Poznámka: Microsoft Access nepodporuje import excelových dat s použitým popiskem citlivosti. Jako alternativní řešení můžete popisek před importem odebrat a po importu ho znovu použít. Další informace najdete v článku Použití popisků citlivosti u souborů a e-mailů v Office.
Access a Microsoft Excel mají mnoho podobností, což může ztěžovat rozhodování, který program byste měli použít. Oba programy například můžou ukládat velké objemy dat, spouštět výkonné dotazy a analytické nástroje k průřezům a kostkovat tato data a provádět sofistikované výpočty, které vrátí potřebná data.
Každý program má ale jasné výhody v závislosti na typu dat, která spravujete, a na tom, co s daty chcete dělat. Pokud je vaším cílem například zachovat integritu dat ve formátu, ke kterému má přístup více uživatelů, je nejlepší volbou Access, zatímco Excel je vhodnější pro složitá číselná data, která chcete analyzovat do hloubky.
V mnoha případech můžete použít oba programy a každý z nich použít pro účely, ke kterým je nejvhodnější. Obecně platí, že Access je lepší pro správu dat: pomáhá udržovat je uspořádaná, snadno se prohledávají a jsou k dispozici více uživatelům současně. Excel je obecně lepší pro analýzu dat: provádění složitých výpočtů, zkoumání možných výsledků a vytváření vysoce kvalitních grafů. Pokud k ukládání dat používáte Access a k jejich analýze excel, můžete získat výhody obou programů.
Než se rozhodnete, který program použít, můžete porovnat výhody jednotlivých programů, zjistit, kdy je nejlepší použít jeden nebo druhý program, a zjistit, jak pracovat s oběma programy, abyste dosáhli přesně požadovaných výsledků.
Poznámka: Všechny sady Microsoft Office zahrnují Excel, ale ne všechny sady obsahují Access.
Porovnání výhod jednotlivých programů
Volba správného programu je důležitá, pokud chcete získat přístup k informacím a aktualizovat je s maximálním výkonem a přesností. Pokud chcete zjistit, který program je nejvhodnější pro úkoly, které chcete provést, můžete porovnat výhody, které jednotlivé programy nabízejí, pokud jde o ukládání dat, analýzu dat, spolupráci více uživatelů a zabezpečení.
Plochá a relační data Abyste se mohli rozhodnout, který program je pro ukládání dat nejvhodnější, položte si následující otázku: Jsou data relační, nebo ne? Data, která mohou být efektivně obsažena v jedné tabulce nebo listu, se nazývají plochá nebo nerelační data. Pokud například chcete vytvořit jednoduchý seznam zákazníků s jedinou adresou a kontaktní osobou pro každého zákazníka, může být lepší volbou Excel. Pokud ale chcete uložit složitější seznam zákazníků, který obsahuje fakturační a dodací adresy pro každého zákazníka, nebo více kontaktních osob pro každého zákazníka, je lepším řešením Access.
V Relační databáze uspořádáte informace do více tabulek. V dobře navržené relační databázi je každá tabulka plochá a obsahuje informace pouze o jednom typu dat. Pokud například vytvoříte databázi zákazníků, měla by být jména zákazníků uložená v jedné tabulce, zatímco fakturační a dodací adresy těchto zákazníků by měly být uložené v samostatné tabulce. Ukládání adres odděleně od jmen je dobrý nápad, protože každý zákazník může mít více než jednu adresu a vy chcete mít možnost zadat více adres pro každého zákazníka, aniž byste museli znovu zadávat jméno zákazníka pro každou adresu.
Místní a externí data Pomocí Accessu se můžete připojit k datům z různých externích zdrojů dat, abyste je mohli zobrazit, dotazovat a upravovat, aniž byste je museli importovat. Access například poskytuje příkazy pro připojení k existujícím datům v databázi Microsoft SQL Serveru, souboru dBASE nebo složce Outlooku spolu s mnoha dalšími zdroji dat. Pomocí Excelu se můžete připojit k široké škále zdrojů dat, včetně Accessu, databází SQL Serveru a Analysis Services, textových souborů a souborů XML a zdrojů dat ODBC a OLE DB. Nemůžete však upravovat data a měnit zdrojová data prostřednictvím uživatelského rozhraní aplikace Excel.
Access i Excel poskytují příkazy pro připojení k datům v Windows SharePoint Services seznamech. Excel však poskytuje pouze připojení jen pro čtení k sharepointovým seznamům; zatímco Access umožňuje číst a zapisovat data do sharepointových seznamů.
Integrita dat versus flexibilita Jedinečné identifikátory pomáhají zachovat integritu vašich dat a zajišťují, že žádné dva řádky (nebo záznamy) neobsahují přesně stejná data. Jedinečné identifikátory také poskytují nejrychlejší způsob, jak načíst data při hledání nebo řazení dat. V Accessu můžete pomocí datového typu Automatické číslo automaticky vygenerovat jedinečný identifikátor pro každý záznam. Tyto identifikátory pak můžete použít ke spojení záznamů v jedné tabulce s jedním nebo více záznamy v jiné tabulce.
Struktura, kterou Access aplikuje na vaše data, pomáhá zajistit integritu dat. Access může vyžadovat, aby nové záznamy v jedné tabulce měly existující odpovídající hodnotu v jiné tabulce, takže nemůžete vytvářet "osamocené" záznamy. Například nechcete mít objednávku, která neobsahuje informace o zákazníkovi. Access může vyžadovat, aby každý nový záznam v tabulce Orders (Objednávky) v tabulce Customers (Zákazníci) získal odpovídající hodnotu zákazníka. Tato požadovaná shoda hodnot se nazývá Referenční integrita.
Můžete také nastavit vlastní omezení a pravidla, abyste zajistili, že se data zadávají správně. Excel umožňuje zadávat data volným způsobem, ale protože excel nepodporuje relační data, nemůže podporovat referenční integritu. K řízení zadávání dat v Excelu ale můžete použít příkaz Ověření dat.
Dotazování Pokud často potřebujete zobrazit data různými způsoby v závislosti na měnících se podmínkách nebo událostech, může být pro ukládání dat a práci s daty lepší volbou Access. Access umožňuje používat dotazy jazyka SQL (Structured Query Language) k rychlému načtení jenom požadovaných řádků a sloupců dat bez ohledu na to, jestli jsou data obsažená v jedné nebo mnoha tabulkách. K vytváření počítaných polí můžete také použít výrazy v dotazech. Použití výrazu v Accessu se podobá procesu použití vzorců v Excelu k výpočtu hodnot. Pomocí accessových dotazů můžete také sumarizovat data a prezentovat agregované hodnoty, jako jsou součty, průměry a počty.
Modelování V Excelu můžete pomocí nástrojů Citlivostní analýza předpovídat výsledek modelu listu. Citlivostní analýza umožňuje spouštět různé scénáře pro data, jako jsou scénáře nejlepších a nejhorších případů, a porovnávat výsledná data několika scénářů v souhrnné sestavě. V Accessu není dostupná žádná podobná funkce.
Pivoting and charting V obou programech můžete vytvářet sestavy kontingenčních tabulek a kontingenční grafy. Excel ale nabízí pokročilejší funkce vytváření sestav a grafů kontingenční tabulky než Access. Pokud plánujete vytvářet rozsáhlé sestavy kontingenčních tabulek nebo pravidelně poskytovat profesionálně vypadající grafy, měli byste místo stejných funkcí v Accessu používat sestavy kontingenční tabulky nebo grafy kontingenční tabulky v Excelu.
Access i Excel je možné používat v prostředích pro spolupráci, jako jsou služby Windows SharePoint Services a sdílené síťové složky, ale existují rozdíly ve způsobu, jakým může k datům přistupovat více uživatelů.
Přístup více uživatelů k datům Při běžném provozu umožňuje Access více uživatelům otevřít jednu databázi najednou. To funguje dobře, protože Access zamkne pouze data, která jsou upravována. v důsledku toho můžou jiní uživatelé upravovat různé záznamy bez konfliktů. V Excelu můžete sešit sdílet s ostatními uživateli, ale spolupráce s více uživateli funguje nejlépe, když uživatelé pracují na datech v sešitu v jinou dobu, a ne souběžně. Ve skutečnosti uživatelé databáze Accessu spolupracují na sadě dat a uživatelé excelového sešitu spolupracují na dokumentu.
Použití služby Windows SharePoint Services ke spolupráci Oba programy se integrují s technologiemi služby Microsoft Windows SharePoint Services, jako jsou seznamy služby SharePoint a knihovny dokumentů.
Access nabízí různé způsoby spolupráce s více uživateli na sharepointovém webu. Můžete například nahrát úplnou databázi do knihovny dokumentů služby Windows SharePoint Services, zpřístupnit formuláře a sestavy jako zobrazení služby Windows SharePoint Services a propojit databázi s daty uloženými v seznamech služby SharePoint.
Excel nabízí pouze jeden způsob spolupráce s více uživateli na webu služby SharePoint Services. Sešit můžete nahrát do knihoven dokumentů služby Windows SharePoint Services, kde si ho můžou jednotliví uživatelé rezervovat a provádět změny, aby ostatní uživatelé současně mohli sešit upravovat. Uživatelé můžou sešit upravovat, aniž by ho museli odhlásit z knihovny dokumentů. V tomto případě se musí koordinovat s ostatními uživateli, aby nedocházelo ke konfliktům dat.
Použití síťových složek pro spolupráci Pokud databázi Accessu uložíte do sdílené síťové složky, může ji otevřít více uživatelů a pracovat s jejími daty současně. Jednotlivé záznamy se zamknou, když je uživatel upraví. Pokud excelový sešit uložíte do sdílené síťové složky, může ho současně upravovat jenom jeden uživatel. Pro účely zobrazení může sešit otevřít více uživatelů, zatímco ho upravuje jiný uživatel, ale tito uživatelé nemůžou v datech provádět žádné změny, dokud ho uživatel, který sešit upravuje, sešit nezavře.
Oba programy poskytují podobné funkce – hesla a šifrování – které vám pomůžou zabránit ztrátě dat a chránit data před neoprávněným přístupem. Mezi Accessem a Excelem jsou ale určité rozdíly v tom, jak ochrana dat na úrovni uživatele funguje.
Ochrana před únikem informací V Accessu se vaše práce průběžně ukládá, takže v případě neočekávaného selhání pravděpodobně nepřijdete o mnoho práce (pokud existuje). Vzhledem k tomu, že Access ukládá vaši práci nepřetržitě, je také možné provést změny, které později rozhodnete, že nechcete potvrdit. Abyste měli jistotu, že můžete databázi obnovit požadovaným způsobem, měli byste vytvořit záložní kopii souboru databáze podle plánu, který vyhovuje vašim potřebám. Ze zálohy můžete obnovit celou databázi nebo můžete obnovit jenom tabulku nebo jiný databázový objekt, který potřebujete. Pokud používáte nástroj pro zálohování systému souborů, můžete k obnovení dat použít také kopii databáze ze zálohy systému souborů. V Excelu můžete při aktualizaci dat ukládat informace o automatickém obnovení v nastavených intervalech.
Ochrana dat na úrovni uživatele V Excelu můžete odebrat důležitá nebo soukromá data tak, že skryjete sloupce a řádky dat a pak zamknete celý list, abyste mohli řídit přístup uživatelů ke skrytým datům. Kromě ochrany listu a jeho prvků můžete také uzamknout a odemknout buňky v listu, aby ostatní uživatelé nechtěně změnili důležitá data.
Zabezpečení na úrovni souborů Na úrovni souboru můžete použít šifrování v obou programech, abyste zabránili neoprávněným uživatelům v zobrazení dat. Můžete také vyžadovat zadání Heslo pro otevření databázového souboru nebo sešitu. Kromě toho můžete pomoct zabezpečit databázový soubor nebo sešit použitím Digitální podpis.
Omezený přístup k datům V Excelu můžete zadat uživatelská oprávnění pro přístup k datům nebo nastavit práva jen pro čtení, která ostatním uživatelům brání v provádění změn dat, ke kterým mají přístup. Access neposkytuje funkce zabezpečení na úrovni uživatele, ale podporuje model zabezpečení uživatelů všech databázových serverů, ke kterým se připojuje. Pokud například připojíte odkaz na sharepointový seznam, Access se bude zamýšlejte na uživatelská oprávnění pro sharepointový seznam. Pokud chcete neautorizovaným uživatelům zabránit v přístupu k datům accessu, můžete databázi zašifrovat nastavením hesla. Uživatelé musí zadat heslo pro čtení dat z databáze, a to i v případě, že k nim přistupují pomocí jiného programu, například Excelu.
Další informace o tom, jak pomoct chránit data, najdete v tématech Nastavení nebo změna zabezpečení na úrovni uživatele Accessu 2003 v Accessu 2007 nebo novějším a Ochrana a zabezpečení v Excelu.
Kdy použít Access
Velmi obecně řečeno, Access je nejlepší volbou, když potřebujete pravidelně sledovat a zaznamenávat data a pak zobrazovat, exportovat nebo tisknout podmnožinu těchto dat. Formuláře accessu poskytují pro práci s daty pohodlnější rozhraní než excelový list. Access můžete použít k automatizaci často prováděných akcí a sestavy Accessu umožňují sumarizovat data v tištěné nebo elektronické podobě. Access poskytuje větší strukturu pro vaše data. Můžete například určit, jaké typy dat lze zadávat, jaké hodnoty se dají zadávat, a můžete určit, jak mají data v jedné tabulce souviset s daty v jiných tabulkách. Tato struktura vám pomůže zajistit, aby byly zadány pouze správné typy dat.
Access ukládá data do tabulek, které vypadají podobně jako listy, ale tabulky Accessu jsou navržené pro složité dotazování ve vztahu k datům uloženým v jiných tabulkách.
Access použijte, když:
-
Počítejte s tím, že v databázi pracuje mnoho lidí a budete chtít robustní možnosti, které bezpečně zpracovávají aktualizace vašich dat, jako je zamykání záznamů a řešení konfliktů.
-
Očekávejte potřebu přidat do datové sady další tabulky, které vznikly jako plochá nebo nerelační tabulka.
-
Chcete spouštět složité dotazy.
-
Chcete vytvořit různé sestavy nebo adresní štítky.
-
Správa kontaktů: Můžete spravovat kontakty a poštovní adresy a pak vytvářet sestavy v Accessu nebo sloučit data s Microsoft Office Wordem a tisknout formulářové dopisy, obálky nebo štítky.
-
Sledování inventáře a prostředků Můžete si vytvořit inventární soupis položek doma nebo ve firmě a společně s daty ukládat fotky nebo jiné související dokumenty.
-
Sledování objednávek: Můžete zadat informace o produktech, zákaznících a objednávkách a potom vytvořit sestavy zobrazující prodej podle zaměstnance, oblasti, časového období nebo jiné hodnoty.
-
Sledování úkolů Můžete sledovat úkoly pro skupinu lidí a zadat nové úkoly ve stejnou dobu, kdy ostatní aktualizují svoje existující úkoly ve stejné databázi.
-
Uspořádání půjčování knihoven Pomocí Accessu můžete ukládat data o knihách a CD a sledovat, komu jste je půjčili.
-
Plánování událostí Zadejte informace o kalendářních datech, místě konání a účastnících události a pak si vytiskněte plány nebo souhrnné informace o události.
-
Sledování výživy Sledujte recepty a zachytávejte dietu a cvičení.
Kdy použít Excel
Excel může jako tabulkový procesor ukládat velké objemy dat do sešitů, které obsahují jeden nebo více listů. Ale místo toho, aby sloužil jako systém pro správu databází, jako je access, je Excel optimalizovaný pro analýzu a výpočty dat. Tento flexibilní program můžete použít k vytváření modelů pro analýzu dat, psaní jednoduchých a složitých vzorců pro provádění výpočtů s daty, k otáčení dat libovolným způsobem a k prezentaci dat v různých profesionálně vypadajících grafech. Microsoft Create má několik šablon návrhu Excelu , ze které si můžete vybrat.
Excel použijte, když:
-
Vyžadovat ploché nebo nerelační zobrazení dat místo Relační databáze, která používá více tabulek, a když jsou data převážně číselná.
-
Často spouštět výpočty a statistické porovnání dat.
-
Chcete použít sestavy kontingenčních tabulek k zobrazení hierarchických dat v kompaktním a flexibilním rozložení.
-
Naplánujte pravidelné vytváření grafů a chcete používat nové formáty grafů, které jsou k dispozici v Excelu.
-
Chcete zdůraznit data pomocí ikon podmíněného formátování, datových pruhů a barevných škál.
-
Chcete s daty provádět sofistikované operace citlivostní analýzy, jako je statistická, technická a regresní analýza.
-
Chcete mít přehled o položkách v jednoduchém seznamu, a to buď pro osobní použití, nebo pro účely omezené spolupráce.
-
Účetnický Výkonné výpočetní funkce excelu můžete použít v mnoha finančních účetních výkazech – například v výkazu peněžních toků, výkazu příjmů nebo výkazu zisků a ztrát.
-
Rozpočtování: Bez ohledu na to, jestli jsou vaše potřeby osobní nebo související s podnikáním, můžete v Excelu vytvořit libovolný typ rozpočtu – například marketingový rozpočtový plán, rozpočet na událost nebo rozpočet na důchod.
-
Fakturace a prodej: Excel je také užitečný pro správu fakturačních a prodejních dat a můžete snadno vytvářet formuláře, které potřebujete – například prodejní faktury, dodací listy nebo nákupní objednávky.
-
Generování sestav V Excelu můžete vytvářet různé typy sestav, které odrážejí analýzu dat nebo shrnují vaše data – například sestavy, které měří výkon projektu, předpovídají data, shrnují data nebo prezentují data rozptylu.
-
Plánování: Excel je skvělým nástrojem pro vytváření profesionálních plánů nebo užitečných plánovačů – například týdenního výukového plánu, plánu marketingového výzkumu, daňového plánu na konci roku nebo plánovačů, které vám pomohou naplánovat týdenní jídla, večírky nebo dovolenou.
-
Sledování V Excelu můžete sledovat data v časovém výkazu nebo seznamu – například v časovém výkazu pro sledování práce nebo v seznamu inventáře, který sleduje zařízení.
-
Používání kalendářů Vzhledem ke své povaze jako mřížka se Excel hodí k vytvoření libovolného typu kalendáře – například školního kalendáře pro sledování aktivit během školního roku nebo kalendáře fiskálního roku pro sledování obchodních událostí a milníků.
Užitečné excelové šablony v některé z těchto kategorií najdete v tématu Šablony pro Excel na Webu Microsoft Office Online.
Společné používání Accessu a Excelu
Může se stát, že budete chtít využít výhod, které nabízejí oba programy. Vytvořili jste například list v Aplikaci Excel, ve kterém můžete data vypočítat a analyzovat, ale list je příliš velký a složitý a mnoho dalších uživatelů potřebuje mít k datům přístup. V tomto okamžiku můžete chtít importovat nebo propojit list do Accessu a místo práce s ním v Excelu ho používat jako databázi. Nebo máte data v accessové databázi, pro kterou chcete vytvořit podrobné sestavy excelových kontingenčních tabulek a excelové grafy s profesionálním vzhledem.
Bez ohledu na to, který program použijete jako první, můžete data vždy přenést z jednoho programu do druhého, kde s ním můžete dál pracovat. S datovým připojením nebo bez něj můžete přenést data do Accessu z Excelu (a naopak) tak, že je zkopírujete, importujete nebo exportujete.
Další informace o tom, jak si vyměňovat data mezi oběma aplikacemi, najdete v tématu Přesunutí dat z Excelu do Accessu.
