Hromadná korespondence: Úprava příjemců

Dialogové okno Upravit příjemce

Pomocí tohoto dialogového okna můžete vybrat, kterým příjemcům chcete poslat svoji poštu.

• Seznam příjemců    Zobrazí všechny záznamy, které se použijí v hromadné korespondenci. Každý řádek je ve výchozím nastavení vybraný. Vymažte všechna jména, která nechcete posílat.

• Zdroj dat    Pokud chcete změnit jednotlivá pole nebo přidat záznamy, vyberte Upravit . Pokud jste vytvořili nebo vlastníte seznam, můžete také odstranit záznamy nebo přizpůsobit sloupce ve zdroji dat. Aktualizace aktualizuje seznam příjemců, pokud ho bude potřebovat.

• Řazení     Vyberte až tři úrovně polí, která chcete seřadit vzestupně nebo sestupně. Seznam příjemců se znovu zobrazí, aby odrážel řazení. Další informace najdete v dialogovém okně Řazení možností dotazu.

• Filtr:    Porovná pole seznamu a porovná je s jedním nebo více zadanými řetězci. Mezi porovnání patří:

  • Rovná se nebo Nerovná se

  • Menší než nebo Větší než

  • Menší než nebo rovno nebo Větší než nebo rovno

  • Je prázdné nebo Není prázdné

  • Obsahuje nebo neobsahuje

  V porovnáních se nerozlišují malá a velká písmena, takže se megan shoduje s megan, Megan nebo mEGAN. Seznam příjemců se znovu zobrazí, aby odrážel výsledky filtru. Další informace najdete v dialogovém okně Filtr možností dotazu.

• Vyhledání duplicit    Zkontroluje a zobrazí všechny duplicitní záznamy na základě jména a příjmení. V seznamu můžete zrušit zaškrtnutí políčka u položek, které nechcete zahrnout do korespondence. Zrušením zaškrtnutí políčka se záznam neodebere z hlavního seznamu příjemců, pouze se zruší zaškrtnutí políčka přidruženého ke jménu.

• Najít příjemce    Prohledává a zvýrazňuje záznamy pomocí polí, která odpovídají zadanému textu. Můžete zkontrolovat všechna pole v záznamech nebo zadat jenom jedno, například Město nebo Stát. Když se najde více než jeden a zvýrazní se první z nich. Pokud chcete zobrazit všechny shody, vyberte Najít další .

• Ověření adres    Ke kontrole adresy ve zdroji dat používá technologii ověřování adres třetí strany. Pokud ji nemáte nastavenou, po výběru této možnosti budete moct přejít na stránku s dalšími informacemi, kde si můžete službu koupit.

• OK    Ukončí dialogové okno. Změny se už ukládají při použití řazení, filtrů nebo jiných parametrů.

Úprava seznamu adresátů

Seřazení seznamu pro vyhledání skupin

Seznam příjemců můžete seřadit a seskupit informace určitými způsoby, například podle konkrétních měst.

1. Přejděte na Korespondence >Filtrovat příjemce.

2. Vyberte Řadit záznamy > Seřadit podle a vyberte název pole, podle kterého chcete řadit.

   

   Pokud chcete řadit podle více polí , například podle státu a pak podle města, vyberte Potom podle a pak vyberte další pole, podle kterého chcete řadit.

   

3. Až budou všechna pole seřazená podle potřeby, vyberte OK.

   Další informace najdete v dialogovém okně Řazení možností dotazu.

Vyfiltrování seznamu, aby se zobrazovaly jenom řádky, které chcete použít

Seznam si můžete vyfiltrovat tak, abyste viděli jenom ty lidi nebo položky, které chcete použít pro hromadnou korespondenci, například jenom lidi z konkrétního města nebo jenom skladové položky za určitou cenu.

1. Vyberte Korespondence >Filtrovat příjemce.

   

2. V části Filtrovat záznamy vyberte sloupec, podle kterého chcete filtrovat.

   

3. Vyberte Porovnání a typ porovnání, který chcete provést.

   

4. Do pole Porovnat s zadejte hodnotu pro filtr.

5. Vyberte A nebo Or a pokud chcete, přidejte do filtru další podmínku. Například vyberte Nebo, v seznamu Pole zvolte Město, vyberte Rovno a zadejte název druhého města.

6. Vyberte OK.

7. Další informace najdete v dialogovém okně Filtr možností dotazu.

Teď jste připraveni vložit pole hromadné korespondence do dokumentu, který používáte pro hromadnou korespondenci nebo hromadnou korespondenci v Word.