Úpravy zobrazení SharePointu pomocí filtrování

Filtry snižují množství vrácených dat výběrem položek na základě operací (jako například „větší než“ nebo „menší než“) a hledáním odpovídajících dat. Když vytváříte filtrované zobrazení, měl by váš první indexovaný sloupec ve výrazu filtru co nejvíce snížit objem sady dat. Sadu dat například můžete výrazně zmenšit filtrováním podle pole stavu nebo data. Pokud máte 15 000 položek, měl by první index vrátit méně než 5000 položek. I v případě, že vaše sada dat nemá více než 5000 položek, je dobré tento postup dodržet.

SharePoint vybere první indexovaný sloupec v dotazu a potom použije zbytek sloupců k výběru dat. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení můžou, ale nemusí být indexované. Zobrazení tyto indexy nepoužívá, ani když výsledek filtrovaného zobrazení vrací menší počet položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu.

Máte například dotaz: velikost = velké AND barva = červená. V seznamu se velikost neindexuje, ale barva ano. Za předpokladu, že je v seznamu méně než 5000 červených položek, bude dotaz ve velkém seznamu úspěšný. Pokud ale máte dotaz velikost = velké OR barva = červená, musí databáze prohledat celý seznam, aby v něm našla všechny velké položky, přestože může najít všechny červené položky. Pokud vrátí více než 5000 položek, dotaz se zablokuje.

Pokud ve výrazu filtru používáte dva nebo více sloupců, měl by určující index nebo indexy používat operátor AND. Chcete třeba z dlouhého seznamu zvířat vrátit Psy. Máte neindexovaný sloupec s názvem Druhy, kde je hodnota Pes. Pokud jenom zadáte dotaz Druhy = Pes, dotaz se zablokuje. Pokud ale máte indexovaný sloupec Třída, zadáte dotaz Třída = Savci AND Druh = Pes. Můžete také vyhledat kočky a psy dotazem Třída = Savci AND (Druh = Pes OR Druh = Kočka). Druhý dotaz vybere všechny savce a potom z nich vyfiltruje psy a kočky.

Pokud sloupce, které použijete k filtrování, nemají indexy, budete chtít začít vytvářet indexy. Další informace najdete v tématu s postupem pro přidání indexu do sharepointového sloupce.

Po indexování můžete sloupec přidat do vytvářeného nebo upravovaného zobrazení a pak ho použít pro filtrování. Než začnete vytvářet zobrazení, můžete do seznamu přidat další sloupce, aby bylo možné položky flexibilněji řadit, seskupovat a filtrovat. Pro řazení a filtrování můžete vybrat sloupce, které jsou v sadě dat, ale nejsou zobrazené.

Vytvoření zobrazení

Otevřete seznam nebo knihovnu, kde chcete vytvořit zobrazení.

V závislosti na své verzi udělejte jednu z těchto věcí:

• VSharePoint postupujte takto:

1. Klikněte na záhlaví sloupce, podle kterého chcete filtrovat, a v možnostech nabídky vyberte Filtr .
   
   

2. V podokně filtrů, které se otevře na pravé straně stránky, zvolte hodnoty, podle kterých chcete seznam filtrovat. Po dokončení klikněte na tlačítko použít .
   
   
   
   Teď byste měli všimnout, že záhlaví sloupce má vedle něj ikonu filtru, která označuje, že je seznam filtrovaný podle hodnot v tomto sloupci.
   
   
   
   Pokud chcete získat další informace o podokně filtrů a jak filtrovat hodnoty uložené v několika různých sloupcích, přečtěte si téma co je podokno filtrů seznamů a knihoven?

3. Podívejte se na nabídku zobrazení v pravém horním rohu seznamu nebo knihovny. Měli byste si všimnout názvu aktuálního zobrazení, vedle kterého je hvězdička (*). To znamená, že zobrazení není uložené. Pokud chcete vytvořit nové zobrazení, vyberte název aktuálního zobrazení a pak zvolte Uložit zobrazení jako z nabídky možnosti.
   
   

4. Do pole Uložit jako zadejte pro zobrazení nový název. (Pokud chcete, aby zobrazení všichni viděli všichni, nechejte zaškrtnuté políčko nastavit toto veřejné zobrazení. Pokud chcete toto zobrazení nastavit jako soukromé, takže jste jediným, kdo ho uvidí, zrušte zaškrtnutí políčka.) Kliknutím na tlačítko Uložit vytvoříte nové zobrazení.
   
   
   
   Nyní by se mělo zobrazit filtrované zobrazení seznamu nebo knihovny.

   Poznámka: Seznam nebo knihovnu je možné filtrovat bez uložení jako zobrazení. 

• V SharePoint 2016, 2013, 2010 nebo SharePoint klasické prostředí postupujte takto.

1. Klikněte na kartu seznam nebo Knihovna a potom na vytvořit zobrazení.
   
   

2. Na stránce Typ zobrazení klikněte na zobrazení, které chcete použít. Pokud si nejste jistí, zvolte Standardní zobrazení.

   

3. Zadejte název zobrazení.

   

4. Upravte webovou adresu pro zobrazení nebo přijměte výchozí nastavení. Můžete se sem také vrátit a změnit toto nastavení později.

5. V části Filtr klikněte na možnost Zobrazit položky, pouze platí-li následující a pak rozhodněte, jak chcete filtrovat položky na základě některého z indexovaných sloupců.

   Pokud chcete například vytvořit zobrazení pouze položek, které byly upraveny dnes, vyberte sloupec Změněno (Indexováno), určete podmínku je rovno a pak zadejte výraz [Dnes].

   

   Poznámka: Pokud za názvem žádného ze zobrazených sloupců není uveden text (Indexováno), nejsou pro daný seznam nebo knihovnu dostupné žádné indexované sloupce. Je potřeba nejdřív vytvořit jednoduchý nebo složený index.

6. Pokud chcete omezit počet položek zobrazených na jednotlivých stránkách, posuňte zobrazení dolů k části Omezení počtu položek a nastavte hodnotu pro Počet zobrazovaných položek. Když vytvoříte zobrazení, je výchozí počet zobrazovaných položek 30.

   

7. Při nastavování omezení počtu položek na stránce je možné volit ze dvou možností:

   • Zobrazit položky po dávkách o zadané velikosti, která vytvoří zobrazení dat po stránkách. To je užitečné v případě, kdy položky procházíte nějakým neinteraktivním způsobem.

     Pokud existuje více položek, než je nastavení omezení, bude zobrazení stránkované.

     

   • Omezit celkový počet vrácených položek na zadaný počet vytvoří pevný limit, který může a nemusí vrátit úplné výsledky dané operace s filtrem. To se může hodit při testování zobrazení, vytváření prototypu nebo v případě, že chcete do zobrazení načíst jenom první hodnoty.

8. V části Styl můžete vybrat Podokno náhledu a zobrazit všechny informace z položek v seznamu ve formátu svislého podokna. Podokno náhledu je jedním ze stylů zobrazení, které můžete zvolit v části Styl při úpravách nebo vytváření zobrazení.

   

   Data můžete rychleji přecházet tak, že najedete myší na název položky v oblasti s možností posouvání na levé straně stránky a zobrazíte všechny hodnoty sloupců v aktuální položce svisle uvedené na pravé straně stránky. Zobrazí se méně počátečních dat a to vám pomůže zobrazit rychleji. Tento styl je také velmi užitečný v případě, že je seznam široký nebo obsahuje mnoho sloupců a vyžaduje k zobrazení dat vodorovné rolování.

   

9. Klikněte na OK.

Existují i další kroky, které můžete v zobrazení podniknout, tento postup ale stačí na zobrazení dat, která překročila mezní hodnotu zobrazení seznamu a zobrazení tak zablokovala. Můžete také provádět řazení a seskupování, nastavovat celkové součty, rozbalovat složky a optimalizovat zobrazení při prohlížení na mobilním zařízení.

Úprava zobrazení

Otevřete seznam nebo knihovnu, kde chcete vytvořit zobrazení.

VSharePoint postupujte takto:

1. Proveďte další změny zobrazení, například řazení, seskupení nebo přidání dalších filtrů.

2. Podle pokynů uvedených výše v předchozích krocích 3 a 4 neměňte název zobrazení. Klikněte na tlačítko Uložit. Tímto se existující zobrazení přepíše.
   
   Pokud chcete mít přesnější kontrolu nad zobrazením, můžete to provést změnou zobrazení pomocí editoru klasického zobrazení. To provedete tak, že v nabídce zobrazení vyberete název aktuálního zobrazení a z nabídky možnosti zvolte Upravit aktuální zobrazení a pak postupujte podle výše uvedených pokynů pro SharePoint Classic.
   
   

V SharePoint 2016, 2013, 2010 nebo SharePoint klasické prostředí postupujte takto:

1. Klikněte na kartu seznam nebo Knihovna , vyberte zobrazení v části aktuální zobrazenía potom klikněte na tlačítko změnit zobrazení.
   
   

2. Posuňte stránku dolů k části Zobrazení a potom klikněte na zobrazení.

3. Potom můžete změnit nastavení podle kroků 5 až 9 v postupu Vytvoření zobrazení výše.

4. Klikněte na OK.

Pokud chcete v zobrazení rychle filtrovat mnoho položek, musí být první sloupec ve filtru indexovaný. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení mohou, ale nemusejí být indexované, protože zobrazení případné indexy nepoužívá. První sloupec filtru by měl vrátit méně položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu.

Pokud první sloupec filtru vrací více položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu, můžete použít filtr se dvěma nebo více sloupci. Jestliže definujete filtrované zobrazení využívající dva či více sloupců, omezte celkový počet vrácených položek pomocí operátoru AND. Ale i v tomto případě je stále nutné jako první ve filtru určit sloupec, který s největší pravděpodobností vrátí menší objem dat. Filtr OR téměř vždy počet vrácených položek zvýší a nebude za těchto okolností efektivní.

Další informace o zobrazeních najdete v tématu o vytvoření, změně nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

Máte k dispozici dvě klíčová slova, která můžete použít k filtrování podle aktuálního dne [Dnes], nebo aktuálního uživatele [Já]. Tato klíčová slova jsou dynamická, protože se mění podle uživatele a data.

[Já] může být užitečné, pokud chcete zobrazit jenom vaše vlastní dokumenty ve velké knihovně. [Já] funguje u sloupců založených na uživatelích, jako je Autor nebo Autor změny. Pokud chcete například zobrazit všechny dokumenty, které jste vytvořili, nastavte filtr tak, že sloupec Autor se rovná [Já]. Pokud jste provedli úpravy a chcete zobrazit poslední soubory, na kterých jste pracovali, použijte následující filtr: sloupec Autor změny se rovná [Já]. Pokud chcete zobrazit obojí, vytvořte dva filtry propojené pomocí OR.

Klíčové slovo [Dnes] funguje u sloupců založených na datu. Pomocí matematických funkcí můžete nastavit rozsahy, které se mění podle aktuálního data. Pokud například chcete zobrazit všechny dokumenty upravené během posledních 30 dní, můžete vytvořit filtr sloupce Datum, který je větší než nebo roven hodnotě [Dnes] - 30. Pokud chcete vynechat dnešní den, nastavte pro sloupec Datum druhý filtr na hodnotu menší než [Dnes] a propojte je pomocí operátoru AND.

Seznam SharePointu, který má sloupec metadat, můžete filtrovat. 

Přidání sloupce metadat do seznamu

Přejděte do seznamu a vyberte + Přidat sloupec.

Vyberte Další... zvolte přepínač spravovaných metadat a pak vyberte OK.

Po vytvoření sloupce spravovaných metadat a přidání položek do seznamu můžete značky metadat použít kliknutím na ikonu značky v podokně upravit položku seznamu.

Použití značek metadat v podokně stromového zobrazení

Filtrování značek spravovaných metadat

1. Vyberte ikonu filtru pro přístup k podoknu filtr.

   

   Poznámka: Z rozevíracího seznamu v horní části podokna můžete vybrat možnost stromového zobrazení , která nabízí hierarchické zobrazení podmínek přidružených k vybranému sloupci.

2. Vyberte značky metadat, podle kterých chcete filtrovat.

   

3. Pokud máte ve sloupci spravovaných metadat definované aspoň 5 hodnot, zaškrtněte políčko Zobrazit vše pro zobrazení podokna filtrů.

   

4. Zkontrolujte značky metadat, které chcete filtrovat, a vyberte použít.

Následuje několik návrhů obvyklých zobrazení, která s indexovanými sloupci dobře fungují:

Filtr:	Indexovaná položka:	Příklady:
Nedávno změněné položky	Sloupec Změněno	Pokud chcete zobrazit jenom položky, které se změnily v uplynulém týdnu, použijte filtr Změněnoje větší než[Dnes]-7.
Nové položky	Sloupec Vytvořeno	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky přidané v uplynulém týdnu, použijte filtr Vytvořeno je větší než [Dnes]-7.
Moje položky	Sloupec Autor	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky, které jste sami přidali, použijte filtr Autor je rovno [Já].
Položky s termínem splnění v aktuální den	Sloupec Termín splnění (který vytvoříte v seznamu nebo knihovně)	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky s termínem splnění v aktuální den, použijte filtr Termín splnění je rovno [Dnes].
Aktualizace diskusní vývěsky	Sloupec Naposledy aktualizováno	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom diskuse aktualizované v uplynulém měsíci, použijte filtr Naposledy aktualizováno je větší než [Dnes]-30.
Archivace souborů v knihovně dokumentů	Datum změny	Pokud chcete vytvořit zobrazení dokumentů, které nebyly změněné od roku 2016 (a které chcete následně archivovat), použijte filtr Datum změny je menší než 31. prosinec 2016.
Vyhledání podmnožiny finančních dat	Oblast, Rok (jako dva jednoduché indexy)	Pokud chcete vytvořit zobrazení finančních dat pro severovýchodní oblast a rok 2015, použijte filtr Oblast je rovno SV AND Rok je rovno 2015, protože sloupec Oblast bude pravděpodobně obsahovat méně hodnot než sloupec Rok.
Metadata	Sloupec spravovaných metadat	Pokud chcete vytvořit zobrazení spravovaných metadat, použijte filtr založený na značkách metadat , které definujete vpodokněfiltrů seznamů a knihoven. Informace najdete v tématu co je podokno filtry seznamů a knihoven?

Podporované typy sloupců Jeden řádek textu Volba (s jednou hodnotou) Číslo Měna Datum a čas Osoba nebo skupina (s jednou hodnotou) Spravovaná metadata Ano/Ne Vyhledávání

Nepodporované typy sloupců Více řádků textu Volba (s více hodnotami) Počítané pole Hypertextový odkaz nebo obrázek Vlastní sloupce Osoba nebo skupina (s více hodnotami) Externí data