. Pokud se rozhodnete, že i tak potřebujete k úkolu přiřadit víc než jednu osobu, můžete jména oddělit středníkem (;).
Po přidání jednoduchého kontrolního seznamu úkolů klikněte na tlačítko Zastavit.
Dalším rychlým způsobem, jak přidat jednoduchý kontrolní seznam úkolů, je vložit seznam z excelového listu. Pokud jsou sloupce použité v listu zarovnané se sloupci zobrazenými na stránce Úkoly , můžete jednoduše kliknout do seznamu úkolů a vložit data listu. Pokud je to možné, budou jména spárována s účty ve sloupci Přiřazeno .
Při práci na projektu můžete zaškrtnout políčko vedle názvu každého úkolu, když bude úkol dokončený.
Pokud zjistíte, že potřebujete větší kontrolu nad úkoly v jednoduchém kontrolním seznamu, můžete pomocí postupu v následující části přidat ke svým úkolům podrobnosti a vytvořit tak rozsáhlejší plánovaný seznam.
Přidání naplánovaného seznamu úkolů
Pokud je váš projekt poněkud složitý, můžete zjistit, že naplánovaný seznam úkolů vám pomůže lépe zvládnutelně sledovat práci.
Přidání naplánovaného seznamu úkolů:
Na panelu Snadné spuštění svého webu klikněte na Úkoly.
Na stránce Úkoly klikněte na Nový úkol. Nebo na kartě Úkoly na pásu karet klikněte na Nová položka.
Poznámka
Pokud jste si původně vytvořili jednoduchý kontrolní seznam úkolů, ale projekt se postupně rozrostl na náročnější, můžete ke stávajícím úkolům snadno přidat další podrobnosti. Pokud chcete vybrat úkol, klikněte do pole nalevo od jeho zaškrtávacího políčka a pak na pásu karet na kartě Úkoly klikněte na Upravit položku. Tím se úkol otevře a můžete přidat více podrobností plánování.
Do pole Název úkolu zadejte název úkolu.
Zadejte nebo vyberte datum zahájení a dokončení úkolu v polích Datum zahájení a Termín splnění . Pokud si nejste jisti ani jedním z těchto dat, tuto informaci prozatím ponechte. Můžete se kdykoli vrátit a přidat informace úpravou úkolu.
Do pole Přiřazeno zadejte jméno nebo e-mailovou adresu osoby, která má na úkolu pracovat.
Tip:
Doporučený postup je přiřadit ke každému úkolu jenom jednoho člověka. Pokud potřebujete přiřadit více lidí, může to vést k problémům s označováním úkolů jako dokončených. Pokud Anna práci na úkolu dokončí, má smysl, aby si ho na stránce Moje úkoly označila jako dokončený. Úkol se tak ale označí jako dokončený pro všechny přiřazené osoby, nejen pro Annu. Někdo jiný, kdo na úkolu pracuje, může ještě udělat nějakou práci. Pokud se rozhodnete, že i tak potřebujete k úkolu přiřadit víc než jednu osobu, můžete jména oddělit středníkem (;).
Pokud už práce na úkolu začala, zadejte do pole Dokončeno % procentuální hodnotu, abyste přibližně označili, kolik práce je hotovo a co ještě zbývá udělat.
Tip:
Toto pole je skvělé pro členy projektového týmu, pokud ho můžou pravidelně aktualizovat. Pomůže vám zjistit, jak pokračují práce na projektu a jestli je projekt na dobré cestě k dokončení včas.
Pokud chcete poskytnout podrobnější informace o práci, která je s tímto úkolem spojena, zadejte stručný popis úkolu do pole Popis . To může být užitečné pro vedení nebo jiné zúčastněné strany, které se snaží vašemu projektu porozumět.
Pomocí polí a tlačítek vedle předchůdců můžete označit, které úkoly v projektu je nutné dokončit před zahájením aktuálního úkolu.
Řekněme třeba, že vytvoříte úlohu s názvem "Publikovat tiskovou zprávu", která nemůže začít, dokud se nedokončí úkol "Napsat tiskovou zprávu". V poli vlevo vyberte úkol Napsat tiskovou zprávu a kliknutím na tlačítko Přidat jej přesuňte do pole vpravo. To znamená, že úkol Napsat tiskovou zprávu je předchůdcem úkolu Publikovat tiskovou zprávu (tj. předchází němu).Ze seznamu Priorita vyberte odpovídající úroveň priority.
Ze seznamu Stav úkolu vyberte odpovídající úroveň stavu.
Tip:
Toto je další pole, které můžou členové projektového týmu pravidelně aktualizovat. Může vám pomoct udržet si přehled o pracovních blokádách, zpožděních v plánech a dalších důležitých problémech s plánováním.
Klikněte na Uložit.
Práce se seznamem úkolů
Když pracujete se seznamem úkolů, úkoly s červeně zobrazenými termíny splnění se opozdijí. Když zaškrtnutím políčka vedle úkolu označíte pozdní úkol jako dokončený, termín splnění se už nebude zobrazovat červeně.
Kliknutím na odkazy zobrazení nad seznamem úkolů můžete taky přepínat mezi různými zobrazeními. Můžete si vybrat z možností Všechny úkoly, Kalendář, Dokončeno, Ganttův diagram, Zpožděné úkoly, Moje úkoly a Nadcházející, případně můžete upravit existující zobrazení či vytvořit vlastní zobrazení seznamu úkolů. Pokud zobrazení, které chcete použít, není uvedené nad seznamem úkolů, klikněte na Kliknutím sem zobrazit další možnosti (...) vedle odkazů zobrazení a zvolte zobrazení, které chcete použít. Další informace o vytváření vlastního zobrazení naleznete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.
Po přidání podrobných úkolů do projektu můžete udělat následující kroky: