Odeslání e-mailu v pracovním postupu

Otevřete SharePoint Designer 2013 a připojte se k sharepointovému webu.

SharePoint Designer 2013 se nainstaluje jako aplikace Office 2013. Pokud chcete otevřít SharePoint Designer 2013 a připojit se k webu SharePointu, postupujte takto:

1. Pokud chcete otevřít SharePoint Designer 2013, vyberte ho v nabídce Start. Vyberte ikonu Start>Všechny programy>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. Na úvodní stránce SharePoint Designeru 2013 vyberte Otevřít web.

3. Zadejte sharepointový web, ke kterému se chcete připojit, například http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Pokud chcete web otevřít, vyberte Otevřít.

5. Pokud se zobrazí výzva, zadejte svoje přihlašovací údaje. (Pokud není zabezpečení integrované s počítačem, který jste se přihlásili, zobrazí se výzva k zadání přihlašovacích údajů.) Ujistěte se, že používáte přihlašovací údaje, které mají přístup k webu SharePointu.

Vytvořte pracovní postup seznamu podle platformy pracovních postupů SharePointu.

1. V navigačním podokně vyberte Uzel Pracovní postupy.

2. V části Nový na kartě Pracovní postupy vyberte rozevírací seznam Seznam pracovních postupů.

3. Vyberte seznam, který chcete přidružit k novému pracovnímu postupu.

4. V dialogovém okně Vytvořit pracovní postup seznamu zadejte název a popis pracovního postupu a pak nezapomeňte nastavit Typ platformy na Pracovní postup SharePointu 2013.

5. Pracovní postup vytvoříte tak, že vyberete OK.

Když je pracovní postup vytvořen, můžete do něho přidat akce, podmínky, fáze, kroky a smyčky. Tyto komponenty pracovního postupu jsou k dispozici na pásu karet Aplikace SharePoint Designer 2013.

Další informace o dostupném seznamu akcí pracovního postupu najdete v části Viz také.

Vytvoření akce odeslání e-mailu 

1. Vyberte Actions (Akce) a pak vyberte Send an Email (Odeslat Email).

2. V akci vyberte tyto uživatele.

3. V dialogovém okně Definovat zprávu Email vyberte uživatele z existujících uživatelů a skupin nebo zadejte vlastní e-mailovou adresu do pole Do.

   Poznámky: 

   • Abyste mohli poslat e-mail na externí e-mailovou adresu, musíte být schopni načíst informace z příslušného e-mailového serveru.

   • Adresa příjemce e-mailu může být buď specifická statická adresa (například NORTHWINDTRADERS\junmin nebo junmin@northwindtraders.com), nebo vyhledávání informací o proměnných v pracovním postupu. Další informace o dynamickém adresování e-mailů odeslaných z pracovního postupu místo použití statických adres pomocí vyhledávání pracovních postupů najdete v tématu Dynamické výběr uživatelů nebo skupin pro příjem zprávy.

   • Adresa odesílatele vykresleného e-mailu bude vždy e-mailová adresa správce serveru, pokud správce serveru nezmění adresu odesílatele pro aktuální webovou aplikaci nebo všechny webové aplikace. Další informace najdete v tématu Konfigurace odchozích e-mailů pro konkrétní webovou aplikaci.

4. Do pole Předmět zadejte předmět e-mailu nebo pokud chcete definovat vyhledávání pracovního postupu podle textu, který chcete použít, vyberte Zobrazit datovou vazbu .

   Poznámka: Aby se pracovní postup správně zkompiloval, musíte do pole Předmět zadat nějaký záznam.

5. Do velkého pole pod polem Předmět zadejte nebo vložte základní text e-mailu.

   

6. Vyberte OK.

7. Vyberte Akce>Přejít do fáze.

8. Vyberte Konec pracovního postupu.

9. Vyberte Publikovat.

Pokročilejší možnosti úprav obsahu e-mailu najdete v následujících částech.

Začátek stránky

Ukládání adres příjemců pomocí vlastního seznamu

Pokud se příjemci pravidelně mění, ale ne tak často, že je nutné je zadat ve formuláři zahájení při každém spuštění pracovního postupu, můžete vytvořit vlastní seznam příjemců, který bude obsahovat jednu položku seznamu pro každý pracovní postup, který na něj odkazuje, a potom vytvořit sloupce, do kterých můžete ukládat adresy, na které se mají odesílat jednotlivé e-maily z každého pracovního postupu. Když se příjemci pro jakoukoliv zprávu pracovního postupu změní, musíte udělat jenom změnu adres v příslušném poli položky seznamu příjemců pro tento pracovní postup.

Pokud chcete použít vyhledání pracovního postupu na vlastní seznam příjemců:

1. V prohlížeči vytvořte vlastní seznam nazvaný Příjemci s následujícími třemi sloupci:

   • Změňte název sloupce z výchozího Nadpis na Název pracovního postupu. Všechny ostatní možnosti ponechte tak, jak jsou. Další informace informace o změně sloupce v seznamu nebo knihovně najdete v tématu Viz také.

   • Přidejte sloupec osoby nebo skupiny pojmenovaný Komu. V tomto sloupci můžete povolit výběr lidí a skupin, ale není vhodné povolit vícenásobný výběr. Všechny ostatní možnosti ponechte tak, jak jsou. Další informace o vytvoření sloupce v seznamu nebo knihovně najdete v tématu Viz také.

   • Přidání sloupce s jedním řádkem textu pojmenovaného Kopie. Všechny ostatní možnosti ponechte tak, jak jsou.

2. V seznamu Příjemci vytvořte novou položku a pak udělejte toto:

   • Do pole Název pracovního postupu zadejte Revize dokumentu, což je název zde použitého ukázkového pracovního postupu.

   • V poli Komu vyberte Adresář a pak v dialogovém okně Vybrat Lidé a skupiny vyberte jednu osobu nebo skupinu, které chcete adresovat e-maily.

   • Do pole Kopie zadejte e-mailové adresy příjemců, kterým se mají adresovat kopie, a oddělte několik adres středníky.

3. Vytvořte nový pracovní postup.

4. Vyberte Actions (Akce) a pak vyberte Send an Email (Odeslat Email).

5. V akci vyberte tyto uživatele.

6. V dialogovém okně Definovat zprávu Email klikněte na konci pole Do na Adresář .

7. V dialogovém okně Vybrat uživatele vyberte v seznamu Nebo vyberte z existujících uživatelů a skupinmožnost Vyhledávání pracovního postupu pro uživatele a pak vyberte Přidat.

8. V dialogovém okně Vyhledat osobu nebo skupinu vyberte následující možnosti:

   • Zdroj dat: Příjemci nebo jméno z vlastního seznamu.

   • Pole ze zdroje: Do nebo pole obsahující požadovanou adresu na řádku Do.

   • Vraťte pole jako: Přihlašovací jméno. To rozhoduje o formátu pole Komu v e-mailu.

   • Pole: Příjemci: Název pracovního postupu

   • Hodnota: Zadejte Revize dokumentu nebo název aktuálního pracovního postupu.

     

     Toto vyhledávání uvádí: "Ze seznamu Příjemci vyberte hodnotu pole Komu, kde se název pracovního postupu rovná revizi dokumentu.".

     Horní polovina dialogového okna určuje seznam a sloupec; dolní polovina dialogového okna určuje řádek.

9. V dialogovém okně Vyhledat osobu nebo skupinu vyberte OK.

10. V e-mailu o zajištění jedinečných vyhledávání vyberte OK.

11. Dialogové okno Vybrat uživatele zavřete tak, že znovu vyberete OK .

12. V dialogovém okně Definovat Email zprávu na konci pole Kopie vyberte Adresář .

13. V dialogovém okně Vybrat uživatele vyberte v seznamu Nebo vyberte z existujících uživatelů a skupinmožnost Vyhledávání pracovního postupu pro uživatele a pak vyberte Přidat.

14. V dialogovém okně Definovat vyhledávání pracovního postupu vyberte následující možnosti:

    • Zdroj dat: Příjemci nebo jméno z vlastního seznamu.

    • Pole ze zdroje: Kopie nebo pole obsahující požadovanou adresu v řádku Kopie.

    • Vraťte pole jako: Přihlašovací jméno. To rozhoduje o formátu pole Komu v e-mailu.

    • Pole: Příjemci: Název pracovního postupu

    • Hodnota: Zadejte Revize dokumentu nebo název aktuálního pracovního postupu.

      

      Toto vyhledávání uvádí: "Ze seznamu Příjemci vyberte hodnotu pole Kopie, kde se název pracovního postupu rovná revizi dokumentu.".

15. Vyberte OK a ve zprávě s upozorněním znovu vyberte OK .

16. Dialogové okno Vybrat uživatele zavřete tak, že vyberete OK.

Když teď pracovní postup odešle tento e-mail, odešle ho na adresy uvedené v polích Komu a Kopie položky Revize dokumentu v seznamu vlastních příjemců. Pokud chcete změnit příjemce, jednoduše změňte požadované položky seznamu.

Jeden pracovní postup může odeslat více e-mailů a e-maily nemusí být všechny odeslány stejným příjemcům. Pokud chcete uložit další adresy pro další e-maily odeslané tímto pracovním postupem, můžete do seznamu přidat sloupce, do které se budou ukládat další adresy. V takovém případě můžete chtít pojmenovat sloupce „První zpráva komu,“ „Druhá zpráva komu,“ a tak dále.

Případně můžete seznam navrhnout tak, abyste pro každý e-mail, který pracovní postup odešle, vytvořili jednu položku místo jedné položky pro každý pracovní postup. V takovém případě se ujistěte, že název použitý k identifikaci každého e-mailu je jedinečný, aby vyhledávání, která načítají adresy, vrátila jedinečnou hodnotu, kterou chcete.

Zadání příjemce pomocí inicializačního formuláře pracovního postupu

Pokud chcete zadat příjemce pokaždé, když je pracovní postup spuštěn ručně, můžete přizpůsobit inicializační formulář pracovního postupu tak, aby shromažďoval adresy od uživatele, který pracovní postup spouští. Pracovní postup tak může buď jednoduše použít přímo zadané adresy, nebo je zkopírovat do polí v aktuální položce, kde budou dál dostupné pro referenci po dokončení aktuální instance pracovního postupu. Pokud je pracovní postup nastavený na automatické spouštění, můžete určit výchozí adresy v inicializačním formuláři pro každé automatické spuštění.

Začátek stránky

Pokud je aktuální položka dokument v knihovně dokumentů

V příkladu upozornění o spuštění pracovního postupu můžete chtít mít odkaz na samotný nový dokument:

1. Zadejte nebo vložte statický text, ve kterém se má odkaz zobrazit.

2. Vyberte text a vyberte Upravit hypertextový odkaz.

3. V dialogovém okně Upravit hypertextový odkaz vyberte funkci (fx).

   Tip: Po vložení vyhledávání nelze přetáhnout do nového umístění. (Je však možné vyhledání „přemístit“ přetažením zbytku textu kolem něj.) Obdobně není možné vyjmout, zkopírovat a vložit vyhledání ani text, který obsahuje vyhledání.

4. V dialogovém okně Vyhledat řetězec vyberte v poli Zdrojdatmožnost Aktuální položka.

5. V poli Pole ze zdroje vyberte Zakódovaná absolutní adresa URL a pak vyberte OK.

   

Když příjemce e-mailu vybere odkaz, dokument se otevře pro zobrazení nebo úpravy.

Pokud je aktuální položka položkou seznamu

Když vytváříte odkaz na položku seznamu – například oznámení nebo událost kalendáře – můžete zvolit, aby se odkaz otevřel buď ve formuláři pro zobrazení (DispForm.aspx), nebo ve formuláři pro úpravy (EditForm.aspx) položky seznamu.

Pokud chcete vytvořit odkaz, který otevře položky seznamu:

1. V prohlížeči přejděte do seznamu, ve kterém chcete vytvořit tento pracovní postup.

2. Otevřete položku seznamu pro libovolný existující dokument v knihovně, pomocí možnosti Zobrazit položku , pokud chcete, aby odkaz otevřel formulář pro zobrazení, nebo pomocí možnosti Upravit položku , pokud chcete, aby odkaz otevřel formulář pro úpravy.

3. Zkopírujte adresu na panelu Adresa od začátku http: nebo https: přes první rovnítko (=).

   

4. Text ?ID= je parametr řetězce dotazu, který na stránce zobrazí formulář jakékoliv položky v aktuálním seznamu nebo knihovně, jehož ID seznamu je v parametru za znaménkem rovná se (=). V tomto příkladu bude ID seznamu aktuální položky nalezené vyhledáním pracovního postupu.

   Poznámka: Pokud je aktuální položka úkol vytvořený některou ze tří akcí úkolu pracovního postupu a pokud chcete, aby odkaz otevřel vlastní formulář úkolu (a ne výchozí formulář pro zobrazení nebo úpravu seznamu úkolů), přečtěte si článek Pokud je aktuální položka vlastním formulářem úkolu. Pro úkoly, které nejsou vytvořeny akcí úkolu pracovního postupu, a pro formuláře zobrazení dokonce i pro ty úkoly, které vytvoří jedna z akcí úkolu pracovního postupu, je potřeba jen aktuální postup.

5. V dialogovém okně Definovat Email zprávu zadejte nebo vložte statický text, ve kterém se má odkaz zobrazit, například – Pokud chcete zobrazit položku seznamu, klikněte sem.

6. Vyberte text a vyberte Upravit hypertextový odkaz.

7. V poli Upravit hypertextový odkaz jako pole adresa vyberte Tvůrce řetězců.

8. V dialogovém okně Tvůrce řetězců vložte adresu.

9. Umístěte kurzor přímo za symbol rovná se (=) a pak vyberte Přidat nebo Změnit vyhledávání.

10. V dialogovém okně Vyhledat řetězec v poli Zdroj vyberte Aktuální položka a v poli Poleze zdroje vyberte ID.

    

11. Vyberte OK.

    Konečný řetězec v Tvůrci řetězců by měl začínat http:// nebo https:// a končit [%Current Item:ID%].

    Důležité informace: Vyhledávání ID aktuální položky je užitečné při vytváření odkazů na aktuální položku seznamu, ale následující vyhledávání můžou ve vykreslené cestě obsahovat chyby a nedoporučujeme je zahrnout do e-mailových odkazů: Cesta, Relativní adresa URL serveru, Zdrojová adresa URL a Cesta URL.

12. Dvakrát vyberte OK .

Odkazy se zobrazí v modrém textu s podtržením v e-mailu.

Pokud budete odkaz chtít použít víc než jednou, pokračujte dalším oddílem.

Uložení adresy položky seznamu jako proměnné pracovního postupu

Adresu URL formuláře pro zobrazení nebo pro úpravy položky seznamu můžete uložit v proměnné pracovního postupu, aby ji bylo možné použít na více místech ve stejném pracovním postupu.

1. V okně Návrhář pracovního postupu vyberte Akce a pak vyberte Extrahovat podřetězce z indexu řetězce.

   

2. Ve fázi vyberte řetězec a vyberte tlačítko se třemi tečkami [...].

3. V dialogovém okně Tvůrce řetězců vložte statickou textovou část adresy URL (ale ne vyhledávání id aktuální položky).

   

4. Umístěte kurzor za symbol rovná se (=) a pak vyberte Přidat nebo Změnit vyhledávání.

5. V dialogovém okně Vyhledat řetězec vyberte v poli Zdrojdatmožnost Aktuální položka a v poli Pole ze zdroje vyberte ID.

   

6. Vyberte OK.

   Vyhledávání se přidá do textu v dialogovém okně.

   

7. Dialogové okno Tvůrce řetězců zavřete tak, že vyberete OK.

8. V části Od 0 vyberte hodnotu 0 a nahraďte ji číslem 1.

   Poznámka: Pokud má hodnota Začínající na hodnotu větší než 1, bude mít konečný řetězec znaky odebrané.

9. V části Výstup do proměnné: podřetěžce vyberte Proměnná: podřetěžce nebo Proměnná: podřetěžce1.

10. V seznamu vyberte Vytvořit novou proměnnou a potom v dialogovém okně Upravit proměnnou zadejte název nové proměnné.

11. Ujistěte se, že typ je nastavený na Řetězec, a pak vyberte OK.

12. Vyberte pod akcí, kterou jste právě vytvořili, přidejte akci Odeslat e-mail do akce Akce a pak v akci vyberte tyto uživatele .

13. Pokud chcete použít novou proměnnou v dialogovém okně Definovat zprávu Email, zadejte nebo vložte text, ve kterém se má odkaz zobrazit, do textu e-mailu. Vyberte text a v nabídce formátování vyberte Upravit hypertextový odkaz. Vyberte tlačítko [fx] nebo tlačítko se třemi tečkami [...]a pak vyberte Přidat nebo Změnit vyhledávání.

14. V dialogovém okně Vyhledat řetězec vyberte v seznamu Zdrojdat možnost Proměnné a parametry pracovního postupu.

15. V seznamu Poleze zdroje vyberte Proměnná: název proměnné, pak vyberte OK a vyberte OK in dalšího pole.

    

Teď můžete tuto proměnnou v aktuálním pracovním postupu vkládat kamkoliv chcete.

Začátek stránky

Základní tipy pro odstraňování potíží 

Následující seznam otázek může pomoct určit příčinu problému při vytváření pracovního postupu:

1. Víte, jak vytvořit jakýkoliv jiný typ pracovního postupu na stejném seznamu? Zkuste například vytvořit pracovní postup schválení.

2. Víte, jak vytvořit stejný pracovní postup:

   • na jiném seznamu na stejném webu?

   • na jiném webu ve stejné kolekci webů?

   • v jiné kolekci webů v stejné webové aplikaci?

   • v jiné webové aplikaci?

   • s přihlášením přes jiný účet?

   • na jiném počítači?

 Pokročilé tipy pro odstraňování potíží

Pokud žádný ze základních tipů pro řešení potíží nepomohl určit příčinu problému s pracovním postupem, postupujte takto:

1. Ujistěte se, že máte potřebná oprávnění na úrovni webu a pracovního postupu. Přejděte na Nastavení webu>Oprávnění webu>Kontrola oprávnění nebo nastavení seznamu>Oprávnění pro tento seznam a ověřte, že výsledky kontroly oprávnění odpovídají následujícímu:

   1. minimálním oprávněním pro návrh pracovního postupu (Uložit a publikovat):

      1. na webu SharePoint: Návrh

      2. na seznamu SharePoint: Upravit

   2. minimálním oprávněním pro spuštění pracovního postupu:

      1. na webu SharePoint: Jenom prohlížet/Číst

      2. na seznamu SharePoint: Přispívat

2. Ujistěte se, že jsou odchozí e-maily nastaveny na správný server Exchange.

   1. Otevřete Příkazový řádek jako správce.

   2. Spusťte nslookup <Adresa Exchange serveru>. Například: nástroj nslookup exch.contoso.com

   3. Měli byste vidět přeloženou IP adresu Exchange serveru na výstupu. Pokud ji nevidíte, obraťte se na vašeho správce serveru Exchange a požádejte o správný, plně kvalifikovaný název domény Exchange (FDQN).

3. Následujícím postupem odešlete e-mail stejné osobě pomocí funkce SendEmail třídy SPUtility s prostředím SharePoint Management Shell.

   1. Otevřete SharePoint Management Shell jako správce. (Klikněte pravým tlačítkem na SharePoint Management Shell>Spustit jako správce.)

   2. Spusťte následující skript. Pokud skript odpoví true a uživatel obdrží e-mail od SharePoint, smtp je správně nakonfigurovaný v SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Pomocí funkce PROTOKOLU SMTP odešlete e-mail stejnému uživateli z SharePoint serveru. Postupujte dle kroků v článku Použití protokolu Telnet k testování komunikace SMTP.