Použití aplikace Access nebo Excel ke správě dat

Aplikace Access a Microsoft Excel mají mnoho společného, takže je obtížné se rozhodnout, kterou aplikaci byste měli použít. Oba programy mohou například ukládat velké objemy dat, spouštět výkonné dotazy a analytické nástroje pro rozdělení těchto dat a provádět sofistikované výpočty, které vrátí data, která potřebujete.

Každý program má ale jasné výhody v závislosti na typu dat, která spravujete, a na tom, co chcete s těmito daty dělat. Pokud je například vaším cílem zachovat integritu dat ve formátu, ke kterému může přistupovat více uživatelů, je nejvhodnější volbou aplikace Access, zatímco aplikace Excel je vhodnější pro složitá číselná data, která chcete analyzovat do hloubky.

V mnoha případech můžete použít oba programy a každý z nich použít k účelu, pro který je nejvhodnější. Obecně platí, že Access je lepší pro správu dat: pomáhá je mít uspořádaná, snadno se prohledávají a jsou k dispozici více souběžným uživatelům. Excel je obecně lepší pro analýzu dat: provádění složitých výpočtů, zkoumání možných výsledků a vytváření vysoce kvalitních grafů. Pokud použijete aplikaci Access k ukládání dat a aplikaci Excel k jejich analýze, můžete využívat výhod obou aplikací.

Než se rozhodnete, kterou aplikaci použijete, můžete porovnat výhody jednotlivých programů, zjistit, kdy je nejlepší používat jeden nebo druhý, a zjistit, jak s oběma programy pracovat, abyste dosáhli přesně požadovaných výsledků.

Porovnání přínosů jednotlivých programů

Výběr správného programu je zásadní, pokud chcete mít přístup k informacím a aktualizovat je s maximálním výkonem a přesností. Chcete-li zjistit, který program je nejvhodnější pro úkoly, které chcete provést, může vám pomoci porovnat výhody, které jednotlivé programy nabízejí v oblasti ukládání dat, analýzy dat, spolupráce více uživatelů a zabezpečení.

Ukládání dat

Plochá versus relační data Při rozhodování, který program je nejvhodnější pro ukládání dat, si položte následující otázku: Jsou data relační nebo ne? Data, která lze efektivně obsáhnout v jedné tabulce nebo listu, se nazývají plochá nebo nerelační data. Pokud například chcete vytvořit jednoduchý seznam zákazníků s jednou adresou a kontaktní osobou pro každého zákazníka, může být lepší volbou Excel. Pokud ale chcete ukládat složitější seznam zákazníků, který obsahuje fakturační a dodací adresy jednotlivých zákazníků nebo více kontaktních osob jednotlivých zákazníků, je Access lepším řešením.

V relační databázi uspořádáváte informace do několika tabulek. V dobře navržené relační databázi je každá tabulka plochá a obsahuje informace jenom o jednom typu dat. Pokud například vytvoříte databázi zákazníků, měla by být jména zákazníků uložená v jedné tabulce, zatímco fakturační a dodací adresy těchto zákazníků by měly být uložené v samostatné tabulce. Ukládání adres odděleně od jmen je vhodné, protože každý zákazník může mít víc než jednu adresu a vy chcete mít možnost zadat pro každého zákazníka víc adres a nemusíte u každé adresy znovu zadávat jméno zákazníka.

Místní versus externí data Access umožňuje připojit se k datům z různých externích zdrojů dat, takže můžete tato data zobrazit, dotazovat se na ně a upravit je, aniž byste je museli importovat. Access například obsahuje příkazy pro připojení k existujícím datům v databázi Microsoft SQL Server, v souboru dBASE nebo ve složce Outlooku spolu s mnoha dalšími zdroji dat. Pomocí Excelu se můžete připojit k mnoha dalším zdrojům dat, třeba k Accessu, databázím SQL Serveru a Analysis Services, textovým souborům a souborům XML a zdrojům dat ODBC a OLE DB. V uživatelském rozhraní aplikace Excel však nelze zdrojová data upravovat a upravovat.

Aplikace Access i Excel nabízí příkazy pro připojení k datům v seznamech služby Windows SharePoint Services. Aplikace Excel však poskytuje pouze připojení k seznamům služby SharePoint jen pro čtení; zatímco Access umožňuje číst ze seznamů SharePointu a zapisovat do nich data.

Integrita dat versus flexibilita Jedinečné identifikátory pomáhají zachovat integritu dat a zajišťují, aby žádné dva řádky (neboli záznamy) neobsahovaly přesně stejná data. Jedinečné identifikátory také poskytují nejrychlejší způsob načtení dat při hledání nebo řazení dat. V Accessu můžete pomocí datového typu Automatické číslo automaticky vygenerovat jedinečný identifikátor pro každý záznam. Tyto identifikátory pak můžete použít ke spojení záznamů v jedné tabulce s jedním nebo více záznamy v jiné tabulce.

Struktura, kterou Access používá u vašich dat, pomáhá zajistit integritu dat. Access může vyžadovat, aby nové záznamy v jedné tabulce měly existující odpovídající hodnotu v jiné tabulce, aby nemohly vytvářet "osiřelé" záznamy. Například byste nechtěli mít objednávku, která by neobsahovala informace o zákazníkovi. Access může požadovat, aby každý nový záznam v tabulce Objednávky měl v tabulce Zákazníci odpovídající hodnotu pro zákazníka. Tato požadovaná shoda hodnot se nazývá referenční integrita.

Můžete taky zavést vlastní omezení a pravidla, abyste měli jistotu, že se data zadávají správně. Excel umožňuje zadávat data volnějším způsobem, ale protože nepodporuje relační data, nemůže podporovat referenční integritu. Zadávání dat v Excelu ale můžete řídit pomocí příkazu Ověření dat .

Analýza dat

Dotazování Pokud musíte data často prohlížet různými způsoby v závislosti na měnících se podmínkách nebo událostech, může být Access lepší volbou pro ukládání dat a práci s nimi. Access umožňuje pomocí dotazů SQL (jazyk SQL (Structured Query Language) rychle načíst jenom ty řádky a sloupce požadovaných dat, ať už jsou obsažená v jedné nebo ve více tabulkách. Výrazy v dotazech lze také použít k vytvoření počítaných polí. Použití výrazu v Accessu je podobné procesu použití vzorců v Excelu k výpočtu hodnot. Pomocí accessových dotazů můžete také shrnout data a zobrazit agregované hodnoty, jako jsou součty, průměry a počty.

Modelování V Excelu můžete použít nástroje citlivostní analýzy k předpovídání výsledku modelu listu. Citlivostní analýza umožňuje provádět s daty různé scénáře, například nejlepší a nejhorší variantu, a porovnávat výsledná data několika scénářů v souhrnné zprávě. V Accessu žádná podobná funkce neexistuje.

Kontingenční tabulky a grafy V obou aplikacích můžete vytvářet sestavy kontingenčních tabulek a grafy. Excel ale nabízí pokročilejší funkce pro vytváření sestav a grafů kontingenčních tabulek než aplikace Access. Pokud plánujete pravidelně vytvářet rozsáhlé sestavy kontingenčních tabulek nebo poskytovat profesionálně vypadající grafy, měli byste místo stejných funkcí v Accessu používat sestavy kontingenčních tabulek nebo grafy kontingenčních tabulek v Excelu.

Spolupráce více uživatelů

Access i Excel je možné používat v prostředích pro spolupráci, například ve službě Windows SharePoint Services a síťových sdílených složkách, existují však rozdíly ve způsobu, jakým může k datům přistupovat více uživatelů.

Přístup více uživatelů k datům Při normálním provozu umožňuje Access více uživatelům otevřít jednu databázi současně. Funguje to dobře, protože Access zamyká jenom data, která se upravují. Výsledkem je, že ostatní uživatelé mohou bez konfliktů upravovat jiné záznamy. V aplikaci Excel můžete sešit sdílet s dalšími uživateli, ale spolupráce více uživatelů funguje nejlépe, když uživatelé pracují s daty v daném sešitu v různých časech místo současně. To znamená, že uživatelé accessové databáze spolupracují na sadě dat a uživatelé excelového sešitu na dokumentu.

Použití služby Windows SharePoint Services pro spolupráci Oba programy jsou integrované s technologiemi služby Microsoft Windows SharePoint Services, jako jsou seznamy služby SharePoint a knihovny dokumentů.

Access nabízí řadu způsobů, jak spolupracovat na sharepointovém webu s více uživateli. Můžete například nahrát úplnou databázi do knihovny dokumentů služby Windows SharePoint Services, zpřístupnit formuláře a sestavy jako zobrazení služby Windows SharePoint Services a propojit databázi na data uložená v seznamech služby SharePoint.

Excel nabízí jenom jeden způsob spolupráce s více uživateli na webu služby SharePoint Services. Sešit můžete nahrát do knihoven dokumentů služby Windows SharePoint Services, kde si ho můžou jednotliví uživatelé rezervovat a dělat v něm změny. Ostatní uživatelé tak nebudou moct současně upravovat sešit. Uživatelé můžou sešit upravovat, aniž by si ho rezervovali v knihovně dokumentů. V takovém případě se musí koordinovat s ostatními uživateli, aby nedocházelo ke konfliktům dat.

Použití síťových složek pro spolupráci Pokud uložíte accessovou databázi do sdílené síťové složky, může ji otevřít a pracovat s jejími daty více uživatelů současně. Jednotlivé záznamy se uzamknou, když je uživatel upraví. Pokud uložíte excelový sešit do sdílené síťové složky, může ho v jednu chvíli upravovat jenom jeden uživatel. Pro účely prohlížení může sešit během úpravy jiného uživatele otevřít víc uživatelů, ale tito uživatelé nemohou provádět žádné změny dat, dokud ho uživatel, který sešit upravuje, nezavře.

Zabezpečení

Oba programy poskytují podobné funkce – hesla a šifrování – které pomáhají zabránit ztrátě dat a chránit data před neoprávněným přístupem. Mezi Accessem a Excelem ale existují určité rozdíly v tom, jak funguje ochrana dat na úrovni uživatele.

Ochrana před únikem informací V Accessu se vaše práce průběžně ukládá, takže v případě neočekávaného selhání pravděpodobně nepřijdete o mnoho práce (pokud vůbec nějakou). Protože ale Access průběžně ukládá vaši práci, můžete provádět i změny, o kterých se později rozhodnete, že je potvrzovat nechcete. Chcete-li mít jistotu, že lze databázi obnovit požadovaným způsobem, měli byste vytvořit záložní kopii souboru databáze podle plánu, který odpovídá vašim potřebám. Ze zálohy můžete obnovit celou databázi, nebo jen tabulku či jiný databázový objekt, který potřebujete. Používáte-li nástroj pro zálohování systému souborů, můžete k obnovení dat použít také kopii databáze ze zálohy systému souborů. V aplikaci Excel lze informace automatického obnovení ukládat v nastavených intervalech po dobu aktualizace dat.

Uživatelská úroveň ochrany dat V Excelu můžete odebrat důležitá nebo soukromá data ze zobrazení skrytím sloupců a řádků dat a potom zamknout celý list, abyste mohli řídit přístup uživatelů ke skrytým datům. Kromě ochrany listu a jeho prvků můžete také zamknout a odemknout buňky v listu a zabránit tak jiným uživatelům v nechtěné změně důležitých dat.

Zabezpečení na úrovni souborů V obou programech můžete použít šifrování a zabránit tak neoprávněným uživatelům, aby data viděli. Můžete také požadovat zadání hesla při otevření souboru databáze nebo sešitu. Kromě toho můžete soubor databáze nebo sešit zabezpečit použitím digitálního podpisu.

Omezený přístup k datům V aplikaci Excel můžete určit oprávnění pro přístup k datům uživatelům nebo nastavit práva jen pro čtení, která zabrání ostatním uživatelům provádět změny dat, ke kterým mají přístup. Access neposkytuje funkce uživatelské úrovně zabezpečení, podporuje ale model uživatelského zabezpečení každého databázového serveru, ke kterému se připojuje. Pokud například propojujete seznam služby SharePoint, dbá aplikace Access na uživatelská oprávnění tohoto seznamu služby SharePoint. Pokud chcete zabránit neoprávněným uživatelům v přístupu k datům Accessu, můžete databázi zašifrovat nastavením hesla. Uživatelé musí zadat heslo pro čtení dat z databáze, a to i v případě, že k ní přistupují pomocí jiné aplikace, jako je například Excel.

Další informace o tom, jak pomoct s ochranou dat, najdete v tématech Nastavení nebo změna uživatelské úrovně zabezpečení Accessu 2003 v Accessu 2007 nebo novějším a Ochrana a zabezpečení v Excelu.

Kdy použít Access

Obecně lze říci, že aplikace Access je nejlepší volbou, pokud potřebujete pravidelně sledovat a zaznamenávat data a potom zobrazit, exportovat nebo vytisknout podmnožiny těchto dat. Formuláře Accessu nabízejí praktičtější rozhraní pro práci s daty než excelový list. Pomocí Accessu můžete automatizovat často prováděné akce a sestavy v Accessu umožňují shrnout data v tištěné nebo elektronické podobě. Access poskytuje lepší strukturu dat. Můžete například určit, jaké typy dat lze zadat, jaké hodnoty lze zadat, a můžete určit vztah dat v jedné tabulce k datům v jiných tabulkách. Tato struktura pomáhá zajistit, aby byly zadávány pouze správné typy dat.

Access ukládá data do tabulek, které vypadají skoro stejně jako listy, ale tabulky Accessu jsou navržené pro složité dotazování ve vztahu k datům uloženým v jiných tabulkách.

Access použijte, když:

• Předpokládáte, že s databází bude pracovat spousta lidí, a budete chtít robustní možnosti, které bezpečně zpracují aktualizace vašich dat, jako je například blokování záznamů a řešení konfliktů.
• Počítejte s tím, že do datové sady, která vznikla jako plochá nebo nerelační tabulka, bude potřeba přidat další tabulky.
• Chcete spouštět složité dotazy.
• Chcete vytvářet různé sestavy nebo adresní štítky.

Běžné scénáře použití Accessu

• Správa kontaktů Můžete spravovat své kontakty a poštovní adresy a potom v Accessu vytvořit sestavy nebo sloučit data pomocí systém Microsoft Office Wordu a vytisknout formulářové dopisy, obálky nebo štítky s adresou.
• Sledování inventáře a majetku: Můžete si vytvořit inventární soupis položek doma nebo ve firmě a společně s daty ukládat fotky nebo jiné související dokumenty.
• Sledování objednávek Můžete zadat informace o produktech, zákaznících a objednávkách a potom vytvořit sestavy zobrazující prodej podle zaměstnance, oblasti, časového období nebo jiné hodnoty.
• Sledování úkolů Můžete sledovat úkoly pro skupinu lidí a zadávat nové úkoly ve stejnou dobu, kdy ostatní aktualizují svoje existující úkoly ve stejné databázi.
• Uspořádání knihoven pro půjčování Aplikaci Access můžete použít k ukládání údajů o knihách a CD a ke sledování toho, komu jste je půjčili.
• Event Planning (Plánování událostí): Můžete zadat informace o kalendářních datech, místě konání a účastnících události a pak vytisknout plány nebo souhrnné informace o události.
• Sledování výživy Zaznamenávejte si recepty a zaznamenávejte si dietní a cvičební aktivity.

Kdy používat Excel

Excel jako tabulkový procesor může ukládat velké objemy dat v sešitech, které obsahují jeden nebo více listů. Místo toho, aby sloužil jako systém pro správu databází, jako například Access, je Excel optimalizovaný pro analýzu a výpočty dat. Pomocí tohoto flexibilního programu můžete vytvářet modely pro analýzu dat, psát jednoduché i složité vzorce pro provádění výpočtů s těmito daty, převádět data libovolným požadovaným způsobem a prezentovat data v různých profesionálně vypadajících grafech. Microsoft Create obsahuje několik šablon návrhu aplikace Excel , ze kterých si můžete vybrat

Excel použijte, když:

• Požadujte ploché nebo nerelační zobrazení dat, nikoli relační databázi s více tabulkami a převážně číselná data.
• Často spouštějte výpočty a statistická porovnání dat.
• Chcete používat sestavy kontingenčních tabulek k zobrazování hierarchických dat v kompaktním a flexibilním rozložení.
• Plánujete pravidelně vytvářet grafy a chcete používat nové formáty grafů, které jsou k dispozici v Excelu.
• Chcete data zvýraznit pomocí ikon podmíněného formátování, datových pruhů a barevných škál.
• Chcete provádět složité citlivostní analýzy dat, jako je statistická, inženýrská a regresní analýza,
• Chcete mít přehled o položkách v jednoduchém seznamu, a to buď pro osobní použití, nebo pro účely omezené spolupráce.

Běžné scénáře použití Excelu

• Účetnictví Výkonné výpočetní funkce Excelu můžete využít v mnoha finančních účetních výkazech, například ve výkazu toku hotovosti, výsledovce nebo výkazu zisků a ztrát.
• Rozpočtování Bez ohledu na to, jestli jsou vaše potřeby osobní nebo pracovní, můžete v Excelu vytvořit libovolný typ rozpočtu – například marketingový rozpočet, rozpočet určité akce nebo penzijní rozpočet.
• Fakturace a prodej Excel se rovněž osvědčuje při správě fakturačních a prodejních dat, kdy umožňuje snadné vytváření potřebných formulářů, například prodejních faktur, balicích listů nebo nákupních objednávek.
• Generování sestav V Excelu můžete vytvářet různé typy sestav, které odrážejí analýzy nebo shrnují vaše data – třeba sestavy, které měří průběh projektu, předpovídají data, sumarizují data nebo prezentují data odchylek.
• Plánování Excel je skvělý nástroj pro vytváření profesionálních plánů nebo užitečných plánovacích pomůcek – například týdenního školního rozvrhu, plánu marketingového průzkumu, plánu daňových plateb na konci roku nebo plánovacích pomůcek, které vám pomohou s organizací jídelníčků, večírků nebo dovolených.
• Sledování V Excelu můžete sledovat data v časovém rozvrhu nebo seznamu, třeba v časovém rozvrhu pro sledování práce nebo v inventárním seznamu zařízení.
• Používání kalendářů Excel svou povahou mřížky je vhodný k vytváření jakéhokoliv typu kalendáře, třeba akademického kalendáře pro zaznamenávání aktivit během školního roku nebo kalendáře fiskálního roku pro zaznamenávání obchodních událostí a milníků.

Užitečné šablony aplikace Excel v kterékoli z těchto kategorií naleznete v tématu Šablony pro Excel na webu systém Microsoft Office Online.

Použití aplikací Access a Excel společně

Mohou nastat situace, kdy byste chtěli využít výhod, které oba programy nabízejí. Například jste v Excelu vytvořili list, ve kterém můžete provádět výpočty a analýzu dat, ale list je příliš velký a složitý a potřebuje k datům získat přístup mnoho dalších uživatelů. V tuto chvíli může být vhodné importovat nebo propojit list s Accessem a používat ho jako databázi místo práce v Excelu. Nebo máte data v accessové databázi, pro která chcete vytvořit podrobné sestavy kontingenční tabulky Excelu a profesionálně vypadající excelové grafy.

Bez ohledu na to, kterou aplikaci použijete jako první, můžete data vždy přenést z jedné aplikace do druhé a pak s ní pokračovat v práci. S datovým připojením nebo bez něj můžete data přenést z Excelu (a naopak) zkopírováním, importem nebo exportem.

Další informace o výměně dat mezi oběma aplikacemi naleznete v tématu Přesunutí dat z aplikace Excel do aplikace Access.