Úpravy zobrazení SharePointu pomocí filtrování

Filtry snižují množství vrácených dat výběrem položek na základě operací (jako například „větší než“ nebo „menší než“) a hledáním odpovídajících dat. Když vytváříte filtrované zobrazení, měl by váš první indexovaný sloupec ve výrazu filtru co nejvíce snížit objem sady dat. Sadu dat například můžete výrazně zmenšit filtrováním podle pole stavu nebo data. Pokud máte 15 000 položek, měl by první index vrátit méně než 5000 položek. I když vaše datová sada neobsahuje více než 5 000 položek, je to stále dobrý postup.

SharePoint vybere první indexovaný sloupec v dotazu a potom použije zbytek sloupců k výběru dat. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení můžou, ale nemusí být indexované. Zobrazení tyto indexy nepoužívá, ani když výsledek filtrovaného zobrazení vrací menší počet položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu.

Máte například dotaz: velikost = velké AND barva = červená. V seznamu se velikost neindexuje, ale barva ano. Za předpokladu, že je v seznamu méně než 5000 červených položek, bude dotaz ve velkém seznamu úspěšný. Pokud ale máte dotaz velikost = velké OR barva = červená, musí databáze prohledat celý seznam, aby v něm našla všechny velké položky, přestože může najít všechny červené položky. Pokud vrátí více než 5000 položek, dotaz se zablokuje.

Pokud ve výrazu filtru používáte dva nebo více sloupců, měl by určující index nebo indexy používat operátor AND. Chcete třeba z dlouhého seznamu zvířat vrátit Psy. Máte neindexovaný sloupec s názvem Druhy, kde je hodnota Pes. Pokud jenom zadáte dotaz Druhy = Pes, dotaz se zablokuje. Pokud ale máte indexovaný sloupec Třída, zadáte dotaz Třída = Savci AND Druh = Pes. Můžete také vyhledat kočky a psy dotazem Třída = Savci AND (Druh = Pes OR Druh = Kočka). Druhý dotaz vybere všechny savce a potom z nich vyfiltruje psy a kočky.

Pokud sloupce, které budete používat k filtrování, nemají indexy, můžete začít vytvořením indexů. Další informace najdete v článku Přidání indexu do sharepointového sloupce.

Pomocí sloupců můžete filtrovat data v seznamu, čímž se vytvoří zobrazení. Potom můžete upravit zobrazení a odstranit filtry. Skryté sloupce se dají použít také k řazení seznamu, i když se nezobrazují.

Vytvoření zobrazení

Otevřete seznam nebo knihovnu, kde chcete vytvořit zobrazení.

1. Klikněte na záhlaví sloupce, podle kterého chcete filtrovat, a v možnostech nabídky zvolte Filtr.

   

2. V podokně filtru, které se otevře na pravé straně stránky, vyberte hodnoty sloupců, podle kterých chcete seznam filtrovat. Až budete hotovi, vyberte tlačítko Použít .
   
   
   
   Teď byste si měli všimnout, že vedle záhlaví sloupce je ikona filtru, která označuje, že se seznam filtruje podle hodnot v daném sloupci.
   
   
   
   Pokud chcete získat další informace o podokně filtry a o tom, jak filtrovat hodnoty uložené v několika různých sloupcích, přečtěte si téma Co je podokno filtrů seznamu a knihovny?

3. Opakujte kroky 1 a 2 pro všechny ostatní sloupce, podle kterého chcete filtrovat.

4. Podívejte se na nabídku Zobrazení v pravém horním rohu seznamu nebo knihovny. Měli byste si všimnout názvu aktuálního zobrazení, vedle kterého je hvězdička (*), která označuje, že zobrazení není uloženo. Pokud chcete vytvořit nové zobrazení, vyberte název aktuálního zobrazení a pak v možnostech nabídky zvolte Uložit zobrazení jako.
   
   

5. Do pole Uložit jako, které se zobrazí, zadejte nový název zobrazení. (Pokud chcete, aby zobrazení viděli všichni, nechte vybranou možnost Nastavit toto veřejné zobrazení . V opačném případě zrušte zaškrtnutí tohoto výběru, aby zobrazení bylo viditelné jenom pro vás.) Kliknutím na tlačítko Uložit vytvořte nové zobrazení.
   
   
   
   Teď byste měli vidět filtrované zobrazení seznamu nebo knihovny s přiřazeným názvem.

   Poznámka: Seznam nebo knihovnu je možné filtrovat, aniž byste je uložili jako zobrazení. 

Odebrání filtrů

Aktuální filtry se zobrazí pod názvem seznamu. Pokud chcete filtr odebrat, jednoduše ho vyberte pod názvem seznamu. Pokud chcete odebrat všechny filtry najednou, vyberte Vymazat filtry na pravé straně.  

Úprava zobrazení

Otevřete seznam nebo knihovnu, kde chcete vytvořit zobrazení.

1. Proveďte další změnu zobrazení, například řazení, seskupování nebo přidání dalších filtrů.

2. Postupujte podle pokynů v krocích 3 a 4 výše, ale tentokrát neměňte název zobrazení. Klikněte na tlačítko Uložit. Tím se aktualizuje stávající zobrazení.

Úprava zobrazení v klasickém editoru zobrazení

1. Posuňte se dolů do části Filtry a vyberte Zobrazit položky pouze v případě, že platí následující podmínky.

2. Přidejte příkazy, které definují, podle kterých sloupců nebo sloupců chcete filtrovat.

   

   Pokud máte příkazy Or , nejprve je zadejte. Pak přidejte všechny potřebné příkazy And .

3. Pokud potřebujete do definice filtru přidat další položku, vyberte Zobrazit další sloupce v pravém dolním rohu. V definici filtru můžete mít až 10 příkazů.

   

4. Až budete hotovi, vyberte OK v horní nebo dolní části stránky a zobrazení uložte.

   Stránka Upravit zobrazení se zavře a nahradí se zobrazením, které jste definovali.

Pokud chcete v zobrazení rychle filtrovat mnoho položek, musí být první sloupec ve filtru indexovaný. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení mohou, ale nemusejí být indexované, protože zobrazení případné indexy nepoužívá. První sloupec filtru by měl vrátit méně položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu.

Pokud první sloupec filtru vrací více položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu, můžete použít filtr se dvěma nebo více sloupci. Jestliže definujete filtrované zobrazení využívající dva či více sloupců, omezte celkový počet vrácených položek pomocí operátoru AND. Ale i v tomto případě je stále nutné jako první ve filtru určit sloupec, který s největší pravděpodobností vrátí menší objem dat. Filtr OR téměř vždy počet vrácených položek zvýší a nebude za těchto okolností efektivní.

Další informace o zobrazeních najdete v tématu o vytvoření, změně nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

Máte k dispozici dvě klíčová slova, která můžete použít k filtrování podle aktuálního dne [Dnes], nebo aktuálního uživatele [Já]. Tato klíčová slova jsou dynamická, protože se mění podle uživatele a data.

[Já] může být užitečné, pokud chcete zobrazit jenom vaše vlastní dokumenty ve velké knihovně. [Já] funguje u sloupců založených na uživatelích, jako je Autor nebo Autor změny. Pokud chcete například zobrazit všechny dokumenty, které jste vytvořili, nastavte filtr tak, že sloupec Autor se rovná [Já]. Pokud jste provedli úpravy a chcete zobrazit poslední soubory, na kterých jste pracovali, použijte následující filtr: sloupec Autor změny se rovná [Já]. Pokud chcete zobrazit obojí, vytvořte dva filtry propojené pomocí OR.

Klíčové slovo [Dnes] funguje u sloupců založených na datu. Pomocí matematických funkcí můžete nastavit rozsahy, které se mění podle aktuálního data. Pokud například chcete zobrazit všechny dokumenty upravené během posledních 30 dní, můžete vytvořit filtr sloupce Datum, který je větší než nebo roven hodnotě [Dnes] - 30. Pokud chcete vynechat dnešní den, nastavte pro sloupec Datum druhý filtr na hodnotu menší než [Dnes] a propojte je pomocí operátoru AND.

Můžete filtrovat sharepointový seznam, který obsahuje sloupec metadat. 

Přidání sloupce metadat do seznamu

Přejděte do seznamu a vyberte +Přidat sloupec.

Vyberte Další... zvolte přepínač Spravovaná metadata a pak vyberte OK.

Případně můžete po vytvoření sloupce Spravovaných metadat a přidání položek do seznamu použít značky metadat kliknutím na ikonu Značka v podokně upravit položku seznamu.

Použití značek metadat v podokně stromového zobrazení

Filtrování značek spravovaných metadat

1. Výběrem ikony filtru otevřete podokno filtru.

   

   Poznámka: V rozevíracím seznamu v horní části podokna můžete vybrat možnost Stromové zobrazení , které poskytuje hierarchické zobrazení termínů přidružených k vybranému sloupci.

2. Vyberte značky metadat, které chcete filtrovat.

   

3. Případně pokud máte ve sloupci Spravovaná metadata definované alespoň 5 hodnot, vyberte odkaz Zobrazit vše a zobrazte podokno filtru.

   

4. Zkontrolujte značky metadat, které chcete filtrovat, a vyberte Použít.

Následuje několik návrhů obvyklých zobrazení, která s indexovanými sloupci dobře fungují:

Filtr:	Indexovaná položka:	Příklady:
Nedávno změněné položky	Sloupec Změněno	Pokud chcete zobrazit jenom položky, které se změnily v uplynulém týdnu, použijte filtr Změněnoje větší než[Dnes]-7.
Nové položky	Sloupec Vytvořeno	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky přidané v uplynulém týdnu, použijte filtr Vytvořeno je větší než [Dnes]-7.
Moje položky	Sloupec Autor	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky, které jste sami přidali, použijte filtr Autor je rovno [Já].
Položky s termínem splnění v aktuální den	Sloupec Termín splnění (který vytvoříte v seznamu nebo knihovně)	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky s termínem splnění v aktuální den, použijte filtr Termín splnění je rovno [Dnes].
Aktualizace diskusní vývěsky	Sloupec Naposledy aktualizováno	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom diskuse aktualizované v uplynulém měsíci, použijte filtr Naposledy aktualizováno je větší než [Dnes]-30.
Archivace souborů v knihovně dokumentů	Datum změny	Pokud chcete vytvořit zobrazení dokumentů, které nebyly změněné od roku 2016 (a které chcete následně archivovat), použijte filtr Datum změny je menší než 31. prosinec 2016.
Vyhledání podmnožiny finančních dat	Oblast, Rok (jako dva jednoduché indexy)	Pokud chcete vytvořit zobrazení finančních dat pro severovýchodní oblast a rok 2015, použijte filtr Oblast je rovno SV AND Rok je rovno 2015, protože sloupec Oblast bude pravděpodobně obsahovat méně hodnot než sloupec Rok.
Metadata	Sloupec spravovaných metadat	Pokud chcete vytvořit zobrazení spravovaných metadat, použijte filtr založený na značkách metadat, které definujete v podokněfiltrů seznamu a knihovny. Informace najdete v tématu Co je podokno filtrů seznamu a knihovny?

Podporované typy sloupců Jeden řádek textu Volba (s jednou hodnotou) Číslo Měna Datum a čas Osoba nebo skupina (s jednou hodnotou) Spravovaná metadata Ano/Ne Vyhledávání

Nepodporované typy sloupců Více řádků textu Volba (s více hodnotami) Počítané pole Hypertextový odkaz nebo obrázek Vlastní sloupce Osoba nebo skupina (s více hodnotami) Externí data

Filtry snižují množství vrácených dat výběrem položek na základě operací (jako například „větší než“ nebo „menší než“) a hledáním odpovídajících dat. Když vytváříte filtrované zobrazení, měl by váš první indexovaný sloupec ve výrazu filtru co nejvíce snížit objem sady dat. Sadu dat například můžete výrazně zmenšit filtrováním podle pole stavu nebo data. Pokud máte 15 000 položek, měl by první index vrátit méně než 5000 položek. I v případě, že vaše sada dat nemá více než 5000 položek, je dobré tento postup dodržet.

SharePoint vybere první indexovaný sloupec v dotazu a potom použije zbytek sloupců k výběru dat. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení můžou, ale nemusí být indexované. Zobrazení tyto indexy nepoužívá, ani když výsledek filtrovaného zobrazení vrací menší počet položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu.

Máte například dotaz: velikost = velké AND barva = červená. V seznamu se velikost neindexuje, ale barva ano. Za předpokladu, že je v seznamu méně než 5000 červených položek, bude dotaz ve velkém seznamu úspěšný. Pokud ale máte dotaz velikost = velké OR barva = červená, musí databáze prohledat celý seznam, aby v něm našla všechny velké položky, přestože může najít všechny červené položky. Pokud vrátí více než 5000 položek, dotaz se zablokuje.

Pokud ve výrazu filtru používáte dva nebo více sloupců, měl by určující index nebo indexy používat operátor AND. Chcete třeba z dlouhého seznamu zvířat vrátit Psy. Máte neindexovaný sloupec s názvem Druhy, kde je hodnota Pes. Pokud jenom zadáte dotaz Druhy = Pes, dotaz se zablokuje. Pokud ale máte indexovaný sloupec Třída, zadáte dotaz Třída = Savci AND Druh = Pes. Můžete také vyhledat kočky a psy dotazem Třída = Savci AND (Druh = Pes OR Druh = Kočka). Druhý dotaz vybere všechny savce a potom z nich vyfiltruje psy a kočky.

Pokud sloupce, které budete používat k filtrování, nemají indexy, budete chtít začít vytvořením indexů. Další informace najdete v tématu s postupem pro přidání indexu do sharepointového sloupce.

Po indexování můžete sloupec přidat do vytvářeného nebo upravovaného zobrazení a pak ho použít pro filtrování. Než začnete vytvářet zobrazení, můžete do seznamu přidat další sloupce, aby bylo možné položky flexibilněji řadit, seskupovat a filtrovat. Pro řazení a filtrování můžete vybrat sloupce, které jsou v sadě dat, ale nejsou zobrazené.

Vytvoření zobrazení

Otevřete seznam nebo knihovnu, kde chcete vytvořit zobrazení.

1. Klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna a potom klikněte na Vytvořit zobrazení.
   
   

2. Na stránce Typ zobrazení klikněte na zobrazení, které chcete použít. Pokud si nejste jistí, zvolte Standardní zobrazení.

   

3. Zadejte název zobrazení.

   

4. Upravte webovou adresu pro zobrazení nebo přijměte výchozí nastavení. Můžete se sem také vrátit a změnit toto nastavení později.

5. V části Filtr klikněte na možnost Zobrazit položky, pouze platí-li následující a pak rozhodněte, jak chcete filtrovat položky na základě některého z indexovaných sloupců.

   Pokud chcete například vytvořit zobrazení pouze položek, které byly upraveny dnes, vyberte sloupec Změněno (Indexováno), určete podmínku je rovno a pak zadejte výraz [Dnes].

   

   Poznámka: Pokud za názvem žádného ze zobrazených sloupců není uveden text (Indexováno), nejsou pro daný seznam nebo knihovnu dostupné žádné indexované sloupce. Je potřeba nejdřív vytvořit jednoduchý nebo složený index.

6. Pokud chcete omezit počet položek zobrazených na jednotlivých stránkách, posuňte zobrazení dolů k části Omezení počtu položek a nastavte hodnotu pro Počet zobrazovaných položek. Když vytvoříte zobrazení, je výchozí počet zobrazovaných položek 30.

   

7. Při nastavování omezení počtu položek na stránce je možné volit ze dvou možností:

   • Zobrazit položky po dávkách o zadané velikosti, která vytvoří zobrazení dat po stránkách. To je užitečné v případě, kdy položky procházíte nějakým neinteraktivním způsobem.

     Pokud existuje více položek, než je nastavení omezení, bude zobrazení stránkované.

     

   • Omezit celkový počet vrácených položek na zadaný počet vytvoří pevný limit, který může a nemusí vrátit úplné výsledky dané operace s filtrem. To se může hodit při testování zobrazení, vytváření prototypu nebo v případě, že chcete do zobrazení načíst jenom první hodnoty.

8. V části Styl můžete vybrat Podokno náhledu a zobrazit všechny informace z položek v seznamu ve formátu svislého podokna. Podokno náhledu je jedním ze stylů zobrazení, které můžete zvolit v části Styl při úpravách nebo vytváření zobrazení.

   

   Data můžete rychleji procházet tak, že na levé straně stránky najedete myší na název položky v oblasti posouvání, abyste viděli všechny hodnoty sloupců aktuální položky svisle uvedené na pravé straně stránky. Zobrazuje se méně počátečních dat, což pomáhá zobrazení rychleji. Tento styl je také velmi užitečný, když je seznam široký nebo obsahuje mnoho sloupců a k zobrazení dat by bylo potřeba vodorovné posouvání.

   

9. Klikněte na OK.

Existují i další kroky, které můžete v zobrazení podniknout, tento postup ale stačí na zobrazení dat, která překročila mezní hodnotu zobrazení seznamu a zobrazení tak zablokovala. Můžete také provádět řazení a seskupování, nastavovat celkové součty, rozbalovat složky a optimalizovat zobrazení při prohlížení na mobilním zařízení.

Úprava zobrazení

Otevřete seznam nebo knihovnu, kde chcete vytvořit zobrazení.

1. Klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna , vyberte zobrazení v části Aktuální zobrazení a potom klikněte na Změnit zobrazení.
   
   

2. Posuňte stránku dolů k části Zobrazení a potom klikněte na zobrazení.

3. Potom můžete změnit nastavení podle kroků 5 až 9 v postupu Vytvoření zobrazení výše.

4. Klikněte na OK.

Pokud chcete v zobrazení rychle filtrovat mnoho položek, musí být první sloupec ve filtru indexovaný. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení mohou, ale nemusejí být indexované, protože zobrazení případné indexy nepoužívá. První sloupec filtru by měl vrátit méně položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu.

Pokud první sloupec filtru vrací více položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu, můžete použít filtr se dvěma nebo více sloupci. Jestliže definujete filtrované zobrazení využívající dva či více sloupců, omezte celkový počet vrácených položek pomocí operátoru AND. Ale i v tomto případě je stále nutné jako první ve filtru určit sloupec, který s největší pravděpodobností vrátí menší objem dat. Filtr OR téměř vždy počet vrácených položek zvýší a nebude za těchto okolností efektivní.

Další informace o zobrazeních najdete v tématu o vytvoření, změně nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

Máte k dispozici dvě klíčová slova, která můžete použít k filtrování podle aktuálního dne [Dnes], nebo aktuálního uživatele [Já]. Tato klíčová slova jsou dynamická, protože se mění podle uživatele a data.

[Já] může být užitečné, pokud chcete zobrazit jenom vaše vlastní dokumenty ve velké knihovně. [Já] funguje u sloupců založených na uživatelích, jako je Autor nebo Autor změny. Pokud chcete například zobrazit všechny dokumenty, které jste vytvořili, nastavte filtr tak, že sloupec Autor se rovná [Já]. Pokud jste provedli úpravy a chcete zobrazit poslední soubory, na kterých jste pracovali, použijte následující filtr: sloupec Autor změny se rovná [Já]. Pokud chcete zobrazit obojí, vytvořte dva filtry propojené pomocí OR.

Klíčové slovo [Dnes] funguje u sloupců založených na datu. Pomocí matematických funkcí můžete nastavit rozsahy, které se mění podle aktuálního data. Pokud například chcete zobrazit všechny dokumenty upravené během posledních 30 dní, můžete vytvořit filtr sloupce Datum, který je větší než nebo roven hodnotě [Dnes] - 30. Pokud chcete vynechat dnešní den, nastavte pro sloupec Datum druhý filtr na hodnotu menší než [Dnes] a propojte je pomocí operátoru AND.

Můžete filtrovat sharepointový seznam, který obsahuje sloupec metadat. 

Přidání sloupce metadat do seznamu

Přejděte do seznamu a vyberte +Přidat sloupec.

Vyberte Další... zvolte přepínač Spravovaná metadata a pak vyberte OK.

Případně můžete po vytvoření sloupce Spravovaných metadat a přidání položek do seznamu použít značky metadat kliknutím na ikonu Značka v podokně upravit položku seznamu.

Použití značek metadat v podokně stromového zobrazení

Filtrování značek spravovaných metadat

1. Výběrem ikony filtru otevřete podokno filtru.

   

   Poznámka: V rozevíracím seznamu v horní části podokna můžete vybrat možnost Stromové zobrazení , které poskytuje hierarchické zobrazení termínů přidružených k vybranému sloupci.

2. Vyberte značky metadat, které chcete filtrovat.

   

3. Případně pokud máte ve sloupci Spravovaná metadata definované alespoň 5 hodnot, vyberte odkaz Zobrazit vše a zobrazte podokno filtru.

   

4. Zkontrolujte značky metadat, které chcete filtrovat, a vyberte Použít.

Následuje několik návrhů obvyklých zobrazení, která s indexovanými sloupci dobře fungují:

Filtr:	Indexovaná položka:	Příklady:
Nedávno změněné položky	Sloupec Změněno	Pokud chcete zobrazit jenom položky, které se změnily v uplynulém týdnu, použijte filtr Změněnoje větší než[Dnes]-7.
Nové položky	Sloupec Vytvořeno	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky přidané v uplynulém týdnu, použijte filtr Vytvořeno je větší než [Dnes]-7.
Moje položky	Sloupec Autor	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky, které jste sami přidali, použijte filtr Autor je rovno [Já].
Položky s termínem splnění v aktuální den	Sloupec Termín splnění (který vytvoříte v seznamu nebo knihovně)	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky s termínem splnění v aktuální den, použijte filtr Termín splnění je rovno [Dnes].
Aktualizace diskusní vývěsky	Sloupec Naposledy aktualizováno	Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom diskuse aktualizované v uplynulém měsíci, použijte filtr Naposledy aktualizováno je větší než [Dnes]-30.
Archivace souborů v knihovně dokumentů	Datum změny	Pokud chcete vytvořit zobrazení dokumentů, které nebyly změněné od roku 2016 (a které chcete následně archivovat), použijte filtr Datum změny je menší než 31. prosinec 2016.
Vyhledání podmnožiny finančních dat	Oblast, Rok (jako dva jednoduché indexy)	Pokud chcete vytvořit zobrazení finančních dat pro severovýchodní oblast a rok 2015, použijte filtr Oblast je rovno SV AND Rok je rovno 2015, protože sloupec Oblast bude pravděpodobně obsahovat méně hodnot než sloupec Rok.
Metadata	Sloupec spravovaných metadat	Pokud chcete vytvořit zobrazení spravovaných metadat, použijte filtr založený na značkách metadat, které definujete v podokněfiltrů seznamu a knihovny. Informace najdete v tématu Co je podokno filtrů seznamu a knihovny?

Podporované typy sloupců Jeden řádek textu Volba (s jednou hodnotou) Číslo Měna Datum a čas Osoba nebo skupina (s jednou hodnotou) Spravovaná metadata Ano/Ne Vyhledávání

Nepodporované typy sloupců Více řádků textu Volba (s více hodnotami) Počítané pole Hypertextový odkaz nebo obrázek Vlastní sloupce Osoba nebo skupina (s více hodnotami) Externí data