|
Pokud plánujete sledovat informace o nákladech, jste na správném místě. Zjistíte, jak a kam zadávat různé podrobnosti nákladů, abyste mohli během postupu projektu občas zobrazit a analyzovat celkové náklady.
Pokud budete vědět, kam jdou vaše peníze, budete moct přijímat lepší rozhodnutí pro dokončení projektu v rámci rozpočtu. |
Tipy pro řízení nákladů, než začnete
Tento článek je jedním z mnoha cílů řízení projektu v Průvodci řízením projektů.
-
Odhad nákladů na projekt Historie nákladů na projekty, které se podobají projektu, který plánujete, může být užitečná, když začnete. Pomůže vám vyvarovat se nákladných chyb. Pokud má vaše organizace oddělení správy projektů (PMO), můžete s ním taky projít plány nákladů a rozpočtu nebo požádat zkušeného a informovaného člena týmu o kontrolu vašich odhadů nákladů na úkoly a zdroje. Odhady nákladů jsou záludné – větší organizace postupují podle pokynů odborníka PMO nebo si najímají profesionály na vytváření odhadů nákladů.
-
Znalost typů nákladů v Projectu Většina nákladů na projekt pochází z pracovních zdrojů – lidí, kteří pracují na přiřazených úkolech, nebo materiálů a vybavení potřebných k dokončení projektu. Náklady na zdroje jsou obvykle založené na hodinových mzdových sazbách nebo jednotkových sazbách, ale můžou to být i jednorázové náklady jako honoráře pro konzultanty, náklady dodavatelů nebo náklady na cestovné. Náklady nepřiřazené ke zdrojům se obvykle zadávají jako pevné náklady pro konkrétní úkoly nebo celý projekt.
-
Zadávání nákladů Náklady na zdroje se zadávají v zobrazení Seznam zdrojů pro hodinové pracovníky, pracovníky s platy, dodavatele, náklady na materiál nebo jiné jednorázové náklady na zdroje, například náklady na pojištění nebo obligace. Náklady na úkoly se zadávají do tabulky nákladů, kterou můžete přidat ke kterékoli tabulce úkolů.
-
Získání celkových nákladů Project vypočítá celkové náklady pro všechny náklady, které zadáte, abyste mohli rychle zjistit, jak se náklady na projekt sčítají. Tyto informace sdílejte se zúčastněnými stranami projektu, které na ně pravděpodobně čekají.
-
Nastavení rozpočtu Pokud se celkové náklady podobají rozpočtu, který jste vy a vaši účastníci měli na mysli pro projekt, uložením směrného plánu se tyto celkové náklady vytvoří jako rozpočet projektu. Obvykle to uděláte po zadání všech informací pro projekt a před zahájením jakékoli práce. Rozpočet podle směrného plánu je nutný, pokud plánujete sledovat a řídit náklady, zejména pokud budete provádět jakoukoli analýzu vytvořené hodnoty pro analýzu odchylek nákladů v rámci projektu. Další informace najdete v tématu Nastavení a uložení směrného plánu.
-
Provádění analýzy nákladů:Data nákladů můžete exportovat do Excelu pro hloubkovou analýzu dat pomocí excelových kontingenčních tabulek, diagramů a dalších funkcí, jako jsou podmíněné formátování a minigrafy (jak ukazuje následující obrázek).
Nebo použijte vizuální sestavy v Projectu k zobrazení kontingenčního grafu vytvořené hodnoty (běžně známého jako křivka S).
Data projektu můžete dokonce využít podrobněji a vytvořit pokročilou analýzu pomocí funkce analýzy ANOVA v doplňku Analytické nástroje v Excelu. Co se týče analýzy nákladů v Projectu, jsou vaše možnosti téměř neomezené.
Zadávání nákladů v projektu
|
Zadání nákladů pro zdroje |
Všechno popořádku – začněte zadáváním mzdových sazeb pro lidi, kteří odvedou práci, a jednotkových sazeb pro materiály potřebné k dokončení projektu. Pak zadáte pevné náklady na zdroje pro vybavení společně s jednorázovými náklady, které chcete v projektu sledovat. Project automaticky vypočítá skutečné náklady na základě skutečné vytvořené práce nebo spotřebovaného materiálu u úkolů, ale pokud je potřeba, můžete zadat skutečné náklady u kteréhokoli přiřazeného úkolu, který je dokončený. |
|
Zobrazení celkových nákladů projektu |
Po zadání nákladů na zdroje, úkoly nebo obojí zkontrolujte celkové náklady a zjistěte, jestli je potřeba je upravit, abyste splnili cíl z hlediska nákladů. |
|
Výběr správné sestavy |
V určitém okamžiku budete chtít informovat o nákladech na projekt jiné lidi v organizaci. Použijte předdefinovanou sestavu nákladů, například sestavu finančního toku nebo vytvořené hodnoty, nebo můžete okamžitě zobrazit data nákladů ve vizuální sestavě, třeba v excelovém kontingenčním grafu nebo v kontingenčním diagramu ve Visiu. |
Řízení nákladů na projekt
|
Nastavení a uložení směrného plánu |
Po zadání odhadů nákladů je uložte se směrným plánem pro vytvoření rozpočtu. To vám umožní porovnat plánované náklady se skutečnými náklady vzniklými během prostupu projektu a předpovědět, jestli náklady na projekt dodrží rozpočet nebo ne. |
|
Sledování průběhu plánu, od jednoduchého po odborné |
Sledujte, jak pokračuje práce na úkolech a jak rostou skutečné náklady, abyste mohli určit, jestli projekt dodrží rozpočet nebo jestli existuje riziko překročení rozpočtu. |
|
Analýza vytvořené hodnoty pro nás ostatní |
Provedením analýzy vytvořené hodnoty kdykoli během projektu zjistíte, jestli dosud utracené peníze odpovídají odvedené práci a shodují se s náklady podle směrného plánu nastavenými pro úkoly, zdroje a přiřazení. |
